羅瓊 劉敏

關(guān)鍵詞 企業(yè)辦公 計(jì)算機(jī)軟件 自動(dòng)化管理 實(shí)踐應(yīng)用

1引言

進(jìn)入21 世紀(jì)以來，我國計(jì)算機(jī)技術(shù)蓬勃發(fā)展，為社會(huì)多個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展提供了可靠的技術(shù)支撐。辦公自動(dòng)化是企業(yè)廣泛應(yīng)用的一種現(xiàn)代辦公形式，為企業(yè)提升管理水平奠定了良好基礎(chǔ)，也有益于企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭力，從而獲得更大的進(jìn)步。合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件是提升自動(dòng)化辦公水平的重要基礎(chǔ)。為推廣計(jì)算機(jī)軟件，全面提升企業(yè)自動(dòng)化辦公水平，本文從理論層面探究了計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用情況。

2辦公自動(dòng)化概述

2.1定義

在競(jìng)爭日益激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，提升辦公效率是企業(yè)立足之本，同時(shí)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)之一。配備計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施和軟件技術(shù)，能夠在企業(yè)內(nèi)部組建一個(gè)符合不同部門之間辦公需求和高效率運(yùn)轉(zhuǎn)的處理系統(tǒng)，進(jìn)而協(xié)助企業(yè)職員利用該系統(tǒng)逐漸實(shí)現(xiàn)辦公一體化與智能化，從而及時(shí)有效地處理辦公活動(dòng)中出現(xiàn)的各種問題，以顯著提升工作效率，創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。辦公自動(dòng)化是指在高新技術(shù)的協(xié)助下，對(duì)整個(gè)企業(yè)不同部門之間進(jìn)行“聯(lián)網(wǎng)”，以采集、存儲(chǔ)、分析及應(yīng)用日常工作實(shí)踐中形成的各種數(shù)據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)和信息資源的有機(jī)整合，提升資源利用效率[1] 。

2.2特點(diǎn)

為了達(dá)成辦公自動(dòng)化目標(biāo)，首先要考慮的問題是高效應(yīng)用計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)。其最大的特點(diǎn)便是高效互聯(lián)，即在高端技術(shù)手段的支撐下，在企業(yè)內(nèi)部要構(gòu)建高效聯(lián)結(jié)的智能化辦公模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。為滿足現(xiàn)代企業(yè)在辦公方面的需求，要配置先進(jìn)的設(shè)備，并組裝有關(guān)系統(tǒng)軟件，包括信息、儲(chǔ)存、資源共享系統(tǒng)等。辦公自動(dòng)化以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為支撐，技術(shù)之間相互配合與協(xié)調(diào)，逐漸在企業(yè)內(nèi)部打造出由點(diǎn)到面的智能化辦公系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化最大的優(yōu)勢(shì)是“人機(jī)結(jié)合”，利用高新技術(shù)共享企業(yè)內(nèi)部的各類數(shù)據(jù)資源，可以提升其利用效率，明顯增加工作效能。

3計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值

3.1優(yōu)化辦公環(huán)境，改進(jìn)辦公流程

傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室設(shè)施基本擺放是單一的桌椅與文件資料，一旦工作量增加，將會(huì)導(dǎo)致辦公室環(huán)境凌亂不堪。在科技日新月異的時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)被引進(jìn)企業(yè)辦公領(lǐng)域，其明顯改善了辦公環(huán)境，可以說計(jì)算機(jī)軟件引領(lǐng)人們逐漸步入自動(dòng)化辦公的新時(shí)代。人們應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件便能把工作所需資料及文件整體、安全的錄入計(jì)算機(jī)設(shè)備，進(jìn)而提升工作質(zhì)效。正因如此，辦公自動(dòng)化體系的應(yīng)用范疇呈現(xiàn)出不斷拓展的趨勢(shì)。

