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        新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作探析

        2021-11-26 16:51:45王亮王鈺
        魅力中國 2021年28期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理資源

        王亮 王鈺

        (通遼市地方病防治站,內(nèi)蒙古 通遼 028000)

        如今在科技支持下,行政事業(yè)單位檔案有了數(shù)字化這種新的呈現(xiàn)形式,這種新型的檔案信息形態(tài),對(duì)各種檔案信息以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ),有助于及時(shí)進(jìn)行檔案利用,同時(shí)也為行政事業(yè)單位當(dāng)中的檔案信息共享創(chuàng)造了條件。檔案數(shù)字化為數(shù)字檔案體系的建立奠定了基礎(chǔ),并且在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候也具備突出優(yōu)勢,為檔案信息綜合利用創(chuàng)造了條件,在未來發(fā)展過程當(dāng)中,需要對(duì)檔案數(shù)字化的生存路徑進(jìn)行創(chuàng)新探究。

        一、數(shù)字化建設(shè)背景下檔案管理的功能轉(zhuǎn)向

        (一)檔案信息集成功能

        依據(jù)《檔案法》,檔案管理部門要負(fù)責(zé)檔案數(shù)字資源的收集、保存工作。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,對(duì)檔案內(nèi)容和形式也產(chǎn)生了深刻影響,檔案資料已經(jīng)呈現(xiàn)出數(shù)字化特征,為了更好地對(duì)檔案資料進(jìn)行保管,檔案管理部門一方面,要對(duì)紙質(zhì)的實(shí)體檔案信息資源進(jìn)行妥善保存,并實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息資源的后續(xù)開發(fā)和利用。另一方面,檔案管理人員也要重視檔案信息化對(duì)檔案內(nèi)容和形式產(chǎn)生的影響,將數(shù)字化檔案作為重要采集對(duì)象,通過檔案信息資源的采集和整理,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息內(nèi)容的集成再現(xiàn),不僅能夠有效節(jié)省檔案信息資源的儲(chǔ)存空間,也能夠使不同信息載體的關(guān)聯(lián)性有所增強(qiáng),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享,為檔案信息資源的利用創(chuàng)造有利條件。

        (二)檔案輔助管理功能

        傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式很容易受到技術(shù)、資源和客觀環(huán)境的限制和影響,導(dǎo)致很多紙質(zhì)檔案資源難以得到有效地利用和開發(fā),違背了檔案資源時(shí)效性價(jià)值規(guī)律,對(duì)檔案工作的正常開展帶來了諸多不利影響。而通過檔案管理數(shù)字化建設(shè),實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源與數(shù)字檔案資源的有效融合,在信息技術(shù)的支持之下,還可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資源向數(shù)字檔案資源的轉(zhuǎn)化,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效整合,能夠?yàn)樾枨笳呖焖俚靥峁┬畔⒎?wù),充分地體現(xiàn)出檔案管理數(shù)字化的輔助性管理功能。

        (三)檔案歷史再現(xiàn)功能

        《檔案法》指出,檔案是具有保存價(jià)值的各種不同形式的歷史記錄。檔案資源本身就是對(duì)歷史的真實(shí)記載,通過檔案管理數(shù)字化建設(shè),能夠?qū)崿F(xiàn)檔案歷史再現(xiàn)功能,通過數(shù)字信息技術(shù)能夠?qū)n案資源的信息內(nèi)容和載體相分離,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息內(nèi)容的有效整合,并依托多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案歷史場景的再現(xiàn),進(jìn)而提升檔案管理的權(quán)威性,讓我們對(duì)過去的歷史信息有更為真切的認(rèn)知和了解。

