王小雨 張偉一 朱 亮

淮安市第一人民醫(yī)院 江蘇淮安 223300

根據(jù)我國《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例(2003)》，突發(fā)公共衛(wèi)生事件是指突然發(fā)生、造成或者可能造成社會公眾健康嚴重損壞的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴重影響公眾健康的事件，包括傳染性疾病、食物中毒、有毒有害物質(zhì)污染、突發(fā)自然災(zāi)害、意外事故等多種類型。突發(fā)公共衛(wèi)生事件聚集有者突發(fā)性、危險性、社會性的特征，其發(fā)生不可預(yù)測且會對人民群眾生命與健康以及社會穩(wěn)定與發(fā)展造成巨大的傷害。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件的管理中，相關(guān)檔案資料有著重要的應(yīng)用價值，檔案管理工作必須要引起重視和關(guān)注[1]。

1 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案特點

1.1 檔案內(nèi)容、類型復(fù)雜

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的內(nèi)容包括了相關(guān)事件全過程的全部資料和文件，在內(nèi)容上涵蓋了相關(guān)政策以及有關(guān)部門文件、事件應(yīng)急處理方案、處理技術(shù)、事件現(xiàn)場工作以及相關(guān)設(shè)施設(shè)備的信息資料等，在內(nèi)容載體上則涉及到紙質(zhì)檔案、實物、多媒體文件等多種類型，如文件、報表、證書以及電子文檔、音視頻資料等。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案在內(nèi)容及載體上呈現(xiàn)出復(fù)雜多樣、多元化的特點[2]。

1.2 檔案工作非程序化

由于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生難以預(yù)測，因此相關(guān)檔案工作的開展也同樣具有著突發(fā)性的特征。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作的開展通常會以相關(guān)事件的發(fā)生作為主要起點，同時需要在工作過程中結(jié)合突發(fā)事件的影響范圍、危害程度等方面對工作方法、方向進行及時調(diào)整，相關(guān)管理人員所處的工作環(huán)境、條件也是復(fù)雜多變的，在整個檔案工作開展中有著較強的動態(tài)性，多數(shù)情況下無法按照傳統(tǒng)檔案管理程序進行，檔案管理的方法、環(huán)節(jié)、流程都表現(xiàn)出非程序化的特點，使得管理難度較大。

1.3 檔案專業(yè)性較強，人員要求高

突發(fā)公共衛(wèi)生事件與一般的臨床醫(yī)療工作不同，為了全面、科學(xué)的對相關(guān)事件進行描述和記錄，其除了涉及醫(yī)療急救專業(yè)知識以外還涉及到社會學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等多個領(lǐng)域，在檔案內(nèi)容上有著更高的專業(yè)性，再加上檔案內(nèi)容及載體復(fù)雜多樣，管理工作非程序化特點突出，使得相關(guān)管理人員也必須有著多方面的專業(yè)知識和較高的管理水平，能夠?qū)?fù)雜的突發(fā)公共衛(wèi)生事件進行有效梳理、判斷，科學(xué)、高效收集整理檔案，落實相關(guān)檔案管理、決策服務(wù)工作[3]。

1.4 檔案資源開發(fā)利用的局限性

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案涉及醫(yī)療衛(wèi)生、安全措施、核心技術(shù)等較敏感的文字內(nèi)容，而檔案內(nèi)容還包括專利技術(shù)或不能被公開甚至是涉密的材料。因此，國家、省、市等各級層面，通過傳媒公開的相關(guān)信息是有限制的：只有不涉密的內(nèi)容才能被公開，凡涉及技術(shù)保護、安全范疇等問題，必須做好相應(yīng)的保密工作，一定要處理好公開與保密的關(guān)系。作為檔案保管人員，在提供利用事件的檔案文字內(nèi)容時，必須遵守檔案保密規(guī)定，嚴格審查借閱者的身份、類別及閱檔范圍[4]。

2 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的現(xiàn)實價值

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是對相關(guān)事件全過程的記錄和反映，相關(guān)資料和文件的收集、整理以及有效管理對于事件的應(yīng)對處理以及后續(xù)管理環(huán)節(jié)都有著重要的參考價值，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的開展有著重要的現(xiàn)實價值。

