湖南鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳鄉(xiāng)城

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用是發(fā)展的必然趨勢(shì)，和傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的加持下，新的工作模式具有更多的優(yōu)勢(shì)。比如，可以大幅度提高檔案的保密程度。有的檔案涉及個(gè)人隱私，一旦疏忽造成檔案丟失，可能會(huì)產(chǎn)生不可設(shè)想的后果。傳統(tǒng)檔案管理工作模式下檔案數(shù)量龐大、種類(lèi)繁多、歸檔效率低下，查閱檔案時(shí)候也費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展工作能夠最大程度地減少人力成本。

一、傳統(tǒng)高職院校檔案管理的劣勢(shì)

（一）檔案保存環(huán)境堪憂(yōu)

在以往的高職院校檔案管理中，檔案的保存環(huán)境往往不能夠滿(mǎn)足人們對(duì)于檔案保存的需求。檔案具有數(shù)量龐大、數(shù)據(jù)多樣性、內(nèi)容保密性等多項(xiàng)特性。學(xué)校需要建設(shè)專(zhuān)門(mén)的房間來(lái)作為檔案保存室，直接增加了檔案保存的成本。除此之外，紙質(zhì)檔案對(duì)保存環(huán)境提出了更高的要求。潮濕的保存環(huán)境可能會(huì)導(dǎo)致字跡模糊等問(wèn)題，干燥的環(huán)境下又要確保不會(huì)發(fā)生火災(zāi)等意外事故。眾多檔案中還包含隱私信息，對(duì)于這類(lèi)檔案，做好其保密工作至關(guān)重要，但是傳統(tǒng)模式下很難保證其安全性。例如，意外災(zāi)害或者人為竊取等因素，都可能導(dǎo)致檔案損壞丟失。

（二）檔案歸檔查閱效率低下

在傳統(tǒng)高職院校檔案管理工作中，檔案歸檔都是通過(guò)人工來(lái)進(jìn)行操作的。需要人工對(duì)大量檔案依據(jù)類(lèi)型等信息進(jìn)行分類(lèi)，并且編號(hào)進(jìn)行記錄，然后再存放于指定的管理地點(diǎn)。在這樣的工作量之下，如果只是依靠人力處理的話(huà)不僅花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，并且工作內(nèi)容單調(diào)枯燥。長(zhǎng)期的壓力工作下也可能導(dǎo)致檔案歸檔記錄出錯(cuò)。在查閱文檔的時(shí)候，需要通過(guò)編號(hào)等信息人工翻找對(duì)應(yīng)的檔案，不僅需要花費(fèi)大量時(shí)間，同時(shí)還要確保檔案在查閱后不能丟失破損，不影響下次查閱，這些都嚴(yán)重降低了檔案歸檔查閱的效率。

二、在高職院校檔案管理中融合計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的意義

（一）為檔案存儲(chǔ)提供安全環(huán)境

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案往往是采用紙質(zhì)形式進(jìn)行保存。如果有人為破壞或者其他意外因素影響，就很難保證檔案的安全性。由于傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)的，長(zhǎng)期保存的話(huà)檔案中的字跡也會(huì)受損，造成檔案信息丟失。同時(shí)由于檔案數(shù)量龐大，如果在整理歸檔的時(shí)候，由于疏忽導(dǎo)致檔案丟失還有可能會(huì)引起機(jī)密信息的泄露。而通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的幫助，可以完美地解決這些問(wèn)題。通過(guò)電子檔案形式存儲(chǔ)，檔案不會(huì)受到外界因素的影響，導(dǎo)致丟失或者缺損。即使是計(jì)算機(jī)損壞了也可以通過(guò)硬盤(pán)將數(shù)據(jù)導(dǎo)出，或者將數(shù)據(jù)進(jìn)行備份保存。也可以給檔案設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限以及密碼，可以極大地保證檔案的安全性。

