齊曉航，徐茵茵，彭 絮

(對外經(jīng)濟貿(mào)易大學 圖書館，北京 100029)

《周禮·春官》：小史掌邦國之志。志，謂記也。圖書館志，也就是圖書館工作和事業(yè)的記載。這里所論述的館志，不是計算機管理系統(tǒng)中每條電腦記錄自動形成的“日志”，而是對日常行政工作和具體業(yè)務中的重要事件和有特點事件的人為記載。

對外經(jīng)濟貿(mào)易大學圖書館根據(jù)高校圖書館工會委員會的相關文件修訂本館《館志》的規(guī)則，并于2006年起至今堅持16年撰寫并向全館員工發(fā)布《館志》，累計撰寫52萬余字，為圖書館的檔案、日常管理和各項文件的撰寫等提供了必要而可靠的支撐資料。原小平在《區(qū)域圖書館史研究的新開拓》一文中曾提出“我國高校類圖書館志(史)的系統(tǒng)性研究亟待深入展開”[1]。對外經(jīng)濟貿(mào)易大學圖書館《館志》不僅為本館的日常管理工作提供“潤物細無聲”式的幫助，還在學校二級單位范圍乃至高校圖書館中形成了鮮明的特色，同時也致力于為高校圖書館志的研究工作添磚加瓦。

1 《館志》的作用

1.1 作為資料儲備，以供查閱參考

圖書館的管理工作大致涵蓋兩大部分，一是日常行政工作，二是具體業(yè)務工作?！娥^志》的條目收錄以圖書館日常工作中發(fā)生的重要事件或有特點的事件記錄為主，偏重行政管理方面事件的記載。對于計算機和網(wǎng)絡管理模式中的基礎業(yè)務數(shù)據(jù)等用于日常檢索和統(tǒng)計的信息不必逐一記錄(如每日的流通量)，只需在年末對重要業(yè)務數(shù)據(jù)的總數(shù)加以總結記錄即可。

根據(jù)《館志》的記載，我們不僅可以查閱到某一日期某事件發(fā)生的簡要信息，還可通過對《館志》中相似或有共性的內(nèi)容條目的分類統(tǒng)計為有關報告或論證提供相當可靠的事實依據(jù)。例如，根據(jù)對對外經(jīng)濟貿(mào)易大學圖書館《館志》信息數(shù)據(jù)的分類統(tǒng)計可以看到：對外經(jīng)濟貿(mào)易大學2006年迎接第一次教育部本科教學水平評估工作，當年校級領導(書記、副書記；校長、副校長)有26人次到館與圖書館領導班子成員討論圖書館工作；2007年校級領導到館的人次為7人次。如果以年份為橫軸，以校領導到館人次為縱軸，就可以制作出歷年校級領導到館的曲線圖，再結合《館志》中的相應內(nèi)容加以分析，就可以解釋曲線峰值的原因了。

1.2 館務公開的重要渠道和有效方式

2005年10月，對外經(jīng)濟貿(mào)易大學圖書館啟用內(nèi)部信息管理平臺系統(tǒng)(OA)作為館內(nèi)工作信息發(fā)布與交流的平臺。每月第一個工作日將上月的《館志》置頂發(fā)布在OA中，供圖書館工作人員閱覽和下載保存。寒假和暑假期間會合并2個月份的館志內(nèi)容在開學后一并發(fā)布，以便全體館員了解圖書館的工作動態(tài)。特別是對“三重一大”事件的發(fā)生、發(fā)展和結果的揭示，以便大家監(jiān)督檢查。例如，對外經(jīng)濟貿(mào)易大學圖書館每次在進行部主任(主管)的遴選時，不僅會將民主推選部主任的通知、得票情況和任免決定及時以通知的形式在OA上發(fā)布，而且會將這些信息全部記錄到《館志》相應日期的條目中，作為歷史資料記載、留存。

《館志》的及時、準確發(fā)布起到了館務公開的作用。自發(fā)布《館志》的16年來，對外經(jīng)濟貿(mào)易大學圖書館未發(fā)生過工作人員反映不了解、不知情館內(nèi)某些重要事件的情況。

1.3 向校內(nèi)主管領導和有關部門匯報工作動態(tài)的有效方式

對外經(jīng)濟貿(mào)易大學圖書館除在每月第一個工作日將上個月的《館志》在圖書館內(nèi)部OA上置頂發(fā)布外，還向主管圖書館工作的副校長通過郵件的方式主動呈送，以便校領導及時了解圖書館的工作動態(tài)。這一主動推送工作動態(tài)信息的模式得到了先后6任主管校長的肯定和贊揚。

