徐鋒 大連外國語大學(xué)財(cái)務(wù)處 周守亮 大連大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院

引言

內(nèi)部控制制度是高校內(nèi)涵式發(fā)展的重要制度保障，能夠指導(dǎo)和約束教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)運(yùn)行，為權(quán)力運(yùn)行、業(yè)務(wù)開展、內(nèi)部治理等方面建設(shè)提供了依據(jù)。《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南》指出高校內(nèi)部控制建設(shè)要緊緊圍繞學(xué)校辦學(xué)目標(biāo)和事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，堅(jiān)持服務(wù)于學(xué)校人才培養(yǎng)和科學(xué)研究。隨著高校對內(nèi)部控制的重視程度加深，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)層面管控水平呈向好趨勢。高校后勤業(yè)務(wù)為教學(xué)、科研、師生員工提供物資及生活服務(wù)的過程中需要處理的事物，與預(yù)算管理、收支管理等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)密切相關(guān)，后勤業(yè)務(wù)的管控水平將直接影響高校整體運(yùn)行效率，因此，高校后勤業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的建設(shè)與研究仍需要進(jìn)一步補(bǔ)充。

一、高校后勤業(yè)務(wù)內(nèi)部控制內(nèi)容

高校后勤業(yè)務(wù)旨在為高校教研提供物資和生活服務(wù)，其目標(biāo)人群特定在高校師生員工，主要人群集中在校內(nèi)，并且強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)活動(dòng)，是具體化、分類化的后勤活動(dòng)。隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，后勤業(yè)務(wù)的種類也越來越多樣，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都有自己獨(dú)特的風(fēng)格。舉例如下：

（1）校園餐飲業(yè)務(wù)。校園的餐飲業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)著全校教工與學(xué)生就餐，服務(wù)類型包括學(xué)生食堂、教工食堂、清真食堂等。經(jīng)營方式包括自營和外包兩部分，自營食堂從原材料采購、后廚烹飪、收款結(jié)算均由后勤部門管理。此外，后勤管理部門負(fù)責(zé)經(jīng)營檔口的對外招商工作。

（2）校園公寓業(yè)務(wù)。公寓服務(wù)是根據(jù)學(xué)校年度招生計(jì)劃，負(fù)責(zé)學(xué)生宿舍安排計(jì)劃、調(diào)配、服務(wù)工作。建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)施完善各項(xiàng)崗位責(zé)任，并協(xié)助配合學(xué)校職能部門做好安全保衛(wèi)、愛國衛(wèi)生等工作。

（3）校園動(dòng)力維護(hù)業(yè)務(wù)。該業(yè)務(wù)主要承擔(dān)供水、供電供暖和浴室服務(wù)工作，負(fù)責(zé)水電管理與運(yùn)行工作，管網(wǎng)維護(hù)，零星維修，水電費(fèi)收繳管理等。

（4）校園班車業(yè)務(wù)。該業(yè)務(wù)是統(tǒng)籌校車時(shí)間線路、駕駛員、車輛信息等，建立車輛管理制度，協(xié)調(diào)車輛調(diào)度，完成車輛維修、保養(yǎng)、保險(xiǎn)等相關(guān)工作。

（5）校園綠化業(yè)務(wù)。該業(yè)務(wù)根據(jù)學(xué)校總體規(guī)劃，完成校園綠化管理工作，定期采購、更換綠色植物，雇傭工人進(jìn)行綠化維護(hù)。

（6）對外接待業(yè)務(wù)。該業(yè)務(wù)承接各類國際、國內(nèi)會(huì)議，為參會(huì)人員提供優(yōu)質(zhì)的住宿、餐飲、會(huì)務(wù)、客運(yùn)、訂票等服務(wù)的職能。部分學(xué)校后勤部門負(fù)責(zé)策劃、制作、銷售帶有高校標(biāo)志的校園文化產(chǎn)品。

二、高校后勤業(yè)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)評估要點(diǎn)

