田 其 張?jiān)?.中國科學(xué)院精密測(cè)量科學(xué)與技術(shù)創(chuàng)新研究院 .海軍工程大學(xué)

近年來，報(bào)銷成為了科研人員心中的痛點(diǎn)，國家為了更好地解放科研人員，頒布了一系列的政策性文件。2016年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》，2018年科技部、財(cái)政部聯(lián)合下發(fā)了《科技部辦公廳 財(cái)政部辦公廳關(guān)于開展解決科研經(jīng)費(fèi)“報(bào)銷繁”有關(guān)工作的通知》。這些政策性文件頒布的宗旨之一是讓科研財(cái)務(wù)助理真正承擔(dān)起財(cái)務(wù)報(bào)銷等與課題經(jīng)費(fèi)管理相關(guān)的角色，真正解放科研人員。

一、科研院所報(bào)銷全流程的基本情況

目前大多數(shù)科研院所的報(bào)銷全流程如下：科研財(cái)務(wù)助理填寫報(bào)銷單據(jù)→科研人員審核報(bào)銷單據(jù)→科研財(cái)務(wù)助理打印走完審批流程的報(bào)銷單據(jù)→科研財(cái)務(wù)助理遞交報(bào)銷單據(jù)及相關(guān)附件至財(cái)務(wù)→審核會(huì)計(jì)審核單據(jù)→出納付款。現(xiàn)階段大多數(shù)科研院所都部署了線上審批流，報(bào)銷單據(jù)的審批基本都可以在財(cái)務(wù)系統(tǒng)線上完成，避免了線下到處找科研人員或領(lǐng)導(dǎo)簽批的麻煩。線上審批流程部署不僅僅是對(duì)科研財(cái)務(wù)助理報(bào)銷手續(xù)的簡(jiǎn)化，更是給科研人員提供了更多的自由時(shí)間，避免了在工作時(shí)間被他人頻繁簽字打擾。從報(bào)銷的全流程中也可以看出科研財(cái)務(wù)助理在多個(gè)環(huán)節(jié)中承擔(dān)了重要角色，是提高報(bào)銷效率的核心所在。當(dāng)然科研人員線上審批單據(jù)的速度、審核會(huì)計(jì)審核單據(jù)的速度也都會(huì)對(duì)報(bào)銷效率有一定的影響?；谖恼聦懽髂康?，文章暫且只研究如何從科研財(cái)務(wù)助理的角度出發(fā)，提高科研院所財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。

二、科研院所財(cái)務(wù)報(bào)銷效率不高的主要原因

(一)科研財(cái)務(wù)助理的流動(dòng)性較大

科研財(cái)務(wù)助理流動(dòng)性較大主要有以下三個(gè)方面的原因：第一，一些項(xiàng)目組科研活動(dòng)經(jīng)費(fèi)不足或規(guī)模小，學(xué)生承擔(dān)了科研財(cái)務(wù)助理的角色，而學(xué)生報(bào)賬的流動(dòng)性非常大，往往是新學(xué)生剛開始熟悉報(bào)銷制度又輪到了下一屆學(xué)生報(bào)銷，導(dǎo)致報(bào)銷單據(jù)的出錯(cuò)率居高不下，報(bào)銷效率較低。第二，更多的項(xiàng)目組是以勞務(wù)派遣形式聘用科研財(cái)務(wù)助理，導(dǎo)致人員流動(dòng)性較大。與研究所的正式職工相比，科研財(cái)務(wù)助理們更像是單位的“外部人員”，科研財(cái)務(wù)助理會(huì)認(rèn)為勞務(wù)派遣式的聘用形式并不穩(wěn)定。另外，科研財(cái)務(wù)助理的薪資更多的是由項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人決定，導(dǎo)致了不同項(xiàng)目組之間科研財(cái)務(wù)助理的薪資水平差異較大，甚至可能會(huì)出現(xiàn)工作量與薪資水平不匹配的情況。不公平的心理現(xiàn)象會(huì)在科研財(cái)務(wù)助理心中萌芽，久而久之某些科研財(cái)務(wù)助理會(huì)毅然選擇離職。第三，科研財(cái)務(wù)助理升職渠道少，升職空間不明確。目前科研院所聘用科研財(cái)務(wù)助理更多的是采用勞務(wù)派遣形式，他們的考核、月工資的發(fā)放、年終績(jī)效等完全由項(xiàng)目組決定，與單位人事部門幾乎沒有關(guān)系。升職也更多的只是表現(xiàn)在小幅漲薪層面，沒有真正的升職可言。