在歷次圖書館向?qū)W校提交的重要文件中，《館志》所記載的條目內(nèi)容以及《館志》原文本身，都發(fā)揮了積極的原始文件支撐作用。如：本科教學評估、黨建評估、節(jié)能認證評估、固定資產(chǎn)清查等。多個報告文件中所引用的《館志》中記載的詳細歷史條目信息令評估專家屢屢表示信服，并多次獲得表揚。

1.4 對其他文件的支撐作用

一般情況下，行政人員在起草諸如年度報告、自評報告、審計報告等文件時，除冠以“堅持……”“高舉……”“貫徹落實……”等相對口號性的段落外，對于正文實際內(nèi)容的撰寫往往頗感空泛。似乎平時工作中忙忙碌碌做了許多的事情，而到總結時又覺得無從說起，甚至無話可說了。這時如果查閱記載了一年工作內(nèi)容的《館志》，將其中的事件按需分類，那么每個類別下就會有或多或少的條目以支撐這個類別的題目，如此行文后的報告頓覺充實許多。如在2017年6月學校的黨建評估工作中，我們將涉及“三重一大”事件的記錄從五年來300多頁的館志內(nèi)容中提取出來，編輯壓縮至18頁后作為“館務公開”的支撐材料提交紀檢監(jiān)察處。

2 《館志》條目的收錄范圍

《館志》條目的收錄范圍應按照收錄原則制定，而各高校圖書館的收錄原則根據(jù)各自的實際情況會有所不同。筆者在此不對《館志》條目的收錄原則多作贅述，只根據(jù)對外經(jīng)濟貿(mào)易大學圖書館撰寫10多年《館志》的經(jīng)驗，闡述條目記載中需要注意的若干問題。以下將摘錄《館志》的真實條目記錄(部分內(nèi)容隱去，條目編號有修改)來舉例說明對外經(jīng)濟貿(mào)易大學圖書館《館志》條目的收錄范圍和特點。

2.1 大事小情均記錄

對涉及圖書館行政和業(yè)務的重大事件務必要記錄，同時對涉及員工切身利益的情況也要有所反映。例如以下兩則《館志》條目：①2015年3月24日(周二)校黨委在學校OA上發(fā)布《關于閻某等同志任免的通知》(外經(jīng)貿(mào)學黨發(fā)〔2015〕5號)稱：經(jīng)校黨委常委會研究決定：任命閻某同志為圖書館直屬黨支部書記。免去呂某同志圖書館直屬黨支部書記職務，轉(zhuǎn)任副處級調(diào)研員……。 ②2016年9月2日(周五)校工會在學校OA中發(fā)布《關于報送領取2016年中秋節(jié)慰問品名單的通知》稱：……山楂汽酒，每人1箱(每箱24罐，每罐320毫升)，53元/箱；好家米富硒小米，每人1件(每件20袋，每袋100克)，55元/件；草原匯香白蘑醬，每人1件(每件2盒，每盒3瓶，每瓶180克)，55元/件。

前者是大事，后者似乎顯得瑣碎。但學校工會擬發(fā)放物品是涉及員工切身利益的事件，轉(zhuǎn)發(fā)和記錄校工會通知中的主要內(nèi)容到《館志》中有助于館內(nèi)工作人員了解擬發(fā)放物品的詳情，以便在領取物品時對照查驗。

2.2 好壞消息均記錄

實事求是是在編志過程中要遵循的重要原則[2]?！娥^志》記載的事件要確保真實，無論事件本身性質(zhì)是好是壞，均應如實記錄。

①2016年4月20日(周三)黨委組織部在學校信息平臺中發(fā)布《關于對擬表彰的優(yōu)秀共產(chǎn)黨員、優(yōu)秀黨務工作者、先進基層黨組織的公示》稱：……擬表彰優(yōu)秀黨員彭某……擬表彰先進基層黨組織圖書館直屬支部……；②2006年11月1日(周三)校監(jiān)察審計處處長黃某約見館長邱某，通報了朝陽工商局轉(zhuǎn)告的對外經(jīng)濟貿(mào)易大學圖書館涉嫌收受商業(yè)賄賂的消息。

前者明顯屬于好消息，后者則屬于各單位頗為避諱的負面消息。在編寫?zhàn)^志或館史的過程中，為了力求積極正面的結果而刻意忽視負面性質(zhì)的事件記載是不正確的。只要是真實發(fā)生過的有記載價值的事件，秉著尊重事實的原則，無論好壞均應在館志中全面、真實地記錄，以反映事件的原貌。

2.3 重變化略常規(guī)

《館志》記錄的事件要反映工作動態(tài)情況，對常規(guī)情況不必著筆。①2016年7月4日(周一)新員工張某(女)報到，被安排在流通閱覽部前臺實習。②2016年7月11日(周一)暑假開始，執(zhí)行暑假開放時間表并提供暑假期間相應的服務。

