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        探究電子信息化在圖書(shū)檔案管理工作中的應(yīng)用

        2022-02-23 13:31:19李慧榮
        河北畫(huà)報(bào) 2022年2期
        關(guān)鍵詞:管理系統(tǒng)圖書(shū)檔案管理

        李慧榮

        (作者單位:中陽(yáng)縣文化市場(chǎng)綜合行政執(zhí)法隊(duì))

        現(xiàn)階段圖書(shū)檔案管理工作對(duì)信息化技術(shù)手段的應(yīng)用不足,存在著歸檔效率低、檔案資源利用率不高的問(wèn)題,以上問(wèn)題影響了檔案管理工作效率。同時(shí),面對(duì)海量的數(shù)據(jù)信息,傳統(tǒng)的技術(shù)手段難以高效進(jìn)行整理。加速圖書(shū)檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)十分有必要。工作人員不僅要將數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)頁(yè)技術(shù)等多種信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中,還要健全相應(yīng)的管理措施,為提升其整體管理水平奠定基礎(chǔ)。

        一、 目前圖書(shū)檔案管理工作面臨的問(wèn)題

        (一)技術(shù)手段落后

        圖書(shū)檔案管理工作現(xiàn)階段面臨的主要難題在于技術(shù)手段落后,許多工作人員多使用傳統(tǒng)的工作手段進(jìn)行管理,耗費(fèi)了大量的人力物力。造成該問(wèn)題的主要原因在于本項(xiàng)工作的投資資金匱乏,很多圖書(shū)館缺乏配套的電子信息化設(shè)備,缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人才,導(dǎo)致技術(shù)發(fā)展速度緩慢。

        (二)歸檔效率低

        從事圖書(shū)檔案管理工作的人員數(shù)量是有限的,但圖書(shū)、檔案等數(shù)據(jù)資料數(shù)量卻在不斷地增加。人們借閱圖書(shū)、歸還圖書(shū)需由專(zhuān)人負(fù)責(zé),無(wú)法派更多的人手負(fù)責(zé)圖書(shū)的歸檔工作,導(dǎo)致檔案、圖書(shū)的歸檔速度奇慢[1]。

        (三)檔案資源浪費(fèi)

        現(xiàn)階段圖書(shū)檔案管理工作的制度趨于完善,但落實(shí)在實(shí)際應(yīng)用中仍有難度。由于一些工作人員的技術(shù)水平不足、管理態(tài)度不端正,影響了線(xiàn)上、線(xiàn)下檔案管理體系的應(yīng)用效率,使工作人員未及時(shí)對(duì)相關(guān)書(shū)籍進(jìn)行整理分類(lèi),使一些有價(jià)值的書(shū)籍被埋沒(méi)在較多的圖書(shū)資源中,導(dǎo)致圖書(shū)資源的浪費(fèi)。

        二、電子信息化在圖書(shū)檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

        首先,電子信息技術(shù)具有技術(shù)水平高、工作效率高、運(yùn)算速度飛快、儲(chǔ)存量較大的優(yōu)勢(shì),將電子信息技術(shù)應(yīng)用到管理工作中,可以大大減少工作人員的工作量,同時(shí)提升檢索工作的準(zhǔn)確性。這樣做能夠大大減少人力勞動(dòng)成本,提升圖書(shū)檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益。其次,電子信息技術(shù)的應(yīng)用能夠使工作人員意識(shí)到傳統(tǒng)工作觀念的不足,轉(zhuǎn)換其管理思維模式。該種技術(shù)手段下的管理模式與傳統(tǒng)管理模式并不相同,其主要以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的智能運(yùn)算與分析為主要手段,是一種重要的輔助管理工具。該種技術(shù)的投入使用讓人們意識(shí)到了圖書(shū)檔案管理工作信息化發(fā)展的重要性。最后,電子信息技術(shù)的應(yīng)用為管理工作的持續(xù)發(fā)展指明了方向。從本質(zhì)上看,圖書(shū)檔案的管理是對(duì)信息資源的管理。而當(dāng)今社會(huì)正處于海量資訊的時(shí)代,應(yīng)用電子信息技術(shù)能夠快速處理海量的信息數(shù)據(jù),這為圖書(shū)檔案的信息化管理奠定了基礎(chǔ)。以圖書(shū)檔案的分類(lèi)、檢索、貯存管理為例,應(yīng)用電子信息技術(shù)能夠在短時(shí)間內(nèi)為圖書(shū)檔案指明歸檔的種類(lèi),并為其添加關(guān)鍵信息,這對(duì)于推進(jìn)圖書(shū)管理工作的信息化改革有著重要意義[2]。

