濱州港務集團有限責任公司 闞洪芝

集團公司在運營管理和綜合事務中，往往會產生大量文書資料，具有極高的參考價值和決策咨詢價值。因此，在新時期背景下，加強文書檔案管理工作，充分挖掘文書檔案的價值，對集團公司的發(fā)展具有良好的促進和保障作用。但是長期以來，集團公司文書檔案管理工作方法以人為管理模式為主，使得文書檔案管理工作不僅耗時費力，還嚴重缺乏成效。不僅如此，在文書檔案管理中可能出現檔案丟失問題，從而給集團公司的具體工作產生一些負面影響。而當前我國已經進入信息化發(fā)展階段，信息技術的快速發(fā)展與廣泛應用，為我國各個領域的創(chuàng)新發(fā)展提供了技術工具支持。在信息化背景下，文書檔案管理與信息技術的相結合，能夠充分發(fā)揮信息技術的應用優(yōu)勢，在提高文書檔案管理效率的同時，可以促進文書檔案利用價值的實現。因此，為更好地利用信息技術展開文書檔案管理工作，本文從文書檔案管理現狀問題及優(yōu)化措施等多個方面，深入分析“信息化背景下文書檔案管理工作”具有一定的現實意義。

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)勢概述

（一）降低文書檔案管理成本和提高效率

長期以來，文書檔案管理資料收集、歸檔等工作，主要通過人力方式進行完成，這使得文書檔案管理人員要耗費較長時間做好相關工作，且不具備效率和質量。同時，紙質類檔案資源的保存，往往要占用大量的空間，且空間占有率會隨著文書檔案的增多而不斷提升，不利于文書檔案管理成本的控制。而文書檔案信息化管理，則可以有效解決上述問題[1]。具體來說，在信息化背景下，文書檔案管理人員只需要借助計算機終端的文書檔案管理系統(tǒng)，就可以實現各類文書檔案信息化管理，可以直接通過線上方式完成文書檔案的收集、歸檔和傳輸等工作，極大地提升了工作效率，且可以避免人為操作問題而導致的文書檔案管理質量問題。另外，文書檔案信息化處理，可以減少紙質文件的使用，這樣就可以減少檔案室空間的占用，繼而有利于降低文書檔案管理成本。

（二）促進文書檔案利用效益最大化目標的實現

傳統(tǒng)文書檔案管理工作具有一定的時效限制，使得實時傳輸、借閱等目標難以實現。

而文書檔案信息化管理可以有效解決這些問題。首先，檔案管理人員可以建立文書檔案開發(fā)利用系統(tǒng)，直接根據檔案需求主體的具體需求，線上傳輸相應的文書檔案資源，為其提供時效性高的在線檔案閱覽服務，有效提高了文書檔案服務的時效性[2]。其次，文書檔案以電子化形式進行呈現，可以進行復制，從而可以實現文書檔案一對多的利用服務，具體就是多個檔案需求主體可以同時線上閱覽同一份文書檔案，使得文書檔案利用得以實現利用效益最大化目標[3]。

二、信息化背景下文書檔案管理工作現狀問題分析

（一）文書檔案數字化速度有待提高

在信息化背景下，文書檔案信息化管理備受集團公司的關注和重視，但是仍然存在文書檔案數字化速度不高的問題，主要原因在于集團公司中大量文書檔案的歸檔和管理，仍然以紙質方式為主，使得后續(xù)數字化利用工作受阻[4]。集團公司在文書檔案數字化建設中，之所以出現速度不高的問題，是因為在實踐中存在一些不足和缺陷，具體如下：一是軟硬件設施建設不完善，使得文書檔案資源數字化處理受阻，如缺乏高速掃描儀，不利于文書檔案的高速轉換；二是文書檔案管理人員隊伍建設不足，難以支撐大量存檔紙質檔案的數字化處理，使得文書檔案數字化處理速度不高；三是文書檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)缺乏關聯性，系統(tǒng)之間仍然各自為戰(zhàn)，難以實現文件共享，不利于文書檔案的快速收集與歸檔整理，從而制約著文書檔案管理效果的優(yōu)化和提升[5]。

（二）缺乏有效的文書檔案安全管理

在信息化背景下，文書檔案管理工作雖然在信息技術應用支持下，變得更加便捷和高效，但是也帶來了巨大的安全風險，典型表現是病毒、黑客不法攻擊等，直接影響文書檔案的完整性和真實可靠性，繼而直接影響文書檔案利用價值的挖掘。因此，信息化背景下加強文書檔案安全管理具有十分重要的現實意義。但是集團公司在文書檔案信息化管理中，更加側重于信息技術的使用，未能正確認識信息技術利用所帶來的負面影響，在文書檔案安全管理方面存在缺陷和不足。首先內外網沒有分區(qū)隔離，通用一個網絡進行文書檔案管理，可能引發(fā)泄漏、損壞、非法加密等問題，不利于集團公司合法權益的維護。其次，文書檔案安全管理手段相對單一，現代安全保密技術的應用嚴重缺乏，難以滿足于當下文書檔案管理工作的實際需求。最后，涉密類文書檔案與普通類文書檔案的安全管理方式，并沒有任何區(qū)分，使得涉密類文書檔案存在一定的保密風險。

