摘 要：信息技術(shù)的有效應(yīng)用可以使檔案管理工作獲得高水平支持。本文對當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問題進(jìn)行了總結(jié)，結(jié)合信息技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的背景條件，從技術(shù)性工作的角度出發(fā)，提出了檔案管理工作的改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用策略

引言

目前，信息技術(shù)的創(chuàng)新推廣速度較快，實現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的有效使用，可以使檔案管理工作獲得高水平的支持。

1 信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用存在的不足

1.1 檔案信息化管理系統(tǒng)不夠成熟

目前，部分企業(yè)的檔案管理人員缺乏對現(xiàn)有信息系統(tǒng)可操作性的詳細(xì)考察，沒有結(jié)合軟件開發(fā)的實際情況，制定信息化技術(shù)的應(yīng)用步驟，導(dǎo)致信息化系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性難以得到有效維護(hù)。一些檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)雖然進(jìn)行了需求分析，但未能對檔案信息化管理工作的主要原則進(jìn)行總結(jié)，導(dǎo)致動態(tài)性管理方法難以在檔案管理工作中實現(xiàn)普及推廣。一些檔案信息化管理系統(tǒng)在具體建設(shè)的過程中，沒有結(jié)合系統(tǒng)功能特點進(jìn)行數(shù)據(jù)模型的創(chuàng)新設(shè)計，難以保證信息化技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮作用。一些檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、檔案管理技術(shù)的設(shè)計缺乏對系統(tǒng)建設(shè)過程的創(chuàng)新調(diào)整，導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)性工作和信息技術(shù)難以得到高質(zhì)量的結(jié)合，無法在檔案管理業(yè)務(wù)模式創(chuàng)新方面取得積極成效，也使得檔案信息化管理系統(tǒng)所具備的應(yīng)用價值無法實現(xiàn)高水平開發(fā)。

1.2 檔案數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量較差

數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量直接影響著檔案信息的應(yīng)用水平。但是，部分企業(yè)雖然推進(jìn)了檔案數(shù)字化管理，并對信息技術(shù)進(jìn)行了推廣應(yīng)用，但對于檔案信息查詢服務(wù)的重視度較低，缺乏對檔案檢索目錄的高質(zhì)量設(shè)計，無法憑借主題詞實現(xiàn)檔案信息的快速搜索，難以在增強信息調(diào)取效率的基礎(chǔ)上，體現(xiàn)出數(shù)據(jù)檢索技術(shù)的優(yōu)勢。部分檔案數(shù)據(jù)檢索工作的實施對于可視化分析技術(shù)的價值缺乏足夠的關(guān)注，沒有使用圖表等方式實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的有效展現(xiàn)，導(dǎo)致檔案信息的處理舉措無法得到相應(yīng)的調(diào)整創(chuàng)新，難以在數(shù)據(jù)模型的幫助之下，全面滿足檔案數(shù)據(jù)檢索管理的實際需要。

1.3 檔案服務(wù)能力缺乏有效拓展

部分檔案管理人員雖然引進(jìn)了信息技術(shù)，但缺乏對檔案服務(wù)能力建設(shè)工作的重視，導(dǎo)致新型信息技術(shù)所具備的突出應(yīng)用優(yōu)勢無法得到顯現(xiàn)。一些檔案服務(wù)能力的建設(shè)工作對于檔案信息所具備的應(yīng)用價值分析不夠完整，缺乏對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，沒有從信息全文檢索需求的角度出發(fā)，對信息集成技術(shù)進(jìn)行合理使用，導(dǎo)致檔案的檢索效率及精準(zhǔn)性無法得到提升。一些檔案管理人員在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，對于數(shù)據(jù)資源的錄入和整編缺乏必要重視，沒有對檔案管理系統(tǒng)各類權(quán)限進(jìn)行合理設(shè)置，導(dǎo)致檔案借閱管理及報表制作等基礎(chǔ)性工作無法得到改良，檔案數(shù)據(jù)的備份以及系統(tǒng)維護(hù)等業(yè)務(wù)難以得到信息技術(shù)的高水平支持。