辦公自動(dòng)化體系的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在如下兩方面[2] ：（1）同步進(jìn)行。同一項(xiàng)目涵蓋多種不同的數(shù)據(jù)資料，人們應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)能將其同步傳送至企業(yè)各個(gè)部門，從而使各個(gè)部門之間能夠同步分析、處理信息，一方面顯著提升了日常工作效率，規(guī)避傳統(tǒng)操作帶來的誤差，另一方面顯著縮短了工作時(shí)間;（2）可越過性?，F(xiàn)代企業(yè)布置的很多工作任務(wù)帶有明顯的自由性特征，人們應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件辦公時(shí)可以選擇性越過局部任務(wù)，不一定非要參與全部工作。故而，從該角度進(jìn)行分析可知，企業(yè)辦公自動(dòng)化體系具備一定可越過性特點(diǎn)。

3.2降低管理成本

企業(yè)在傳統(tǒng)辦公實(shí)踐中，對(duì)辦公用品的實(shí)際需求量很大，對(duì)于企業(yè)而言這是一筆巨大支出。若企業(yè)能應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件辦公，那么相應(yīng)的管理工作自動(dòng)化水平將會(huì)顯著提升，幫助企業(yè)明顯減少管理方面的費(fèi)用支出。

合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，在提升企業(yè)工作效率的基礎(chǔ)上，還幫助企業(yè)省略了一些不必要的工作流程，如減少紙張的使用量，為我國環(huán)保事業(yè)發(fā)展做出一定貢獻(xiàn)。當(dāng)前，企業(yè)辦公自動(dòng)化主要在如下兩個(gè)方面可以減少成本[3] ：（1）辦公成本。利用辦公自動(dòng)化體系，使各個(gè)企業(yè)逐漸降低對(duì)傳統(tǒng)紙張的依賴程度。積極應(yīng)用自動(dòng)化辦公軟件，進(jìn)而節(jié)省了辦公成本。例如，企業(yè)內(nèi)部不同部門之間進(jìn)行交流與協(xié)作時(shí)，完全不用紙張去傳送信息，操作計(jì)算機(jī)軟件就能促進(jìn)信息高效互動(dòng)，明顯減少了紙張等物料耗用量，降低了時(shí)間成本;（2）交通成本。國內(nèi)很多企業(yè)運(yùn)營規(guī)模龐大，在業(yè)務(wù)辦理實(shí)踐中，受區(qū)域客觀條件的制約，過去必須要通過利用交通運(yùn)輸工具去開展材料的交接活動(dòng)，交通運(yùn)輸費(fèi)用對(duì)于企業(yè)而言也是不少的開銷。而在辦公自動(dòng)化體系的支持下，企業(yè)就能利用互聯(lián)網(wǎng)執(zhí)行資料的交接工作，因此企業(yè)的交通成本固然縮減。

3.3引領(lǐng)企業(yè)獲得更大的發(fā)展

將計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)和企業(yè)辦公領(lǐng)域相融合，可以提升日常辦公管理的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，使企業(yè)辦公更具靈活性、自由化特征，不同部門或者人員之間的協(xié)調(diào)及溝通效率均有很大提升，真正幫助辦公人員脫離枯燥、單調(diào)的辦公環(huán)境及繁雜的辦公事務(wù)，從而使辦公人員的工作熱情更加高漲，挖掘出更大的創(chuàng)造潛力。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理，對(duì)辦公人員的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素質(zhì)等提出了更高的要求，他們應(yīng)具備服務(wù)意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)精神，提升辦公自動(dòng)化操作能力，形成合力，為現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)一步提升辦公自動(dòng)化管理水平貢獻(xiàn)力量，從而增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭力，逐漸實(shí)現(xiàn)健康、長效發(fā)展。

4辦公自動(dòng)化管理策略

4.1文字處理軟件

目前WPS、Office 辦公文字處理軟件在企業(yè)內(nèi)部被廣泛應(yīng)用。相較而言，Office 系列辦公軟件的功能更加全面，兼容性與操作性更強(qiáng)。WPS 軟件是中國金山公司自主研發(fā)的文字處理軟件，其具備辦公軟件最常用的文字、表格、演示功能以及PDF 閱讀等功能。