（二）提高檔案整理效率

在檔案整理過(guò)程中，由于檔案涉及到各種各樣的數(shù)據(jù)，并且檔案數(shù)量龐大，傳統(tǒng)工作模式下通過(guò)人力往往很難做到檔案的快速歸檔分類(lèi)。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助，可以通過(guò)檔案管理軟件對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔整理，也可以對(duì)不同的文檔進(jìn)行編號(hào)，對(duì)不同類(lèi)型的文檔存儲(chǔ)在不同的文件夾當(dāng)中以便區(qū)分。這樣不僅節(jié)約了大量的空間來(lái)存放檔案，降低了檔案保存的成本，也便于對(duì)檔案進(jìn)行操作管理。

（三）便于檔案的查找

檔案管理工作中，不僅需要對(duì)大量的檔案進(jìn)行歸檔整理。同時(shí)也要根據(jù)他人的需求查找對(duì)應(yīng)的檔案信息。如果不能保障檔案的有序歸檔，那么在查找相關(guān)檔案的時(shí)候就會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間。利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔的同時(shí)，也會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)和命名，在查閱相關(guān)的檔案信息時(shí)，只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入對(duì)應(yīng)檔案的編號(hào)或者關(guān)鍵字，就能夠快速檢索到所需要的檔案信息，在減輕檔案管理工作人員工作量的同時(shí)，也極大地方便了檔案信息需求者。

三、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）使用相關(guān)檔案管理軟件

在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理工作當(dāng)中，工作人員需要通過(guò)人工對(duì)檔案進(jìn)行歸檔整理，還需要進(jìn)行相關(guān)文檔歸檔的記錄。需要調(diào)用查閱檔案的時(shí)候，還需要通過(guò)人工進(jìn)行查找翻閱，如果在記錄檔案存儲(chǔ)相關(guān)信息時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)，就會(huì)導(dǎo)致找不到所需要的檔案。與人工相比，對(duì)于大量的數(shù)據(jù)計(jì)算機(jī)能夠在短短幾秒之內(nèi)根據(jù)用戶(hù)輸入的編號(hào)等關(guān)鍵信息檢索出用戶(hù)所需要的檔案。所以說(shuō)，引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠極大地提高檔案管理的效率。例如，可以通過(guò)使用相關(guān)的檔案管理軟件來(lái)優(yōu)化檔案管理工作。工作人員可以將紙質(zhì)版本的檔案編輯成電子文檔，通過(guò)檔案管理軟件上傳到檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)也可以讓用戶(hù)自行進(jìn)行下載查閱，這樣不僅可以大大提升檔案的存儲(chǔ)、管理以及查找的效率。還直接地避免了紙質(zhì)檔案帶來(lái)的一系列麻煩。通過(guò)檔案管理軟件實(shí)時(shí)顯示檔案存儲(chǔ)數(shù)量、檔案存儲(chǔ)時(shí)間及相關(guān)的信息。這樣能夠極大地方便檔案管理人員開(kāi)展檔案管理工作，另一方面也能有效地提升用戶(hù)查找相關(guān)文檔的便利性。

（二）通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)置檔案查閱權(quán)限

在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候借助計(jì)算機(jī)，一方面可以有效提高檔案管理的效率，方便工作人員以及用戶(hù)管理和查找相關(guān)的檔案。另一方面，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠極大地保障文檔的安全性。由于檔案中記錄著各種各樣的數(shù)據(jù)，有些數(shù)據(jù)可能會(huì)涉及到個(gè)人隱私等一些重要信息。在人工整理檔案的時(shí)候，受檔案數(shù)量大、工作人員精力有限等因素的影響，如果出現(xiàn)疏忽可能就會(huì)導(dǎo)致一些檔案的丟失，從而造成一些重要信息泄露，這樣會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的不良影響。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的幫助下，可以有效地避免檔案丟失。檔案管理工作人員可以對(duì)檔案設(shè)置一定的權(quán)限，特別是一些比較重要的檔案，要采取嚴(yán)格的保護(hù)措施，在計(jì)算機(jī)當(dāng)中安裝病毒防護(hù)軟件，并且對(duì)文檔和相關(guān)的信息進(jìn)行加密處理，對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)置密碼和訪問(wèn)權(quán)限，避免一些別有用心的人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)竊取重要的檔案信息。例如，在整理學(xué)生學(xué)費(fèi)繳納情況的時(shí)候，難免會(huì)涉及學(xué)生的銀行卡信息、身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)等一些個(gè)人私密信息。這時(shí)就需要檔案管理工作人員對(duì)這些文檔進(jìn)行加密處理，并設(shè)置相關(guān)的訪問(wèn)權(quán)限和密碼，有效提高文檔的保密性，確保做到萬(wàn)無(wú)一失。

