吳建剛

摘 要：大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)的主要數(shù)據(jù)來源，對(duì)相關(guān)檔案工作產(chǎn)生巨大影響。從大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理工作的注意事項(xiàng)水平，簡(jiǎn)要分析信息化管理工作現(xiàn)狀和信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。在此基礎(chǔ)上，重點(diǎn)闡述檔案信息化管理工作的開展途徑，包括轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、加強(qiáng)平臺(tái)建設(shè)、完善隊(duì)伍建設(shè)、提升工作效率、整合檔案資源以及實(shí)現(xiàn)安全管理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;檔案信息化;管理工作;開展途徑

中圖分類號(hào)：G270.7? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號(hào)：1673-291X（2021）28-0148-03

檔案作為關(guān)鍵的信息資源涵蓋各個(gè)領(lǐng)域的重要信息，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，其載體和形式發(fā)生了顯著變化。大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)字化及信息化已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢(shì)，當(dāng)代檔案信息化發(fā)展的核心內(nèi)容就是大數(shù)據(jù)，其有效利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)為檔案信息化建設(shè)提供重要的技術(shù)支持，也為提升檔案管理工作水平奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理工作的注意事項(xiàng)

大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理工作中安全問題尤為突出，應(yīng)重點(diǎn)控制檔案的訪問權(quán)限、移動(dòng)式存儲(chǔ)器的連接方式、殺毒軟件的定期優(yōu)化以及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)的連接，建立全面的物理隔離管理模式。

檔案信息化管理工作期間需注重檔案信息管理系統(tǒng)的實(shí)時(shí)維護(hù)和定期更新。實(shí)際工作中，需保證檔案資源完整且準(zhǔn)確地錄入到系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性為后續(xù)相關(guān)工作的進(jìn)展夯實(shí)基礎(chǔ)。緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，堅(jiān)持?jǐn)?shù)據(jù)的系統(tǒng)化更新并派遣專業(yè)工作人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)優(yōu)化及信息完善等工作，確保系統(tǒng)的時(shí)效性和可靠性。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)新老數(shù)據(jù)進(jìn)行比較和分析，進(jìn)一步保證系統(tǒng)信息的穩(wěn)定性和準(zhǔn)確性。

提升檔案的利用率將資源的作用充分發(fā)揮出來，對(duì)相關(guān)管理工作達(dá)成全面的認(rèn)知后，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，提升信息化檔案系統(tǒng)的應(yīng)用頻率。結(jié)合統(tǒng)計(jì)學(xué)等數(shù)據(jù)管理理念，按照檔案信息完成數(shù)據(jù)的收集和統(tǒng)計(jì)，為后期對(duì)比做好鋪墊，并為單位中各項(xiàng)重大事項(xiàng)的決策提供檔案方面的依據(jù)。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀

檔案資料數(shù)量的不斷增加，對(duì)儲(chǔ)存系統(tǒng)的能力提出了更高的需求，應(yīng)科學(xué)合理的對(duì)集中存儲(chǔ)方案進(jìn)行應(yīng)用，最大限度地完善相關(guān)檔案信息存儲(chǔ)效率、解決存儲(chǔ)方面存在的問題。近些年數(shù)字化檔案建設(shè)工作雖得到一定發(fā)展，但依舊存在能力不足的問題。大量檔案得不到有效利用，致使其價(jià)值無法有效發(fā)揮，信息多元化的獲取方式不斷發(fā)展，也間接造成傳統(tǒng)檔案作用被弱化的問題。檔案信息服務(wù)的內(nèi)容和方式就是為客戶提供個(gè)性化及精準(zhǔn)化服務(wù)，強(qiáng)化客戶的體驗(yàn)感和知識(shí)獲取感。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為檔案數(shù)據(jù)保護(hù)提出全新要求，對(duì)此需處理好內(nèi)部數(shù)據(jù)和開放信息之間存在的矛盾，完善檔案開發(fā)利用工作，保障隱私資源的安全[1]。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理工作的優(yōu)勢(shì)

信息化管理能夠更加便捷地將種類繁多的資料檔案的應(yīng)用價(jià)值發(fā)揮出來，其優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在日常管理的各個(gè)方面。檔案信息化管理具體是指通過大數(shù)據(jù)背景下的信息化技術(shù)對(duì)原有的檔案管理措施進(jìn)行提升，在此方式下檔案管理信息化的傳輸速度能夠得到一定量的提升。