(二)科研財(cái)務(wù)助理在報(bào)銷專業(yè)度方面的提升，動(dòng)力不足

一方面，與科研財(cái)務(wù)助理辦理業(yè)務(wù)接觸較多的財(cái)務(wù)部門、科研管理部門等部門對(duì)科研財(cái)務(wù)助理的薪資增長、年終績(jī)效考核沒有考核權(quán)。沒有考核權(quán)，意味著科研財(cái)務(wù)助理在上述部門面前犯錯(cuò)幾乎不需要成本，這樣極容易導(dǎo)致報(bào)銷易錯(cuò)點(diǎn)一犯再犯，同一報(bào)銷問題再次咨詢財(cái)務(wù)人員的現(xiàn)象自然而然非常普遍，報(bào)銷反復(fù)溝通成本大、耗時(shí)長，報(bào)銷效率低下。另一方面，有些研究組規(guī)模大，報(bào)銷單據(jù)量也非常大。而業(yè)務(wù)量與科研財(cái)務(wù)助理數(shù)量的不匹配，導(dǎo)致了有些研究組的科研財(cái)務(wù)助理每天都在疲于應(yīng)付報(bào)銷單據(jù)的填寫和其他雜事，沒有足夠的時(shí)間學(xué)習(xí)、反思財(cái)務(wù)規(guī)章制度。此外，有些科研財(cái)務(wù)助理認(rèn)為自己的工資低，工作前景不明，工作對(duì)她自身而言也是可有可無，這樣的心理狀態(tài)促使他們不愿意更多的去思考和反思工作，遇到了不明白的業(yè)務(wù)難題往往是直接問審核會(huì)計(jì)解決，不會(huì)主動(dòng)求解答、求進(jìn)取。

(三)科研財(cái)務(wù)助理有效溝通、主動(dòng)解決問題的意識(shí)不強(qiáng)

科研院所的報(bào)銷規(guī)章制度不可能窮盡所有的科研業(yè)務(wù)事項(xiàng)，科研財(cái)務(wù)助理在向?qū)徍藭?huì)計(jì)咨詢特殊事項(xiàng)該如何報(bào)銷時(shí)往往沒有把相關(guān)業(yè)務(wù)描述全面，導(dǎo)致來回反復(fù)溝通，這樣也加深了科研財(cái)務(wù)助理和審核會(huì)計(jì)之間的矛盾。同時(shí)，遇到報(bào)銷難點(diǎn)問題時(shí)，科研財(cái)務(wù)助理可能不會(huì)積極主動(dòng)尋求解決思路，對(duì)審核會(huì)計(jì)人員有較大的依賴心理。

三、提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率的建議

(一)健全科研財(cái)務(wù)助理的聘用、考核機(jī)制，減少科研財(cái)務(wù)助理的流動(dòng)性

首先，在聘用環(huán)節(jié)除了讓項(xiàng)目組參與其中外，建議讓科研管理部門、財(cái)務(wù)部門等部門參與其中，從而保證在源頭上對(duì)科研財(cái)務(wù)助理的素質(zhì)進(jìn)行全面考核，保證招聘人才的質(zhì)量。而且，針對(duì)規(guī)模較小或者業(yè)務(wù)量較少的研究組可以以多個(gè)項(xiàng)目組的名義聯(lián)合組織共同招聘一位或多位科研財(cái)務(wù)助理，以代替學(xué)生報(bào)銷，增強(qiáng)人員穩(wěn)定性。其次，在年底考核環(huán)節(jié)，除各項(xiàng)目組對(duì)科研財(cái)務(wù)助理的日常工作進(jìn)行晾曬考核外，科研管理部門、財(cái)務(wù)部門等也應(yīng)參與其中。比如，科研管理部門可從經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)撥單據(jù)填寫是否及時(shí)、中期檢查和結(jié)題檢查的完成情況等多個(gè)維度對(duì)科研財(cái)務(wù)助理的工作進(jìn)行考核。財(cái)務(wù)部門可從退單率、同一問題重復(fù)咨詢財(cái)務(wù)次數(shù)、財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)章制度熟練程度、處理非常規(guī)報(bào)銷的能力等各個(gè)維度對(duì)科研財(cái)務(wù)助理的工作進(jìn)行考核。

(二)拓寬科研財(cái)務(wù)助理的獎(jiǎng)勵(lì)、晉升渠道，讓科研財(cái)務(wù)助理有更足的動(dòng)力去努力工作和學(xué)習(xí)

