方嘉儀

(南京審計大學(xué)，江蘇 南京211815)

一、 引言

函證是審計工作不可或缺的一部分，密切影響著審計的業(yè)務(wù)質(zhì)量和工作效率，由于審計人員獲得的審計信息主要來源于企業(yè)內(nèi)部，因而函證程序可以有效保證審計的可靠性。然而在移動互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新時代，傳統(tǒng)函證存在著許多不足之處，已經(jīng)逐漸不能滿足審計工作發(fā)展的需要。

2020 年9 月，財政部等七部委聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于推進(jìn)會計師事務(wù)所函證數(shù)字化相關(guān)工作的指導(dǎo)意見》(下稱《意見》)，該《意見》具體要求部署了發(fā)展函證技術(shù)數(shù)字化的相關(guān)工作。 誠然，函證技術(shù)數(shù)字化已經(jīng)不再只是一個小領(lǐng)域范圍討論的技術(shù)議題，這一項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)引起了國家的高度重視，正在逐步加快發(fā)展。 由于推行函證數(shù)字化可以起到節(jié)約時間及成本、提高審計效率的作用，因而發(fā)展這一技術(shù)已經(jīng)成為大勢所趨。 然而在函證數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的同時，仍然存在著一些技術(shù)難點(diǎn)需要針對性地去解決。 因此，本文希望通過比較傳統(tǒng)銀行函證與現(xiàn)代銀行函證數(shù)字化的不同，指出銀行函證數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)，深入研究銀行函證數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀，在此研究基礎(chǔ)上提出能夠加強(qiáng)銀行函證數(shù)字化建設(shè)的對策建議，促進(jìn)函證數(shù)字化的發(fā)展。

二、 傳統(tǒng)銀行函證的不足

(一)過程環(huán)節(jié)復(fù)雜，審計效率降低

在傳統(tǒng)銀行函證環(huán)節(jié)中，注冊會計師需要收集整理商業(yè)銀行及相關(guān)工作人員的身份信息及地址，并對這些信息的真實(shí)性進(jìn)行核對確認(rèn)，在保證信息無誤之后，才能發(fā)送函證的相關(guān)信息。 在發(fā)送函證信息時，還需要收集整理發(fā)函相關(guān)的資料，當(dāng)急需的函證信息不能及時返回的時候，注冊會計師還需要進(jìn)行二次甚至多次的電話催收，或者考慮二次發(fā)函。在收回相關(guān)函證信息文件或者親自取回的時候，注冊會計師需及時整理附上注冊表或本人親自收回的相關(guān)資料。 傳統(tǒng)銀行函證中這些復(fù)雜的流程環(huán)節(jié)及嚴(yán)格的控制都會消耗審計人員大量的時間與精力，從而直接導(dǎo)致了審計工作效率的降低。

(二)回函流程多，回函周期長

傳統(tǒng)銀行函證流程需要多個部門的配合，相關(guān)人員在收到函證信息之后，需要一層一層進(jìn)行審核與確認(rèn)，確保信息真實(shí)可靠之后才能夠進(jìn)行蓋章。 審核部門為了保證自身負(fù)責(zé)信息的真實(shí)性，也需要一定的時間才能夠進(jìn)行信息確認(rèn)，需要配合的部門越多，信息核實(shí)的時間也就越長，函證信息從發(fā)出到取回所需的整個周期也就隨之拉長，對審計工作的效率影響很大。 不僅如此，有些商業(yè)銀行甚至?xí)髸嫀熓聞?wù)所在詢問函上簽字蓋章后三天才能對其內(nèi)容進(jìn)行審核確認(rèn)，這樣的要求也導(dǎo)致了銀行回函辦理程序變得更加煩瑣，回函周期也大大延長。

(三)缺乏監(jiān)督機(jī)制，容易造成串通舞弊

寄送或注冊會計師本人送達(dá)紙質(zhì)材料的傳統(tǒng)銀行函證方式，缺乏第三方的監(jiān)管，在查詢函送達(dá)銀行后，如果被審計單位工作人員和銀行相關(guān)工作人員之間存在親屬或一定的利益關(guān)系，就容易出現(xiàn)被審計單位與銀行之間舞弊勾結(jié)的現(xiàn)象。 在這種情況下，銀行的工作人員有可能按照被審計單位工作人員所提出的不合理要求修改需要函證的信息，甚至直接篡改函證內(nèi)容或確認(rèn)，導(dǎo)致出現(xiàn)舞弊，進(jìn)而導(dǎo)致函證工作失敗，而這種現(xiàn)象在缺乏監(jiān)管的情況下難以被杜絕。