（三）通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)文檔進(jìn)行歸檔管理

在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式中，由于檔案種類(lèi)多、數(shù)量大，因此必須要給所有的檔案進(jìn)行編號(hào)。在查找檔案的時(shí)候，需要根據(jù)檔案的編號(hào)以及所存儲(chǔ)的不同區(qū)域進(jìn)行翻頁(yè)查找。引入計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)之后，就大大節(jié)省了查找檔案所需的時(shí)間。將文檔編輯為電子版之后，導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，同時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行類(lèi)別劃分以及命名編號(hào)等。對(duì)于不同來(lái)源或者不同用途的檔案要進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)致劃分，方便后續(xù)對(duì)檔案的查找使用。通過(guò)計(jì)算機(jī)搜索檔案的時(shí)候，可以通過(guò)直接輸入檔案名稱(chēng)或者關(guān)鍵字進(jìn)行查閱，最大限度地減少人力資源的占用。

（四）運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案共享

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，不僅僅要注重檔案歸檔存儲(chǔ)的效率，同時(shí)也要注重檔案查找使用的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式下，如果需要查閱使用相關(guān)的檔案，就需要檔案管理工作人員通過(guò)編號(hào)等信息去尋找，查閱檔案的同時(shí)也要對(duì)查閱信息進(jìn)行記錄。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的積極影響下，能夠有效地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。例如，其他人員需要訪問(wèn)檔案的時(shí)候，可以通過(guò)賬號(hào)登錄文檔管理系統(tǒng)，訪問(wèn)自己權(quán)限之內(nèi)的檔案，對(duì)于權(quán)限之外的檔案則不能進(jìn)行查閱。這樣不僅方便了人們查閱相關(guān)的檔案，也最大限度地保證了檔案的安全。除此之外，檔案管理系統(tǒng)也會(huì)對(duì)不同用戶(hù)訪問(wèn)文檔的次數(shù)和查閱信息內(nèi)容進(jìn)行記錄。這種檔案資源共享技術(shù)能夠極大地減少人們查閱文檔所花費(fèi)的時(shí)間，方便檔案管理人員的同時(shí)也方便了檔案查閱用戶(hù)。

（五）提高檔案管理人員工作素質(zhì)

在檔案管理工作中，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)工作人員素質(zhì)低下的問(wèn)題，造成這些問(wèn)題的因素是多方面的。一方面，在高職院校當(dāng)中，大部分從事檔案管理工作的人員都是一些年齡比較大的教師，由于沒(méi)有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過(guò)計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)，可能會(huì)忽略計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的重要性。針對(duì)這種情況，就要求學(xué)校要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)意識(shí)。另一方面就是一些檔案管理工作人員計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能力不足。對(duì)于這種情況，院校可以開(kāi)展計(jì)算機(jī)信息技能培訓(xùn)，確保每一個(gè)在職的檔案管理工作人員都能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。除此之外，也可以在招聘的時(shí)候提高錄用門(mén)檻，要求應(yīng)試者具有一定的計(jì)算機(jī)操作能力，通過(guò)這些能夠極大地提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)以上對(duì)高職院校檔案管理工作的分析不難發(fā)現(xiàn)，在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理工作中存在著檔案保存環(huán)境差，檔案歸檔、查閱效率低下等問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題通過(guò)借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，能夠有效解決檔案管理在保密性以及查閱便利性方面存在的不足。例如，通過(guò)使用檔案管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行歸檔整理，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)置檔案的查閱權(quán)限，確保檔案的保密性，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案共享，提高查詢(xún)檔案的效率等。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理的各個(gè)步驟都不可缺少，具有很強(qiáng)的實(shí)用性，在檔案管理工作中有至關(guān)重要的作用。