此外，WPS 軟件擁有內(nèi)存占用低、運(yùn)行速度快、云功能多、免費(fèi)提供文檔模板等優(yōu)勢(shì)。WPS 軟件支持閱讀與輸出PDF（.pdf）文件、具備整體兼容微軟Office 97 ～Office 2010 格式（doc/ docx/ xls/ xlsx/ ppt/ pptx 等） 特點(diǎn)。同時(shí)，WPS 軟件可以有效覆蓋Windows、Linux、Android、iOS 等諸多平臺(tái)。并且，WPS 移動(dòng)版依托于Google Play 平臺(tái)，已經(jīng)覆蓋了50 多個(gè)國家與地區(qū)[4] 。gzslib202204022039

將文字處理軟件用于辦公自動(dòng)化管理領(lǐng)域，其體現(xiàn)出的價(jià)值主要有：一是協(xié)助職工提升文字編輯、打印等工作效率;二是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部普遍應(yīng)用的文字處理軟件具有體積小、內(nèi)存占用量低等特點(diǎn)，配合應(yīng)用U 盤等便攜式存儲(chǔ)產(chǎn)品，能夠備份及轉(zhuǎn)存企業(yè)辦公文件資料。

Office 軟件內(nèi)的Word 應(yīng)用技巧主要包括：（1）快速定位光標(biāo)。企業(yè)辦公應(yīng)用WPS 文字處理軟件時(shí)，在存盤后關(guān)閉文檔會(huì)發(fā)現(xiàn)光標(biāo)十分自然地出現(xiàn)在上次存盤時(shí)的記憶部位。但在Word 內(nèi)，并沒有提供上述功能。當(dāng)然，我們可以應(yīng)用快捷鍵的方法直接定位光標(biāo)，即打開Word 文檔時(shí)，按住“Shift+F5”，光標(biāo)即可呈現(xiàn)在上次處理文字的部位。Word 軟件處理文字時(shí)能自動(dòng)記錄最后三次處理文字的部位，按下“Shift+F5” 組合鍵便能直接調(diào)取這三次操作記憶，而再次按下“Shift+F5”組合按鍵，光標(biāo)便能在以上三次編輯內(nèi)逐次切換;（2）字體嵌入。企業(yè)辦公人員可以不嵌入TrueType 字體，具體操作為單擊“工具—選項(xiàng)”命令，再選“保存”選項(xiàng)卡，取消“嵌入TrueType 字體”復(fù)選框，便可以降低Word 詞文檔的容量[5] ;（3）修復(fù)破損Word 文檔。辦公人員若發(fā)現(xiàn)提示“該文檔已被損壞”時(shí)，則無法正常打開需要編輯的文檔。此時(shí)如果沒有彈出修復(fù)窗口，可以用如下方法進(jìn)行修復(fù)，即開啟菜單欄內(nèi)的“文件”，選擇“打開”，在彈出的對(duì)話框內(nèi)選擇需要進(jìn)行修復(fù)的文件，按下對(duì)話框右下側(cè)“打開”按鈕旁的小三角，再在菜單內(nèi)選擇“打開幷修復(fù)”，最終文檔便會(huì)被修復(fù)且即時(shí)打開。

4.2通信及網(wǎng)絡(luò)共享軟件

在企業(yè)辦公領(lǐng)域應(yīng)用的通信及網(wǎng)絡(luò)共享軟件較多，包括微信、QQ、E?Mail 郵件等，其在企業(yè)通信領(lǐng)域體現(xiàn)出了巨大的應(yīng)用價(jià)值。對(duì)跨國、跨地區(qū)企業(yè)而言，企業(yè)內(nèi)部職工基本利用微信、E?Mail 郵件等進(jìn)行溝通與交流。

