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        國有煤炭企業(yè)辦公室工作存在的主要問題及措施建議

        2021-12-27 09:48:04尚艷
        科學與生活 2021年22期
        關鍵詞:主要問題

        摘要:在我國各行各業(yè)如火如荼發(fā)展的當下,國有煤炭企業(yè)步入了全新的發(fā)展紀元。但同時,辦公室工作也迎了更大的沖擊和挑戰(zhàn)。在此情形之下,相關人員必須總攬全局,了解國有煤炭企業(yè)的特殊屬性。掌握辦公室工作的要求和目標,從實際問題出發(fā),規(guī)范辦公室工作流程,有效創(chuàng)新辦公室工作方法。還必須要掌握國有煤炭企業(yè)的整體發(fā)展方向,完善工作架構(gòu),加強優(yōu)秀人員培養(yǎng),以提升其辦公室工作效率和效能。

        關鍵詞:國有煤炭企業(yè);辦公室工作;主要問題;措施建議

        辦公室工作在國有煤炭企業(yè)當中占據(jù)了重要的地位?;诖?,相關人員必須要掌握辦公室的工作職能和工作內(nèi)容,了解各項工作開展流程和方法,利用先進手段的快速收集各項工作信息,對其進行核實后,以此為依據(jù)進行后續(xù)辦公室工作的設計和規(guī)劃。還必須要了解市場變化和企業(yè)發(fā)展情況,堅定立場,緊跟潮流,積極地引進先進的信息技術(shù),構(gòu)建全新的數(shù)字化辦公系統(tǒng),以提升辦公室工作的高效化和現(xiàn)代化水平。還需要立足于現(xiàn)狀,汲取國內(nèi)成功案例的優(yōu)秀經(jīng)驗,構(gòu)建適合企業(yè)發(fā)展和社會發(fā)展的全新辦公室工作體系。

        一、當下國有煤炭企業(yè)辦公室工作存在的問題

        (一)人員水平參差不齊

        且由于國有煤炭企業(yè)的特殊性,其工作環(huán)境較為艱苦,人員招聘具有一定難度。部分企業(yè)為了完成招聘目標,會降低標準,也沒有對相關人員進行嚴格考核,這就導致了新招聘人員的能力和素養(yǎng)參差不齊。部分辦公室的人員不足,在開展辦公室工作時會出現(xiàn)兼職的現(xiàn)象。該部分人員對業(yè)務和流程并不了解,實際操作過程中很容易出現(xiàn)較多的隱患和問題。部分國有煤炭企業(yè)的人員培訓機制存在一定滯后性,未能根據(jù)實際的崗位設置和人員情況進行更新。往往難以使工作人員的能力得到實質(zhì)性的提升。

        (二)工作方法相對單一

        當下,這讓部分的國有煤炭企業(yè)已經(jīng)認識到改革與創(chuàng)新的重要性,但受到各方面條件的相關限制,現(xiàn)有的辦公室計算機數(shù)量難以滿足日益增加的工作需求。部分計算機型號較為老舊,即便引進了相關系統(tǒng),但其和計算機并不適配,后續(xù)的運行過程中極容易出現(xiàn)故障和問題。部分人員本身的信息素養(yǎng)較為有限,難以快速地掌握相關的系統(tǒng)和軟件的操作方法,實際應用當中容易出錯。且部分的辦公室工作中先進行技術(shù)的應用浮于表面,只是簡單地進行相關數(shù)據(jù)的收集,未能將其徹底地應用到實處。這也會使實際的辦公室工作效率大打折扣。

        (三)工作制度較為滯后

        社會、科技、經(jīng)濟的發(fā)展對國有煤炭企業(yè)的運行模式和辦公室工作方式產(chǎn)生了極大程度的影響,但在具體工作開展過程中,部分企業(yè)仍然沿用以往的制度。其制度雖然具有一定的借鑒性和指導性,但其中卻缺乏與現(xiàn)代化的辦公室工作有關的內(nèi)容。這也就導致辦公室工作一旦出現(xiàn)狀況,難以根據(jù)制度進行解決。將會使問題逐步的擴散和蔓延,進而造成極為不利的影響。且部分制度的約束性相對較低,未對工作人員的職責進行明確,后續(xù)很容易出現(xiàn)相互推諉責任或者工作混亂的現(xiàn)象。這也會極大程度地降低制度的執(zhí)行性與貫徹性。

        二、國有煤炭企業(yè)辦公室工作開展的有效措施

        (一)構(gòu)建優(yōu)秀工作隊伍

        在進行辦公室工作人員招聘之前,需對現(xiàn)有的人員構(gòu)成和崗位設置情況進行全面地了解,確定招聘的崗位和人數(shù),優(yōu)先錄用行政管理和相關專業(yè)人員。根據(jù)全新招聘機制對其的能力、素養(yǎng)、專業(yè)、水平、道德等進行多方考核,擇優(yōu)錄用。還需驗證新招人員的執(zhí)政資格,根據(jù)國有煤炭企業(yè)辦公室工作情況,設計專業(yè)化的崗前培訓。結(jié)合國有煤礦企業(yè)辦公室工作需求,對人員培訓進行創(chuàng)新,在其中增加與國有煤炭企業(yè)或辦公室工作有關的先進理論。有效召開辦公室工作的主題講座,聘請行業(yè)專家或優(yōu)秀工作人員傳授知識、分享經(jīng)驗。借助先進的數(shù)字模擬技術(shù)和虛擬現(xiàn)實技術(shù),對辦公室工作過程當中的相關情況進行模擬,引導工作人員進行實訓。還應在培訓過程中增加組織協(xié)調(diào)、政治素養(yǎng)、崗位精神、責任意識、黨風廉政等內(nèi)容,深化人員培訓。全面提升其工作敏銳度、緊急應對能力、業(yè)務能力,以確保國有煤炭企業(yè)辦公室工作隊伍能具備滿足各項工作的能力和素養(yǎng)。