        三、電子信息化技術(shù)在圖書(shū)檔案管理中的應(yīng)用

        (一)SQL 技術(shù)的應(yīng)用

        1.系統(tǒng)需求的分析

        系統(tǒng)需求分析包括用戶(hù)需求分析、系統(tǒng)性能分析與系統(tǒng)功能分析三點(diǎn)。在分析用戶(hù)需求時(shí),要考慮圖書(shū)管理系統(tǒng)中圖書(shū)館管理工作人員關(guān)于明確本館藏書(shū)分布情況、了解讀者的具體借閱信息、掌握?qǐng)D書(shū)的基本流通情況的具體需求;考慮系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理員關(guān)于系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行、系統(tǒng)數(shù)據(jù)整理與維護(hù)工作方便、數(shù)據(jù)查找數(shù)據(jù)備份操作安全的具體需求;考慮讀者關(guān)于輸入圖書(shū)關(guān)鍵信息查閱想要借閱的圖書(shū)的具體信息、查詢(xún)本人借閱圖書(shū)記錄及時(shí)間的具體需求。在分析系統(tǒng)的性能需求時(shí),需要考慮系統(tǒng)的運(yùn)行需求,及其運(yùn)行界面簡(jiǎn)潔、其對(duì)話(huà)框溝通方式簡(jiǎn)單、其查找、操作方式簡(jiǎn)便的需求;考慮系統(tǒng)的運(yùn)行相應(yīng)需求,及其運(yùn)行速度應(yīng)控制在幾秒以?xún)?nèi)、其數(shù)據(jù)容錯(cuò)率與恢復(fù)能力、其數(shù)據(jù)查找速度設(shè)計(jì)等等;考慮系統(tǒng)的運(yùn)行安全需求,及其用戶(hù)權(quán)限設(shè)計(jì)、用戶(hù)信息安全設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)安全保護(hù)設(shè)計(jì)、實(shí)施檢驗(yàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)等等。在分析系統(tǒng)功能需求時(shí),需要考慮其動(dòng)態(tài)管理需求,即借閱人員借閱證辦理、掛失、注銷(xiāo)的需求以及圖書(shū)借閱、歸還、續(xù)借、遺失狀態(tài)管理的需求;還需考慮其靜態(tài)的管理需求,比如新書(shū)入庫(kù)時(shí)圖書(shū)具體信息的管理、報(bào)廢圖書(shū)報(bào)廢處理的管理需求等等。

        2.系統(tǒng)輸入輸出設(shè)計(jì)

        SQL 技術(shù)是一種典型的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù),該技術(shù)構(gòu)建的圖書(shū)檔案信息化管理系統(tǒng)包括圖書(shū)信息登記管理子系統(tǒng)、圖書(shū)借閱信息管理子系統(tǒng)、圖書(shū)歸還信息管理子系統(tǒng)與圖書(shū)報(bào)廢處理信息管理子系統(tǒng)。其系統(tǒng)設(shè)計(jì)主要以Maindb(主表)、Reader(讀者表)、Jsqk(借閱信息表)三表為主要線(xiàn)索,通過(guò)設(shè)立功能窗口實(shí)現(xiàn)對(duì)功能模塊的設(shè)計(jì)[3]。其中,輸入系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與輸出系統(tǒng)的設(shè)計(jì)為系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作的主要內(nèi)容。輸入系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要以提升工作效率、減少工作錯(cuò)誤為主要原則,其涉及到數(shù)據(jù)的錄入與數(shù)據(jù)的預(yù)處理設(shè)計(jì):一方面,要注意對(duì)基本數(shù)據(jù)總量的設(shè)計(jì)管理,在基礎(chǔ)設(shè)計(jì)完成后確定計(jì)算編程內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)編程內(nèi)容與檢索編程內(nèi)容。另一方面,要注意精簡(jiǎn)不必要的輸入環(huán)節(jié),使輸入流程簡(jiǎn)單且完善,具有基本的工作性能以外提升工作效率。

