吳昱佳

(四川文化產(chǎn)業(yè)職業(yè)學(xué)院 四川 成都 610000)

作為職業(yè)院校較為基礎(chǔ)的管理工作，檔案管理在院校工作進(jìn)程和科研發(fā)展中起到重中之重的關(guān)鍵作用，能夠為學(xué)校師生提供更加便捷、高效的教學(xué)服務(wù)，同時能夠為教學(xué)工作的開展夯實基礎(chǔ)。而當(dāng)職業(yè)院校的教學(xué)規(guī)模和師生結(jié)構(gòu)逐漸擴(kuò)大與復(fù)雜，學(xué)校的學(xué)科建設(shè)和教學(xué)活動也不斷發(fā)展和增加，使得原始的檔案管理工作已經(jīng)不堪重負(fù)，管理效率大幅度降低。因而，以加強(qiáng)職業(yè)院校教學(xué)檔案管理效率提升為首要目的，融合信息化創(chuàng)新舉措是檔案管理工作的有效措施，讓檔案管理向容量擴(kuò)增、種類豐富、功能拓展、服務(wù)延伸、存儲高效等方向發(fā)展改革。

1.分析職業(yè)院校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀與不足

1.1 檔案意識的缺失。職業(yè)院校的檔案管理工作其功能和作用是一種長期收益，需要得到時間的檢驗才可以顯露，而正是由于其本身收益的階段性較為漫長使得檔案管理工作并未獲得部分院校師生的重視，從而導(dǎo)致檔案管理工作的重要性逐漸淡化，并且使“檔案意識”也逐步缺失。與此同時，許多高職院校在檔案管理機(jī)制的構(gòu)建過程中往往浮于表面，甚至因為過度壓縮人員編制和弱化基礎(chǔ)設(shè)施投入，從而造成管理人員匱乏和管理系統(tǒng)落后，導(dǎo)致職業(yè)院校的檔案管理工作始終處于極其低效的狀態(tài)中，影響檔案管理工作的有效開展。

1.2 管理體系的落后。職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作因時常得不到應(yīng)有的重視程度，從而使得部分從事教學(xué)檔案管理工作的人員始終無法培育重視理念，甚至出現(xiàn)人員匱乏、工作狀態(tài)低下等負(fù)面情況。與此同時，學(xué)校對檔案管理的重視不夠充分，加以工作人員待遇薪資低于教師平均水平，讓更多高素質(zhì)人才望而卻步。職業(yè)的吸引力不足，進(jìn)而導(dǎo)致當(dāng)前從事檔案管理工作的人員其本身專業(yè)素質(zhì)和能力略顯不足，不足支撐現(xiàn)代職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作的高效構(gòu)建和開展。另一方面，隨著信息化檔案管理的普遍落實，對工作人員的結(jié)構(gòu)層次和技術(shù)水平都提出更加全新的要求，若依舊采用傳統(tǒng)的人員結(jié)構(gòu)方式進(jìn)行管理必然會對檔案工作造成負(fù)面影響。

1.3 工作環(huán)節(jié)的冗雜。當(dāng)前職業(yè)院校教學(xué)檔案管理在信息上報和收集的過程中存在繁雜的上報環(huán)節(jié)，并且相關(guān)的流程也相對較為繁瑣復(fù)雜，缺乏統(tǒng)一化的機(jī)制，進(jìn)而使得在層層上報過程中的信息丟失和信息失真，最終導(dǎo)致檔案的真實度和可信度大幅度降低。與此同時，學(xué)校檔案管理工作人員沒有定期針對所上報的資料檔案進(jìn)行整理和清理，造成信息的冗雜和堆疊，對往后檔案篩選和搜索造成一定的困難和阻礙。以人工化為主的檔案管理方式還可能存在“包庇、作假”等弊端，使得學(xué)生檔案的真實性無法得到確切的保障，造成職業(yè)院校教育有失公允。

