□ 陳振宇CHEN Zhen-yu 盧巖LU Yan 阮平巧RUAN Ping-qiao

大型醫(yī)院和集團(tuán)化醫(yī)療機(jī)構(gòu)的耗材品種數(shù)成千上萬，采購使用金額少則幾億元、多則十幾億元，不僅需要進(jìn)行常規(guī)的物流管理，還需進(jìn)行資金成本占用管理、收費管理、證件資質(zhì)管理，部分冷藏物資還要進(jìn)行冷鏈管理。由于醫(yī)用耗材的使用直接關(guān)系到患者和使用者的安全，其產(chǎn)品不僅要求質(zhì)量可靠、使用安全，還要在采購使用過程中實現(xiàn)全流程的追溯管理和資質(zhì)管理。實現(xiàn)產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息、入庫使用收費信息、資質(zhì)信息互聯(lián)互通，需要現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)來進(jìn)行精準(zhǔn)、智能、高效的管理。為了不斷提升管理能力，我院采購供應(yīng)中心與各相關(guān)職能部門攜手院內(nèi)、院外信息人員通過優(yōu)化多方面的信息化管理模式提升工作效率、降低人力成本、減少醫(yī)院儲備耗材的資金占用成本，并實現(xiàn)全程可追溯、可監(jiān)管的耗材供應(yīng)鏈管理。

耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)是以醫(yī)院數(shù)據(jù)庫管理為基礎(chǔ)與供應(yīng)商聯(lián)動運作的管理模式，由院外供應(yīng)商平臺系統(tǒng)、院內(nèi)用友物流系統(tǒng)和HIS收費系統(tǒng)組成。根據(jù)耗材高值、低值和使用量等特點，結(jié)合各科室的業(yè)務(wù)需求和供應(yīng)商的管理能力，采用寄存耗材寄存采購和非寄存耗材集中采購模式。耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)運行圖見圖1。

圖1 耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)運行圖

耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)的運行需要醫(yī)療機(jī)構(gòu)和各供應(yīng)商的相關(guān)工作人員積極參與，操作者快速、準(zhǔn)確識別物資信息的產(chǎn)品供應(yīng)目錄是所有工作的基礎(chǔ)。除了對各個崗位工作人員進(jìn)行醫(yī)用耗材基礎(chǔ)知識考核和崗前系統(tǒng)操作培訓(xùn)，由于醫(yī)用耗材產(chǎn)品的多樣性、相似性，信息數(shù)據(jù)要求的唯一性、共享性，還必須對產(chǎn)品供應(yīng)目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)庫管理。

以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的聯(lián)動資質(zhì)監(jiān)管模式

產(chǎn)品供應(yīng)目錄要求滿足多方、多元化的管理需求，涵蓋了耗材準(zhǔn)入、采購、存儲、使用、監(jiān)測、淘汰等全生命周期管理環(huán)節(jié)[1]，其命名規(guī)則要求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。醫(yī)療器械三證分別為醫(yī)療器械注冊證、醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證，是信息數(shù)據(jù)命名的標(biāo)準(zhǔn)，也是數(shù)據(jù)庫建立的基礎(chǔ)。其中醫(yī)療器械注冊證是指產(chǎn)品依照法定程序上市銷售、使用必須持有的證件，包含了標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的物資屬性信息，是建立統(tǒng)一完善的產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫、注冊證數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)；醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證是醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)必須持有的證件，是建立生產(chǎn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)；醫(yī)療器械經(jīng)營許可證是醫(yī)療器械經(jīng)營企業(yè)必須具備的證件，是建立經(jīng)營單位標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。以產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫的目錄為主體，再將生產(chǎn)單位、注冊證號、經(jīng)營單位與之對應(yīng)匹配，建立方便院內(nèi)、院外系統(tǒng)操作者識別的產(chǎn)品供應(yīng)目錄，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)詳見圖2。