        3.系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流程

        SQL 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)流程體現(xiàn)為以下幾點(diǎn):(1)系統(tǒng)登錄模塊的實(shí)現(xiàn)。使用SQL 編程語(yǔ)設(shè)計(jì)系統(tǒng)管理人員數(shù)據(jù)庫(kù)、讀者數(shù)據(jù)庫(kù)和登錄、操作、密碼、信息查詢(xún)數(shù)據(jù)庫(kù),使登錄界面能夠被良好應(yīng)用。登錄界面需簡(jiǎn)潔,只需用戶(hù)名、密碼、確定關(guān)閉幾個(gè)按鍵即可。(2)系統(tǒng)主菜單模塊的實(shí)現(xiàn)。主菜單是管理系統(tǒng)全部功能的直接顯示,用戶(hù)(管理員與讀者)可以點(diǎn)擊主菜單的具體管理模塊辦理相關(guān)業(yè)務(wù),如讀者借閱管理業(yè)務(wù)、圖書(shū)流通管理業(yè)務(wù)、超期罰款管理業(yè)務(wù)等。(3)對(duì)子菜單界面進(jìn)行設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)管理。以讀者信息管理子界面為例,技術(shù)人員先確定子界面查詢(xún)的關(guān)鍵字,如姓名、編號(hào)等等。設(shè)計(jì)精確查詢(xún)流程與模糊查詢(xún)流程,并向內(nèi)填充其他子模塊,如性別、登記日期、出生日期、圖書(shū)檔案借閱次數(shù)等等。同時(shí),開(kāi)發(fā)該界面的增刪改查功能,使管理員能夠根據(jù)實(shí)際情況刪除或增加、修改讀者的用戶(hù)信息[4]。(4)設(shè)置圖書(shū)檔案管理模塊。該模塊的主要功能是記錄圖書(shū)檔案的具體信息,比如圖書(shū)類(lèi)型、圖書(shū)價(jià)格、出版社名稱(chēng)、出版時(shí)間、作者等內(nèi)容,以便于管理人員與讀者根據(jù)分類(lèi)信息進(jìn)行分類(lèi)查詢(xún)。簡(jiǎn)化圖書(shū)管理工作流程,將條形碼技術(shù)與SQL 技術(shù)聯(lián)合使用,使管理員在“掃碼”的過(guò)程中將圖書(shū)信息自動(dòng)錄入系統(tǒng),由自動(dòng)化技術(shù)對(duì)圖書(shū)的流通情況進(jìn)行管理。

        (二)ASP.NET 技術(shù)的應(yīng)用

        1.系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)的設(shè)計(jì)

        從技術(shù)層面看,ASP.NET 系統(tǒng)的架構(gòu)主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn):(1)底層數(shù)據(jù)層。使用的是SQL 數(shù)據(jù)語(yǔ)言,其主要功能是處理地層數(shù)據(jù),借助編程語(yǔ)言實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、訪(fǎng)問(wèn)和處理管理。(2)持久處理數(shù)據(jù)層。將NHibernate 技術(shù)應(yīng)用到本數(shù)層上,用于處理數(shù)據(jù)庫(kù)與用戶(hù)之間的具體問(wèn)題。該層能夠構(gòu)建實(shí)體類(lèi)對(duì)象與抽象關(guān)系的數(shù)據(jù)模型,使ASP.NET 網(wǎng)頁(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)長(zhǎng)久使用。(3)邏輯層。本層的主要工作內(nèi)容是處理客戶(hù)端發(fā)送的請(qǐng)求,并在ASP.NET MVC 模塊的相應(yīng)功能下迅速處理本項(xiàng)業(yè)務(wù),完成從底層輸出數(shù)據(jù)到客戶(hù)端的操作。(4)客戶(hù)端表示層。由aspx、Jquery、CSS、echarts 等技術(shù)聯(lián)合使用構(gòu)成,其主要特點(diǎn)在于可以為用戶(hù)提供交互感良好的使用體驗(yàn),全方位地展示本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

        從實(shí)際應(yīng)用層面看,ASP.NET 系統(tǒng)的架構(gòu)由以下幾方面構(gòu)成:(1)基礎(chǔ)的硬件設(shè)備。如計(jì)算機(jī)、路由器、網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器等等。(2)相應(yīng)的軟件平臺(tái)。如支持計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行的操作系統(tǒng)、支持ASP.NET 正常運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等等。(3)應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)。如維持管理系統(tǒng)持續(xù)運(yùn)作電能安全服務(wù)系統(tǒng)、補(bǔ)丁管理系統(tǒng)、應(yīng)用安全管理系統(tǒng);使網(wǎng)頁(yè)應(yīng)用層能夠持續(xù)提供服務(wù)的WEB 應(yīng)用層;使讀者管理、圖書(shū)流通管理等功能可正常實(shí)現(xiàn)的應(yīng)用系統(tǒng)層等等[5]。(4)基礎(chǔ)組件系統(tǒng)。包括信息發(fā)送組件、即時(shí)通信組件等等,能夠?yàn)楸鞠到y(tǒng)的用戶(hù)發(fā)送數(shù)據(jù)信息。

