蔡婧

摘要∶文書(shū)檔案管理是辦公室工作中非常重要的一環(huán)，其關(guān)系到辦公室的工作效率。辦公室文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)真實(shí)記錄單位或機(jī)構(gòu)歷史發(fā)展進(jìn)程的工作，應(yīng)該以時(shí)代的要求和變化為導(dǎo)向，不斷摸索高效、可持續(xù)的管理模式。除了完善基礎(chǔ)配套設(shè)施的建設(shè)、強(qiáng)化檔案信息化管理、提高人員綜 合素質(zhì)外，還要強(qiáng)化對(duì)文書(shū)檔案管理的重視，調(diào)動(dòng)文書(shū)檔案管理人員的主動(dòng)性和積極性。通過(guò)多方面的努力，確保辦公室文書(shū)檔案管理效率能夠進(jìn)一步提升，進(jìn)而推動(dòng)單位全面穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞∶辦公室文書(shū)：檔案管理：效率提升

一個(gè)單位、企業(yè)管理水平的高低可通過(guò)其文書(shū)檔案管理水平判斷，而檔案管理的效果和質(zhì)量也直接決定著企業(yè)內(nèi)部檔案資料的完整性與其價(jià)值。提升文書(shū)檔案管理工作水平和地位，不僅要增強(qiáng)文書(shū)工作與檔案管理工作間的銜接，促進(jìn)各部門密切協(xié)作，建立健全檔案管理、保障機(jī)制，還要不斷完善相關(guān)工作程序，更好地促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，積極開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值和良好作用，提高檔案資料利用率，只有這樣才能確保企業(yè)長(zhǎng)足、穩(wěn)定、健康發(fā)展。

1辦公室文書(shū)檔案收集及歸檔工作的重要性

辦公室工作是一個(gè)單位或機(jī)構(gòu)重要組成部門，起著上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)各部門工作的作用，是辦好各項(xiàng)工作的重要樞紐。辦公室文書(shū)檔案管理成為一項(xiàng)相當(dāng)專業(yè)性的工作，尤其是目前文書(shū)檔案管理也開(kāi)始應(yīng)用信息技術(shù)，這就對(duì)于文書(shū)檔案管理人員的工作能力提出了更高的要求。因此，對(duì)單位而言，辦公室文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)極為重要的工作，文書(shū)檔案管理效率的高低直接影響整個(gè)單位的管理成效。因此，提升辦公室文書(shū)檔案管理效率，能夠有效推動(dòng)單位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)一個(gè)單位或機(jī)構(gòu)有著重要的意義。辦公室文書(shū)檔案收集以及歸檔工作能夠收集企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)資料，作為企事業(yè)單位發(fā)展的重要見(jiàn)證以及記錄，人們能夠通過(guò)翻閱各種辦公室文檔的方式獲得基礎(chǔ)性的資料，了解企事業(yè)單位運(yùn)行實(shí)際狀況。同時(shí)檔案也是企事業(yè)單位發(fā)展變化的見(jiàn)證，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供了重要的參考。

2提升辦公室文書(shū)檔案管理效率的對(duì)策

2.1提高文書(shū)檔案管理工作重視程度。

在實(shí)際工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，認(rèn)識(shí)到辦公室文 書(shū)檔案管理工作對(duì)整個(gè)單位工作開(kāi)展的重要性，將辦公室文書(shū)檔案管理工作提到同其他工作一樣重要的位置上。辦公室文書(shū)檔案管理水平的高低，離不開(kāi)文書(shū)檔案管理人員對(duì)文書(shū)檔案的重視，每一份文件在其手中經(jīng)過(guò)，是否確定為歸檔文件，對(duì)檔案整理工作具有重要意義。因此，必須要提高 文書(shū)檔案管理人員對(duì)文書(shū)檔案的重視程度。在平時(shí)工作中，單位可以在全單位范圍內(nèi)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案重要性的宣傳，多提供機(jī)會(huì)出去參加檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不定期組織檔案驗(yàn)收工作，從思想上重視這份工作。

2.2加強(qiáng)文書(shū)檔案宣傳工作。

加強(qiáng)文書(shū)檔案管理宣傳工作，能夠提升相關(guān)工作人員對(duì)于檔案整理以 及歸檔的重視。宣傳對(duì)于企事業(yè)單位運(yùn)行必不可少，通過(guò)文書(shū)檔案宣傳工 作，能夠使相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理工作的重要性有進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)，約束其更好地進(jìn)行檔案的收集以及管理，能夠從側(cè)面監(jiān)督辦公室文書(shū)檔案管 理的真實(shí)性、高效性以及完整性，提升辦公室文書(shū)檔案管理的效率。加強(qiáng) 文書(shū)檔案宣傳工作，需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于文書(shū)檔案收集以及管理工作的重 視，只有領(lǐng)導(dǎo)層重視，才可能有效使各種改革措施達(dá)到上傳下達(dá)的改革過(guò)程。許多單位對(duì)于辦公室文書(shū)檔案收集以及歸檔工作不夠重視，特別是領(lǐng) 導(dǎo)層面缺乏對(duì)于辦公室文書(shū)檔案管理工作的宣傳，檔案管理雖然不能直接 收到經(jīng)濟(jì)效益，但是對(duì)整個(gè)單位的發(fā)展以及品牌建設(shè)、文化建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決 策起著基礎(chǔ)性的作用，是單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及可持續(xù)發(fā)展的必不可少的要素。 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，能夠促進(jìn)文書(shū)檔案宣傳工作，加強(qiáng)宣傳的效率，從而提升管理人員的管理水平。

