榮冰玉 華南理工大學(xué)財(cái)務(wù)處

引言

高校師生員工來自五湖四海，人員流動(dòng)性大，而傳統(tǒng)“面對(duì)面”報(bào)賬模式存在人員接觸頻繁、扎堆報(bào)賬、師生跑腿多等弊端，造成報(bào)賬效率比較低。迫切要求高校財(cái)務(wù)部門突破舊思路，利用信息化技術(shù)手段，從傳統(tǒng)的“接觸式”線下報(bào)賬，逐漸向“無接觸”式線上報(bào)賬轉(zhuǎn)型。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，積極創(chuàng)新財(cái)務(wù)工作方式方法，優(yōu)化報(bào)賬流程，提高信息化建設(shè)水平。

一、H高校財(cái)務(wù)報(bào)賬模式現(xiàn)狀分析

H高校自2013年正式上線了“財(cái)務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺(tái)”，包含財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)、酬金申報(bào)系統(tǒng)、統(tǒng)一支付系統(tǒng)、預(yù)算申報(bào)系統(tǒng)、預(yù)借票據(jù)系統(tǒng)等，其中網(wǎng)上報(bào)賬功能徹底改變了以往師生報(bào)賬難、排隊(duì)時(shí)間長、熙熙攘攘聚集財(cái)務(wù)大廳取號(hào)辦理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的狀況。相比諸多高校傳統(tǒng)的聚集式財(cái)務(wù)報(bào)賬模式，H高校網(wǎng)上報(bào)賬的優(yōu)勢得以凸顯。

（一）H高校財(cái)務(wù)目前的報(bào)賬流程

（1）報(bào)賬準(zhǔn)備環(huán)節(jié)。經(jīng)辦人將教學(xué)、科研等活動(dòng)中產(chǎn)生的合法票據(jù)粘貼在《粘貼卡》上，通過“網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)”填錄報(bào)銷信息，生成帶有條形碼和預(yù)約單號(hào)的網(wǎng)報(bào)單并打印。

（2）報(bào)銷單投遞環(huán)節(jié)。將相關(guān)的附件資料裝訂在一起，經(jīng)線下簽字審批后，將單據(jù)投遞到財(cái)務(wù)處指定的網(wǎng)報(bào)單投遞機(jī)或委派會(huì)計(jì)處。

（3）后臺(tái)處理環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)處專人定時(shí)取出報(bào)銷單據(jù)，統(tǒng)一消毒后分發(fā)給財(cái)務(wù)處內(nèi)部人員進(jìn)行審核、復(fù)核和出納。

（二）當(dāng)前H高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程存在的不足

作為H高校信息化建設(shè)的重大舉措，“財(cái)務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺(tái)”實(shí)現(xiàn)了不等候報(bào)賬，突破了報(bào)賬時(shí)間、空間的限制，為師生帶來了極大的便利，緩解了財(cái)務(wù)人員現(xiàn)場審核的壓力。但經(jīng)過幾年的實(shí)踐，報(bào)賬流程仍存在一些缺陷，尤其在“互聯(lián)網(wǎng)+”大背景下，許多工作環(huán)節(jié)仍不夠智能化。

（1）報(bào)賬審批采取線下“面對(duì)面”的方式。紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)需找項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字或各個(gè)歸口部門審批、簽字，程序比較繁雜。

（2）“無紙化”水平不高。一是在票據(jù)電子化的大背景下，仍需將電子發(fā)票打印出來報(bào)銷。二是在“網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)”填錄信息時(shí)，需將電子發(fā)票逐張錄入系統(tǒng)并關(guān)聯(lián)網(wǎng)報(bào)單。在電子發(fā)票數(shù)量較多時(shí)，繁雜的錄入和魚鱗狀貼票過程給經(jīng)辦人帶來很大的困擾。

（3）報(bào)賬精細(xì)化管理不夠。一是當(dāng)前報(bào)賬流程缺乏預(yù)審機(jī)制，當(dāng)前高校經(jīng)費(fèi)報(bào)賬的重頭戲——科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷不規(guī)范。報(bào)賬人員多為在校研究生，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷制度和流程不熟悉，報(bào)銷單錯(cuò)填漏填、手續(xù)不齊全等問題層出不窮，加上流動(dòng)性大，造成返單率極高。二是財(cái)務(wù)人員水平參差不齊，報(bào)賬審核效率不高。三是單據(jù)不合規(guī)造成大量原始憑證在不同人員之間頻繁流轉(zhuǎn)，額外牽扯師生科研教學(xué)精力。

（4）現(xiàn)有的“網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)”不完善。主要表現(xiàn)為項(xiàng)目預(yù)算額度控制系統(tǒng)與網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法有效對(duì)接，常等到財(cái)務(wù)人員做賬時(shí)系統(tǒng)才提示項(xiàng)目額度超支等現(xiàn)象，造成大量退單。