        2.系統(tǒng)功能模塊的設(shè)計(jì)

        ASP.NET 系統(tǒng)正常運(yùn)行離不開(kāi)登錄模塊、管理模塊、查詢(xún)模塊等基本模塊的正常應(yīng)用。第一,登錄模塊的功能設(shè)計(jì)需要從兩個(gè)角度考慮,一方面是讀者登錄模塊的設(shè)計(jì),這一模塊只需要設(shè)計(jì)用戶(hù)名、密碼和用戶(hù)信息三個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)即可,不應(yīng)給讀者登錄模塊過(guò)多的功能;另一方面是管理員登錄模塊的設(shè)計(jì),在基本的登錄推出功能模塊上給予這一模塊更多的功能權(quán)限,使其具備管理用戶(hù)、管理圖書(shū)的多種功能。第二,管理模塊的設(shè)計(jì)。其一是讀者管理模塊的設(shè)計(jì),比如管理讀者檔案信息、對(duì)讀者超限期還書(shū)做出懲罰等等。使該模塊正常運(yùn)轉(zhuǎn)需使用頁(yè)面中的jQuery 校本的addReaderFile 功能,在“彈出新窗口——建立檔案——保存記錄”的操作流程中將管理數(shù)據(jù)保存到后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中。其二是圖書(shū)管理模塊的設(shè)計(jì),比如基本信息的管理、借閱歸還管理、續(xù)借管理等等。管理員使用user 登錄系統(tǒng)登入后臺(tái)管理系統(tǒng),在orderInfoList.aspx 上瀏覽各種管理數(shù)據(jù),并使用query()OrderList()功能進(jìn)行查詢(xún)管理。完成管理后,可使用refresh()對(duì)網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行刷新處理。第三,查詢(xún)模塊的功能設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)該模塊時(shí)需要考慮其具體應(yīng)用方向,并按照實(shí)際應(yīng)用需求設(shè)計(jì)查詢(xún)方式,使相關(guān)信息能夠直接顯示在用戶(hù)界面。

        3.系統(tǒng)功能測(cè)試技術(shù)

        系統(tǒng)測(cè)試是在軟件系統(tǒng)被正式投入使用前的試運(yùn)行,主要目的是在測(cè)試過(guò)程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)隱藏的問(wèn)題,并及時(shí)對(duì)其采取相關(guān)操作,使問(wèn)題得到解決和修正。使用測(cè)試技術(shù)時(shí)需要考慮測(cè)試操作的具體目標(biāo)、功能測(cè)試的具體方法兩方面問(wèn)題。常見(jiàn)的電子信息化測(cè)試技術(shù)包括黑盒測(cè)試與白盒測(cè)試,兩種測(cè)試方法各有側(cè)重。技術(shù)人員需根據(jù)本系統(tǒng)的實(shí)際情況選擇合適的測(cè)試方法。測(cè)試前技術(shù)人員需確定測(cè)試的基本流程,并理清測(cè)試技術(shù)的使用范圍?,F(xiàn)實(shí)中的測(cè)試工作包含以下幾個(gè)流程:(1)確定測(cè)試功能和目的。根據(jù)設(shè)計(jì)測(cè)試用例確定功能測(cè)試的具體方案。(2)根據(jù)“測(cè)試用例編寫(xiě)——準(zhǔn)備報(bào)告——記錄測(cè)試流程與數(shù)據(jù)——編寫(xiě)測(cè)試數(shù)據(jù)報(bào)告”的具體步驟進(jìn)行測(cè)試[6]。(3)對(duì)各子系統(tǒng)的實(shí)際功能進(jìn)行測(cè)試。以登錄功能測(cè)試為例,技術(shù)人員對(duì)鏈接地址采取訪(fǎng)問(wèn)操作,成功打開(kāi)登錄界面,并按照指示操作。如果登錄操作后順利進(jìn)入主菜單頁(yè)面則證明登錄系統(tǒng)正常運(yùn)行;如果出現(xiàn)了提示窗口或進(jìn)不去主菜單界面,則表示登錄系統(tǒng)存在BUG。