圖2 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)圖

產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫以產(chǎn)品基礎(chǔ)信息為主體，具體數(shù)據(jù)字段包產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、單位、單價，根據(jù)注冊證編碼分類在信息系統(tǒng)中維護(hù)產(chǎn)品分類目錄。注冊證數(shù)據(jù)庫具體數(shù)據(jù)字段包括注冊證編碼、注冊證號、需維護(hù)證件的有效期限。生產(chǎn)企業(yè)數(shù)據(jù)庫具體數(shù)據(jù)字段包括生產(chǎn)企業(yè)編碼、生產(chǎn)企業(yè)名稱、簡稱、地址，需維護(hù)生產(chǎn)許可證有效期限。經(jīng)營方數(shù)據(jù)庫，具體數(shù)據(jù)字段包括供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商名稱、簡稱、地址，需維護(hù)醫(yī)療器械經(jīng)營許可證有效期限，并根據(jù)醫(yī)療器械經(jīng)營許可證的經(jīng)營范圍在信息系統(tǒng)中維護(hù)經(jīng)營范圍分類目錄。經(jīng)營范圍分為2002分類目錄和2017年分類目錄。對所有醫(yī)用耗材的“三證”效期信息進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，達(dá)到證件資料效期系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)證件效期的預(yù)警功能。若證件即將過期，系統(tǒng)自動彈出預(yù)警框，提醒質(zhì)管員或采購員聯(lián)系生產(chǎn)方或經(jīng)營方索取新的證件資料，重新維護(hù)后系統(tǒng)自動消除預(yù)警，實現(xiàn)證件效期全周期管理。通過信息化對產(chǎn)品供應(yīng)商的經(jīng)營范圍進(jìn)行聯(lián)動管理，若產(chǎn)品入庫時其分類目錄不在對應(yīng)供應(yīng)商的經(jīng)營范圍，耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)自動提示經(jīng)營范圍不全，提醒管理人員重新對經(jīng)營方的經(jīng)營范圍進(jìn)行審核，避免供應(yīng)商超范圍違規(guī)經(jīng)營。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革與發(fā)展，精細(xì)化、多維度的管理需求不斷增加，耗材數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析、醫(yī)療成本控制對醫(yī)院的管理有積極意義，需要持續(xù)不斷充實、完善產(chǎn)品供應(yīng)目錄的信息內(nèi)容，以應(yīng)對形勢變化。

提升周轉(zhuǎn)率的請購單生成模式

耗材種類繁多，人工采購計劃的制訂費時費力，經(jīng)濟(jì)效果欠佳，傳統(tǒng)的低儲、高儲管理模式在提高耗材庫存周轉(zhuǎn)率方面發(fā)揮的作用極為有限。為了提升人員工作效率，同時降低醫(yī)院庫存資金占用成本，我院采購供應(yīng)中心根據(jù)采購頻次將醫(yī)用耗材分為臨時使用和長期使用兩類。臨時使用耗材為年度購用次數(shù)較少的特殊耗材，一般為外請專家臨時手術(shù)使用，審批后臨時采購。長期使用耗材為年度購用次數(shù)多的常用耗材，針對該類耗材我院推行一鍵智能生成請購單模式。具體操作方式是在用友系統(tǒng)上以耗材4天左右使用量維護(hù)存貨訂購點數(shù)量，以2～4天使用量結(jié)合大、中、小包裝設(shè)定對應(yīng)耗材的經(jīng)濟(jì)批量。當(dāng)保管員進(jìn)行系統(tǒng)再訂購申請時，若庫存耗材存量少于設(shè)定的訂購點數(shù)量，系統(tǒng)自動選取已設(shè)定的經(jīng)濟(jì)批量作為耗材請購數(shù)量。該請購單管理模式，避免了人工篩選工作，將耗材倉庫存量控制在2～7天的使用量，合理的存量控制既保障了醫(yī)院運行的需要，也提升了倉庫周轉(zhuǎn)率。

供應(yīng)商平臺互動的運轉(zhuǎn)模式

1.采購單。以往的采購模式依靠雙方口頭溝通或信息系統(tǒng)導(dǎo)出采購計劃后經(jīng)過篩選再分別傳送至各供應(yīng)商。由于醫(yī)用耗材種類名稱多、規(guī)格型號多、產(chǎn)品相似度高等原因，如果雙方系統(tǒng)沒有有效對接，在與多供商、大批量信息交流過程中會產(chǎn)生信息偏差，導(dǎo)致錯誤發(fā)貨、延遲發(fā)貨、多發(fā)、漏發(fā)等現(xiàn)象。目前采購單通過供應(yīng)商平臺信息化的傳送模式，有效解決了這一問題。庫管員根據(jù)耗材的實際消耗通過倉庫信息系統(tǒng)向采購員提交請購單，按照系統(tǒng)存貨檔案維護(hù)的供應(yīng)商，自動按供應(yīng)商名稱分類產(chǎn)生對應(yīng)的采購單，采購員將采購信息審核后一鍵提交，系統(tǒng)通過供應(yīng)商平臺將采購單傳送至對應(yīng)的供應(yīng)商，保證所需物資信息傳遞的準(zhǔn)確性、完整性。并且供應(yīng)商平臺能將是否接收到訂單信息反饋至院內(nèi)系統(tǒng)，顯示其是否處于響應(yīng)狀態(tài)，按時間分別形成未響應(yīng)供應(yīng)商訂單報表和已響應(yīng)供商訂單報表，供采購員和庫管員查詢。

2.配送單。各供應(yīng)商根據(jù)采購單的要求按照配送耗材的實際信息，由供應(yīng)商工作人員在平臺按照固定格式輸入生產(chǎn)日期、有效期、批號等信息，核對保存后生成配送單并通過平臺完成配送單信息的傳送，打印帶有條碼的紙質(zhì)配送單并加蓋單位公章后隨貨發(fā)送。醫(yī)院倉庫管理員將收到的實物與配送單信息核對后，1秒掃碼批量錄入信息，將原先需要由倉庫管理員完成的信息錄入工作分解給各供應(yīng)商，通過掃碼完成，從而減少了倉庫管理人員的工作量，極大提升了工作效率。

