□王 琳

（張掖市農(nóng)業(yè)綜合行政執(zhí)法隊(duì) 甘肅 張掖 734000）

農(nóng)業(yè)檔案開(kāi)發(fā)管理是在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)及技術(shù)研究活動(dòng)中形成的按歸檔制度統(tǒng)一文件材料的總稱(chēng)。建立完整農(nóng)業(yè)檔案，對(duì)于農(nóng)業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化和信息化具有重要作用[1]。

1 農(nóng)業(yè)檔案管理工作的必要性

檔案管理是農(nóng)業(yè)管理不可或缺的一項(xiàng)工作，具有非常重要的地位。農(nóng)業(yè)檔案中記載著本地區(qū)人文環(huán)境、土地資源等情況及本部門(mén)日常運(yùn)行和管理活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等資料，可以較為全面地反映出一個(gè)地區(qū)農(nóng)業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和農(nóng)業(yè)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)之間的關(guān)系，不僅為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供了指導(dǎo)方向，還可以為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)提供技術(shù)支撐，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。將市場(chǎng)作為導(dǎo)向，通過(guò)高新技術(shù)手段，以實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)最大化為目標(biāo)，有利于農(nóng)業(yè)資源整合，促進(jìn)農(nóng)業(yè)快速增長(zhǎng)，使農(nóng)民生活水平得到大幅提升，從而推進(jìn)農(nóng)村發(fā)展。農(nóng)業(yè)檔案管理有助于農(nóng)業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展，能為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)作出有效的引導(dǎo)，可以給農(nóng)業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo)，加快新農(nóng)村建設(shè)與發(fā)展?？梢?jiàn)，農(nóng)業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化實(shí)施具有重要意義。

2 農(nóng)業(yè)檔案在農(nóng)業(yè)發(fā)展中的促進(jìn)作用

農(nóng)業(yè)檔案是農(nóng)學(xué)科研成果的體現(xiàn)，不僅記錄了農(nóng)業(yè)科研的整個(gè)過(guò)程，也為今后農(nóng)業(yè)發(fā)展及農(nóng)業(yè)活動(dòng)管理提供了依據(jù)，指明了方向。農(nóng)業(yè)檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)、資料可以反映出一段時(shí)間內(nèi)的農(nóng)業(yè)發(fā)展規(guī)律，為農(nóng)業(yè)持續(xù)性發(fā)展提供可能。農(nóng)業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要因素，農(nóng)業(yè)檔案管理有利于推動(dòng)農(nóng)業(yè)進(jìn)一步發(fā)展，科學(xué)地幫助農(nóng)民創(chuàng)收，提高農(nóng)村的整體經(jīng)濟(jì)水平。檔案部門(mén)應(yīng)大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用數(shù)字化等技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，給農(nóng)民提供更全面、準(zhǔn)確的農(nóng)業(yè)知識(shí)及資源狀況，這些生產(chǎn)信息和相關(guān)技術(shù)將會(huì)引導(dǎo)農(nóng)民更合理地規(guī)劃和利用現(xiàn)有的資源[2]。

2.1 提供農(nóng)業(yè)信息

檔案部門(mén)在農(nóng)業(yè)檔案的管理中，應(yīng)為基層用戶提供綜合性和實(shí)用性信息，以此推動(dòng)農(nóng)業(yè)信息化發(fā)展。同時(shí)，提高農(nóng)業(yè)檔案服務(wù)意識(shí)，積極拓展農(nóng)業(yè)檔案管理中被服務(wù)對(duì)象的信息需求，據(jù)此提供可靠的農(nóng)業(yè)信息，并結(jié)合信息特點(diǎn)、范圍等采取有針對(duì)性的服務(wù)方式，增加農(nóng)業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。

2.2 降低農(nóng)業(yè)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)

農(nóng)業(yè)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)高是由信息不全面、不及時(shí)、不準(zhǔn)確造成的，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)生產(chǎn)出現(xiàn)盲目性及滯后性。為了降低農(nóng)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，可以利用農(nóng)業(yè)檔案為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者提供相關(guān)信息，確保農(nóng)業(yè)投資方向準(zhǔn)確。實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)全階段信息銜接，處理好生產(chǎn)前、生產(chǎn)中、生產(chǎn)后各種信息的有效傳達(dá)，處理好生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)供求關(guān)系平衡。

