周 燕

（鹽城師范學(xué)院，江蘇 鹽城 224000）

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性與迫切性

1.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性

1.1.1 是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的需求

以計(jì)算機(jī)為整個(gè)信息技術(shù)發(fā)展的中心工具，為企業(yè)和社會(huì)組織的檔案管理工作帶來(lái)了巨大的沖擊和改變。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案在生活當(dāng)中發(fā)揮的作用越來(lái)越大，而且這些信息的重要程度也越來(lái)越高。想要將海量信息和檔案進(jìn)行歸納、儲(chǔ)存、分類(lèi)，就需要借助高科技的幫助，對(duì)信息進(jìn)行合理的分配和管理。面對(duì)如此龐大的信息檔案管理，工作人員需要提高自己的工作效率來(lái)滿足檔案管理的需求，從煩瑣的材料整理當(dāng)中抽身出來(lái)。

1.1.2 是推動(dòng)現(xiàn)代管理信息化的嘗試

檔案管理不僅僅是保管檔案資料，延長(zhǎng)檔案壽命，還需要開(kāi)發(fā)和研究相關(guān)的檔案信息，為各項(xiàng)工作提供基礎(chǔ)和發(fā)展的可能性。而在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，檔案儲(chǔ)存分類(lèi)管理的高效性、便捷度、明確性會(huì)直接影響到后續(xù)工作的進(jìn)展。而借助信息技術(shù)的幫助，利用計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案信息進(jìn)行管理，可以使檔案管理的模式實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的過(guò)程，提高管理的效率，有利于促進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的積極作用，可以使得答案管理與時(shí)代發(fā)展的潮流相契合，達(dá)到根本性轉(zhuǎn)變的目的[1]。

1.1.3 是推動(dòng)檔案管理工作服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的要求

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各行各業(yè)都離不開(kāi)信息，人力資源管理和各項(xiàng)開(kāi)發(fā)的生產(chǎn)過(guò)程都需要對(duì)儲(chǔ)存的信息進(jìn)行學(xué)習(xí)、閱覽。計(jì)算機(jī)技術(shù)使得該過(guò)程從意識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為非?，F(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，能夠在收集整理、傳遞、處理檔案等過(guò)程中更加準(zhǔn)確明晰，有利于實(shí)現(xiàn)提高工作效率并且推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的目的。

1.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的迫切性

在高科技發(fā)展的時(shí)代背景之下，檔案管理使用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以將傳統(tǒng)以手工為主的各項(xiàng)操作借助信息技術(shù)的工具，實(shí)現(xiàn)信息作為載體、計(jì)算機(jī)作為處理工具的模式。檔案管理工作人員的工作重心就不再是對(duì)于一些紙質(zhì)作為載體的材料進(jìn)行儲(chǔ)存，而是通過(guò)計(jì)算機(jī)的方式來(lái)達(dá)到錄入管理的過(guò)程，在編目和檢索環(huán)節(jié)，計(jì)算機(jī)作為輔助工具也可以對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行最直接的錄入[2]。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)儲(chǔ)存信息，可以使信息管理和檔案管理更加多樣化。

1.2.1 檔案管理工作面臨的發(fā)展機(jī)遇

在西方國(guó)家，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的歷史相對(duì)較早，擁有的經(jīng)驗(yàn)也相對(duì)較多，而在我國(guó)計(jì)算機(jī)普及的時(shí)間尚短，應(yīng)用于檔案管理的時(shí)間則更少，在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，通過(guò)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)提高時(shí)效和效率的經(jīng)驗(yàn)也相對(duì)較少，計(jì)算機(jī)技術(shù)在與檔案管理融合的過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題也還沒(méi)有完全解決。通過(guò)科學(xué)地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理檔案，達(dá)到資源的共享是一種現(xiàn)代化的進(jìn)程，還需要一個(gè)階段性的適應(yīng)。檔案管理工作面臨的發(fā)展機(jī)遇也成了在該過(guò)程當(dāng)中必備的一個(gè)階段。

1.2.2 檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用歷史較短，還有許多不斷探索和發(fā)揮的空間，大量的珍貴歷史資料通過(guò)計(jì)算機(jī)的形式儲(chǔ)存，會(huì)受到各種信息技術(shù)的限制，在保護(hù)和開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，要以提高其安全性為基礎(chǔ)，做好信息的安全建設(shè)工作。同時(shí)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也需要利用信息技術(shù)的形式，提供更加高效快捷的檔案信息[3]。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理面臨的困境

2.1 電子檔案長(zhǎng)期保存的問(wèn)題

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于大管理的過(guò)程，要注重電子信文檔儲(chǔ)存環(huán)境的復(fù)雜性，如果只是對(duì)于文字信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的儲(chǔ)存，相關(guān)程序可以盡可能地滿足要求。但是如果需要一些復(fù)雜的文件管理過(guò)程，則需要運(yùn)用更加復(fù)雜的信息處理技術(shù)，將不同的文件信息進(jìn)行分類(lèi)保管，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的豐富和高效創(chuàng)建。而信息技術(shù)在現(xiàn)當(dāng)代社會(huì)具有創(chuàng)新快、發(fā)展快的特征，未來(lái)也會(huì)增加越來(lái)越多的標(biāo)準(zhǔn)，電子信息文檔必須與時(shí)代共同進(jìn)退，創(chuàng)建信息的過(guò)程變成了非常長(zhǎng)遠(yuǎn)的管理過(guò)程。要隨著每一次時(shí)代的變革來(lái)更改信息庫(kù)，成為一個(gè)不斷更新和篩選的過(guò)程，這增加了整個(gè)工序的專(zhuān)業(yè)度。

