孫凌敏
(吉林省藥品檢驗(yàn)研究院,吉林 長(zhǎng)春 130033)
大數(shù)據(jù)技術(shù)已在各行各業(yè)得到了廣泛應(yīng)用,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化財(cái)務(wù)管理,推動(dòng)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)方興未艾,事業(yè)單位理應(yīng)充分利用這一時(shí)代發(fā)展機(jī)遇,著力實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理升級(jí),提升財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量。研究事業(yè)單位應(yīng)如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升財(cái)務(wù)管理的水平,提高國(guó)家財(cái)政資金的使用效益,全面發(fā)揮事業(yè)單位的社會(huì)職能,具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理在一套較完善的理論體系指導(dǎo)下進(jìn)行,這套理論體系在長(zhǎng)期的管理實(shí)踐中形成。大數(shù)據(jù)的發(fā)展給事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了新思想,為事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理體系注入了新內(nèi)容,深入探究大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用,有助于獲取先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方法,提升事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的水平。
事業(yè)單位掌握著不同層級(jí)的各種數(shù)據(jù)信息,這些數(shù)據(jù)種類多、信息量大、涵蓋面廣,利用傳統(tǒng)的方法難以有效匯總分析,而大數(shù)據(jù)技術(shù)為事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理者解決這個(gè)難題提供了技術(shù)支持,為事業(yè)單位革新財(cái)務(wù)管理方法、提升財(cái)務(wù)管理水平帶來(lái)了新機(jī)遇。一方面,事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理部門利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以快速分類匯總這些數(shù)據(jù),并從中篩選有價(jià)值的信息,通過數(shù)據(jù)分析能準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)在財(cái)務(wù)管理工作中存在的問題并及時(shí)解決,進(jìn)而有效降低損失。另一方面,新技術(shù)和新管理方法的出現(xiàn),有助于提高事業(yè)單位管理人員的素質(zhì)[1]。為適應(yīng)新的管理方式和使用新的數(shù)據(jù)處理技術(shù),財(cái)務(wù)管理人員須積極學(xué)習(xí)新知識(shí),樹立新的管理理念,以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人才素質(zhì)的要求。
事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息具有數(shù)據(jù)量大、涉及面廣的特點(diǎn),財(cái)務(wù)管理不僅需要多維度解讀和處理分析這些數(shù)據(jù),而且對(duì)數(shù)據(jù)的處理精度和準(zhǔn)確度也有嚴(yán)格的要求,不容許出現(xiàn)任何差池。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方法已無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)處理需求,而利用大數(shù)據(jù)信息處理系統(tǒng)和技術(shù)智能化處理、分析數(shù)據(jù),不僅能滿足財(cái)務(wù)管理對(duì)數(shù)據(jù)處理能力和效率的需求,而且能確保數(shù)據(jù)處理結(jié)果的準(zhǔn)確度和精度,讓財(cái)務(wù)管理工作更加便捷,為財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量和效率的雙重提升提供了強(qiáng)有力的保障。
大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)為事業(yè)單位開展財(cái)務(wù)管理提供了新方法,為全面發(fā)掘財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)價(jià)值提供了技術(shù)支撐[2]。財(cái)務(wù)管理的傳統(tǒng)工作模式基于各類財(cái)務(wù)報(bào)表反饋財(cái)務(wù)信息,通過分析、比對(duì)各類數(shù)據(jù)挖掘不同財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)指標(biāo)的聯(lián)系,這些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)指標(biāo)代表著不同類型業(yè)務(wù)的最終綜合評(píng)價(jià)結(jié)果,無(wú)法反映具體的業(yè)務(wù)信息情況。而應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅可以深化、細(xì)化分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),而且可以在海量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中挖掘不同數(shù)據(jù)指標(biāo)的內(nèi)在聯(lián)系,并通過分類匯總數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)特點(diǎn),找出各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的變化規(guī)律,探尋這些數(shù)據(jù)的隱藏價(jià)值,增強(qiáng)了財(cái)務(wù)分析的有效性和科學(xué)性。