        二、現(xiàn)有檔案管理模式面臨的主要問題

        (一)檔案管理工作人員的綜合管理素質(zhì)不夠高

        當(dāng)前階段,有很多檔案信息管理者由于年齡較大,因此他們對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)化檔案信息還不夠充分的了解,并且在進(jìn)行學(xué)習(xí)的過程中也存在著很大的困難?,F(xiàn)代化的數(shù)字檔案管理設(shè)備已經(jīng)是大部分的事業(yè)單位都已經(jīng)成功擁有的,這無疑是我國網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理技術(shù)發(fā)展提供的一個(gè)良好發(fā)展契機(jī)。但是隨著企業(yè)硬件設(shè)備的不斷發(fā)展,事業(yè)單位的工作人員的專業(yè)水平還達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn),工作人員專業(yè)技能培養(yǎng)方面還仍然存在著一定的問題,所以在事業(yè)用人單位進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的相關(guān)工作依然可能無法得到順利進(jìn)行。所以,事業(yè)單位的檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)還要及時(shí)進(jìn)行重新培訓(xùn)和再整頓。

        (二)長時(shí)間被傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念約束

        新形態(tài)下,我國各個(gè)行業(yè)檔案在建設(shè)過程中,一定要從整體的方向考量,明確自身擔(dān)負(fù)的職責(zé),了解自身檔案管理發(fā)展與社會(huì)外部因素之間的關(guān)聯(lián)性,確保檔案信息化建設(shè)水平在有效提升的同時(shí),也能夠與社會(huì)發(fā)展的總體方向保持一致。然而,綜合現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設(shè)效果來看,與國外的一些發(fā)達(dá)國家相比,我國的檔案數(shù)字化建設(shè)還存在較強(qiáng)的滯后性,不能與社會(huì)發(fā)展保持同步,存在的問題頗多。此外,在傳統(tǒng)觀念的約束下,檔案數(shù)字化建設(shè)也受到了嚴(yán)重制約,無法積極迎合現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)發(fā)展步伐,深入提升自動(dòng)化以及數(shù)字化水平,傳統(tǒng)觀念根深蒂固,不能實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新。

        (三)現(xiàn)代化設(shè)備不足

        當(dāng)前,部分行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理受限的主要原因是現(xiàn)代化設(shè)備不足,部分單位只將計(jì)算機(jī)用于日常工作,未將其在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換中充分利用??h級(jí)、鎮(zhèn)級(jí)行政事業(yè)單位設(shè)備相較而言更為滯后,部分單位只有幾臺(tái)老舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備,相關(guān)硬件以及系統(tǒng)并未得到及時(shí)有效更新,無法推動(dòng)檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。除此之外,部分單位尚不存在規(guī)范的檔案管理制度,對(duì)于檔案的歸檔保管缺乏行之有效的制度和標(biāo)準(zhǔn),檔案隨意擺放,不定時(shí)進(jìn)行整理和清潔,且不重視防霉、防火工作,極易造成檔案的損毀和丟失,造成檔案資源浪費(fèi)。不僅如此,一些行政事業(yè)單位僅將檔案管理工作理解為檔案的保管,而對(duì)于其開發(fā)和利用則重視度不高,進(jìn)而致使檔案積極意義無法得到充分發(fā)揮,遑論推動(dòng)其向數(shù)字化發(fā)展。

        三、新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略

        (一)樹立數(shù)字化檔案管理思維

        要想對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化,首先,要轉(zhuǎn)變工作思路,樹立數(shù)字化檔案管理思維。檔案管理部門應(yīng)該加大對(duì)數(shù)字檔案管理的宣傳力度,看到數(shù)字化建設(shè)對(duì)于檔案管理模式優(yōu)化的重要意義。特別是要結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展背景,對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性進(jìn)行分析。當(dāng)前,我國已經(jīng)邁入了信息化時(shí)代,任何事物的發(fā)展都與信息緊密相關(guān),檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn),向著數(shù)字化檔案管理方向邁進(jìn)。其次,要加大檔案管理人員的教育和培訓(xùn)。數(shù)字化檔案管理模式的優(yōu)化還需要檔案管理人員的積極參與,因此有必要在引導(dǎo)檔案管理人員樹立數(shù)字化檔案管理思維的同時(shí),還要進(jìn)一步提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和工作意識(shí),培養(yǎng)工作人員對(duì)于數(shù)字檔案的敏感度,在具體工作中對(duì)于數(shù)字檔案要嚴(yán)格按照檔案收集的管理要求應(yīng)收盡收,對(duì)于有價(jià)值的檔案信息要納入數(shù)據(jù)庫之中,并注重對(duì)數(shù)據(jù)資源的整合和利用。通過檔案管理思維的轉(zhuǎn)變,讓檔案管理工作人員在具體工作中主動(dòng)地踐行數(shù)字化管理理念,提升檔案管理工作效率。