2.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

由于當(dāng)代檔案管理在各行業(yè)的部門(mén)管理制度和工作的形式有所不同，管理上的標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)存在一定的差異，不同的企業(yè)單位之間進(jìn)行檔案管理的方式會(huì)相差較大。單位與單位之間想實(shí)現(xiàn)信息的共享，就必須要?jiǎng)?chuàng)建出一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，或者在不同的標(biāo)準(zhǔn)之下進(jìn)行適當(dāng)協(xié)調(diào)和必要溝通，將標(biāo)準(zhǔn)同一化，因而信息技術(shù)的發(fā)展會(huì)面臨整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的不斷更換，標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)相應(yīng)地變化。因此，給檔案管理的信息化管理帶來(lái)了許多的挑戰(zhàn)[4]。

2.3 檔案信息安全問(wèn)題

應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理，必須考慮網(wǎng)絡(luò)給計(jì)算機(jī)技術(shù)帶來(lái)的沖擊，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化也會(huì)隨之面臨著安全性、可靠性的問(wèn)題。如果網(wǎng)絡(luò)存在漏洞，或者出現(xiàn)病毒入侵等情況，會(huì)大大降低整個(gè)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。如果有威脅網(wǎng)絡(luò)安全的黑客和計(jì)算機(jī)病毒等導(dǎo)致了信息泄露，或者網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)被隨意地篡改，會(huì)給企業(yè)或社會(huì)組織帶來(lái)巨大損失，這使整個(gè)檔案管理工作面臨著非常大的難度和挑戰(zhàn)。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理應(yīng)采取的措施

3.1 實(shí)施文檔一體化，避免文檔分離

為了避免在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中出現(xiàn)文檔分離的情況，相關(guān)企業(yè)和單位的工作人員要實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的文檔統(tǒng)一化。在開(kāi)展文檔管理工作之前，要對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行崗前的培訓(xùn)，使其了解企業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過(guò)程當(dāng)中的工作要求，避免工作出現(xiàn)重復(fù)性和一些不必要的錯(cuò)誤。盡量提高檔案管理的整體質(zhì)量和工作的效率，發(fā)揮檔案管理的作用，真正使檔案成為信息儲(chǔ)存、分類(lèi)、傳遞、共享的工具。作為現(xiàn)代的檔案管理工作者，應(yīng)當(dāng)對(duì)文檔有一個(gè)總體的規(guī)劃，并且對(duì)文檔的安全性有非常深刻的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立起信息從源頭做起的基本意識(shí)，解決檔案分離的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案工作管理的一體化過(guò)程。

3.2 注重解決電子性文檔保存問(wèn)題

注重解決電子性文檔保存的問(wèn)題，需要相關(guān)工作者清楚電子性文檔的實(shí)質(zhì)，并且了解電子性文檔眾多的來(lái)源途徑。數(shù)據(jù)的錄入者、信息的管理者以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作人員都可以對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行操作。電子信息的歸檔必須設(shè)置相應(yīng)的制度，使得在每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，接手檔案的每一個(gè)人都有著歸檔人員的自覺(jué)性。將電子文件和相關(guān)信息的歸檔制度納入日常的工作規(guī)范，有不符合規(guī)定情況的出現(xiàn)就按照規(guī)定處罰。由于電子文檔容易被篡改，必須要將安全性保障建立在信息文檔的全過(guò)程，同時(shí)備份重要的電子文件，實(shí)現(xiàn)雙向歸檔的方式，制成同樣的兩套檔案方案以提高安全性。應(yīng)規(guī)避相關(guān)工作者隨意篡改的行為，如果出現(xiàn)紕漏和差異，也可以通過(guò)比對(duì)來(lái)完成信息的確認(rèn)工作[5]。

3.3 著重解決檔案信息化管理當(dāng)中的安全問(wèn)題

利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理必須考慮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全性，可以通過(guò)對(duì)檔案信息管理進(jìn)行分級(jí)處理，來(lái)提高安全管理的規(guī)范性。比如一級(jí)保密檔案可以通過(guò)不聯(lián)網(wǎng)的形式避免區(qū)域網(wǎng)絡(luò)對(duì)于檔案的入侵，而其他低級(jí)的文件則可以通過(guò)聯(lián)網(wǎng)的形式實(shí)現(xiàn)共享，提高工作的便捷度。再者，需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作者的法律宣傳工作，使其了解我國(guó)《檔案法》等法治規(guī)定，以身作則，杜絕將檔案作為違法亂紀(jì)的手段，保障信息的安全保管和高度準(zhǔn)確的工作過(guò)程。

3.4 切實(shí)提高檔案工作人員素質(zhì)

提高檔案管理工作者的專(zhuān)業(yè)度和基本素質(zhì)，相關(guān)部門(mén)在聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人才時(shí)，必須選擇清楚相關(guān)法規(guī)，擁有一定工作經(jīng)驗(yàn)，并且熟悉計(jì)算機(jī)操作流程的工作人員。在崗的職工也需要通過(guò)定期的學(xué)習(xí)提高自身的專(zhuān)業(yè)技能，了解檔案工作者自身的職責(zé)和使命，擁有較高的責(zé)任意識(shí)和政治敏銳性，為保持檔案工作的專(zhuān)業(yè)度以及維持檔案原始性和安全性帶來(lái)幫助。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用時(shí)間尚短，仍舊存在著適應(yīng)性的問(wèn)題。相關(guān)工作者在進(jìn)行檔案管理的工作中，須以身作則，了解我國(guó)在檔案管理方面的相關(guān)法規(guī)，擁有一定的工作經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)提高自身的工作專(zhuān)業(yè)度和責(zé)任意識(shí)，改善工作的實(shí)際操作，并且在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)對(duì)檔案的管理監(jiān)督過(guò)程，使整個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)更加完善，檔案的安全性得到保障。