二、H高?！盁o接觸式”報(bào)賬流程優(yōu)化的必要性

（一）高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的需要

隨著信息革命不斷向縱深發(fā)展，各大高校致力于“智慧校園”建設(shè)，高校財(cái)務(wù)同樣迫切需要順應(yīng)新時(shí)代新要求，進(jìn)一步推動(dòng)財(cái)務(wù)報(bào)賬與“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)深度融合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。探索實(shí)行報(bào)賬單據(jù)遠(yuǎn)程審簽、會(huì)計(jì)檔案電子歸檔和查閱等，確保報(bào)賬人員足不出戶地將報(bào)銷單據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)部門，是當(dāng)前高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的方向。

（二）多校區(qū)“互聯(lián)網(wǎng)+”財(cái)務(wù)管理的需要

H高校地處粵港澳大灣區(qū)，是教育部直屬的全國重點(diǎn)大學(xué)，校園分為W主校區(qū)、大學(xué)城校區(qū)和國際校區(qū)，日常報(bào)賬業(yè)務(wù)需求多、業(yè)務(wù)量大。目前H高校具有相互獨(dú)立又相互依存的核算體系，較好滿足了各個(gè)校區(qū)的日常報(bào)銷需要；但報(bào)賬流程中的部分環(huán)節(jié)還需要跨校區(qū)完成，報(bào)賬人經(jīng)常坐校車往返各個(gè)校區(qū)之間，耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將財(cái)務(wù)綜合服務(wù)平臺(tái)與現(xiàn)有OA系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，搭建財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)三個(gè)校區(qū)各部門之間高效協(xié)同，做到跨越時(shí)空的“無接觸”式報(bào)賬，切實(shí)解決師生報(bào)賬奔波苦、時(shí)間長的問題，是當(dāng)前H校師生“急難愁盼”的事。

三、“無接觸式”報(bào)賬的思考與流程優(yōu)化建議

為減少報(bào)賬耗費(fèi)的時(shí)間人力成本，提高報(bào)賬效率，高校可按照人員“無接觸”的理念，推進(jìn)全流程“無接觸式”報(bào)賬。H高校可對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)賬涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，如在原有的“財(cái)務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺(tái)”上增加幾個(gè)功能模塊，構(gòu)建以“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)、電子審簽系統(tǒng)、網(wǎng)報(bào)單據(jù)預(yù)審系統(tǒng)、憑證電子影像化系統(tǒng)”為核心，各系統(tǒng)銜接有序、數(shù)據(jù)互通的新型互聯(lián)網(wǎng)報(bào)賬流程，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬業(yè)務(wù)全過程線上作業(yè)，全員各環(huán)節(jié)“無接觸、不見面”。

（一）優(yōu)化財(cái)務(wù)綜合服務(wù)平臺(tái)

1.優(yōu)化網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)

一是針對(duì)電子發(fā)票的報(bào)銷，開發(fā)“無紙化報(bào)銷”渠道。隨著全國電子發(fā)票的普及，會(huì)計(jì)憑證電子化是未來發(fā)展的必然趨勢。2020年3月，財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)），為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔全流程電子化提供了制度保障。H高校可在“財(cái)務(wù)綜合服務(wù)平臺(tái)”中增加電子發(fā)票智能識(shí)別功能，主要業(yè)務(wù)流程為：

（1）報(bào)賬人通過微信卡包、支付寶卡包、“電子發(fā)票夾” APP等收集管理電子發(fā)票，并與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)上傳。

（2）網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別預(yù)設(shè)好的H高校的發(fā)票抬頭，分類歸集不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)并自動(dòng)計(jì)算金額。

（3）系統(tǒng)生成電子網(wǎng)報(bào)單并推送給財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)審核人員線上審核完成報(bào)銷，并關(guān)聯(lián)相應(yīng)的記賬憑證。

（4）系統(tǒng)自動(dòng)將已報(bào)銷的電子發(fā)票標(biāo)注為“已核銷”。

新增電子發(fā)票智能識(shí)別功能不僅可以有效避免電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷、漏報(bào)銷導(dǎo)致發(fā)票過期等問題，還能避免金額計(jì)算錯(cuò)誤導(dǎo)致退單的風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)減輕了師生發(fā)票粘貼的負(fù)擔(dān)，同時(shí)契合“無接觸”財(cái)務(wù)報(bào)賬模式要求。

二是針對(duì)項(xiàng)目預(yù)算管理系統(tǒng)與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)脫節(jié)的問題，進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化。需實(shí)時(shí)更新項(xiàng)目剩余預(yù)算額度，同時(shí)數(shù)據(jù)反饋給網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，報(bào)賬人在發(fā)起報(bào)銷申請(qǐng)，選擇報(bào)銷內(nèi)容環(huán)節(jié)即可收到系統(tǒng)提示額度是否超支、該業(yè)務(wù)類型能否從此項(xiàng)目支出。有效避免由于預(yù)算額度控制等問題導(dǎo)致的頻繁退單。