上述兩條信息是對館內(nèi)人事情況和工作時間變化的記錄，而對日常在崗員工和常規(guī)開放時間等并不必記載。

2.4 有事要記無事則免

《館志》的記錄方式確實是流水賬式的，只需記錄無須分析。但要注意《館志》并不是日記，不應事無巨細地力求把圖書館內(nèi)每日工作中發(fā)生的所有事件都記錄在案，事實上在實際操作中也無法做到。例如2016年7月11日起本校開始放暑假，此后7月里的20天內(nèi)，只有13日、27日和31日3天內(nèi)分別各記錄了1條信息，共3條?！娥^志》條目信息的收錄始終要以有記錄價值的事件或情況為基礎，不要為了記錄而記錄。羅列無用信息只會浪費撰稿人和讀者的時間。

3 《館志》條目撰寫的規(guī)則

3.1 條目撰寫應客觀、簡潔

《館志》條目的內(nèi)容應真實、客觀，不摻雜個人好惡和情緒。敘述風格應以平鋪直敘為原則，既不采用熱情洋溢的歌頌模式也不進行怒發(fā)沖冠式的批判表達。記錄清楚事實即可，不必贅述詳情，不應也不必加評論性語言。

3.2 條目要有“人、地、時、事”

條目信息要盡可能包含有“人、地、時、事”等基本要素，旨在清楚扼要地記錄事件原貌，方便后續(xù)查證。視內(nèi)容需要還可加入相關數(shù)據(jù)、事件發(fā)生過程和因果關系等信息[3]。如：2016年1月15日(周五) 13：30【時間】，支部書記閻某【人物】出席由黨委辦公室組織部在行政樓222會議室【地點】召開的“黨委重要信息通報會”【事件】。各學院分管學生工作副書記、輔導員、部分職能部門負責人出席會議。

3.3 按時間先后記錄

同一天內(nèi)有多個事件發(fā)生的，以時間先后為序。事件發(fā)生時間無法考證或不必考證的條目，可以記載在有時間條目之后。例如：

2016年1月14日(周四)

①9：00，館長邱某，副館長閻某、齊某出席由黨委組織部在寧遠樓3層國際會議廳召開的“2015年校級領導班子和領導干部年度考核及干部選拔任用‘一報告兩評議測評’大會”。……(有刪節(jié))。②14：00，館長邱某，支部書記閻某出席由黨委辦公室在誠信樓3層國際會議廳召開的“期末黨政一把手會議”。 ③校工會在學校OA中發(fā)布《關于……通知》。

3.4 一事一條

同一天內(nèi)發(fā)生的類似事件不可整合成一條，需在日期下一事一條地記錄。例如：

2016年1月31日(周日)

①學校人力資源處在學校OA發(fā)布《對外經(jīng)濟貿(mào)易大學2015年度中級專業(yè)技術職務聘任通知》(外經(jīng)貿(mào)人字〔2016〕43號)稱：……自1月11日起聘任張某、姜某為館員。②學校人力資源處在學校OA發(fā)布《對外經(jīng)濟貿(mào)易大學2015年度正高級專業(yè)技術職務聘任通知》(外經(jīng)貿(mào)人字〔2016〕44號)稱：……自1月11日起聘任邱某為高等教育管理系列研究員。

3.5 其他需要注意的問題

3.5.1 條目中的時間表述。 因每個條目的信息內(nèi)容都是隸屬在具體日期下的，故敘述中不必再寫入具體的年月日，須著重強調(diào)具體時間的只注明“×點×分”即可。

3.5.2 對職務、職稱的標注。①凡各級領導，如從行政角度提及時，只需注明其職務即可，不必在名字后再加“教授”或“研究員”等職稱，如從學術角度提及各類人員時可在名字后加上學術職稱。②如引用學校文件或通知中的信息，可將職務置于姓名的前面，職稱置于姓名的后面。如：2016年9月22日……聽取了教育部國家教育發(fā)展研究中心高教室主任、博士生導師馬陸亭教授所做的專題報告。

3.5.3 凡觸及敏感問題，表述時必須慎之又慎，斟酌措辭。對不能確定的部分應參考相關文獻，認真比對查證后再下筆，切不可疏忽。如，“來自大陸和臺灣地區(qū)……”的提法不妥，應改為“來自包括海峽兩岸的……”。

