楊煥敏

(唐山學(xué)院 圖書館，河北 唐山 063000)

為了迎接教育部組織的本科教學(xué)水平評(píng)估，更好地為本校師生提供文獻(xiàn)信息服務(wù)，很多地方高校圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展，相輔相成，取得了很多寶貴經(jīng)驗(yàn)。筆者以唐山學(xué)院圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展為例，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，反思不足，為下一步協(xié)同發(fā)展提供參考，期望為同類院校圖書館與院系資料室的協(xié)同發(fā)展提供借鑒。

唐山學(xué)院2017年開始圖書館與院系資料室的緊密合作并取得了一定成效，下面主要以圖書為例進(jìn)行闡述。

1 圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)

1.1 對(duì)院系資料室圖書統(tǒng)一進(jìn)行回溯建庫(kù)

回溯建庫(kù)工作是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，考慮的細(xì)節(jié)非常多，但因?yàn)閳D書館自身已有回溯建庫(kù)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)院系資料室的回溯建庫(kù)工作能夠得心應(yīng)手。首先圖書館要做好準(zhǔn)備工作：預(yù)算所需資金和人力、招標(biāo)外包書商、走訪各院系進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)、制定圖書加工著錄細(xì)則、統(tǒng)一配備電腦設(shè)備、給每個(gè)院系設(shè)置獨(dú)立的賬號(hào)密碼，劃分各院系圖書控制號(hào)段、設(shè)置使用權(quán)限等。

前期準(zhǔn)備工作就緒，在學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)和圖書館領(lǐng)導(dǎo)大力支持和協(xié)調(diào)下，以圖書館為主導(dǎo)力量推動(dòng)院系資料室所有圖書的回溯建庫(kù)工作。采取招標(biāo)外包的方式，統(tǒng)一加工標(biāo)準(zhǔn)和著錄要求，最后由圖書館進(jìn)行加工著錄的驗(yàn)收。由圖書館派專人負(fù)責(zé)具體工作的全面組織協(xié)調(diào)，做哪個(gè)部門的圖書由其資料員負(fù)責(zé)配合外包書商的工作。外包書商用他們自己的圖書集成系統(tǒng)著錄，做完一個(gè)部門的圖書，就把做好的MARC數(shù)據(jù)以ISO的文件導(dǎo)出，然后由圖書館專人負(fù)責(zé)保存ISO原始文件，并裝入院系資料室圖書集成系統(tǒng)，由資料員配合圖書館的校驗(yàn)工作。校驗(yàn)完一個(gè)系再備份一份ISO文件，然后由圖書館負(fù)責(zé)把書目數(shù)據(jù)過(guò)到中央庫(kù)進(jìn)行流通。

這樣的做法優(yōu)點(diǎn)是加工著錄標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，為以后的院系圖書加工著錄打下良好基礎(chǔ)，便于圖書館以后對(duì)資料室工作的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。院系資料室的圖書集成系統(tǒng)單獨(dú)用一個(gè)服務(wù)器，不與圖書館的服務(wù)器共用，便于院系圖書的統(tǒng)籌安排和管理。

1.2 圖書館統(tǒng)一進(jìn)行資料員的培訓(xùn)

回溯建庫(kù)完成后，下一步就是對(duì)全校資料員進(jìn)行統(tǒng)一的圖書業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，由于資料員有專職，也有兼職，又普遍缺乏圖書館專業(yè)知識(shí)，有必要對(duì)資料員進(jìn)行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容涉及圖書集成系統(tǒng)的使用、圖書加工、著錄、排架、流通等業(yè)務(wù)。每位資料員一臺(tái)電腦，親自動(dòng)手著錄圖書，多名圖書館員現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，資料員一邊聽著講解一邊動(dòng)手操作，親身體驗(yàn)著錄過(guò)程，讓他們迅速掌握了圖書著錄知識(shí)。并且圖書館建立了院系圖書資料工作群，圖書館專人負(fù)責(zé)及時(shí)解答資料員在工作中提出的各種問(wèn)題，把資料室的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)文件、著錄文件以及資料員工作中易忽視、易出錯(cuò)的著錄條目匯總成文件上傳到工作群里，以便大家及時(shí)查閱，提高了資料員的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)了他們的責(zé)任心和事業(yè)心，調(diào)動(dòng)了資料員的積極性和主動(dòng)性，使資料室工作逐步走向規(guī)范化，為院系師生提供更好的文獻(xiàn)信息服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。