上述通信軟件的價(jià)值不僅是能在企業(yè)內(nèi)部傳輸及發(fā)布消息，其自身還具備文件共享、遠(yuǎn)程輔助等功能，進(jìn)而顯著提升信息的接收與處理效率。合理應(yīng)用通信軟件可以激發(fā)企業(yè)職工的工作熱情，全面提升辦公效率。在云計(jì)算技術(shù)蓬勃發(fā)展的背景下，更多的文件傳輸及文件共享軟件被開發(fā)與應(yīng)用，如FTP、云盤等，合理應(yīng)用這些軟件能為現(xiàn)代企業(yè)的辦公管理及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等帶來便利，提高企業(yè)的信息儲(chǔ)存及傳輸?shù)陌踩裕瑥亩鵀槠髽I(yè)管理帶來“質(zhì)”的飛躍[6] 。

4.3數(shù)據(jù)存儲(chǔ)軟件

現(xiàn)代企業(yè)在日常辦公和管理工作中需要存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息，以為后期管理、經(jīng)營決策等提供可靠依據(jù)。

（1）軟件存儲(chǔ)。其優(yōu)點(diǎn)包括容易上手，操作流程簡單。但是，工作人員在分析與查找后期數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)遇到很多阻礙。

（2）數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)。采用該存儲(chǔ)模式能明顯節(jié)省數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的空間，為數(shù)據(jù)備份及分析工作的開展帶來便利。SQL Server 數(shù)據(jù)庫利用結(jié)構(gòu)化查詢語操作與處理數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)。結(jié)構(gòu)化查詢語為一種程序設(shè)計(jì)語言，即SQL 語言。在開發(fā)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫時(shí)，因?yàn)椴捎媒Y(jié)構(gòu)化查詢語無須考慮數(shù)據(jù)的具體存儲(chǔ)方式與內(nèi)容，故而便于用戶對(duì)數(shù)據(jù)庫展開相關(guān)操作。利用結(jié)構(gòu)化查詢語還能實(shí)現(xiàn)嵌套應(yīng)用，便于實(shí)現(xiàn)多種功能，如輔助某些功能的更新與拓展。SQL Server 數(shù)據(jù)庫的功能完備、性能優(yōu)異，能夠?yàn)槠髽I(yè)辦公和管理工作提供較多的數(shù)據(jù)處理方法，幫助企業(yè)將敏感度較高的信息存儲(chǔ)在安全的空間內(nèi)，并確保系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫提供不同數(shù)據(jù)之間具有關(guān)聯(lián)性的新存儲(chǔ)形式，便于企業(yè)結(jié)合結(jié)構(gòu)特征有效處理各類信息。

（3）利用云盤、文件服務(wù)器等執(zhí)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)工作。其在數(shù)據(jù)分類、整理環(huán)節(jié)表現(xiàn)出了更高的效能，提升了工作效率。為了研發(fā)一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)在全分布式Hadoop集群的數(shù)據(jù)云集，可以應(yīng)用HDFS 分布式文件作為底層存儲(chǔ)方式， 即應(yīng)用MySQL， HDFS Java API，MapReduce 等技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶注冊(cè)、登錄以及文件的查閱、傳輸、下載、刪減和數(shù)據(jù)分析功能。系統(tǒng)的功能模塊見圖1。

4.4其他計(jì)算機(jī)軟件

企業(yè)合理應(yīng)用各類高端計(jì)算機(jī)軟件是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理的重要基礎(chǔ)，除了上文提及的三種計(jì)算機(jī)軟件之外，其他類型的計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用范疇也有不斷拓寬的趨勢(shì)，以幫助企業(yè)辦公自動(dòng)化管理水平得以進(jìn)一步提升。比如，諸多企業(yè)采用了VPN 計(jì)算機(jī)軟件，該軟件具備經(jīng)濟(jì)性、可靠性等特征，能夠幫助企業(yè)更快速、精準(zhǔn)地傳輸各種管理決策信息[7] 。此外，企業(yè)采用職工簽到、員工考勤軟件等，不僅明顯減少了人工整理數(shù)據(jù)的作業(yè)量，還能提升數(shù)據(jù)處理的精準(zhǔn)度。總之，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展現(xiàn)狀，合理選用計(jì)算機(jī)軟件，幫助職工最大限度地提升工作質(zhì)效，為企業(yè)發(fā)展壯大貢獻(xiàn)更多的力量。

5結(jié)束語