在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù),使事業(yè)單位全面統(tǒng)籌管理各級(jí)單位的財(cái)務(wù)成為現(xiàn)實(shí)。我國(guó)事業(yè)單位通常會(huì)根據(jù)其社會(huì)職能分為多個(gè)系統(tǒng),如民政系統(tǒng)、醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等,并且每個(gè)系統(tǒng)分為多個(gè)層級(jí),如省級(jí)、市級(jí)、縣級(jí)等,這些層級(jí)分級(jí)明確,上一層級(jí)單位有權(quán)管理和指導(dǎo)下一層級(jí)單位的工作,下一層級(jí)單位必須按照上一層級(jí)單位的指示開展工作。隸屬于同一系統(tǒng)的各層級(jí)單位業(yè)務(wù)比較相似,這是事業(yè)單位同一系統(tǒng)統(tǒng)籌管理各級(jí)單位財(cái)務(wù)的基礎(chǔ)條件,大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)已成為推動(dòng)各系統(tǒng)協(xié)同管理本系統(tǒng)各級(jí)單位的重要手段。
在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式下,上級(jí)單位通過財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表獲取下級(jí)單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息,再統(tǒng)計(jì)、分析這些數(shù)據(jù),并將分析結(jié)果作為指導(dǎo)和管理下級(jí)單位工作的主要依據(jù)。這種方式導(dǎo)致上級(jí)單位獲取的下級(jí)單位財(cái)務(wù)信息具有周期滯后性,而且只能籠統(tǒng)地獲取總體財(cái)務(wù)信息,無(wú)法獲悉具體的財(cái)務(wù)收支數(shù)據(jù)。
在應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)后,上級(jí)單位可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各級(jí)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)化收集和處理,不僅能實(shí)時(shí)獲取各級(jí)單位具體的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù),而且能自動(dòng)分析數(shù)據(jù),通過橫向?qū)Ρ认录?jí)各單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),為上級(jí)單位統(tǒng)籌管理各級(jí)單位提供及時(shí)有效的依據(jù)。這樣可以幫助上級(jí)單位提高業(yè)務(wù)決策的科學(xué)性和及時(shí)性,增強(qiáng)對(duì)下級(jí)單位工作指導(dǎo)的針對(duì)性和有效性,進(jìn)而促進(jìn)系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理工作協(xié)同發(fā)展。
大數(shù)據(jù)信息收集分析技術(shù)成為事業(yè)單位防控財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的新技術(shù),事業(yè)單位財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控既需要以強(qiáng)有力的制度作為保障,又離不開先進(jìn)技術(shù)的支撐。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、收集各層級(jí)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)收支情況和資金流向,能及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析事業(yè)單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),一旦出現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)異常,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警,風(fēng)險(xiǎn)控制部門就可以根據(jù)系統(tǒng)預(yù)警提示信息及時(shí)審計(jì)、核查產(chǎn)生問題的單位,這樣能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并對(duì)其進(jìn)行干預(yù),也能增強(qiáng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控效果,最大限度地避免財(cái)政資源的浪費(fèi)或流失,提高財(cái)政資金的使用效益。因此,大數(shù)據(jù)技術(shù)成為構(gòu)建事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理綜合保障體系的重要舉措[3]。
大數(shù)據(jù)時(shí)代,事業(yè)單位迎來(lái)了財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的新機(jī)遇,各單位應(yīng)努力抓住這個(gè)機(jī)會(huì),利用高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理模式,解決當(dāng)前在財(cái)務(wù)管理工作中存在的系列問題,全面提升事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理水平[4]。
事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作遵循預(yù)算管理制度,因此預(yù)算管理在事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作中占據(jù)著重要地位。在大數(shù)據(jù)時(shí)代,事業(yè)單位落實(shí)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的首要任務(wù)是運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升預(yù)算管理質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)建立以預(yù)算管理為依據(jù)的大數(shù)據(jù)庫(kù)和信息處理中心,收集匯總本系統(tǒng)歷年的財(cái)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)和實(shí)際使用數(shù)據(jù),通過系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)分析,明確系統(tǒng)內(nèi)各單位年度、季度、月度資金使用規(guī)劃,確保各單位資金的使用效率,實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)臨時(shí)資金和專項(xiàng)資金的實(shí)際使用情況。全面整合分析系統(tǒng)內(nèi)各單位的財(cái)務(wù)信息,為編制預(yù)算提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支撐,這樣不僅能提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確性,而且能準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息,充分提高財(cái)政資金的使用效率,大力提升本系統(tǒng)的預(yù)算管理水平,最大限度地發(fā)揮預(yù)算對(duì)資金使用的指導(dǎo)作用。