        (二)引進全新工作方法

        在科技發(fā)展如火如荼的當下,國有煤炭企業(yè)應緊跟時代潮流,科學設置專項資金,根據(jù)工作需求進行先進計算機設備的引入,為數(shù)字化辦公系統(tǒng)的建設打下基礎??山Y(jié)合實際的國有煤炭企業(yè)辦公室工作需求構(gòu)建全新的辦公系統(tǒng),以大數(shù)據(jù)技術(shù)為媒介收集與辦公室工作有關的各項信息和咨詢,根據(jù)要求進行整理和歸檔,將其上傳到辦公室工作系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫中。從安全層面考量,引入數(shù)字認證、防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡安全技術(shù),對系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫進行全面的管理。如果工作人員需獲取信息,則應通過權(quán)限認證和身份認證。也可對系統(tǒng)參數(shù)進行設置,定期地在內(nèi)部平臺上傳辦公室工作相關信息,以供工作人員獲取。避免出現(xiàn)信息泄露而給國有煤炭企業(yè)造成一系列不必要損失的同時,最大限度地發(fā)揮相關信息和數(shù)據(jù)的價值。也可對自動化辦公管理平臺的功能進行完善,在其中引入智能AI技術(shù),提升平臺的自動化和人性化水平。根據(jù)辦公室業(yè)務特點引進相應的軟件,在其中增加了符合國有煤炭企業(yè)工作的功能,有效簡化工作流程,提升工作效率。也可借助系統(tǒng)對各環(huán)節(jié)的國有煤炭企業(yè)辦公室工作進行全面化、動態(tài)化、實時化的監(jiān)督。一旦出現(xiàn)異常,系統(tǒng)可以快速定位,并將其發(fā)送給相關人員。以確保其能在第一時間掌握情況,根據(jù)辦公室工作規(guī)章和相關制度進行處理。

        (三)完善現(xiàn)有工作制度

        國有煤炭企業(yè)工作人員必須堅定立場,對與辦公室工作有關的各項制度、方針進行全面地了解,以遵紀遵法為前提,推出基于辦公室工作的崗位責任制。從頂層設計入手進行各個環(huán)節(jié)工作內(nèi)容、責任、義務的劃分,將其以任務的形式落實到每一個人員頭上,使辦公室人員能嚴格履行自身職責。也應重新省視國有煤炭企業(yè),結(jié)合實際情況制定全新的日常治理制度。對辦公室工作進行細化,推出相應的會議安排召開制度、公函處理制度、檔案治理制度,以及信息工作制度、內(nèi)部控制制度、督查制度、信訪制度、保密制度、系統(tǒng)與軟件管理制度等,對各環(huán)節(jié)各部門的工作進行精細劃分。還需要對辦公室工作內(nèi)容進行有效梳理,推出全新的績效考評制度,將其和工作人員的待遇和福利掛鉤。完善國有煤炭企業(yè)辦公室工作獎懲制度,根據(jù)崗位設置和人員情況制定相應的獎勵細則,滲透人文關懷、加強評優(yōu)評先,通過精神獎勵和物質(zhì)獎勵并存的方式,激發(fā)相關人員的工作熱情和主動性。嚴格執(zhí)行懲罰條例,對違規(guī)違紀的人員進行嚴肅的處置和處罰。

        三、結(jié)束語

        綜上所述,在國有煤炭企業(yè)的競爭日益激烈的情況之下,相關人員必須要掌握行業(yè)發(fā)展方向和科技發(fā)展趨勢,結(jié)合實際存在的問題,不斷地進行辦公室工作的探索和研究,制定具有可行性、針對性、前瞻性的工作方案。還必須要發(fā)揮辦公室工作的聯(lián)系各方、承上啟下、溝通內(nèi)外的作用,加強對辦公室工作人員的管理,通過有效的教育與培訓,提升其工作實力和業(yè)務能力,以更好地解決各項突發(fā)狀況和問題。也可積極地引進先進的辦公室工作系統(tǒng)和軟件,借助信息化手段進行全面、深入、透徹的管理和監(jiān)督,將工作隱患與風險扼殺在萌芽階段。從長遠計,完善現(xiàn)有的辦公室工作制度,不斷地進行調(diào)整和修正,確保各環(huán)節(jié)工作更有章法。這樣才能為辦公室工作的高效開展和國有煤炭企業(yè)的長遠發(fā)展奠定良好的基礎。

        參考文獻:

        [1]張海濱.提高國有企業(yè)辦公室工作效率探討[J]. 辦公室業(yè)務,2020(12):10-11.

        [2] 任彩麗.煤礦企業(yè)辦公室工作中精細化管理方法的運用[J]. 魅力中國,2020(33):497-498.

        [3] 李雙喜.國有煤炭企業(yè)辦公室工作存在的主要問題及措施建議[J]. 企業(yè)改革與管理,2020(23):39-40.

        作者簡介:

        尚艷(1979.06—),女,漢族,陜西蒲城人,大學本科學歷;現(xiàn)就職于陜西陜煤蒲白礦業(yè)煤化運營公司;研究方向:企業(yè)黨建。

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