摘要：在我國各行各業(yè)如火如荼發(fā)展的當下，國有煤炭企業(yè)步入了全新的發(fā)展紀元。但同時，辦公室工作也迎了更大的沖擊和挑戰(zhàn)。在此情形之下，相關人員必須總攬全局，了解國有煤炭企業(yè)的特殊屬性。掌握辦公室工作的要求和目標，從實際問題出發(fā)，規(guī)范辦公室工作流程，有效創(chuàng)新辦公室工作方法。還必須要掌握國有煤炭企業(yè)的整體發(fā)展方向，完善工作架構(gòu)，加強優(yōu)秀人員培養(yǎng)，以提升其辦公室工作效率和效能。

關鍵詞：國有煤炭企業(yè);辦公室工作;主要問題;措施建議

辦公室工作在國有煤炭企業(yè)當中占據(jù)了重要的地位?；诖?，相關人員必須要掌握辦公室的工作職能和工作內(nèi)容，了解各項工作開展流程和方法，利用先進手段的快速收集各項工作信息，對其進行核實后，以此為依據(jù)進行后續(xù)辦公室工作的設計和規(guī)劃。還必須要了解市場變化和企業(yè)發(fā)展情況，堅定立場，緊跟潮流，積極地引進先進的信息技術(shù)，構(gòu)建全新的數(shù)字化辦公系統(tǒng)，以提升辦公室工作的高效化和現(xiàn)代化水平。還需要立足于現(xiàn)狀，汲取國內(nèi)成功案例的優(yōu)秀經(jīng)驗，構(gòu)建適合企業(yè)發(fā)展和社會發(fā)展的全新辦公室工作體系。

一、當下國有煤炭企業(yè)辦公室工作存在的問題

（一）人員水平參差不齊

且由于國有煤炭企業(yè)的特殊性，其工作環(huán)境較為艱苦，人員招聘具有一定難度。部分企業(yè)為了完成招聘目標，會降低標準，也沒有對相關人員進行嚴格考核，這就導致了新招聘人員的能力和素養(yǎng)參差不齊。部分辦公室的人員不足，在開展辦公室工作時會出現(xiàn)兼職的現(xiàn)象。該部分人員對業(yè)務和流程并不了解，實際操作過程中很容易出現(xiàn)較多的隱患和問題。部分國有煤炭企業(yè)的人員培訓機制存在一定滯后性，未能根據(jù)實際的崗位設置和人員情況進行更新。往往難以使工作人員的能力得到實質(zhì)性的提升。

（二）工作方法相對單一

當下，這讓部分的國有煤炭企業(yè)已經(jīng)認識到改革與創(chuàng)新的重要性，但受到各方面條件的相關限制，現(xiàn)有的辦公室計算機數(shù)量難以滿足日益增加的工作需求。部分計算機型號較為老舊，即便引進了相關系統(tǒng)，但其和計算機并不適配，后續(xù)的運行過程中極容易出現(xiàn)故障和問題。部分人員本身的信息素養(yǎng)較為有限，難以快速地掌握相關的系統(tǒng)和軟件的操作方法，實際應用當中容易出錯。且部分的辦公室工作中先進行技術(shù)的應用浮于表面，只是簡單地進行相關數(shù)據(jù)的收集，未能將其徹底地應用到實處。這也會使實際的辦公室工作效率大打折扣。

（三）工作制度較為滯后

社會、科技、經(jīng)濟的發(fā)展對國有煤炭企業(yè)的運行模式和辦公室工作方式產(chǎn)生了極大程度的影響，但在具體工作開展過程中，部分企業(yè)仍然沿用以往的制度。其制度雖然具有一定的借鑒性和指導性，但其中卻缺乏與現(xiàn)代化的辦公室工作有關的內(nèi)容。這也就導致辦公室工作一旦出現(xiàn)狀況，難以根據(jù)制度進行解決。將會使問題逐步的擴散和蔓延，進而造成極為不利的影響。且部分制度的約束性相對較低，未對工作人員的職責進行明確，后續(xù)很容易出現(xiàn)相互推諉責任或者工作混亂的現(xiàn)象。這也會極大程度地降低制度的執(zhí)行性與貫徹性。

二、國有煤炭企業(yè)辦公室工作開展的有效措施

（一）構(gòu)建優(yōu)秀工作隊伍

在進行辦公室工作人員招聘之前，需對現(xiàn)有的人員構(gòu)成和崗位設置情況進行全面地了解，確定招聘的崗位和人數(shù)，優(yōu)先錄用行政管理和相關專業(yè)人員。根據(jù)全新招聘機制對其的能力、素養(yǎng)、專業(yè)、水平、道德等進行多方考核，擇優(yōu)錄用。還需驗證新招人員的執(zhí)政資格，根據(jù)國有煤炭企業(yè)辦公室工作情況，設計專業(yè)化的崗前培訓。結(jié)合國有煤礦企業(yè)辦公室工作需求，對人員培訓進行創(chuàng)新，在其中增加與國有煤炭企業(yè)或辦公室工作有關的先進理論。有效召開辦公室工作的主題講座，聘請行業(yè)專家或優(yōu)秀工作人員傳授知識、分享經(jīng)驗。借助先進的數(shù)字模擬技術(shù)和虛擬現(xiàn)實技術(shù)，對辦公室工作過程當中的相關情況進行模擬，引導工作人員進行實訓。還應在培訓過程中增加組織協(xié)調(diào)、政治素養(yǎng)、崗位精神、責任意識、黨風廉政等內(nèi)容，深化人員培訓。全面提升其工作敏銳度、緊急應對能力、業(yè)務能力，以確保國有煤炭企業(yè)辦公室工作隊伍能具備滿足各項工作的能力和素養(yǎng)。