3.物資狀態(tài)跟蹤。不同供應(yīng)商的物資配送往往由不同快遞公司承擔(dān)，醫(yī)院為了解貨物的配送狀態(tài)或供應(yīng)商為了解物資到貨入庫情況，需多次電話或微信聯(lián)系確認(rèn)，效率低下。供應(yīng)商平臺運行后，一方面，供應(yīng)商發(fā)送貨物配送單后，院內(nèi)系統(tǒng)可按時間及供應(yīng)商在送物資報表查詢貨物配送狀態(tài)；另一方面，供應(yīng)商可通過平臺系統(tǒng)追蹤查詢已掃碼入庫的物資信息，了解物資入庫狀態(tài)，全面優(yōu)化了從請購單到物資入庫全過程的耗材供應(yīng)鏈管理模式，實現(xiàn)了簡便、精準(zhǔn)、可追溯的信息化管理。

收費與出庫聯(lián)動的管理模式

寄存庫的推行以降低醫(yī)院的資金占用成本為目的，實現(xiàn)醫(yī)用耗材驗收入庫使用再結(jié)算的成本管理模式，有效地提升了醫(yī)院的現(xiàn)金流管理。如果在此過程中不能實現(xiàn)多系統(tǒng)、跨部門的聯(lián)合協(xié)同運轉(zhuǎn)，反而會增加醫(yī)院的人力成本和工作人員的工作負(fù)擔(dān)。比如科室耗材使用后既要負(fù)責(zé)耗材收費又要負(fù)責(zé)庫存核減出庫，存在項目收費次數(shù)與出庫次數(shù)不匹配、管理人員無法監(jiān)控科室耗材使用情況、無法監(jiān)測耗材浪費情況、信息系統(tǒng)批次與實物批次無法一一對應(yīng)、工作人員滿意度降低等現(xiàn)象。為解決上述矛盾，減少資金被占用的同時減少人力成本支出，我院采購供應(yīng)中心詳細(xì)了解各方管理人員和各庫管人員的需求，聯(lián)合醫(yī)保管理部門、財務(wù)科、信息中心制定方案。首先，信息人員將院內(nèi)醫(yī)用耗材系統(tǒng)與耗材收費系統(tǒng)有效連接起來，當(dāng)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)管理需要將耗材系統(tǒng)目錄中維護(hù)信息字段由非寄存狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)榧拇鏍顟B(tài)時，信息系統(tǒng)立即傳送至收費管理系統(tǒng)，由物價員一對一匹配對應(yīng)的收費目錄。收費人員在耗材收費時能選擇系統(tǒng)中對應(yīng)的產(chǎn)品批次號，實現(xiàn)了寄存耗材收費和出庫聯(lián)動管理，使醫(yī)用耗材使用收費的次數(shù)及批次與庫存減少的數(shù)量及批次一一對應(yīng)，達(dá)到了耗材收費與產(chǎn)品批次出庫同步進(jìn)行，避免了寄存庫管理人員分兩個步驟來操作耗材收費和核減出庫的工作，提升其工作滿意度。通過信息管理系統(tǒng)，耗材收費與病人信息綁定、收費與庫存出庫綁定，管理人員可追蹤出庫耗材的使用情況，有效監(jiān)管耗材使用。為了防止賬物不相符，對損耗進(jìn)行有效的監(jiān)測，寄存庫每月盤點以對賬物進(jìn)行閉環(huán)管理。若在實際使用中有損耗或浪費，盤點后的賬冊數(shù)量與實際庫存數(shù)量將無法對應(yīng)，查找原因并糾正。確認(rèn)無誤后分別根據(jù)供應(yīng)商耗材出庫情況進(jìn)行統(tǒng)計匯總，通知供應(yīng)商開票，從而在系統(tǒng)上保證所有寄存物資先使用后付款，避免個別耗材采購入庫后因長久未使用而導(dǎo)致的過期報廢。

展望

耗材供應(yīng)鏈的精細(xì)化管理，仍有很多可改進(jìn)的環(huán)節(jié)，比如供應(yīng)商考核。整個供應(yīng)鏈的運行離不開供應(yīng)商的有效配合，醫(yī)院的耗材供應(yīng)商有300多家，除了需要開展常規(guī)的工作培訓(xùn)外，還要對供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)考核以提升供應(yīng)商的服務(wù)能力和生產(chǎn)企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量，達(dá)到閉環(huán)管理的要求。以往使用紙質(zhì)或電子表格打分、統(tǒng)計匯總的傳統(tǒng)方法占用了工作人員大量的時間，無法形成數(shù)據(jù)化、動態(tài)化、集成化的管理體系?？衫矛F(xiàn)有的工作基礎(chǔ)，包括訂單響應(yīng)即時性、到貨即時性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、不良事件、應(yīng)急物資響應(yīng)等數(shù)據(jù)自動生成打分考核表，并通過供應(yīng)商平臺進(jìn)行雙向交流反饋。完善的耗材供應(yīng)鏈中的供應(yīng)商考核系統(tǒng)是未來醫(yī)用耗材系統(tǒng)管理軟件研發(fā)的重要方向。