2.增設(shè)電子審簽系統(tǒng)

高校經(jīng)費(fèi)來源較多，財(cái)務(wù)報(bào)銷需根據(jù)經(jīng)費(fèi)性質(zhì)、金額大小等逐級(jí)審批簽字，往往涉及人事處、發(fā)規(guī)處、科技處等多個(gè)經(jīng)費(fèi)主管部門。報(bào)賬人需往返多個(gè)部門間進(jìn)行審批，耗時(shí)耗力、效率低下。H高?？稍诂F(xiàn)有OA辦公門戶系統(tǒng)中新增電子審簽系統(tǒng)，并與網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)接，主要業(yè)務(wù)流程為：

（1）報(bào)賬人通過高拍儀等設(shè)備掃描紙質(zhì)報(bào)賬材料并將掃描件上傳至電子審簽系統(tǒng)，也可直接上傳電子發(fā)票、電子合同等原始憑證。

（2）通過電子審簽系統(tǒng)，報(bào)賬人將需簽批的電子預(yù)約報(bào)銷單據(jù)及電子原始憑證推送給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)。

（3）簽批領(lǐng)導(dǎo)通過電子簽批系統(tǒng)直接查閱影像化的原始憑證，完成線上簽名審批。

增設(shè)電子審簽系統(tǒng)既能解決“簽字難”的問題，又能做到審批簽章“無接觸”。

3.增設(shè)網(wǎng)報(bào)單據(jù)預(yù)審系統(tǒng)

H高校可增設(shè)網(wǎng)報(bào)單據(jù)預(yù)審系統(tǒng)，主要業(yè)務(wù)流程為：

第一步：報(bào)賬人將審簽手續(xù)辦結(jié)后的網(wǎng)報(bào)單提交傳遞至網(wǎng)報(bào)單據(jù)預(yù)審系統(tǒng)。第二步：財(cái)務(wù)人員對(duì)網(wǎng)報(bào)單進(jìn)行線上預(yù)審。系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定好的重要性原則，對(duì)各類報(bào)賬業(yè)務(wù)進(jìn)行智能識(shí)別。對(duì)簡單業(yè)務(wù)如原材料采購、校內(nèi)轉(zhuǎn)賬等歸類后批量預(yù)審；大額復(fù)雜業(yè)務(wù)則放入待定區(qū)域，集中時(shí)間由復(fù)核人員線上討論后重點(diǎn)預(yù)審，以提高審核效率和正確率，降低因財(cái)務(wù)人員水平參差不齊導(dǎo)致的審核差異。第三步：預(yù)審?fù)ㄟ^則由系統(tǒng)分發(fā)給會(huì)計(jì)科各審核人員直接制作記賬憑證；預(yù)審不通過，則對(duì)存在的問題進(jìn)行描述、歸納總結(jié)，線上反饋、線上退單，經(jīng)報(bào)賬人修改后再提交，直至審核通過。最后，由后臺(tái)財(cái)務(wù)人員制作記賬憑證、復(fù)核、出納，完成報(bào)賬全過程。具體流程如圖1所示：

圖1 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬預(yù)審流程圖

將投遞后線下審核轉(zhuǎn)變?yōu)橥哆f前線上審核，可實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)“非接觸式”，減少報(bào)賬人因報(bào)銷單據(jù)問題來回取單消耗的時(shí)間，并且推進(jìn)了會(huì)計(jì)電子檔案管理的進(jìn)程。

4.增設(shè)憑證電子影像化系統(tǒng)

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確了會(huì)計(jì)資料可以用電子形式保存歸檔。H高?？蒲许?xiàng)目種類多、數(shù)量大，結(jié)題審計(jì)經(jīng)常需要調(diào)閱原始憑證拍照、掃描，消耗大量的時(shí)間。H高?？稍鲈O(shè)憑證電子影像化系統(tǒng)，以課題組為單位配備相應(yīng)的精拍設(shè)備，將報(bào)賬憑證資料電子化，既可助力實(shí)現(xiàn)線上報(bào)銷，還可將電子檔案歸檔，提高會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理水平，節(jié)約時(shí)間和檔案儲(chǔ)存成本。

（二）引入智能財(cái)務(wù)助手助力咨詢服務(wù)