（三）文書檔案管理與綜合信息技術融合不足

在實踐中，集團公司在文書檔案管理中，各個環(huán)節(jié)未能深度融合大數據技術、云存儲技術等綜合性信息技術，使得文書檔案信息化程度不高。首先，大數據技術在文書檔案管理中的應用不足，使得檢索和開發(fā)等操作難以實現高效化，不利于現代化文書檔案服務平臺的建立；其次，云存儲技術在文書檔案管理中應用不足，文書檔案保存缺乏時效性，且在網絡上難以進行共享，不利于文書檔案利用價值最大化目標的實現。最后，智能算法技術在文書檔案管理中應用不足。在文書檔案管理中，文書檔案的收集與歸檔是檔案資源開發(fā)利用的基礎，智能算法技術的應用不足，使得文書檔案各管理流程缺乏合理性，繼而難以實現精細化檔案管理目標，最終影響文書檔案開發(fā)利用價值的提高。

三、信息化背景下文書檔案管理工作的優(yōu)化對策分析

（一）加快推進文書檔案數字化進程

集團公司文書檔案資源具有種類繁多、內容豐富、涉及面廣、管理難度大等特征，在信息化背景下要實現文書檔案的高效管理目標，應做到文書檔案數字化處理的全覆蓋，才能促進文書檔案信息化管理目標的實現。首先，集團公司應結合文書檔案信息化管理需求，加快配置完善的軟硬件設施，為文書檔案信息化管理創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。因此，集團公司應在配置高速掃描儀、高拍儀硬件設施的基礎上，購置文書檔案格式轉化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)等，實現文書檔案數字化的高效轉換。其次，集團公司應根據人力資源實際，引進文書檔案管理專業(yè)人才，為更好地落實文書檔案數字化管理目標提供支持。對于普通類文書檔案，集團公司可以采取外包方式，由數字化企業(yè)加工處理，以此加快推進文書檔案數字化管理進程。最后，推進信息資源共享哦你工作，以期通過技術手段實現文書檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)之間的數據傳輸，為提高文書檔案開發(fā)利用價值提供支持。

（二）加強文書檔案安全管理

文書檔案開發(fā)利用價值的實現，關鍵在于保障文書檔案安全。因此，集團公司應針對現有問題，采取以下安全管理舉措：首先，執(zhí)行文書檔案管理系統(tǒng)內外網隔離管理，落實安全管理責任的同時，利用防火墻手段來強化訪問IP和U盤管理，及時發(fā)現病毒和非法程序，確保文書檔案管理系統(tǒng)安全運行。其次，注重區(qū)塊鏈、數字水印、云加密等現代新型技術進行文書檔案加密處理，適應新形勢下信息技術應用中的安全管理要求。同時，為確保先進技術應用效果，集團公司既要注重專業(yè)化人才的引進，又要加強現有人才的培訓，建立復合型人才隊伍。最后，加強涉密性文書檔案管理，在先進技術加密處理的基礎上，設定訪問權限，以此保障集團公司的商業(yè)機密和合法權益。

（三）綜合利用現代化信息技術

在信息化時代背景下，文書檔案管理工作應注重現代信息技術的綜合利用，才能切實提高文書檔案管理信息化水平。首先，加強大數據技術的合理使用，運用大數據技術識別和檢索文書檔案資源，設置關鍵詞、短句等檢索條件，滿足于檔案用戶的檔案深層次需求。同時，根據文書檔案類型建立不同的文書檔案數據庫，為后續(xù)文書檔案編研、專題建設等提供便捷支持。其次，加強云存儲技術的合理使用，實現文書檔案自動存儲和永久保存。因此，集團公司應將云終端與文書檔案管理系統(tǒng)有機連接起來，實現文書檔案同步上傳到云終端，節(jié)約文書檔案所占硬盤空間的同時，為高效展開文書檔案管理工作提供支持。最后，加強智能算法技術的合理使用，利用此技術對文書檔案管理系統(tǒng)采集、歸類、整理文書的流程進行優(yōu)化，并設置自動化流程，探尋文書檔案收集歸檔和開發(fā)利用一體化系統(tǒng)，以此實現文書檔案開發(fā)利用價值的最大化目標。

四、結語

綜上所述，在信息化背景下，文書檔案管理者應與時俱進地融合信息技術手段，通過加快推進文書檔案數字化進程，并加強文書檔案安全管理，同時要綜合利用現代化信息技術，才能促進信息技術和文書檔案管理工作的深度融合，繼而有利于文書檔案管理效果的優(yōu)化和提升。

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信息化時代就是信息產生價值的時代。信息化是當今時代發(fā)展的大趨勢，代表著先進生產力。信息化時代按照托夫勒的觀點，第三次浪潮是信息革命，大約從20世紀50年代中期開始，其代表性象征為“計算機”，主要以信息技術為主體，重點是創(chuàng)造和開發(fā)知識。隨著農業(yè)時代和工業(yè)時代的衰落，人類社會正在向信息時代過渡，跨進第三次浪潮文明，其社會形態(tài)是由工業(yè)社會發(fā)展到信息社會。第三次浪潮的信息社會與前兩次浪潮的農業(yè)社會和工業(yè)社會最大的區(qū)別，就是不再以體能和機械能為主，而是以智能為主。