傳統(tǒng)檔案管理工作需將大量紙質(zhì)文件運(yùn)輸?shù)奖４娴刂罚\(yùn)輸過程中需盡量保證文件不受到損害。但運(yùn)輸過程中不可抗因素比較多，因此因保存不當(dāng)而造成檔案受損的情況時(shí)有發(fā)生。大數(shù)據(jù)背景下的信息化檔案管理工作不再需要擔(dān)心運(yùn)輸環(huán)節(jié)對(duì)文件造成損害，只需相關(guān)工作人員將需要保存的檔案進(jìn)行文件錄入并通過電子軟件進(jìn)行傳輸即可。此方式一定程度上節(jié)省了運(yùn)輸時(shí)間和人力資源，并且為檔案提供相應(yīng)的安全保障。除此之外，檔案管理信息化還能將檔案資料的使用價(jià)值最大限度地發(fā)揮出來。減輕檔案管理工作人員傳統(tǒng)方式下收集和整理工作負(fù)擔(dān)，并對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行更加精確的管理，管理的同時(shí)還能夠完成內(nèi)容相似資料的整合。信息化檔案管理失誤率也比較低，工作人員將資料錄入到電腦中就可以在網(wǎng)絡(luò)云端完成資料的整理和歸檔。

信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)背景下的傳輸和下載方面，降低相關(guān)工作人員需要資料時(shí)查找和傳輸?shù)臅r(shí)間損耗將其價(jià)值直接明了地體現(xiàn)出來。檔案信息需要與自動(dòng)化辦公軟件有效結(jié)合起來，降低檔案管理管理失誤率的同時(shí)提升管理效率。當(dāng)前雖然電子文檔的應(yīng)用十分廣泛，但傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔還并未完全被替代，因此檔案管理過程中應(yīng)實(shí)施雙線制管理方式。相關(guān)人員的調(diào)查結(jié)果顯示，未來一段時(shí)間內(nèi)還需要繼續(xù)實(shí)施雙線并行的文件資料管理體系。

四、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理工作開展的途徑

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

大數(shù)據(jù)背景下檔案信息呈開放和共享的模式，該模式也成為未來一段時(shí)間內(nèi)檔案信息化發(fā)展的主要方向。結(jié)合實(shí)際情況檔案信息服務(wù)工作應(yīng)轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)的服務(wù)理念，拓展信息化服務(wù)范圍，進(jìn)一步拓展各單位的檔案信息服務(wù)內(nèi)容和發(fā)展方向。通過開放式的工作理念結(jié)合用戶的實(shí)際需求，對(duì)當(dāng)前有待完善的信息化管理服務(wù)模式進(jìn)行合理的調(diào)整。有效利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)最大限度地拓展信息化服務(wù)領(lǐng)域，同時(shí)相關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)提升自身能力、完善信息處理工作，充分利用數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)徑向全面的發(fā)展分析，以大數(shù)據(jù)理念為依據(jù)全面提升檔案信息化管理水準(zhǔn)。

（二）強(qiáng)化平臺(tái)建設(shè)

完善服務(wù)平臺(tái)建設(shè)為用戶提供相應(yīng)檔案資源上傳渠道，全面豐富現(xiàn)存的檔案資源體系，同時(shí)借助大數(shù)據(jù)檔案信息化服務(wù)平臺(tái)完成用戶之間的資源共享。建立檔案信息資源整合體系使用戶能夠快速獲取需要的檔案信息，有效提高檔案信息化服務(wù)質(zhì)量。現(xiàn)階段，大部分檔案管理工作部門都在使用雙線制檔案管理方式，將日常管理工作的重點(diǎn)逐漸轉(zhuǎn)移到電子檔案上。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段的檔案管理信息化需求，因此升級(jí)管理方式也十分重要。管理部門應(yīng)引導(dǎo)工作人員轉(zhuǎn)變工作方式，學(xué)習(xí)全新的檔案管理模式以便于更好地應(yīng)對(duì)日常工作。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的資金投入，保留原有工作檔案的核心部分并對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理需求進(jìn)行優(yōu)化和改革，在日常工作中完成兩種工作方式的過渡，避免因升級(jí)管理模式而造成工作失誤。檔案管理工作方式升級(jí)不是一朝一夕就可以完成的，應(yīng)做好長(zhǎng)期的工作準(zhǔn)備。