（1）組織架構(gòu)建設(shè)。后勤管理部門制度是否包含全部業(yè)務(wù)內(nèi)容，制度內(nèi)容是否符合上位法律法規(guī)，業(yè)務(wù)要求是否落實(shí)至部門、崗位當(dāng)中，業(yè)務(wù)流程是否通暢。制度是否明確包含業(yè)務(wù)事項(xiàng)的權(quán)限范圍、審批程序、相關(guān)責(zé)任、流程依據(jù)等內(nèi)容。重點(diǎn)關(guān)注貨物、服務(wù)、新建工程與維修改造的審批、采購、驗(yàn)收、使用、監(jiān)督等業(yè)務(wù)的崗位設(shè)置。

（2）運(yùn)行機(jī)制建設(shè)。后勤管理部門是否建立重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)審議、審核、審定制度及流程，是否建立分級(jí)授權(quán)審批機(jī)制。是否針對重大業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)設(shè)立監(jiān)督與檢查崗位，明確監(jiān)督與檢查依據(jù)。同時(shí)，對于資產(chǎn)、采購、人事等關(guān)鍵崗位是否建立定期輪崗機(jī)制，對無法進(jìn)行輪崗的崗位是否建立交叉復(fù)核機(jī)制。

（3）資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)。后勤管理部門是否建立資產(chǎn)管理制度、實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理歸口管理，在維修設(shè)備、低值易耗品、校車用車等方面是否建立完善的管理制度，設(shè)置明確的崗位、流程、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。重點(diǎn)關(guān)注車輛管理制度，是否對車輛維修、保險(xiǎn)、油料等日常支出實(shí)施采購管理；重點(diǎn)關(guān)注房屋資產(chǎn)的使用、出借、出租等情況，是否建立低值易耗品、維修設(shè)備的申領(lǐng)、使用、返還等建立臺(tái)賬，對實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行定期、全面的清查盤點(diǎn)。

（4）人事管理業(yè)務(wù)。因?yàn)楹笄诠芾聿块T具有使用臨時(shí)外聘勞務(wù)人員的職責(zé)，所以應(yīng)關(guān)注是否建立相關(guān)人事聘用管理制度，完善人事聘用流程、標(biāo)注及規(guī)范。在人事日常管理方面，是否明確請假審批流程、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，是否存在冒領(lǐng)工資、擅自請假、長期不在崗等情況。是否明確加班審批流程、補(bǔ)簽審批流程、考勤資料保管等內(nèi)容。在考核管理中，是否完善考核評選機(jī)制，建立明確的考核評選制度；是否建立人事離職管理制度、流程與標(biāo)準(zhǔn)。

（5）維修管理業(yè)務(wù)。后勤管理部門是否明確專用設(shè)備類型并建立維修管理制度，對日常修理、大修理與更新改造指定分類審批管理制度與規(guī)范。面對預(yù)算外臨時(shí)改建或維修等方面的申請，是否執(zhí)行預(yù)算外申請審批流程，是否明確后勤管理部門及報(bào)修單位的權(quán)責(zé)。

（6）采購管理業(yè)務(wù)。后勤管理部門是否按照學(xué)校采購歸口管理的統(tǒng)一要求制定內(nèi)部采購管理流程，是否針對限額下采購業(yè)務(wù)建立了完善的管理制度與流程。是否按照要求完成采購計(jì)劃、計(jì)劃論證、采購方式選取、委托代理機(jī)構(gòu)、采購組織形式、采購驗(yàn)收管理、采購績效評價(jià)等工作。校內(nèi)經(jīng)營服務(wù)招標(biāo)管理中，商戶承包決策崗位和經(jīng)營活動(dòng)的執(zhí)行、監(jiān)督、評價(jià)等崗位是否實(shí)施了有效的分離措施。