1.4 檔案信息資源缺乏有效整合

檔案信息資源的整合是提升檔案應(yīng)用水平的關(guān)鍵。但是，部分檔案管理人員在應(yīng)用信息化技術(shù)的過程中，對于檔案管理領(lǐng)域的信息孤島問題缺乏足夠的關(guān)注，沒有對檔案信息浪費現(xiàn)象進(jìn)行有針對性的研究，導(dǎo)致信息系統(tǒng)普遍存在重復(fù)構(gòu)建的問題。一些信息技術(shù)的應(yīng)用對于檔案信息現(xiàn)有的服務(wù)效果缺乏必要總結(jié)，未能對不同類型信息化系統(tǒng)的運行情況進(jìn)行系統(tǒng)性研究，導(dǎo)致如財務(wù)系統(tǒng)和資源調(diào)度管理系統(tǒng)無法與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)充分結(jié)合等問題。一些檔案信息整合工作對于實體檔案數(shù)字化所帶來的各方面影響缺乏完整的分析，沒有對檔案管理工作中的存量信息資源進(jìn)行有效的整合，導(dǎo)致很多檔案數(shù)據(jù)信息的備份管理需求無法得到滿足，難以在實體檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上更好地實現(xiàn)檔案信息的同步備份。

2 信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)化應(yīng)用策略

2.1 提高檔案信息化管理系統(tǒng)的成熟度

檔案管理人員在探索信息技術(shù)的應(yīng)用途徑過程中，要加強對檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)成情況的分析研究，并對工程項目建設(shè)的基本原理進(jìn)行考察，使檔案信息化管理方案的構(gòu)建可以具備更強的可操作性，并保證檔案管理所需的軟件可以在這一過程中實現(xiàn)高質(zhì)量應(yīng)用。要加強對檔案信息化管理需求的分析，并對系統(tǒng)當(dāng)前的功能優(yōu)勢及使用性能進(jìn)行考察，保證系統(tǒng)具備足夠的穩(wěn)定性與安全性。檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)工作需要加強對說明書制定工作的關(guān)注，尤其要對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)所需的基礎(chǔ)條件加以分析，保證檔案動態(tài)化管理方法得到有效構(gòu)建。要加強對檔案信息化管理系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)構(gòu)成情況的考察，并對系統(tǒng)架構(gòu)以及功能模塊進(jìn)行有效的創(chuàng)新，保證系統(tǒng)安全管理體系可以在這一基礎(chǔ)上得到更加成熟的構(gòu)建。檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)還需要加強對計算機軟件開發(fā)狀態(tài)的關(guān)注，尤其要保證檔案管理人員充分參與到系統(tǒng)建設(shè)工作中，確保軟件開發(fā)過程可以得到明確，為檔案管理系統(tǒng)價值的充分開發(fā)提供有力支持。

2.2 提高檔案數(shù)據(jù)檢索工作質(zhì)量

在探索信息技術(shù)在檔案管理工作中的具體應(yīng)用策略過程中，一定要加強對檔案信息構(gòu)成情況的分析，并結(jié)合檔案信息查閱需要，對檔案信息檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，使檔案檢索工作目錄得到創(chuàng)新調(diào)整，進(jìn)而滿足檔案信息的多元化查閱需要。檔案數(shù)據(jù)檢索工作在開展的過程中，必須加強對信息技術(shù)普及規(guī)律的重視，并將各類主題詞及相應(yīng)的檢索內(nèi)容加以總結(jié)，使檔案信息利用需求可以得到優(yōu)化，有效提升檔案檢索工作效率。要加強對可視化分析技術(shù)的重視和應(yīng)用，尤其要對圖表形式的信息進(jìn)行重點研究，使數(shù)據(jù)檢索精準(zhǔn)度得到提高。檔案數(shù)據(jù)檢索工作還需要對特殊信息進(jìn)行集中處置，尤其要對數(shù)據(jù)分析模型進(jìn)行靈活使用，為檔案信息利用效率的優(yōu)化提供精準(zhǔn)支持。