目前科研財(cái)務(wù)助理的薪資多數(shù)是項(xiàng)目組課題經(jīng)費(fèi)的勞務(wù)費(fèi)開支，每年的薪資比較固定。針對(duì)優(yōu)秀的科研財(cái)務(wù)助理，項(xiàng)目組內(nèi)部可適當(dāng)提高其月績(jī)效工資，年終績(jī)效獎(jiǎng)金?？蒲性核鶎用嬉部梢阅杲K獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效、科研財(cái)務(wù)助理年終考核評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)勵(lì)等多種形式對(duì)其工作進(jìn)行肯定。另外，針對(duì)特別優(yōu)秀的科研財(cái)務(wù)助理，可為其提供轉(zhuǎn)為正式職工的機(jī)會(huì)，從而留住人才更好地服務(wù)科研活動(dòng)和研究所。具有吸引力的薪酬體系和晉升機(jī)會(huì)更有可能使科研財(cái)務(wù)助理有動(dòng)力去做好報(bào)銷工作，提高報(bào)銷效率。

(三)組織多樣化培訓(xùn)，培養(yǎng)科研財(cái)務(wù)助理的專業(yè)度，夯實(shí)基礎(chǔ)

第一，針對(duì)新的財(cái)務(wù)規(guī)章制度，財(cái)務(wù)部門可組織深入解讀規(guī)章制度方面的培訓(xùn)，并在培訓(xùn)完成后當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行培訓(xùn)知識(shí)的測(cè)驗(yàn)，測(cè)驗(yàn)結(jié)果作為年終考核依據(jù)之一，從而保證培訓(xùn)效果。第二，財(cái)務(wù)部門的審核會(huì)計(jì)人員也可以定期整理報(bào)銷單據(jù)中的高頻易錯(cuò)點(diǎn)反饋于報(bào)銷微信群或QQ群中，整理規(guī)章制度并形成報(bào)銷手冊(cè)，讓科研財(cái)務(wù)助理注意易犯錯(cuò)點(diǎn)，提高填單準(zhǔn)確率，提高報(bào)銷效率。第三，邀請(qǐng)專家進(jìn)行專題講座。專家可以根據(jù)自己的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)講解科研院所報(bào)銷業(yè)務(wù)的審計(jì)重點(diǎn)，講解報(bào)銷方面的“典型案例”等，提升科研財(cái)務(wù)助理的專業(yè)能力，避免易犯錯(cuò)點(diǎn)發(fā)生在自己身上。第四，每年或每半年舉辦一次科研財(cái)務(wù)助理的經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)。每位科研財(cái)務(wù)助理在分享會(huì)中分享工作上特別有感悟的事件或感悟的點(diǎn)，以便其他人拓寬視野，學(xué)習(xí)參考，共同進(jìn)步。第五，針對(duì)新入所的科研財(cái)務(wù)助理，可采取“老帶新”的模式，讓有經(jīng)驗(yàn)、做事仔細(xì)認(rèn)真的科研財(cái)務(wù)助理幫助新入所的科研財(cái)務(wù)助理盡快熟悉財(cái)務(wù)報(bào)銷相關(guān)業(yè)務(wù)，盡量減少犯錯(cuò)頻率。

(四)加強(qiáng)對(duì)科研財(cái)務(wù)助理的情感管理，滿足科研財(cái)務(wù)助理工作上的合理需求

一方面，創(chuàng)造良好的報(bào)銷環(huán)境，以促進(jìn)科研財(cái)務(wù)助理順心工作，讓他們更有動(dòng)力在現(xiàn)在的崗位上繼續(xù)努力。良好的報(bào)銷環(huán)境包括線上報(bào)銷審批流程的全面部署、審核會(huì)計(jì)耐心、及時(shí)地給科研財(cái)務(wù)助理答疑解惑等等。另一方面，尊重科研財(cái)務(wù)助理，實(shí)現(xiàn)審核會(huì)計(jì)工作與科研財(cái)務(wù)助理工作的雙贏。例如財(cái)務(wù)部門可以在財(cái)務(wù)室建立小信箱或者是意見反饋本，及時(shí)了解科研財(cái)務(wù)助理在報(bào)銷方面的需求，科研人員在報(bào)銷方面的需求，并對(duì)其合理需求做出及時(shí)反饋。

綜上所述，科研財(cái)務(wù)助理是推進(jìn)報(bào)銷全流程進(jìn)行的核心點(diǎn)，是提高報(bào)銷效率的關(guān)鍵所在。在充分相信科研人員，簡(jiǎn)政放權(quán)的背景下，只有更好地管理科研財(cái)務(wù)助理，才能使科研財(cái)務(wù)助理更好地服務(wù)于科研人員和科研活動(dòng)。因此，給予科研處財(cái)務(wù)助理穩(wěn)定的工作環(huán)境，培養(yǎng)科研財(cái)務(wù)助理的專業(yè)能力，滿足科研財(cái)務(wù)助理的合理需求，才能真正培養(yǎng)和提高科研財(cái)務(wù)助理的專業(yè)性，提高報(bào)銷效率，才能讓科研人員真正從繁瑣的報(bào)銷中解脫出來，更好地潛心科學(xué)研究。