例如，某地實(shí)施檔案管理手段升級(jí)期間對(duì)原來的原理模式進(jìn)行分析，將與未來發(fā)展不匹配的檔案管理?xiàng)l例去除，之后在實(shí)踐中逐步制定全新的檔案管理模式，此種管理手段可以更好地避免因升級(jí)檔案管理方式而產(chǎn)生的工作失誤，盡量保證單位的發(fā)展不受到檔案管理工作模式升級(jí)的影響。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案資源數(shù)量呈現(xiàn)持續(xù)增長(zhǎng)狀態(tài)，對(duì)相關(guān)檔案資源進(jìn)行分析的需求得到大幅提升。傳統(tǒng)技術(shù)已經(jīng)逐漸滿足不了大量數(shù)據(jù)需要被處理的基本需要，為更好地完成檔案信息化管理工作，應(yīng)組建一支具有數(shù)據(jù)處理和分析技術(shù)的管理隊(duì)伍。使用當(dāng)前各類先進(jìn)技術(shù)結(jié)合統(tǒng)計(jì)管理學(xué)、數(shù)據(jù)分析、數(shù)學(xué)、IT等學(xué)科智慧，實(shí)現(xiàn)高價(jià)值和高效率的檔案資料分析。同時(shí)應(yīng)組織多種形式的員工培訓(xùn)，逐步提升在職人員專業(yè)技術(shù)水平。檔案管理人員應(yīng)明確自身定位，不斷提升專業(yè)能力，迅速落實(shí)檔案管理工作信息化。相關(guān)部門應(yīng)為檔案管理工作者創(chuàng)造一定的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)定期培訓(xùn)信息化技術(shù)，促使工作人員自身的業(yè)務(wù)能力得到大幅度提升。人才建設(shè)是檔案信息化管理工作順利開展的基礎(chǔ)，檔案信息化要求工作人員具備相應(yīng)的能力，因此需積極幫助工作人員提升自身能力。比如，某部門每個(gè)月都組織工作人員學(xué)習(xí)最新的管理知識(shí)和相關(guān)政策，時(shí)常要求檔案信息化管理專家對(duì)職員工作進(jìn)行一對(duì)一的指導(dǎo)，具有針對(duì)性的學(xué)習(xí)和引導(dǎo)有效提升該部門工作人員的自身綜合素質(zhì)。樹立工作人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)處理思維和意識(shí)，強(qiáng)化相關(guān)人員的數(shù)據(jù)分析、檔案處理能力的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)。應(yīng)當(dāng)廣泛吸納人才，爭(zhēng)取引入高素質(zhì)、多專業(yè)的技術(shù)性人員，有效開展檔案管理工作，最大限度地提升信息服務(wù)效率和質(zhì)量，正確優(yōu)化檔案管理的社會(huì)服務(wù)能力[2]。

（四）提升工作效率

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案應(yīng)將資源的價(jià)值發(fā)揮到最大程度，在保證檔案資源安全的基礎(chǔ)上進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息共享。檔案作為能夠轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)踐價(jià)值的資源，相關(guān)工作人員應(yīng)積極探索檔案信息服務(wù)的多元化方式，使其價(jià)值得到更好的發(fā)揮。深化檔案信息資源多元發(fā)展模式，結(jié)合客戶群體特征使相關(guān)服務(wù)趨近于多元化、個(gè)性化以及業(yè)務(wù)化。為更好地提升檔案管理的效率和資源使用率，各單位應(yīng)重點(diǎn)對(duì)當(dāng)前檔案管理模式和服務(wù)模式進(jìn)行思想上的轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作不斷朝著數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展。首先，在傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的基礎(chǔ)上應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)紙質(zhì)資料完成整理、編制以及儲(chǔ)存。加大檔案資料數(shù)字化處理力度，建立相應(yīng)的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，才能不斷強(qiáng)化檔案查詢和利用工作。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷引入可節(jié)省檔案管理工作人員的大量時(shí)間，避免傳統(tǒng)工作中存在的不足、完成煩瑣步驟的簡(jiǎn)化進(jìn)而提升工作效率、強(qiáng)化資料利用效率。大數(shù)據(jù)背景下，相關(guān)檔案管理工作還應(yīng)不斷完善，首先，應(yīng)做好辦公系統(tǒng)的融合工作。完善電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的控制，按照具體的章程完成電子文檔的儲(chǔ)存，最大程度地保障電子檔案系統(tǒng)的完整。其次，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)有效管理電子文檔分類，詳細(xì)制定電子文檔數(shù)字管理技術(shù)。結(jié)合實(shí)際管理規(guī)范，不斷統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)。最后，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)電子文檔的實(shí)際要求，不斷開展數(shù)據(jù)研究，持續(xù)更新數(shù)據(jù)信息的采集、分析、管理、利用以及發(fā)布的方式，最大限度地滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案資料、文件文書歸檔和管理的實(shí)際需求及應(yīng)用[3]。