2.把握職業(yè)院校教學(xué)檔案管理的基本特點

職業(yè)院校教學(xué)檔案管理必須遵循相應(yīng)的基本準(zhǔn)則，把握其中的管理特點，才能夠真正將教學(xué)檔案有效管理落實到實處。首先，校方因注重教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)化特征，在收集和整理檔案的過程中，因根據(jù)檔案的性質(zhì)、時間、對象等幾個主要標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，并且給予檔案有序化的歸類，從而確保檔案管理能夠具備相應(yīng)的體系化特點，形成較為全面且合理化的檔案管理機(jī)制，為往后對于檔案的檢索和調(diào)取提供較為便捷的條件；其次，校方需要注重信息技術(shù)在檔案管理中的充分應(yīng)用，賦予現(xiàn)代職業(yè)院校教學(xué)檔案管理以信息化的突出特點，通過信息接口收集相關(guān)的信息資料，同時利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中“大數(shù)據(jù)”、“云儲存”等方式對數(shù)量繁多且結(jié)構(gòu)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行科學(xué)的整理分類，并得以完善的保存，最大限度應(yīng)用信息化的突出優(yōu)勢提高教學(xué)檔案管理的效率和水平，且保證信息存儲的安全性和高效性；最后，是以制度化作為職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作的重要保障，校方應(yīng)針對教學(xué)檔案管理制詳細(xì)的管理制度和規(guī)則，并且制度規(guī)定應(yīng)涉及檔案管理的多方面工作，確保制度的全面性和合理性，同時在日常管理工作當(dāng)中需要配合相關(guān)的工作督察和舉報系統(tǒng)，對相關(guān)管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，進(jìn)而保證檔案管理過程的廉潔性，有效規(guī)避徇私舞弊的違規(guī)行為。

3.淺談職業(yè)院校教學(xué)檔案管理的有效路徑

3.1 構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理教師隊伍。管理人員是職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作實施進(jìn)程中的主導(dǎo)者，因而提升相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，是決定職業(yè)院校檔案管理高水平的重要因素。相關(guān)學(xué)校應(yīng)解決檔案管理人員年齡偏高、知識落后、技術(shù)短缺等突出問題，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理專業(yè)隊伍。

比如，在本校的教學(xué)檔案管理隊伍的建設(shè)過程當(dāng)中，采用多元化途徑有效提升管理人員的綜合素質(zhì)和管理能力。在檔案管理人員的招納中以兩個中心為出發(fā)，一是具備成熟豐富的檔案管理經(jīng)驗且技術(shù)過硬的人員，二是吸引高素質(zhì)的年輕人才為管理工作注入鮮活動力。同時，學(xué)校會定期組織人員培訓(xùn)工作，安排相關(guān)管理人員到其他先進(jìn)學(xué)校進(jìn)行觀摩和學(xué)習(xí)，并邀請著名的專家學(xué)者到本校為管理人員傳授先進(jìn)的管理工作經(jīng)驗和理念，確保管理信息和方法能夠與時俱進(jìn)，從而建設(shè)具備創(chuàng)新型和時代性的教師隊伍。

因此，校方應(yīng)確保在檔案管理工作中引進(jìn)高素質(zhì)的現(xiàn)代化人才，及時給予管理人員相關(guān)的工作培訓(xùn)，開展全方位的專業(yè)能力提升實踐活動，通過多種渠道增強(qiáng)職業(yè)院校的檔案管理教師隊伍的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)，從而滿足現(xiàn)階段對于檔案管理的高要求和高標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建具備敬業(yè)精神和創(chuàng)新品質(zhì)的現(xiàn)代化職業(yè)院校管理隊伍。

3.2 建立制度化檔案管理監(jiān)督機(jī)制。職業(yè)院校應(yīng)開展相關(guān)管理制度建設(shè)實踐，依照國家法律的相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合本校教學(xué)檔案管理工作的實際發(fā)展情況和切身需要，從而全方位構(gòu)建以“誠信”為首的檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制，確保工作的透明化和公平化原則。

比如，在檔案管理工作相關(guān)規(guī)章制度的制定中，我校采用以“誠信”為首要原則的制度體系，并以民主化方式征求多方意見，設(shè)立相關(guān)的獎懲措施，對于利用教案檔案管理實行違法牟利的行為嚴(yán)懲不貸。同時，構(gòu)建線上線下監(jiān)督平臺，師生可以通過相關(guān)平臺對檔案管理工作進(jìn)行實時監(jiān)督和獻(xiàn)策建議。

因此，相關(guān)院校必須將教學(xué)檔案管理工作制度和規(guī)則落實到位，從而確保工作能夠有法可依、有則可循，有效避免在實際管理工作所出現(xiàn)的不良行為，實現(xiàn)對學(xué)生、和對社會的負(fù)責(zé)態(tài)度。

4.結(jié)束語

綜上所述，開展高效化的教學(xué)檔案管理工作是現(xiàn)階段職業(yè)院校教學(xué)的必然要求，同時信息化檔案管理系統(tǒng)也是當(dāng)前信息科技發(fā)展背景下的發(fā)展趨勢。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，摒棄低效的管理方法，采用信息技術(shù)作為教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)性工程，并對相應(yīng)的管理途徑進(jìn)行改革創(chuàng)新，能夠有效化解檔案管理中所存在的數(shù)量龐大、種類繁多、存儲復(fù)雜等難題，從而實現(xiàn)檔案信息“儲存、管理、共享”三位一體化發(fā)展，為職業(yè)院校的教學(xué)活動和管理工作提供更加便捷、高效的條件與基礎(chǔ)。