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        信息化背景下文書檔案管理工作研究

        2022-01-01 11:19:13濱州港務集團有限責任公司闞洪芝
        區(qū)域治理 2021年12期
        關鍵詞:文書集團公司檔案管理

        濱州港務集團有限責任公司 闞洪芝

        集團公司在運營管理和綜合事務中,往往會產生大量文書資料,具有極高的參考價值和決策咨詢價值。因此,在新時期背景下,加強文書檔案管理工作,充分挖掘文書檔案的價值,對集團公司的發(fā)展具有良好的促進和保障作用。但是長期以來,集團公司文書檔案管理工作方法以人為管理模式為主,使得文書檔案管理工作不僅耗時費力,還嚴重缺乏成效。不僅如此,在文書檔案管理中可能出現檔案丟失問題,從而給集團公司的具體工作產生一些負面影響。而當前我國已經進入信息化發(fā)展階段,信息技術的快速發(fā)展與廣泛應用,為我國各個領域的創(chuàng)新發(fā)展提供了技術工具支持。在信息化背景下,文書檔案管理與信息技術的相結合,能夠充分發(fā)揮信息技術的應用優(yōu)勢,在提高文書檔案管理效率的同時,可以促進文書檔案利用價值的實現。因此,為更好地利用信息技術展開文書檔案管理工作,本文從文書檔案管理現狀問題及優(yōu)化措施等多個方面,深入分析“信息化背景下文書檔案管理工作”具有一定的現實意義。

        一、文書檔案信息化管理的優(yōu)勢概述

        (一)降低文書檔案管理成本和提高效率

        長期以來,文書檔案管理資料收集、歸檔等工作,主要通過人力方式進行完成,這使得文書檔案管理人員要耗費較長時間做好相關工作,且不具備效率和質量。同時,紙質類檔案資源的保存,往往要占用大量的空間,且空間占有率會隨著文書檔案的增多而不斷提升,不利于文書檔案管理成本的控制。而文書檔案信息化管理,則可以有效解決上述問題[1]。具體來說,在信息化背景下,文書檔案管理人員只需要借助計算機終端的文書檔案管理系統(tǒng),就可以實現各類文書檔案信息化管理,可以直接通過線上方式完成文書檔案的收集、歸檔和傳輸等工作,極大地提升了工作效率,且可以避免人為操作問題而導致的文書檔案管理質量問題。另外,文書檔案信息化處理,可以減少紙質文件的使用,這樣就可以減少檔案室空間的占用,繼而有利于降低文書檔案管理成本。

        (二)促進文書檔案利用效益最大化目標的實現

        傳統(tǒng)文書檔案管理工作具有一定的時效限制,使得實時傳輸、借閱等目標難以實現。

        而文書檔案信息化管理可以有效解決這些問題。首先,檔案管理人員可以建立文書檔案開發(fā)利用系統(tǒng),直接根據檔案需求主體的具體需求,線上傳輸相應的文書檔案資源,為其提供時效性高的在線檔案閱覽服務,有效提高了文書檔案服務的時效性[2]。其次,文書檔案以電子化形式進行呈現,可以進行復制,從而可以實現文書檔案一對多的利用服務,具體就是多個檔案需求主體可以同時線上閱覽同一份文書檔案,使得文書檔案利用得以實現利用效益最大化目標[3]。

        二、信息化背景下文書檔案管理工作現狀問題分析

        (一)文書檔案數字化速度有待提高

        在信息化背景下,文書檔案信息化管理備受集團公司的關注和重視,但是仍然存在文書檔案數字化速度不高的問題,主要原因在于集團公司中大量文書檔案的歸檔和管理,仍然以紙質方式為主,使得后續(xù)數字化利用工作受阻[4]。集團公司在文書檔案數字化建設中,之所以出現速度不高的問題,是因為在實踐中存在一些不足和缺陷,具體如下:一是軟硬件設施建設不完善,使得文書檔案資源數字化處理受阻,如缺乏高速掃描儀,不利于文書檔案的高速轉換;二是文書檔案管理人員隊伍建設不足,難以支撐大量存檔紙質檔案的數字化處理,使得文書檔案數字化處理速度不高;三是文書檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)缺乏關聯性,系統(tǒng)之間仍然各自為戰(zhàn),難以實現文件共享,不利于文書檔案的快速收集與歸檔整理,從而制約著文書檔案管理效果的優(yōu)化和提升[5]。

        (二)缺乏有效的文書檔案安全管理

        在信息化背景下,文書檔案管理工作雖然在信息技術應用支持下,變得更加便捷和高效,但是也帶來了巨大的安全風險,典型表現是病毒、黑客不法攻擊等,直接影響文書檔案的完整性和真實可靠性,繼而直接影響文書檔案利用價值的挖掘。因此,信息化背景下加強文書檔案安全管理具有十分重要的現實意義。但是集團公司在文書檔案信息化管理中,更加側重于信息技術的使用,未能正確認識信息技術利用所帶來的負面影響,在文書檔案安全管理方面存在缺陷和不足。首先內外網沒有分區(qū)隔離,通用一個網絡進行文書檔案管理,可能引發(fā)泄漏、損壞、非法加密等問題,不利于集團公司合法權益的維護。其次,文書檔案安全管理手段相對單一,現代安全保密技術的應用嚴重缺乏,難以滿足于當下文書檔案管理工作的實際需求。最后,涉密類文書檔案與普通類文書檔案的安全管理方式,并沒有任何區(qū)分,使得涉密類文書檔案存在一定的保密風險。