完善的財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)管理體系是確保大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型發(fā)展中持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)用的前提。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身使用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的實(shí)際需求,不斷完善財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)管理體系,為大數(shù)據(jù)技術(shù)的正常使用保駕護(hù)航。
首先,事業(yè)單位要制定上下一體的財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)垂直管理制度,即相同系統(tǒng)的各級(jí)事業(yè)單位應(yīng)制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn),確保本系統(tǒng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理規(guī)范統(tǒng)一。下級(jí)單位將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息按照管理標(biāo)準(zhǔn)錄入信息化系統(tǒng)中,上級(jí)單位在管理標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下規(guī)范使用大數(shù)據(jù)技術(shù),分析系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),并將數(shù)據(jù)分析結(jié)果用于指導(dǎo)和監(jiān)督下級(jí)單位開展各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng),促使下級(jí)單位規(guī)范高效地開展預(yù)算、收支、債務(wù)、資產(chǎn)等管理活動(dòng),提升系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)單位的財(cái)務(wù)管理水平。
其次,各級(jí)事業(yè)單位要制定本單位財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)管理制度,實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。事業(yè)單位應(yīng)組建專門的領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)建設(shè)大數(shù)據(jù)管理制度和應(yīng)用體系,并將大數(shù)據(jù)應(yīng)用納入財(cái)務(wù)管理績(jī)效考核范圍,用完善的制度體系推動(dòng)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用和管理朝全面化、規(guī)范化方向發(fā)展。
最后,事業(yè)單位要制定大數(shù)據(jù)應(yīng)用管理操作規(guī)范動(dòng)態(tài)調(diào)整制度,結(jié)合大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的升級(jí)改進(jìn)和發(fā)展趨勢(shì)及時(shí)調(diào)整管理標(biāo)準(zhǔn),確保其滿足大數(shù)據(jù)技術(shù)升級(jí)和發(fā)展的需要,為先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)在本系統(tǒng)的應(yīng)用創(chuàng)造條件。
安全性是財(cái)務(wù)信息管理最基本的要求,事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)及其技術(shù)要求,建立滿足大數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)管理需求的信息安全管理體系,筑牢財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息安全防線。
1.要制定完善的財(cái)務(wù)監(jiān)督和審計(jì)制度
事業(yè)單位應(yīng)不定期自審自查財(cái)務(wù)室、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)、檔案室等的業(yè)務(wù),由審計(jì)部門定期審計(jì)各級(jí)單位的財(cái)務(wù)報(bào)表和內(nèi)部控制,確保合理合規(guī)開展財(cái)務(wù)活動(dòng)。財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理要讓操作權(quán)限與崗位職責(zé)相匹配,嚴(yán)禁違規(guī)登錄、操作系統(tǒng),堅(jiān)持不相容職務(wù)相互分離的授權(quán)原則,如授權(quán)和執(zhí)行要職務(wù)分離,執(zhí)行、審核、記錄要分離,保管與記錄要分離,核對(duì)與保管要分離,總賬記錄、明細(xì)賬記錄、日記賬記錄要分離等,確保工作人員的財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作權(quán)限符合安全和工作的雙重要求,保證財(cái)務(wù)管理合規(guī)有序。
2.要完善財(cái)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)檔案管理制度
事業(yè)單位應(yīng)定期備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),定期更新財(cái)務(wù)系統(tǒng)登錄口令,及時(shí)整理財(cái)務(wù)檔案,確保檔案完整、準(zhǔn)確,財(cái)務(wù)管理過程要步步留痕,保證整個(gè)財(cái)務(wù)管理過程有跡可循、有據(jù)可查。財(cái)務(wù)憑證紙質(zhì)化整理應(yīng)在規(guī)定的時(shí)效內(nèi)完成,并嚴(yán)格落實(shí)簽字審批程序,確保紙質(zhì)憑證和電子痕跡的一致性,通過二者的互相比對(duì),及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理管理漏洞。