        四、推進(jìn)圖書(shū)檔案管理信息化發(fā)展的具體策略

        (一)追加信息化建設(shè)的資金與投入

        電子信息化的建設(shè)需要較多資金的支持。要解決當(dāng)前圖書(shū)檔案管理工作面臨的信息化不足的難題,就必須追加信息化建設(shè)資金,使圖書(shū)館有充足的資金招攬技術(shù)人才、革新館內(nèi)的各項(xiàng)電子信息設(shè)備。第一,響應(yīng)國(guó)家政策的號(hào)召,積極向國(guó)家的相關(guān)管理部門(mén)尋求資金支持。第二,求變創(chuàng)新,開(kāi)順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的潮流拓展經(jīng)營(yíng)渠道,用經(jīng)濟(jì)手段提升館內(nèi)的收入。館內(nèi)資金充足后,應(yīng)著手提升館內(nèi)人員工資待遇與創(chuàng)新館內(nèi)應(yīng)用系統(tǒng)兩項(xiàng)工作,在內(nèi)打造良好的工作環(huán)境,在外樹(shù)立良好的圖書(shū)館口碑,使圖書(shū)館向著良性循環(huán)的方向發(fā)展。

        (二)開(kāi)發(fā)多種信息化系統(tǒng)應(yīng)用功能

        圖書(shū)檔案管理工作效率低、出現(xiàn)資源浪費(fèi)的問(wèn)題,原因在于當(dāng)下的系統(tǒng)管理功能不完善。加大對(duì)電子信息化技術(shù)的應(yīng)用程度,通過(guò)引入新的管理系統(tǒng)、聘請(qǐng)高素質(zhì)軟件開(kāi)發(fā)人員等多種方式對(duì)原有的管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整,使管理系統(tǒng)的功能趨于完善。第一,對(duì)原有的分頁(yè)面功能進(jìn)行優(yōu)化??紤]到普通讀者用戶(hù)與檔案管理人員的不同,兩者使用分頁(yè)面功能時(shí)的訴求也不同。技術(shù)人員需建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存相關(guān)信息,使二者的頁(yè)面區(qū)分顯示不同,并保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)有效。第二,對(duì)原有的圖書(shū)檢索、借閱、歸還、續(xù)借等功能進(jìn)行優(yōu)化。以往的錄入操作過(guò)于繁瑣,需管理人員將信息完全打在系統(tǒng)內(nèi),耗時(shí)耗力。開(kāi)發(fā)自動(dòng)化錄入系統(tǒng),對(duì)不同圖書(shū)進(jìn)行編碼,在借閱、歸還的過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行掃碼操作,提升圖書(shū)管理的效率。第三,開(kāi)發(fā)線(xiàn)上圖書(shū)檔案節(jié)約管理系統(tǒng)。開(kāi)發(fā)小程序或APP,使讀者掃碼登錄線(xiàn)上圖書(shū)館,并在線(xiàn)上進(jìn)行借閱、歸還,進(jìn)一步推進(jìn)圖書(shū)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

        (三)推進(jìn)圖書(shū)管理制度的全面落實(shí)

        當(dāng)下的電子信息化圖書(shū)檔案管理制度趨于完善,但在落實(shí)方面遇到阻礙,導(dǎo)致一些管理人員管理態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn),出現(xiàn)了消極怠工問(wèn)題。對(duì)此需要采取以下手段:第一,重視思想建設(shè)工作,定期組織教育管理會(huì)議,教育期間培養(yǎng)其愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)的工作態(tài)度,使其能夠堅(jiān)決以相關(guān)制度條例約束自己,進(jìn)行管理工作。第二,健全館內(nèi)的信息化管理系統(tǒng)。使監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng),工作期間監(jiān)控工作人員的實(shí)際工作情況,并進(jìn)行階段性總結(jié)。發(fā)現(xiàn)工作人員未按照相關(guān)管理?xiàng)l例操作的予以懲罰,有工作人員嚴(yán)格按照具體管理制度履行工作職責(zé)的,予以獎(jiǎng)勵(lì)。從多方面著手幫助管理人員樹(shù)立嚴(yán)肅認(rèn)真的工作觀念,推進(jìn)電子信息化管理制度的落實(shí)。

        五、結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,圖書(shū)檔案管理工作的信息化發(fā)展順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的潮流,為提升管理工作效率提供了新的工作思路。新時(shí)代下,工作人員應(yīng)積極革新自身的工作觀念,并加強(qiáng)對(duì)SQL、ASP 等信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用。通過(guò)開(kāi)發(fā)信息化管理系統(tǒng)的功能、建設(shè)信息化管理的制度等方式提升管理工作的信息化水平,滿(mǎn)足當(dāng)代人們對(duì)圖書(shū)檔案管理工作的具體要求。

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