2.3采用專業(yè)化管理模式，引人先進(jìn)的管理方法。

文書(shū)檔案管理應(yīng)當(dāng)是辦公室的一項(xiàng)重要工作，但目前許多單位對(duì)這項(xiàng)工作都不夠重視，沒(méi)有從單位整體工作層面對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行安排，規(guī)劃不 及時(shí)，部署不到位。因此各單位要結(jié)合文書(shū)檔案管理工作中檢查出的問(wèn)題進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，對(duì)于工作中好的做法，則要積極推廣。還要提高管理人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度，尤其是在當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，必須轉(zhuǎn)變文書(shū)檔案管理理念，以先進(jìn)理念來(lái)指導(dǎo)工作實(shí)踐。辦公室文 書(shū)檔案管理人員要清楚地認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的要求，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，尤其是要學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)資源和互聯(lián)網(wǎng)工具來(lái)實(shí)施管理。信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了文書(shū)檔案管理的煩瑣性，使得整個(gè) 管理流程都更簡(jiǎn)潔，工作效率更高，因此對(duì)于先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用是非 常有必要的。

2.4調(diào)動(dòng)文書(shū)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性。

在日常工作中，單位檔案管理人員普遍存在被邊緣化的現(xiàn)象，因此工作人員工作的積極性和主動(dòng)性不高，調(diào)動(dòng)文書(shū)檔案管理人員的積極性和主 動(dòng)性可從下面三方面人手：首先，尋找適合崗位的人。在招聘時(shí)要嚴(yán)格把關(guān)，針對(duì)崗位職責(zé)和工作性質(zhì)，招聘具有專業(yè)知識(shí)、較強(qiáng)責(zé)任心和富有工作熱 情的人才來(lái)?yè)?dān)任此項(xiàng)工作。熱愛(ài)崗位，才能更好地從事檔案管理工作。其 次，滿足文書(shū)管理員基本需求，幫助其調(diào)整心態(tài)。關(guān)心和滿足現(xiàn)有的檔案管理員工作的需求，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，完善硬件軟件設(shè)施，為其提供優(yōu)越的辦公環(huán)境，消除其內(nèi)心被邊緣化的想法，以積極的態(tài)度投人工作中。此外，辦公室文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，鼓勵(lì)做好工作交接，可盡快熟悉文書(shū)管理工作。工作有序交接，保證檔案管理工作的持續(xù)性、穩(wěn)定性。 最后，實(shí)施崗位責(zé)任制，加強(qiáng)考核力度。能夠增強(qiáng)辦公室檔案管理員的責(zé)任心，可從根本上提高辦公室檔案管理水平。建立健全激勵(lì)機(jī)制，可以激發(fā)員工的主觀能動(dòng)性，積極投人工作中。

2.5構(gòu)建文書(shū)檔案管理體系。

要促進(jìn)文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，首先需要建立管理體系，有效運(yùn)用規(guī)章制度的方式，促進(jìn)管理體系的成熟化發(fā)展。制定相關(guān)制度能夠引起相關(guān) 人員對(duì)于工作的重視，對(duì)其工作內(nèi)容起著引領(lǐng)和約束的作用，可以讓相關(guān)人員對(duì)于工作內(nèi)容有明確的標(biāo)準(zhǔn)指引，這樣能夠有效加強(qiáng)企事業(yè)單位辦公 室文書(shū)檔案收集以及歸檔工作的水平。建立文書(shū)檔案管理體系需要積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)的手段，有效進(jìn)行信息的收集以及錄人、歸檔，科學(xué)管理。在管理體系建設(shè)的過(guò)程中，需要每一位工作人員根據(jù)管理制度進(jìn)行具體的分工、執(zhí)行，促進(jìn)工作內(nèi)容嚴(yán)格落實(shí)。在制定具體的管理體系以及規(guī)章制度過(guò)程 中，需要每一個(gè)企業(yè)或是單位根據(jù)自身發(fā)展以及應(yīng)用狀況確定體系建設(shè)內(nèi) 容，以提高工作效率為基本目標(biāo)，不斷促進(jìn)企事業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案收集以及歸檔工作的水平。

3結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室的文書(shū)檔案是企事業(yè)單位歷史發(fā)展的重要見(jiàn)證，是單位領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策的重要資料來(lái)源。對(duì)于這些檔案進(jìn)行合理收集以及歸檔管理能夠提升單位工作的效率，加強(qiáng)運(yùn)轉(zhuǎn)的水平，對(duì)于檔案的收集和管理工作必須要有效展開(kāi)。應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理念以及管理工具，提升管理的效果以及水平。

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