（二）引進全新工作方法

在科技發(fā)展如火如荼的當下，國有煤炭企業(yè)應緊跟時代潮流，科學設置專項資金，根據(jù)工作需求進行先進計算機設備的引入，為數(shù)字化辦公系統(tǒng)的建設打下基礎?？山Y(jié)合實際的國有煤炭企業(yè)辦公室工作需求構(gòu)建全新的辦公系統(tǒng)，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為媒介收集與辦公室工作有關的各項信息和咨詢，根據(jù)要求進行整理和歸檔，將其上傳到辦公室工作系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫中。從安全層面考量，引入數(shù)字認證、防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡安全技術(shù)，對系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫進行全面的管理。如果工作人員需獲取信息，則應通過權(quán)限認證和身份認證。也可對系統(tǒng)參數(shù)進行設置，定期地在內(nèi)部平臺上傳辦公室工作相關信息，以供工作人員獲取。避免出現(xiàn)信息泄露而給國有煤炭企業(yè)造成一系列不必要損失的同時，最大限度地發(fā)揮相關信息和數(shù)據(jù)的價值。也可對自動化辦公管理平臺的功能進行完善，在其中引入智能AI技術(shù)，提升平臺的自動化和人性化水平。根據(jù)辦公室業(yè)務特點引進相應的軟件，在其中增加了符合國有煤炭企業(yè)工作的功能，有效簡化工作流程，提升工作效率。也可借助系統(tǒng)對各環(huán)節(jié)的國有煤炭企業(yè)辦公室工作進行全面化、動態(tài)化、實時化的監(jiān)督。一旦出現(xiàn)異常，系統(tǒng)可以快速定位，并將其發(fā)送給相關人員。以確保其能在第一時間掌握情況，根據(jù)辦公室工作規(guī)章和相關制度進行處理。

（三）完善現(xiàn)有工作制度

國有煤炭企業(yè)工作人員必須堅定立場，對與辦公室工作有關的各項制度、方針進行全面地了解，以遵紀遵法為前提，推出基于辦公室工作的崗位責任制。從頂層設計入手進行各個環(huán)節(jié)工作內(nèi)容、責任、義務的劃分，將其以任務的形式落實到每一個人員頭上，使辦公室人員能嚴格履行自身職責。也應重新省視國有煤炭企業(yè)，結(jié)合實際情況制定全新的日常治理制度。對辦公室工作進行細化，推出相應的會議安排召開制度、公函處理制度、檔案治理制度，以及信息工作制度、內(nèi)部控制制度、督查制度、信訪制度、保密制度、系統(tǒng)與軟件管理制度等，對各環(huán)節(jié)各部門的工作進行精細劃分。還需要對辦公室工作內(nèi)容進行有效梳理，推出全新的績效考評制度，將其和工作人員的待遇和福利掛鉤。完善國有煤炭企業(yè)辦公室工作獎懲制度，根據(jù)崗位設置和人員情況制定相應的獎勵細則，滲透人文關懷、加強評優(yōu)評先，通過精神獎勵和物質(zhì)獎勵并存的方式，激發(fā)相關人員的工作熱情和主動性。嚴格執(zhí)行懲罰條例，對違規(guī)違紀的人員進行嚴肅的處置和處罰。

三、結(jié)束語

綜上所述，在國有煤炭企業(yè)的競爭日益激烈的情況之下，相關人員必須要掌握行業(yè)發(fā)展方向和科技發(fā)展趨勢，結(jié)合實際存在的問題，不斷地進行辦公室工作的探索和研究，制定具有可行性、針對性、前瞻性的工作方案。還必須要發(fā)揮辦公室工作的聯(lián)系各方、承上啟下、溝通內(nèi)外的作用，加強對辦公室工作人員的管理，通過有效的教育與培訓，提升其工作實力和業(yè)務能力，以更好地解決各項突發(fā)狀況和問題。也可積極地引進先進的辦公室工作系統(tǒng)和軟件，借助信息化手段進行全面、深入、透徹的管理和監(jiān)督，將工作隱患與風險扼殺在萌芽階段。從長遠計，完善現(xiàn)有的辦公室工作制度，不斷地進行調(diào)整和修正，確保各環(huán)節(jié)工作更有章法。這樣才能為辦公室工作的高效開展和國有煤炭企業(yè)的長遠發(fā)展奠定良好的基礎。

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作者簡介：

尚艷（1979.06—），女，漢族，陜西蒲城人，大學本科學歷;現(xiàn)就職于陜西陜煤蒲白礦業(yè)煤化運營公司;研究方向：企業(yè)黨建。