2.1 為突發(fā)公共衛(wèi)生事件宣傳教育開展提供全面詳細的參考資料

鑒于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的突發(fā)性和不可預(yù)見性，除了事件發(fā)生后的應(yīng)急處理以外，日常對醫(yī)院、社區(qū)、學(xué)校等單位以及人民群眾開展宣傳教育，提高其對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的認識、防范意識、自我保護能力、急救自救能力等工作也是降低相關(guān)事件發(fā)生幾率，減少事件危害的重要環(huán)節(jié)之一[5]。通過加強事件檔案管理工作，對以往真實發(fā)生的事件信息進行收集、整理、編研，可以為相關(guān)宣傳教育工作的開展提供良好的參考資料，利用事件的真實性來增強對各單位和人民群眾的教育效果，提高其防范意識并能夠正確對待相關(guān)事件，提高其應(yīng)對公共衛(wèi)生事件的能力。此外，即使是在公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，相關(guān)檔案管理工作的開展也能夠?qū)崿F(xiàn)對當(dāng)前事件發(fā)展情況、處理進程等資料的快速有效處理，進而將相關(guān)信息向廣大群眾進行公布，并有針對性的開展事件中的宣傳教育，避免出現(xiàn)群體恐慌，保障相關(guān)處理措施的順利執(zhí)行和群眾良好配合[6]。

2.2 為突發(fā)公共衛(wèi)生事件處理應(yīng)對方案制定提供科學(xué)的決策支持

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，核心目標就是及時制定應(yīng)對方案對事件進行有效處理并將其造成的損失降到最低，這對于相關(guān)單位部門的決策效率、質(zhì)量有著非常高的要求。而通過落實、強化突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理，可以從以往發(fā)生過的類型事件中總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗，找出事件根源，同時結(jié)合當(dāng)前事件現(xiàn)有資料信息的整理實現(xiàn)對事件發(fā)展形勢的有效預(yù)測，進而為相關(guān)決策的科學(xué)性、全面性提供有力保障，保證事件應(yīng)對方案的制定能夠精準的命中事件根源，同時全面控制可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險，實現(xiàn)相關(guān)事件的高效、高質(zhì)量解決[7]。

2.3 為突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對處理成果檢驗提供全面的數(shù)據(jù)支撐

通過突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作對相關(guān)事件處理的全過程進行有效記錄和資料整理，可以為事件處理過程中相關(guān)單位監(jiān)督監(jiān)控事件處理工作以及對事件處理完成后事件應(yīng)對工作成果的檢驗提供有力的數(shù)據(jù)支撐。相關(guān)單位通過整理突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)資料信息，從中找出本次事件中反映出的管理、技術(shù)等方面的不足，總結(jié)事件中出現(xiàn)的良好經(jīng)驗、技術(shù)和方法，可以推動突發(fā)公共衛(wèi)生事件預(yù)防、醫(yī)學(xué)科研等多個領(lǐng)域的研究發(fā)展。

2.4 為突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對處理渠道建立完善的預(yù)警防御系統(tǒng)

通過“新型冠狀病毒肺炎疫情”事件，讓公眾對突發(fā)公共衛(wèi)生事件有了更新的認識，從公共衛(wèi)生角度來看，新型冠狀病毒肺炎疫情突發(fā)事件突顯了我國在突發(fā)公共衛(wèi)生事件預(yù)警的管理機制和處理能力等方面的薄弱環(huán)節(jié)：信息渠道閉塞、數(shù)據(jù)利用不全面、反應(yīng)能力滯后、應(yīng)急措施不及時等。突發(fā)公共衛(wèi)生事件一經(jīng)爆發(fā)必將危害極大，對衛(wèi)生防御體系的建立必定是嚴峻的考驗。針對隨時可能發(fā)生的突發(fā)性公共衛(wèi)生事件，衛(wèi)生防疫部門在逐漸完善和加強應(yīng)對衛(wèi)生突發(fā)事件的預(yù)警系統(tǒng)建設(shè)。所謂預(yù)警防御系統(tǒng)，顧名思義就是一種集事前的預(yù)防和事后的處理于一體的保障體系。完善的檔案管理系統(tǒng)，特別是突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的完善，也是檔案工作的一項重要內(nèi)容。利用檔案工作的完備，必將使事后處理能力體系更加鞏固，因而可反復(fù)利用于下一次的突發(fā)事件的預(yù)警系統(tǒng)。使得往復(fù)循環(huán)形成一種良性循環(huán)的格局趨勢[8]。