3.要建立完善的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)
事業(yè)單位應(yīng)利用風(fēng)險(xiǎn)防控系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控各級(jí)單位的財(cái)務(wù)狀況,設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估模型,確保發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)時(shí)能及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息并完成風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)初步評(píng)估,將財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)扼殺在萌芽狀態(tài)。
4.要完善財(cái)務(wù)人員信息安全教育培訓(xùn)制度
事業(yè)單位應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)工作者開展信息安全教育,幫助他們樹立安全防范意識(shí),堅(jiān)守不能觸碰安全紅線的理念,及時(shí)掌握新的信息安全防范技術(shù)和工具操作應(yīng)用方法,增強(qiáng)其維護(hù)信息安全的能力。
人才是新技術(shù)應(yīng)用的基石,事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人才培養(yǎng),著力打造一支新型財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍。
一方面,事業(yè)單位要提升財(cái)務(wù)人員的知識(shí)技能[5]。由于會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和財(cái)務(wù)法律法規(guī)不斷完善、更新,財(cái)務(wù)人員要樹立終身學(xué)習(xí)的理念,不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)和規(guī)則。另外,財(cái)務(wù)管理的技術(shù)和理念持續(xù)更新,財(cái)務(wù)人員要注重提升自身知識(shí)技能,及時(shí)掌握在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的方法,確保熟練運(yùn)用新技術(shù)完成財(cái)務(wù)工作要求。
另一方面,事業(yè)單位要優(yōu)化財(cái)務(wù)人才考評(píng)機(jī)制。在職務(wù)晉升或職稱評(píng)定等方面為財(cái)務(wù)工作者創(chuàng)造公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境,將業(yè)務(wù)技能和工作績(jī)效作為人才考核評(píng)價(jià)的關(guān)鍵指標(biāo),讓能者上庸者下,打通財(cái)務(wù)人員的晉升通道,留住有用之才,吸引更多具備大數(shù)據(jù)知識(shí)技能的財(cái)務(wù)人員參與到本單位的財(cái)務(wù)管理工作中,助力人才隊(duì)伍建設(shè)。
事業(yè)單位應(yīng)在確保財(cái)務(wù)信息安全的前提下,不斷完善人才隊(duì)伍和財(cái)務(wù)管理制度建設(shè),積極推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在財(cái)務(wù)管理工作中的應(yīng)用,提升事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量。
1.事業(yè)單位要重視大數(shù)據(jù)技術(shù)在財(cái)務(wù)管理日常工作中的應(yīng)用
利用大數(shù)據(jù)技術(shù)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)采集和分析能力完善事業(yè)單位的預(yù)算、核算、決算、收支、債務(wù)、資產(chǎn)等日常財(cái)務(wù)管理工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的漏洞并處理、改進(jìn)。
2.事業(yè)單位要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控水平[6]
將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入單位的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)中,形成智能化的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)預(yù)警系統(tǒng),一旦財(cái)務(wù)指標(biāo)出現(xiàn)偏差,能及時(shí)向財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控部門推送預(yù)警信息,便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題;若無(wú)問題,則需要領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)、記錄在案后,方可解除警報(bào)。事業(yè)單位還應(yīng)閉環(huán)管理風(fēng)險(xiǎn)信息,全面增強(qiáng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控的能力。
大數(shù)據(jù)具有“5V”特征,即大量、多樣、高速、真實(shí)性、低價(jià)值密度,在事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),能深層次挖掘和分析數(shù)據(jù)蘊(yùn)含的價(jià)值,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供數(shù)據(jù)支撐和指導(dǎo),這有助于充分發(fā)揮財(cái)務(wù)在單位運(yùn)作決策中的價(jià)值和作用,助力財(cái)務(wù)人員向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型。
大數(shù)據(jù)技術(shù)在提高財(cái)務(wù)管理效率、增強(qiáng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控能力方面具有明顯優(yōu)勢(shì),事業(yè)單位應(yīng)緊隨時(shí)代發(fā)展潮流,積極主動(dòng)地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)助力財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級(jí),全面提升財(cái)務(wù)管理的水平,充分發(fā)揮財(cái)政資金效益。