協(xié)同發(fā)展追求合作雙方共贏，圖書館對(duì)資料室的發(fā)展起到了推動(dòng)作用，同時(shí)資料室對(duì)圖書館的發(fā)展也有一定的借鑒意義。資料員是本院系資料室的直接管理者，他們對(duì)本院系的學(xué)科專業(yè)建設(shè)、師生讀者的閱讀習(xí)慣、閱讀需求、圖書借閱率等都有清楚的了解。經(jīng)常和他們溝通交流，可以及時(shí)了解各學(xué)科專業(yè)建設(shè)需求和專業(yè)變化情況，對(duì)圖書館及時(shí)調(diào)整專業(yè)圖書采購(gòu)的種類、數(shù)量有一定幫助。

1.3 圖書館統(tǒng)一核驗(yàn)資料室報(bào)銷手續(xù)

全校資料室統(tǒng)一回溯建庫(kù)完成后，資料員也得到了培訓(xùn)，各院系新采購(gòu)的圖書就需要由資料員來(lái)加工著錄了，并且有圖書館專人指導(dǎo)，隨時(shí)溝通。其流程是：資料員加工、著錄好一批新書，圖書館專人負(fù)責(zé)該批圖書MARC數(shù)據(jù)的校驗(yàn)，由該系資產(chǎn)管理員錄入學(xué)校固定資產(chǎn)系統(tǒng)。資料員提供圖書詳細(xì)清單、固定資產(chǎn)驗(yàn)收單、采購(gòu)圖書的發(fā)票，到圖書館進(jìn)行驗(yàn)收確認(rèn)，再到學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷。

這樣做，一方面，可以促使院系資料室的圖書MARC著錄信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、每年的購(gòu)書經(jīng)費(fèi)及時(shí)使用，客觀上促使已購(gòu)圖書迅速進(jìn)入到流通環(huán)節(jié)，避免圖書丟失、積壓；另一方面，圖書館可以清楚地了解各院系資料室的圖書入藏?cái)?shù)量、每年購(gòu)進(jìn)多少新書、新書種類、所需經(jīng)費(fèi)以及讀者借閱情況，對(duì)圖書館采購(gòu)圖書是一種借鑒和參考，對(duì)圖書館的整體布局館藏、合理布局館藏都有借鑒意義。

2 地方高校圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展的反思

2.1 齊心協(xié)力是協(xié)同發(fā)展的前提和保障

學(xué)校頂層設(shè)計(jì)中層推進(jìn)基層奮戰(zhàn)是協(xié)同發(fā)展走向成功的前提和保障。圖書館與資料室的協(xié)同發(fā)展，需要全校領(lǐng)導(dǎo)和基層同志一起努力，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)把圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展提升到一定高度，上下齊動(dòng)員；學(xué)校中層領(lǐng)導(dǎo)足夠重視，積極配合；圖書館領(lǐng)導(dǎo)的周密安排，圖書館員和院系資料員齊心協(xié)力，遇到什么問(wèn)題積極想辦法解決，大家都鼓足干勁，這一點(diǎn)很重要，是推進(jìn)工作順利開展和協(xié)同發(fā)展走向成功的保障。

2.2 每個(gè)院系單獨(dú)設(shè)置賬號(hào)密碼利大于弊

如果所有的院系資料室統(tǒng)一用一個(gè)賬號(hào)和密碼進(jìn)行著錄，這樣方便圖書館人員驗(yàn)收，不用總變換賬號(hào)密碼校驗(yàn)MARC數(shù)據(jù)，但如果多個(gè)院系同時(shí)著錄新書時(shí)，不同院系的MARC記錄交叉出現(xiàn)，不利于資料員核查和統(tǒng)計(jì)，也不利于MARC數(shù)據(jù)后期管理。因此唐山學(xué)院在院系資料室回溯建庫(kù)前，圖書館為每個(gè)院系單獨(dú)建立賬號(hào)和設(shè)置密碼，單獨(dú)分配MARC記錄控制號(hào)段。資料員用自己的賬號(hào)著錄完一批新書，檢查、核實(shí)、統(tǒng)計(jì)無(wú)誤后，匯報(bào)給圖書館專門負(fù)責(zé)校驗(yàn)人員，經(jīng)過(guò)最后一道MARC數(shù)據(jù)校驗(yàn)后，圖書館把書目數(shù)據(jù)過(guò)庫(kù)到中央庫(kù)流通。這樣既保證書目數(shù)據(jù)的著錄質(zhì)量，又不影響其他院系的圖書著錄。雖然增加了圖書館人員的工作量，需要圖書館有專人負(fù)責(zé)各院系資料室的驗(yàn)收工作，并且隨時(shí)解答資料員在圖書加工、著錄、流通等各個(gè)環(huán)節(jié)中遇到的各種各樣的問(wèn)題，在圖書館的努力下，與院系資料室之間的協(xié)調(diào)發(fā)展已顯示出生機(jī)和活力。