3 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理存在的問題

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理對于多個方面的工作開展都有著重要的作用和價值，不過在實際管理工作的開展中，由于受到事件本身突發(fā)性、社會性特點以及檔案工作復(fù)雜性、專業(yè)性、非程序性等因素的影響，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中還存在著一些問題對檔案作用價值的發(fā)揮造成了一定的影響。

3.1 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理力度和質(zhì)量不足

當(dāng)前在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的具體執(zhí)行和落實中還存在著一些的困難和阻力，導(dǎo)致相關(guān)工作的質(zhì)量、效率較差，其主要體現(xiàn)為：①不重視檔案管理工作開展。由于大多突發(fā)公共衛(wèi)生事件性質(zhì)緊急，相關(guān)工作關(guān)注點主要集中在宣傳教育、應(yīng)急處理等執(zhí)行性工作上而忽視了檔案工作在相關(guān)工作中的重要作用，從而導(dǎo)致檔案工作開展缺乏重視和支持[9]。②缺乏良好管理規(guī)范和機制。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的非程序性特點使得相關(guān)工作開展難以建立統(tǒng)一的流程，在相關(guān)管理規(guī)范和機制的制定上也不夠具體、有效，導(dǎo)致了檔案管理工作開展存在著盲目性、不規(guī)范等問題。③檔案管理水平有待提高。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案內(nèi)容及載體復(fù)雜多樣，專業(yè)性要求較高，然而當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員大多進對常規(guī)檔案管理較為熟悉，其能力水平無法滿足突發(fā)公共衛(wèi)生事件中檔案管理需要。

3.2 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理信息化建設(shè)落后

突發(fā)公共衛(wèi)生事件的突發(fā)性和不可預(yù)見性使得檔案管理工作對于工作效率以及檔案內(nèi)容時效性有著較高的要求。例如，在疫情防治工作中，對于患者、疑似患者的及時隔離收治、流行病學(xué)分析工作需要及時獲取相關(guān)資料信息作為支持，檔案資料的便捷、快速共享交流對于區(qū)域化防疫網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)也有著重要推動作用。只有保障檔案工作的良好效率，保證檔案時效性才能夠為突發(fā)公共衛(wèi)生事件的及時、高效處理提供有力保障[10]。當(dāng)前信息化數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作效率的提高提供了良好的技術(shù)支持和發(fā)展方向，然而部分醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)上還相對落后，導(dǎo)致檔案工作效率受到了一定影響。

3.3 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案編研工作落實不到位

多數(shù)醫(yī)院當(dāng)前在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中僅重視對于相關(guān)資料、文件的收集和整理，對于檔案資料的實際利用卻相對較少。檔案編研是指對檔案資料進行匯編和研究，通過對原始檔案進行加工而獲得二次、三次或多次文獻的過程。通過編研工作可以實現(xiàn)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資料中有價值信息的有效提取和整理，為相關(guān)工作開展提供支持，充分體現(xiàn)檔案價值。然而當(dāng)前部分醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作落實不到位，相關(guān)工作開展流于形式或者編研方法傳統(tǒng)、陳舊，導(dǎo)致編研成果難以發(fā)揮其真正價值。

3.4 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作提前介入力度不夠

提前介入到突發(fā)性公共衛(wèi)生事件中去，往往發(fā)生突然，發(fā)展迅速，事態(tài)的發(fā)生，發(fā)展過程中常有許多不確定因素出現(xiàn)；由于突發(fā)性公共衛(wèi)生事件檔案中形成的科學(xué)經(jīng)驗和規(guī)范做法可以指導(dǎo)往后的突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理，使得檔案管理人員在第一時間介入突發(fā)公共衛(wèi)生事件成為必要和可能。突發(fā)公共衛(wèi)生事件中形成的檔案資料是珍貴的信息資源和財富。檔案管理部門要以對歷史負責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的高度責(zé)任感和使命感，提早介入到突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理中去，堅持積極出擊，及時跟進，深度介入，主動參與，使突發(fā)性公共衛(wèi)生事件檔案建設(shè)得以準確性和科學(xué)性，這是檔案管理者建立突發(fā)性公共衛(wèi)生事件檔案體系的重要環(huán)節(jié)[11]。

4 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作模式的優(yōu)化對策

4.1 完善突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理，全面優(yōu)化提升檔案工作質(zhì)量