2.3 加快農(nóng)業(yè)技術(shù)傳播與推廣

農(nóng)業(yè)檔案管理中，利用信息傳播技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)農(nóng)業(yè)信息跨越時(shí)間與空間的傳播，使農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的技術(shù)資料能夠準(zhǔn)時(shí)到達(dá)生產(chǎn)者手中，為生產(chǎn)者播種、栽植、施肥等提供信息參考。

2.4 及時(shí)把握政策導(dǎo)向

在新經(jīng)濟(jì)背景下，國(guó)家農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵就是提高國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力。農(nóng)業(yè)檔案信息化管理，有利于農(nóng)業(yè)管理部門(mén)及時(shí)了解市場(chǎng)行情與農(nóng)產(chǎn)品的特征，從而合理定價(jià)，提高價(jià)格優(yōu)勢(shì)，更有利于生產(chǎn)者確定自己的投資方向，提高農(nóng)產(chǎn)品的檔次。

3 農(nóng)業(yè)檔案管理方法

3.1 提升農(nóng)業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)

農(nóng)業(yè)檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜而又艱巨的工程。首先，要從提升農(nóng)業(yè)檔案工作的認(rèn)識(shí)入手，切實(shí)加大對(duì)農(nóng)業(yè)檔案工作的管理力度，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)，做好資料搜集整理和歸檔處理工作。其次，要加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)投入，保障計(jì)算機(jī)、檔案柜、檔案盒等硬件設(shè)施設(shè)備配置齊全，確保農(nóng)業(yè)檔案管理得以順利實(shí)施。再次，要健全、完善農(nóng)業(yè)檔案管理制度，并制定相關(guān)激勵(lì)制度和懲罰措施，促進(jìn)農(nóng)業(yè)檔案管理制度落到實(shí)處。最后，要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案管理的宣傳教育，使廣大干部職工對(duì)農(nóng)業(yè)檔案管理有所認(rèn)知和了解，并通過(guò)學(xué)習(xí)農(nóng)業(yè)檔案管理相關(guān)法規(guī)，提升對(duì)農(nóng)業(yè)檔案法規(guī)的認(rèn)識(shí)，積極服務(wù)于新農(nóng)村建設(shè)[3]。

3.2 做好農(nóng)業(yè)檔案資料日常收集工作

在農(nóng)業(yè)檔案管理過(guò)程中要保障檔案齊全，主要負(fù)責(zé)同志要高度重視，認(rèn)真履行農(nóng)業(yè)檔案管理工作的職責(zé)，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)農(nóng)業(yè)檔案日常收集工作，特別是及時(shí)收集本部門(mén)、本單位承辦和起草的各項(xiàng)文件制度、重要數(shù)據(jù)以及過(guò)程性原始材料等有價(jià)值的工作資料，確保農(nóng)業(yè)檔案資料的完整性和有效性。

3.3 合理制定農(nóng)業(yè)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

農(nóng)業(yè)檔案通常分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、人員檔案和榮譽(yù)實(shí)物、特殊載體及其他檔案等一級(jí)類(lèi)目，在這些一級(jí)類(lèi)目下還可設(shè)二級(jí)類(lèi)目、三級(jí)類(lèi)目等，一般按時(shí)間先后順序采取集中式年度歸檔分類(lèi)排列方式進(jìn)行整理歸檔。

3.4 提升農(nóng)業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

農(nóng)業(yè)檔案管理工作要求檔案管理人員具有較高的素質(zhì)，檔案管理人員的素質(zhì)將對(duì)檔案工作的管理水平產(chǎn)生直接影響。因此，檔案管理人員要注重個(gè)人能力的提升，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化個(gè)人綜合素養(yǎng)，做到對(duì)農(nóng)業(yè)工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)如數(shù)家珍，對(duì)農(nóng)業(yè)檔案了如指掌，掌握履行崗位職責(zé)所必備的各種知識(shí)和能力。

4 完善農(nóng)業(yè)檔案管理的建議

4.1 建設(shè)農(nóng)業(yè)項(xiàng)目檔案

建設(shè)項(xiàng)目檔案，指的是從項(xiàng)目申請(qǐng)開(kāi)始到項(xiàng)目完成期間發(fā)生的文字、圖片、視頻等資料，是項(xiàng)目建設(shè)整個(gè)過(guò)程的概況。尤其是農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)建設(shè)中許多內(nèi)容都應(yīng)建檔歸檔管理。