H高校會(huì)計(jì)核算人員每天需接受大量的財(cái)務(wù)咨詢，其中以電話咨詢和現(xiàn)場咨詢?yōu)橹?，?yán)重?cái)D占財(cái)務(wù)人員審核做賬時(shí)間。針對(duì)同樣問題被反復(fù)咨詢的現(xiàn)象，H 高校可在財(cái)務(wù)處網(wǎng)站設(shè)置“財(cái)務(wù)答疑機(jī)器人”，將常見問題歸納總結(jié)，同質(zhì)化工作可交給機(jī)器人回答，這樣就能及時(shí)滿足師生報(bào)賬咨詢的需求，同時(shí)也減輕了財(cái)務(wù)人員現(xiàn)場咨詢壓力，幫助財(cái)務(wù)人員聚焦主責(zé)主業(yè)。

（三）進(jìn)一步發(fā)揮委派會(huì)計(jì)橋梁紐帶作用

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)量逐年增加。會(huì)計(jì)人員委派制度在H高校已推行多年，委派會(huì)計(jì)人員接受H高校財(cái)務(wù)部門直接管理，對(duì)高校二級(jí)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督，發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用。由于受派單位地點(diǎn)比較分散，委派會(huì)計(jì)審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題難以及時(shí)向校財(cái)務(wù)部門反饋，這既使得問題的處理相對(duì)滯后，也變相增加了人員“面對(duì)面”接觸的頻次。H高校財(cái)務(wù)部門可授權(quán)委派會(huì)計(jì)，運(yùn)用迭代升級(jí)后的“財(cái)務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺(tái)”與校財(cái)務(wù)部門進(jìn)行實(shí)時(shí)信息共享和互通，線上及時(shí)反饋和解決問題，實(shí)現(xiàn)“無接觸”業(yè)務(wù)對(duì)接。

（四）完善科研財(cái)務(wù)助理制度

H高校作為全國“雙一流”建設(shè)的重點(diǎn)高校，承擔(dān)的科研項(xiàng)目數(shù)量龐大，為了最大限度地提高科研經(jīng)費(fèi)的使用效益，高校亟須建立健全科研財(cái)務(wù)助理制度。聘請(qǐng)具備一定財(cái)務(wù)知識(shí)、科研知識(shí)儲(chǔ)備的專業(yè)人員參與到科研經(jīng)費(fèi)的全過程管理中。由科研財(cái)務(wù)助理把好第一道關(guān)，與校財(cái)務(wù)人員直接對(duì)接。有助于提高溝通效率，大大降低返單率，減少“面對(duì)面”接觸的頻次，緩解財(cái)務(wù)工作壓力。同時(shí)，高校應(yīng)完善科研財(cái)務(wù)助理制度，充分調(diào)動(dòng)科研財(cái)務(wù)助理的工作積極性，增強(qiáng)其工作穩(wěn)定性和職業(yè)歸屬感。

（五）提升財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)

高校財(cái)務(wù)報(bào)賬業(yè)務(wù)作為高?；A(chǔ)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，報(bào)賬流程是否最優(yōu)化、報(bào)賬體驗(yàn)是否友好，關(guān)系到高校財(cái)務(wù)管理的績效和高校財(cái)務(wù)氛圍的和諧。H高校財(cái)務(wù)人員只有不斷提高職業(yè)道德素養(yǎng)，強(qiáng)化綜合業(yè)務(wù)能力水平，不斷學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)分析、信息化技術(shù)，耐心細(xì)致做好溝通服務(wù)，才能保證高校整體財(cái)務(wù)管理水平，確保高校各項(xiàng)事業(yè)健康平穩(wěn)發(fā)展。

（六）加強(qiáng)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全保障

互聯(lián)網(wǎng)是把雙刃劍，帶來便利的同時(shí)也存在風(fēng)險(xiǎn)。高校平時(shí)應(yīng)加強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)信息安全管理，重視數(shù)據(jù)安全，做到重要文件加密存儲(chǔ)和傳輸，不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過邏輯隔離，確保數(shù)據(jù)信息的安全，避免敏感信息泄露，以有力有效的網(wǎng)絡(luò)安全管控為財(cái)務(wù)管理工作順利開展保駕護(hù)航。

結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，給高校財(cái)務(wù)部門帶來挑戰(zhàn)，同時(shí)，也孕育著機(jī)遇。它促使各高校積極引入新思路、新方法，及時(shí)進(jìn)行流程優(yōu)化，高效、有序、穩(wěn)妥地開展財(cái)務(wù)報(bào)賬工作，為師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的財(cái)務(wù)服務(wù)。高?！盁o接觸”財(cái)務(wù)報(bào)賬流程優(yōu)化是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及多部門的協(xié)同聯(lián)動(dòng)，需要全面統(tǒng)籌，并投入資金、設(shè)備等；這從長遠(yuǎn)來看有助于高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，優(yōu)化資源配置，構(gòu)建適合“雙一流”高校發(fā)展的科學(xué)、高效、人性化的新型財(cái)務(wù)管理模式，是高校財(cái)務(wù)向“智能化”“數(shù)字化”發(fā)展的必然選擇。