首先，醫(yī)院要提高對相關(guān)檔案工作的重視程度，明確在突發(fā)公共衛(wèi)生事件事前預(yù)防、事中應(yīng)對、事后總結(jié)等各個環(huán)節(jié)中檔案資料的應(yīng)用，將檔案分析總結(jié)作為相關(guān)工作開展的固定環(huán)節(jié)，提高相關(guān)檔案工作在突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對中的地位體現(xiàn)。其次，醫(yī)院對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作相關(guān)機制、體系進行完善，通過總結(jié)以往相關(guān)事件發(fā)生發(fā)展特點，制定出檔案統(tǒng)籌管理機制和上層框架，明確檔案管理主要內(nèi)容和方向，對突發(fā)公共衛(wèi)生事件事前、事中、事后的全過程檔案管理模式、流程實行動態(tài)管理，根據(jù)事件具體情況進行實時調(diào)整，針對具體執(zhí)行環(huán)節(jié)則要提出詳細的規(guī)范和標準要求。最后，醫(yī)院要加強對檔案人員能力水平的教育培訓(xùn)，全面提高其在檔案管理以及臨床醫(yī)學(xué)、預(yù)防醫(yī)學(xué)、社會學(xué)、信息技術(shù)等多個方面的知識能力掌握，使其能夠更好的應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的復(fù)雜性、專業(yè)性特征，滿足檔案管理工作需要[12]。

4.2 結(jié)合突發(fā)公共衛(wèi)生事件管理需要，以信息化推動檔案工作效率

醫(yī)院要加快推進檔案管理信息化建設(shè)，在常規(guī)檔案管理基礎(chǔ)上針對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對處理建立起相應(yīng)、高效的檔案信息化管理體系。例如，通過建立醫(yī)院內(nèi)檔案信息化管理平臺，提高科室檔案資料提交上傳效率，使醫(yī)院可以及時獲取檔案資料并針對相關(guān)事件制定應(yīng)對策略、協(xié)調(diào)各部門；通過建立突發(fā)公共衛(wèi)生事件下向公眾開放的檔案平臺，使學(xué)校、社區(qū)等單位或人民群眾可以通過該平臺及時向醫(yī)院反映相關(guān)事件現(xiàn)狀或自身出現(xiàn)的不適癥狀等，幫助醫(yī)院更好及時獲取事件信息，更好開展公共衛(wèi)生管理；通過加強區(qū)域內(nèi)不同醫(yī)療機構(gòu)及相關(guān)部門的檔案資料共享，實現(xiàn)在突發(fā)公共衛(wèi)生事件處理上的協(xié)同協(xié)調(diào)和更廣范圍的事件監(jiān)控管理，快速進行技術(shù)共享等[13]。

4.3 加強突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案編研，充分發(fā)揮檔案資料利用價值

醫(yī)院要重視對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的編研工作，對相關(guān)檔案資料的信息價值進行深入挖掘。例如，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中，醫(yī)院要通過對現(xiàn)有檔案資料進行整理分析，在梳理檔案資料的過程中理清事件應(yīng)對思路，明確當(dāng)事件應(yīng)對處理各項工作的需要，制作客觀、全面的檔案編研資料交給相關(guān)部門、人員進行使用，同時向廣大群眾進行公布，幫助其了解事件，安撫群眾，避免出現(xiàn)恐慌，保障事件應(yīng)對措施的順利執(zhí)行和群眾良好配合。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件日常預(yù)防和事后總結(jié)中，通過整理相關(guān)檔案資料，充分發(fā)揮其史料價值，開發(fā)其中所蘊含的信息資源，總結(jié)反映以往突發(fā)公共衛(wèi)生事件的成果、經(jīng)驗以及問題、不足。此外，在具體的檔案編研工作開展中，醫(yī)院要積極創(chuàng)新編研理念，結(jié)合突發(fā)公共衛(wèi)生事件預(yù)防應(yīng)對需要以及社會、民生的需求對編研領(lǐng)域不斷拓展，豐富編研形式，積極運用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術(shù)提高編研成果的科學(xué)性、準確性，最大程度提高檔案編研成果價值。

5 結(jié)語

綜上所述，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的開展能夠全面記錄事件全過程并從相關(guān)資料文件中整理出有價值信息，為相關(guān)工作的開展提供良好的參考與支持，對于預(yù)防和高效處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件、禿頂我國公共衛(wèi)生管理事業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。針對當(dāng)前相關(guān)檔案工作中存在的一些問題，醫(yī)院及相關(guān)單位要積極采取有效措施，提高檔案管理質(zhì)效，為檔案資料價值發(fā)揮提供有力保障。