4 《館志》條目信息的收集方式

4.1 撰稿人通過多渠道主動收集信息

①撰稿人應通過參與館內(nèi)會議，瀏覽校內(nèi)和館內(nèi)信息平臺等多渠道主動收集與圖書館相關的應被記錄的信息，如會議通知等。待事件發(fā)生后主動向事件參與人咨詢所缺失的信息并予以補充完整。②對于條目信息中不夠完整或準確的部分，撰稿人應通過其他公開渠道予以補充或核對。如，某外校館長來訪，我方并未獲得對方名片，只知道來訪者的姓氏，此時撰稿人可通過互聯(lián)網(wǎng)檢索對方單位主頁或其他官方信息平臺，明確來訪者的姓名和職務等信息。③對涉及圖書館行政和業(yè)務工作及員工的重要事件、文件的信息要通過經(jīng)辦人或其他非公開渠道盡可能全面地收集信息，務必將其中重要的關鍵點記錄清楚，如： 2016年3月10日(周四) 圖書館于2月25日呈報的《關于增補勞務外包人員的請示》(〔2016〕請字第154號)，人力資源處會簽意見：經(jīng)核，情況屬實，擬同意申請。新增勞務外包人員的費用依照原有勞務外包人員費用管理規(guī)定支出。請校領導批示。(郭某 2016-03-07)副校長張某批示：同意人力處意見。(2016-03-10)。

以上條目中的文件題目、文件編號、主管單位領導的主要會簽意見和校領導的批示內(nèi)容和日期都是條目所需的關鍵點。但這些信息均不屬于對外公開的信息，撰稿人通過公開渠道并不能知曉，勢必要咨詢該請示的經(jīng)辦人通過學校內(nèi)部的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)才能查詢到。

同時為保證信息盡可能地收集全面，撰稿人應盡量選擇能有較多機會出席、列席館內(nèi)的館長辦公會、黨政聯(lián)席會等的人員擔任，如館領導、辦公室主任或支部秘書等。對外經(jīng)濟貿(mào)易大學圖書館由副館長擔任《館志》的撰稿人。

4.2 建立參與有關事件、事項的當事人向《館志》撰稿人主動提供信息的制度

各高校圖書館部門眾多，撰稿人憑一己之力很難及時掌握各部門的全部動態(tài)信息。如果能夠在館內(nèi)建立起參與有關事件、事項當事人主動向《館志》撰稿人提供信息的制度，就會進一步確?！娥^志》條目信息的全面、真實和及時性。例如參加校內(nèi)外會議和各種活動后，參加者就應及時向撰稿人提供包含“人、地、時、事”在內(nèi)的信息。

5 《館志》的信息發(fā)布與資料保存

5.1 《館志》的發(fā)布要及時準確

對外經(jīng)濟貿(mào)易大學圖書館堅持在每月第一個工作日在館內(nèi)OA中發(fā)布上個月的《館志》，16年來收效良好。館員們通過閱讀《館志》，及時、全面了解圖書館的動態(tài)和重大事項。盡管《館志》是對已發(fā)生過的事實的記錄，但短期內(nèi)的某些重大或連續(xù)性事件記錄能夠給館員帶來關于工作的一些適時的引導和啟示。如延遲發(fā)布不僅會給人過時之感，更可能延誤某些工作事項的統(tǒng)計，從而無法起到館志應有的支撐作用。

完成每月《館志》的初稿后，撰稿人還應針對其中不確定的條目信息主動向當事人咨詢核準信息后，再提交給主管領導進行審核。審核通過后的終稿，可通過OA的自動預約發(fā)布功能進行設置，以免因發(fā)布人在月初出差等不在館的情況而耽誤發(fā)布時間。

5.2 《館志》的資料收集要詳盡，實際表述要言簡意賅

在收集資料過程中要盡可能地詳盡，但在撰寫條目中則因各種原因須保持簡潔的體例。此處摘取2015年的一條《館志》來舉例說明，在收集的資料中顯示“……流通閱覽部與信息咨詢部經(jīng)民主推薦，胡某、劉某以各A票，彭某B票，丁某C票，李某D票評為優(yōu)秀等級考核人員；……”其中的A、B、C、D代表具體的得票數(shù)。這條帶有數(shù)字的條目僅作為資料單獨保存，而正式發(fā)布的《館志》中只表述為：“流通閱覽部與信息咨詢部經(jīng)民主投票結果推薦：胡某、劉某、彭某、丁某、李某評為優(yōu)秀等級考核人員；……”實際發(fā)布的內(nèi)容中只需寫明事件的過程和結果即可。涉及的某些具體數(shù)字都可考慮省略，以最簡明扼要的方式來撰寫?zhàn)^志內(nèi)容。

6 結束語

一部優(yōu)秀的圖書館志能夠?qū)D書館工作起到指引作用，上到領導者管理方法的實施，下到館員業(yè)務工作的開展，無形中推動圖書館整體朝著良性發(fā)展[4]。用每天不足半小時的時間記錄、撰寫的《館志》，不僅能夠起到“備忘、公開、匯報”的作用，在過去10多年的工作實踐中還發(fā)揮了統(tǒng)計分析的功能?；谧珜憽娥^志》16年來的成功經(jīng)驗和教訓所總結出的一些心得體會，愿與同行交流和共勉?！娥^志》的撰寫還需日臻完善，希望得到專家和同行的指正。