（7）收費(fèi)管理業(yè)務(wù)。后勤勤管理部門在電卡、水卡、洗衣卡、物業(yè)損害賠償費(fèi)等收入業(yè)務(wù)中，是否在學(xué)校的財(cái)務(wù)管理制度下完善相應(yīng)的制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。是否對物業(yè)損壞賠償?shù)蔫b定、審批、執(zhí)行、監(jiān)督等內(nèi)容進(jìn)行明確界定，是否明確票據(jù)管理、核算管理、對賬管理、監(jiān)督管理、匯總上報(bào)等內(nèi)容，費(fèi)用收取與記賬核算等不相容崗位是否有效分離。

三、高校后勤業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化建議

（1）組織架構(gòu)建設(shè)。全面梳理后勤管理處核心業(yè)務(wù)，根據(jù)不同業(yè)務(wù)職能制定業(yè)務(wù)管理流程與規(guī)范，按照業(yè)務(wù)管理要求設(shè)置內(nèi)設(shè)科室崗位及職責(zé)，明確內(nèi)部控制、審核審批權(quán)限，實(shí)現(xiàn)分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級(jí)授權(quán)、定期輪崗。細(xì)化科室負(fù)責(zé)人相關(guān)審批權(quán)限與職責(zé)，明確重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)集體決策制度。

（2）運(yùn)行機(jī)制建設(shè)。明確各科室職能，將各業(yè)務(wù)管理統(tǒng)一歸口至單一部門進(jìn)行集中管理，將決策、執(zhí)行、監(jiān)督等不相容職能分離，杜絕各部門自行進(jìn)行采購、自行管理資產(chǎn)并使用資產(chǎn)等情況。按照業(yè)務(wù)職能要求，針對重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)建立監(jiān)督檢查制度，根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生頻次、價(jià)值高低設(shè)置日常監(jiān)督檢查或定期抽樣檢查要求，加強(qiáng)重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的審核審批，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)一致。加強(qiáng)人事管理，按照要求聘用適當(dāng)人員，對關(guān)鍵崗位進(jìn)行定期考核，加強(qiáng)考核結(jié)果應(yīng)用。

（3）資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)。按照高校國有資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)統(tǒng)一管理的要求，對固定資產(chǎn)、專用設(shè)備、低值易耗品、車輛等進(jìn)行分類管理，加強(qiáng)專用設(shè)備和低值易耗品的驗(yàn)收、入庫、調(diào)劑、維護(hù)、處置、評估、審計(jì)等管理，明確維修設(shè)備歸檔與保管管理制度與流程。明確維修設(shè)備領(lǐng)用與收回管理制度流程，明確低值易耗品保管與發(fā)放管理制度流程，建立低值易耗品存貨臺(tái)賬。應(yīng)明確校車用車申請管理制度流程，加強(qiáng)校車用車審核審批。成立資產(chǎn)清查盤點(diǎn)小組，優(yōu)化資產(chǎn)清查盤點(diǎn)流程，定期對實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，與財(cái)務(wù)部門定期進(jìn)行賬目核對，將盤點(diǎn)情況及時(shí)上報(bào)主管部門，做到賬實(shí)相符、賬賬相符。

（4）人事管理業(yè)務(wù)。在高校人事管理內(nèi)部控制框架下，明確臨時(shí)用工人事聘用制度流程，明確招聘計(jì)劃的審核審批，明確招聘對象、招聘條件、招聘方式、招聘流程（招聘信息、報(bào)名、資格審查、筆試、面試、體檢、考察、公示和聘用）等內(nèi)容，加強(qiáng)考核考評。明確人事請假審批流程、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，加強(qiáng)請假補(bǔ)簽管理，將請假管理與日常考勤、年度考核、續(xù)聘延聘相結(jié)合。應(yīng)明確人事加班管理審批流程、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，加強(qiáng)對加班計(jì)劃的審核審批。對緊急需求加班情況進(jìn)行嚴(yán)格界定，主管負(fù)責(zé)人同意后方可實(shí)施加班。加班結(jié)束后，應(yīng)對加班情況及完成質(zhì)量進(jìn)行核查，核查無誤后按照制度流程進(jìn)行審核審批。進(jìn)一步完善人事日常考勤管理，明確考勤流程、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，妥善保存考勤原始記錄，及時(shí)將考勤情況匯總報(bào)告上級(jí)主管部門。