（五）整合檔案資源

整合數(shù)據(jù)就是將不同來源、不同格式、不同特征的數(shù)據(jù)在邏輯上或者物理層面進(jìn)行有效的集中，并使用統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行完善，進(jìn)而面對(duì)數(shù)量眾多、種類復(fù)雜、來源廣泛的管理工作挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，檔案管理工作中的重要問題就是資源內(nèi)容的不統(tǒng)一和碎片化。大數(shù)據(jù)背景下，各個(gè)檔案部門之間存在的數(shù)據(jù)都需要進(jìn)行集成化管理，將檔案資源加入社會(huì)信息服務(wù)體系中能最大限度地提升檔案資源的使用價(jià)值。為降低管理人員的工作難度，加快檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展，應(yīng)完善檔案管理的工作機(jī)制。將其中檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)規(guī)范放在首要位置，不斷完善內(nèi)部檔案管理制度為該工作提供可靠的保障和依據(jù)。電子信息技術(shù)雖然在大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化管理中占據(jù)主要地位，保障檔案信息管理工作能夠滿足企業(yè)查閱、監(jiān)督以及分析等需求。同時(shí)相關(guān)檔案管理工作人員也應(yīng)將紙質(zhì)資料按照統(tǒng)一的文件格式導(dǎo)入計(jì)算機(jī)，為之后的文件歸檔管理工作提供便利。開展新型檔案資料收集期間應(yīng)要求資料上傳者和收集者按照統(tǒng)一的格式填寫資料，避免因儲(chǔ)存格式不同而出現(xiàn)返工的情況。使用此檔案管理工作體系，不僅可以減少工作人員的勞動(dòng)量，還可以使各部門之間增進(jìn)了解，相處更加和諧[4]。

例如，某單位在進(jìn)行檔案資料錄入時(shí)要求員工全部使用統(tǒng)一的辦公軟件，輸入數(shù)據(jù)是使用規(guī)定好的字體和格式，此行為有效避免因資料錄入不規(guī)范而產(chǎn)生的工作量提升的問題。

（六）實(shí)現(xiàn)安全管理

目前的檔案服務(wù)管理平臺(tái)設(shè)計(jì)過程，應(yīng)對(duì)線上檔案平臺(tái)進(jìn)行安全性的系統(tǒng)評(píng)價(jià)。建設(shè)具有綜合性的評(píng)價(jià)管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案的漏洞管理機(jī)制以及檔案測(cè)試管理方案等，保證大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案項(xiàng)目管理和設(shè)計(jì)的安全性和穩(wěn)定性。檔案服務(wù)管理體系中資料隱私問題的設(shè)計(jì)能夠一定程度地克服檔案資源整合期間的數(shù)據(jù)保留、數(shù)據(jù)公開、隱私保護(hù)中存在的矛盾。在優(yōu)化檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)的過程中，構(gòu)建系統(tǒng)性因素保護(hù)機(jī)制，促進(jìn)檔案資源的優(yōu)化，推進(jìn)檔案資源管理技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的深度發(fā)掘，全面推進(jìn)檔案信息化管理工作的高效應(yīng)用。

為保護(hù)檔案資料不受到侵害，檔案管理工作人員應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行加密處理，同時(shí)使用相應(yīng)的防火墻系統(tǒng)防范軟件和系統(tǒng)受到病毒攻擊。與此同時(shí)，檔案管理相關(guān)部門應(yīng)將軟件安全系數(shù)列為重點(diǎn)審核內(nèi)容，從根本上建立防護(hù)機(jī)制有效保護(hù)檔案信息的安全。引入安全技術(shù)提升檔案資料安全系數(shù)，先進(jìn)的管理技術(shù)能夠?yàn)闄n案資料安全系數(shù)提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，并且此項(xiàng)技術(shù)為檔案管理工作帶來的便利大于其投入資金。比如，某地檔案管理部門制定相對(duì)較嚴(yán)格的檔案資料使用機(jī)制。普通員工僅擁有資料的查閱權(quán)，堅(jiān)決不允許私自下載及更改而且擁有領(lǐng)導(dǎo)干部給予下載和查看的權(quán)力，若想對(duì)資料進(jìn)行更改應(yīng)在得到檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人員的審批后，輸入驗(yàn)證碼進(jìn)入資料庫(kù)對(duì)要更改的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，經(jīng)過工作人員的層層審批后才可以上傳到資料庫(kù)，為文件的安全系數(shù)提供堅(jiān)實(shí)的保障[5]。

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下的信息得到迅速發(fā)展對(duì)傳統(tǒng)意義上的檔案管理和技術(shù)造成較大影響。本文根據(jù)實(shí)際情況對(duì)各個(gè)單位的檔案管理工作提出全新要求，明確大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的發(fā)展路徑?，F(xiàn)實(shí)工作中，應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，進(jìn)一步強(qiáng)化管理工作體系，全面提升檔案管理信息化的建設(shè)水準(zhǔn)。

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[責(zé)任編輯 文 遠(yuǎn)]