        (二)提升事業(yè)單位檔案管理工作人員素質(zhì)

        首先,對(duì)所有事業(yè)單位的工作人員都要進(jìn)行定期組織現(xiàn)代化設(shè)備的培訓(xùn)學(xué)習(xí),每次定期培訓(xùn)工作完成以后,為了能夠不斷提升他們的設(shè)備工作管理技能,還需要對(duì)這些工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)考核,提升工作人員對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的技術(shù)操作管理水平。此外,還希望可以通過推進(jìn)獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制建設(shè)來不斷鼓勵(lì)這些檔案管理工作人員努力學(xué)習(xí)提升自身專業(yè)素質(zhì),積極主動(dòng)地參與學(xué)習(xí),進(jìn)而能夠取得很大的收獲,并且利用這種獎(jiǎng)勵(lì)方法,可以輕松地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化檔案管理工作人員專業(yè)技能素質(zhì)的提升。如果在考核執(zhí)行過程中突然出現(xiàn)不積極配合以及考核結(jié)果不合格等現(xiàn)象,事業(yè)單位也就需要及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的懲罰制度。最后,還需要從初次入職前的資格篩選工作入手,通過不斷提高初次入職檔案人員的資格門檻,對(duì)事業(yè)單位數(shù)字化檔案工作人員的資格選拔提高要求和加大工作難度,進(jìn)行嚴(yán)格化的篩選,確保初次入職的每一位檔案工作人員都能夠符合標(biāo)準(zhǔn)。

        (三)建立完善的檔案數(shù)字化建設(shè)機(jī)制

        在檔案數(shù)字化建設(shè)期間,除了要全面提升管理人員的數(shù)字化意識(shí)以及水平之外,還應(yīng)該構(gòu)建較為完善的檔案數(shù)字化建設(shè)機(jī)制。一方面,檔案數(shù)字化制度在制定期間,需要深入剖析企業(yè)內(nèi)部的具體經(jīng)營發(fā)展情況,能夠?qū)蚁嚓P(guān)檔案管理法律法規(guī)展開整體研究,保證制定的檔案管理體系,既能夠滿足企業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展要求,也能符合國家的相關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。另一方面,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)機(jī)制,尤其是檔案數(shù)字化管理制度,可以第一時(shí)間將內(nèi)部檔案數(shù)字化建設(shè)的混亂狀態(tài)處理好,科學(xué)解決各類矛盾問題。此外,在檔案管理制度基礎(chǔ)上,要明確專門的檔案管理崗位,認(rèn)真執(zhí)行責(zé)任問責(zé)制度,確保檔案管理人員能夠認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性,實(shí)時(shí)規(guī)范自身的行為,提升檔案管理水平,進(jìn)而有效推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

        結(jié)束語:行政事業(yè)單位的檔案信息發(fā)揮著重要作用,直接影響單位發(fā)展質(zhì)量,而傳統(tǒng)檔案管理模式在信息化快速發(fā)展新形勢下,已經(jīng)逐漸不能滿足單位發(fā)展需求,數(shù)字化管理成為最主要趨勢。數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)將推動(dòng)行政事業(yè)單位整體向智能化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展,因此單位應(yīng)重視數(shù)字化建設(shè),探究在建設(shè)過程中存在的問題并予以針對(duì)性解決,幫助提升檔案管理的效率,推動(dòng)單位實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展,更好地為民眾服務(wù)。

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