4.2 項(xiàng)目申報(bào)立項(xiàng)檔案

農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目包括土地治理項(xiàng)目和多種經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目，土地治理項(xiàng)目包括低產(chǎn)田改造和生態(tài)綜合治理等內(nèi)容，所以農(nóng)業(yè)檔案工作人員在整理檔案時(shí)要對(duì)其進(jìn)行細(xì)化，在項(xiàng)目建設(shè)初期一定要做好項(xiàng)目調(diào)查研究工作，通過(guò)數(shù)據(jù)和文字對(duì)農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的可行性進(jìn)行研究。當(dāng)項(xiàng)目批復(fù)后，需要將批復(fù)的文件及項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃表一并歸檔[4]。

4.3 項(xiàng)目投標(biāo)并加強(qiáng)監(jiān)理檔案管理

根據(jù)國(guó)家相關(guān)要求，農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)大型工程必須公開(kāi)招投標(biāo)，選擇合適的施工方，繼而簽訂建設(shè)合同。項(xiàng)目工程的整個(gè)開(kāi)發(fā)都是圍繞合同進(jìn)行的，它是聯(lián)系各方的紐帶和橋梁，在合同管理的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量資料。工程監(jiān)理檔案也是農(nóng)業(yè)檔案管理中非常重要的部分，對(duì)工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全、成本監(jiān)督具有重要意義，工程監(jiān)理的整個(gè)運(yùn)作過(guò)程都應(yīng)進(jìn)行檔案管理。

4.4 項(xiàng)目竣工檔案管理

在農(nóng)業(yè)工程項(xiàng)目完工后，要做好對(duì)合同文件和技術(shù)材料的整理工作，做好工程的竣工驗(yàn)收工作，并將工程監(jiān)理報(bào)告提交給有關(guān)部門(mén)，完成工程的收尾工作。

4.5 加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目的圖片檔案管理

農(nóng)業(yè)工程項(xiàng)目的圖片管理涉及前、中、后3 個(gè)部分，檔案人員需隨時(shí)對(duì)圖片進(jìn)行整理，并根據(jù)時(shí)間先后順序?qū)ζ溥M(jìn)行管理，通過(guò)圖片可以使整個(gè)農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的全部歷程一目了然。

4.6 管理會(huì)計(jì)檔案

農(nóng)業(yè)檔案管理中，會(huì)計(jì)檔案同樣重要，主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)告等核算材料，會(huì)計(jì)檔案記錄了單位經(jīng)濟(jì)的原始活動(dòng)，所以對(duì)其一定要妥善保管。

4.7 科學(xué)管理檔案

財(cái)會(huì)人員和檔案歸檔人員在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的收集工作時(shí)，應(yīng)根據(jù)歸檔范圍進(jìn)行整理，不僅要對(duì)會(huì)計(jì)部門(mén)中已有的檔案文件資料進(jìn)行整理，還需要將散存于其他人手中的材料進(jìn)行歸檔整理，防止遺漏。雖然現(xiàn)在計(jì)算機(jī)已經(jīng)普及，但是大量電子文件同樣需要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔處理，而有些材料還需要以紙質(zhì)方式存檔。

5 農(nóng)業(yè)檔案發(fā)展建議

第一，提高檔案管理信息化工作水平。在日常收集、立卷的過(guò)程中，做到電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，電子檔案方便查找和自行檢索，紙質(zhì)檔案利于保存，兩種檔案“齊頭并進(jìn)”，以便隨時(shí)調(diào)用和查詢。

第二，對(duì)電子文件檔案實(shí)施管理，以防紙質(zhì)檔案和部分電子檔案發(fā)生重復(fù)編號(hào)的問(wèn)題。

第三，合理使用信息技術(shù)，依托計(jì)算機(jī)對(duì)農(nóng)業(yè)檔案進(jìn)行圖像掃描、文字處理等，在不影響檔案正常使用及其完整性、真實(shí)性的基礎(chǔ)上，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案保存，既提高了圖像檔案的管理效率，又提高了檔案利用率。

6 結(jié)束語(yǔ)

農(nóng)業(yè)檔案的有效管理可推動(dòng)農(nóng)業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展，并有效引導(dǎo)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)，因此對(duì)農(nóng)業(yè)檔案進(jìn)行管理極為必要。在進(jìn)行農(nóng)業(yè)檔案管理時(shí)，可以從人員、設(shè)備及領(lǐng)導(dǎo)的重視度等方面加強(qiáng)建設(shè)，比如提升檔案管理人員的素質(zhì)，使用信息化、數(shù)字化檔案管理模式，提升對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)等，從而促進(jìn)農(nóng)業(yè)資源利用的最優(yōu)化，最終推動(dòng)農(nóng)業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。