2.3 對(duì)回溯建庫(kù)時(shí)外包書商做的MARC數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)校驗(yàn)

在回溯建庫(kù)時(shí)，每做完一個(gè)系的圖書MARC數(shù)據(jù)，外包書商把這個(gè)已經(jīng)系著錄好的MARC數(shù)據(jù)以ISO文件導(dǎo)出交給圖書館，圖書館專人負(fù)責(zé)完成書目數(shù)據(jù)的校驗(yàn)工作，最后由圖書集成系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)出該系所著錄的圖書種數(shù)、冊(cè)數(shù)和金額，與系資料員核對(duì)。如果統(tǒng)計(jì)數(shù)量與資料室圖書實(shí)物數(shù)量相符是最理想的結(jié)果，如果不相符時(shí)，院系資料室圖書數(shù)量少，資料員會(huì)把著錄的書目數(shù)據(jù)導(dǎo)出財(cái)產(chǎn)賬與實(shí)物圖書一一核實(shí)，或查出條碼號(hào)斷號(hào)，找出漏著的圖書進(jìn)行補(bǔ)著，對(duì)多著或著錯(cuò)的圖書進(jìn)行刪減或改錯(cuò)，最后使圖書集成系統(tǒng)里的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與圖書實(shí)物相符；但院系資料室圖書數(shù)量多時(shí)，資料員一一核實(shí)查錯(cuò)就不那么容易了，需要耗費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間和精力。當(dāng)時(shí)是外包書商做完一個(gè)系才把MARC數(shù)據(jù)導(dǎo)出他們的圖書集成系統(tǒng)，會(huì)帶來(lái)很多弊端，反思一下：不如書商做一天就把MARC數(shù)據(jù)導(dǎo)出系統(tǒng)，裝入圖書館圖書集成系統(tǒng)，第二天由圖書館人員和該系資料員共同合作，校驗(yàn)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)數(shù)量、與實(shí)物核實(shí)，這樣會(huì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)改正錯(cuò)誤，避免在后期集中校驗(yàn)和查錯(cuò)環(huán)節(jié)耗費(fèi)太多的時(shí)間精力，提高工作效率。

2.4 對(duì)資料員的圖書編目業(yè)務(wù)指導(dǎo)具有長(zhǎng)期性

雖然對(duì)所有的院系資料員都進(jìn)行了培訓(xùn)，并且上傳了培訓(xùn)的文件到工作群，但由于各院系資料員更換頻繁，加上不少人是兼職資料員，沒(méi)有太多的時(shí)間和精力投入到資料室的管理中，加工、著錄圖書的次數(shù)不多，對(duì)圖書著錄業(yè)務(wù)不熟悉又沒(méi)太多精力自學(xué)圖書編目知識(shí)，因此，常常是新購(gòu)一批書，就要讓圖書館員指導(dǎo)一次著錄，等到下一批新書到了，著錄知識(shí)又忘記了又得重新教。所以回溯建庫(kù)完成后，圖書館除了上傳到工作群的相關(guān)業(yè)務(wù)文件外，還需要進(jìn)一步做好圖書編目業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，比如圖書館錄制好有關(guān)圖書編目知識(shí)的錄屏或視頻，對(duì)著錄上容易出錯(cuò)或忽視的細(xì)節(jié)單獨(dú)做成錄屏，上傳到工作群，以便資料員隨時(shí)查看，更直觀、更容易理解，同時(shí)也減少了圖書館員的工作量。

3 結(jié)束語(yǔ)

地方高校圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展，促進(jìn)了院系資料室的業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高了資料員的整體業(yè)務(wù)水平，院系每年的購(gòu)書經(jīng)費(fèi)得到了保障且穩(wěn)定上升，賬目清楚，數(shù)據(jù)規(guī)范；同時(shí)也促進(jìn)了圖書館與院系資料室的聯(lián)系，使圖書館更清楚地了解各院系師生讀者的閱讀需求，對(duì)圖書館館藏結(jié)構(gòu)調(diào)整做到有據(jù)可依。當(dāng)然，協(xié)同發(fā)展還只是剛剛起步，要做的工作還有很多，例如：為了資源共享優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，圖書館與資料室的圖書集成系統(tǒng)共用一個(gè)服務(wù)器，使用同一個(gè)檢索界面問(wèn)題；圖書館與資料室的圖書共享互借、各院系之間的圖書共享互借問(wèn)題；在圖書經(jīng)費(fèi)不是很充裕的情況下，各院系資料室的圖書與圖書館的圖書可不可以互補(bǔ)問(wèn)題。圖書館和院系資料室的目標(biāo)都是為了更好地為全校師生讀者服務(wù)，只要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視，全校協(xié)調(diào)，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，會(huì)大大加快圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展的步伐。