（5）維修管理業(yè)務(wù)。分類制定一般物業(yè)維修、學(xué)生公寓維修、汽車保養(yǎng)維修及其他專用設(shè)備保養(yǎng)維修管理制度、流程與規(guī)范，加強(qiáng)維修預(yù)算制定、支出審批、監(jiān)督檢查等關(guān)鍵環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)控制。按照學(xué)校預(yù)算管理內(nèi)部控制要求，對預(yù)算外臨時(shí)報(bào)修進(jìn)行論證、審核與審批，在預(yù)算批復(fù)后實(shí)施維修。同時(shí)，制定預(yù)算外臨時(shí)緊急報(bào)修制度，加強(qiáng)學(xué)校財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、業(yè)務(wù)、后勤等部門的論證與協(xié)調(diào)，確保維修工作在制度約束下開展實(shí)施。

（6）采購管理業(yè)務(wù)。在高校采購管理內(nèi)部控制框架下，完善部門內(nèi)部采購制度，建立采購業(yè)務(wù)的歸口管理部門，加強(qiáng)采購計(jì)劃論證、采購組織運(yùn)行、采購績效評價(jià)。配合學(xué)校采購管理部門完成采購計(jì)劃編制、采購項(xiàng)目評審、采購商品驗(yàn)收、采購績效評價(jià)等工作，完成部門內(nèi)部采購活動(dòng)的組織與管理。經(jīng)營服務(wù)活動(dòng)的招標(biāo)評價(jià)等決策工作由學(xué)校建立工作小組協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理，后勤管理部門主要負(fù)責(zé)經(jīng)營服務(wù)活動(dòng)的日常管理與考核，管理情況及時(shí)上報(bào)學(xué)校有關(guān)部門，作為招標(biāo)評價(jià)的重要決策依據(jù)。

（7）收費(fèi)管理業(yè)務(wù)。應(yīng)在高校財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制框架下，完善收入相關(guān)管理制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，加強(qiáng)收入的現(xiàn)金管理、賬務(wù)管理、票據(jù)管理、核算管理，確保各項(xiàng)收入應(yīng)收盡收、及時(shí)入賬。明確水電服務(wù)收費(fèi)管理制度，加強(qiáng)收費(fèi)的票據(jù)管理、核算管理、對賬管理、監(jiān)督管理、匯總上報(bào)，對不相容崗位進(jìn)行有效分離。應(yīng)在高校國有資產(chǎn)管理部門領(lǐng)導(dǎo)下，明確物業(yè)損壞賠償管理制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，加強(qiáng)對物業(yè)損壞程度的鑒定，明確物業(yè)損壞價(jià)格賠償標(biāo)準(zhǔn)，完善物業(yè)損壞賠償審核審批。

結(jié)語

財(cái)政部、教育部發(fā)布內(nèi)部控制規(guī)范要求之后，全國各高校均積極投入到內(nèi)部控制建設(shè)中并取得了顯著成效。但目前的內(nèi)部控制以六大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為核心，與高校教育事業(yè)發(fā)展特征相結(jié)合的“特有”業(yè)務(wù)分析研究還不豐富。高校后勤業(yè)務(wù)與六大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)緊密相連，而且包含的業(yè)務(wù)內(nèi)容更加復(fù)雜、多樣、量大。部分高校后勤業(yè)務(wù)支出占預(yù)算支出較大比例，所以后勤管理的有效性將直接影響整體內(nèi)部控制的運(yùn)行成效。本文基于部分高校關(guān)于后勤業(yè)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)與風(fēng)險(xiǎn)評估的經(jīng)驗(yàn)，分析了后勤業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中應(yīng)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容提出優(yōu)化建議，希望研究結(jié)果對高校全面內(nèi)部控制的實(shí)施提供助力。財(cái)