        (三)文書檔案管理與綜合信息技術融合不足

        在實踐中,集團公司在文書檔案管理中,各個環(huán)節(jié)未能深度融合大數據技術、云存儲技術等綜合性信息技術,使得文書檔案信息化程度不高。首先,大數據技術在文書檔案管理中的應用不足,使得檢索和開發(fā)等操作難以實現高效化,不利于現代化文書檔案服務平臺的建立;其次,云存儲技術在文書檔案管理中應用不足,文書檔案保存缺乏時效性,且在網絡上難以進行共享,不利于文書檔案利用價值最大化目標的實現。最后,智能算法技術在文書檔案管理中應用不足。在文書檔案管理中,文書檔案的收集與歸檔是檔案資源開發(fā)利用的基礎,智能算法技術的應用不足,使得文書檔案各管理流程缺乏合理性,繼而難以實現精細化檔案管理目標,最終影響文書檔案開發(fā)利用價值的提高。

        三、信息化背景下文書檔案管理工作的優(yōu)化對策分析

        (一)加快推進文書檔案數字化進程

        集團公司文書檔案資源具有種類繁多、內容豐富、涉及面廣、管理難度大等特征,在信息化背景下要實現文書檔案的高效管理目標,應做到文書檔案數字化處理的全覆蓋,才能促進文書檔案信息化管理目標的實現。首先,集團公司應結合文書檔案信息化管理需求,加快配置完善的軟硬件設施,為文書檔案信息化管理創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。因此,集團公司應在配置高速掃描儀、高拍儀硬件設施的基礎上,購置文書檔案格式轉化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)等,實現文書檔案數字化的高效轉換。其次,集團公司應根據人力資源實際,引進文書檔案管理專業(yè)人才,為更好地落實文書檔案數字化管理目標提供支持。對于普通類文書檔案,集團公司可以采取外包方式,由數字化企業(yè)加工處理,以此加快推進文書檔案數字化管理進程。最后,推進信息資源共享哦你工作,以期通過技術手段實現文書檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)之間的數據傳輸,為提高文書檔案開發(fā)利用價值提供支持。

        (二)加強文書檔案安全管理

        文書檔案開發(fā)利用價值的實現,關鍵在于保障文書檔案安全。因此,集團公司應針對現有問題,采取以下安全管理舉措:首先,執(zhí)行文書檔案管理系統(tǒng)內外網隔離管理,落實安全管理責任的同時,利用防火墻手段來強化訪問IP和U盤管理,及時發(fā)現病毒和非法程序,確保文書檔案管理系統(tǒng)安全運行。其次,注重區(qū)塊鏈、數字水印、云加密等現代新型技術進行文書檔案加密處理,適應新形勢下信息技術應用中的安全管理要求。同時,為確保先進技術應用效果,集團公司既要注重專業(yè)化人才的引進,又要加強現有人才的培訓,建立復合型人才隊伍。最后,加強涉密性文書檔案管理,在先進技術加密處理的基礎上,設定訪問權限,以此保障集團公司的商業(yè)機密和合法權益。

        (三)綜合利用現代化信息技術

        在信息化時代背景下,文書檔案管理工作應注重現代信息技術的綜合利用,才能切實提高文書檔案管理信息化水平。首先,加強大數據技術的合理使用,運用大數據技術識別和檢索文書檔案資源,設置關鍵詞、短句等檢索條件,滿足于檔案用戶的檔案深層次需求。同時,根據文書檔案類型建立不同的文書檔案數據庫,為后續(xù)文書檔案編研、專題建設等提供便捷支持。其次,加強云存儲技術的合理使用,實現文書檔案自動存儲和永久保存。因此,集團公司應將云終端與文書檔案管理系統(tǒng)有機連接起來,實現文書檔案同步上傳到云終端,節(jié)約文書檔案所占硬盤空間的同時,為高效展開文書檔案管理工作提供支持。最后,加強智能算法技術的合理使用,利用此技術對文書檔案管理系統(tǒng)采集、歸類、整理文書的流程進行優(yōu)化,并設置自動化流程,探尋文書檔案收集歸檔和開發(fā)利用一體化系統(tǒng),以此實現文書檔案開發(fā)利用價值的最大化目標。

        四、結語

        綜上所述,在信息化背景下,文書檔案管理者應與時俱進地融合信息技術手段,通過加快推進文書檔案數字化進程,并加強文書檔案安全管理,同時要綜合利用現代化信息技術,才能促進信息技術和文書檔案管理工作的深度融合,繼而有利于文書檔案管理效果的優(yōu)化和提升。

        相關鏈接

        信息化時代就是信息產生價值的時代。信息化是當今時代發(fā)展的大趨勢,代表著先進生產力。信息化時代按照托夫勒的觀點,第三次浪潮是信息革命,大約從20世紀50年代中期開始,其代表性象征為“計算機”,主要以信息技術為主體,重點是創(chuàng)造和開發(fā)知識。隨著農業(yè)時代和工業(yè)時代的衰落,人類社會正在向信息時代過渡,跨進第三次浪潮文明,其社會形態(tài)是由工業(yè)社會發(fā)展到信息社會。第三次浪潮的信息社會與前兩次浪潮的農業(yè)社會和工業(yè)社會最大的區(qū)別,就是不再以體能和機械能為主,而是以智能為主。

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