2.3 提高信息化檔案服務(wù)水平

檔案管理人員在探索檔案服務(wù)新方式的過程中，一定要將檔案管理信息系統(tǒng)所具備的突出應(yīng)用優(yōu)勢進(jìn)行總結(jié)，尤其要對檔案信息的整合和組織工作進(jìn)行深入研究，使檔案信息化體系的建設(shè)可以在檔案價值開發(fā)方面發(fā)揮作用，以便可以更加有效地滿足信息化檔案服務(wù)需要。檔案管理人員在制定信息化服務(wù)策略過程中，一定要加強對檔案信息服務(wù)條件的重視和考察，并對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行合理使用，保證符合檔案信息全文檢索需求的舉措得到相應(yīng)優(yōu)化，為信息集成技術(shù)充分發(fā)揮應(yīng)用價值提供幫助。要加強對檔案信息檢索能力構(gòu)成情況的關(guān)注，并對信息檢索速度的影響因素進(jìn)行深入研究。檔案管理人員需要根據(jù)信息系統(tǒng)當(dāng)前的運行規(guī)律，對檔案進(jìn)行的收集整編方法做出調(diào)整，合理設(shè)置檔案調(diào)取權(quán)限，并對檔案統(tǒng)計報表等基礎(chǔ)性功能加以完善，確保數(shù)據(jù)的維護(hù)及備份功能得到強化。要根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的基本規(guī)律，對檔案管理信息化需求進(jìn)行全方位考察研究，尤其要對網(wǎng)上檔案信息瀏覽平臺進(jìn)行高水平構(gòu)建，并保證相應(yīng)的網(wǎng)頁檢索功能得到強化，為信息化檔案服務(wù)體系的完善提供幫助。

2.4 提高檔案信息資源的整合水平

在制定檔案管理信息化方案過程中，需要加強對檔案管理工作中信息孤島問題的重視和分析，尤其要對檔案信息資源浪費問題進(jìn)行嚴(yán)格統(tǒng)計，使信息系統(tǒng)可以有效避免重復(fù)建設(shè)問題，并保證信息匱乏現(xiàn)象可以得到充分規(guī)避。要加強對檔案資源質(zhì)量特征的分析考察，并對檔案信息管理以及檔案服務(wù)體系建設(shè)的相關(guān)需求進(jìn)行總結(jié)，確保不同類型的信息化系統(tǒng)可以與檔案信息調(diào)取應(yīng)用需求相符合，有效提升檔案服務(wù)綜合質(zhì)量。要加強對檔案管理工作中信息化系統(tǒng)實際運行情況的關(guān)注，并對財務(wù)管理和資源調(diào)度管理系統(tǒng)進(jìn)行整合，結(jié)合檔案管理團(tuán)隊辦公自動化的目標(biāo)，制定檔案信息資源整合的具體策略，使檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)可以獲得高質(zhì)量的信息源，并保證檔案信息的來源能夠得到相應(yīng)的優(yōu)化。在檔案信息資源整合的具體實施過程中，一定要加強對檔案管理信息化總體方案的關(guān)注，尤其要對數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢進(jìn)行總結(jié)，使各種類型的存量信息實現(xiàn)高質(zhì)量整合，為檔案信息的備份和調(diào)取提供有力支持。

3 結(jié)論

信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展可以使檔案管理工作得到全面優(yōu)化。因此，對檔案管理工作的實際情況進(jìn)行總結(jié)分析，并結(jié)合信息技術(shù)的主要優(yōu)勢，進(jìn)行檔案管理工作相關(guān)問題的總結(jié)，制定信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用策略，對提升檔案管理工作綜合質(zhì)量具有十分重要的意義。

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作者簡介：王亞琴（1986— ），碩士研究生，菏澤市行政審批保障中心館員。