(四)容易受到干預(yù)，造成審計程序失效

在函證送達(dá)銀行后，被審計單位可能會為了掩人耳目，私下利用一些手段將函證從銀行取回，再根據(jù)函證中的內(nèi)容，對自身進(jìn)行調(diào)整或提前做好準(zhǔn)備。 不僅如此，有些被審計單位甚至?xí)苯痈深A(yù)銀行，繞過會計師事務(wù)所取回函證，擅自篡改函證內(nèi)容，然后假裝以銀行的名義，直接將回函寄給會計師事務(wù)所。 由于傳統(tǒng)函證方式固有的限制，難免會出現(xiàn)這樣的情況，當(dāng)函證的內(nèi)容受到干預(yù)被篡改，函證也就失去了本身的真實(shí)性、可靠性，函證程序也就因此失去了意義。

三、 銀行函證數(shù)字化的優(yōu)勢

由于外界影響因素的限制，傳統(tǒng)的函證方式不能夠得到完全有效的監(jiān)督，審計程序復(fù)雜，審計效率不高，同時審計質(zhì)量也不能得到一定的保證。 因此，為了彌補(bǔ)這些不足之處，推進(jìn)銀行函證數(shù)字化發(fā)展成了一項(xiàng)重要的議題，這一發(fā)展對提高銀行函證工作質(zhì)量和效果有如下優(yōu)勢:

(一)降低工作成本，提高工作效率

傳統(tǒng)銀行函證在過程中產(chǎn)生的費(fèi)用主要包含人工費(fèi)、快遞費(fèi)、手續(xù)費(fèi)等，正是這些費(fèi)用的產(chǎn)生導(dǎo)致了傳統(tǒng)銀行函證的成本過高。 函證數(shù)字化的運(yùn)用發(fā)展可以有效地降低會計師事務(wù)所的人力費(fèi)用；同時，利用網(wǎng)上平臺遞送函證信息數(shù)據(jù)，降低了寄送快遞的費(fèi)用。 函證數(shù)字化的高效、環(huán)保，能夠降低工作成本，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展。

與此同時，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，會計師事務(wù)所與銀行之間可以直接進(jìn)行信息的傳遞，節(jié)省函證過程的時間。 推動銀行函證數(shù)字化建設(shè)，不但不會降低函證程序的規(guī)范性，做到實(shí)時監(jiān)測，確保所函證被審計單位數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠，加強(qiáng)銀行的內(nèi)部控制，同時能夠解決傳統(tǒng)函證周期長的問題，提高了審計工作效率。

(二)增強(qiáng)回函信息可靠性，降低串通舞弊風(fēng)險

將信息技術(shù)運(yùn)用到銀行函證環(huán)節(jié)，可以建立一個統(tǒng)一公開受到監(jiān)管的銀行函證電子信息平臺，使得會計師事務(wù)所與商業(yè)銀行可以在平臺上直接溝通，不受其他因素的干擾。 針對傳統(tǒng)銀行函證可能出現(xiàn)的串通舞弊現(xiàn)象，可以進(jìn)行一定權(quán)限的設(shè)置，在平臺中錄入的數(shù)據(jù)，沒有權(quán)限無法修改；如果有權(quán)限進(jìn)行修改，也會完整記錄修改的痕跡與修改人的身份信息，如果發(fā)現(xiàn)函證信息出現(xiàn)問題，就能夠直接找到當(dāng)事人，進(jìn)行追責(zé)。 利用這些環(huán)節(jié)，函證數(shù)字化也就能夠起到保障回函信息真實(shí)可靠、降低銀行工作人員與被審計單位人員串通舞弊風(fēng)險的作用。

(三)減少干預(yù)，對函證程序保持合理控制

在函證數(shù)字化的背景下，會計師事務(wù)所、被審計單位與銀行之間通過平臺進(jìn)行交流，雖然互相關(guān)聯(lián)但是也互不打擾，獨(dú)立進(jìn)行工作，減少了直接接觸。 在平臺的監(jiān)督之下，工作人員的操作都被一一記錄，以往傳統(tǒng)模式下被審計單位可能出現(xiàn)的干預(yù)現(xiàn)象也就很難實(shí)現(xiàn)，更不可能出現(xiàn)繞過會計師事務(wù)所取回函證等情況。 因此，推動函證數(shù)字化的發(fā)展，能夠合理控制函證程序，保障函證信息的真實(shí)有效。

四、 加強(qiáng)銀行函證數(shù)字化建設(shè)的建議

2020 年9 月發(fā)布的《意見》，具體部署了函證數(shù)字化工作，指出了當(dāng)前推動函證數(shù)字化建設(shè)的重要性，提出了四大基本原則:循序漸進(jìn)、有序推動；堅持準(zhǔn)則，優(yōu)化手段；確保安全，試點(diǎn)先行；標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、技術(shù)多元。 不難看出，互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，政府部門已經(jīng)開始重視函證數(shù)字化的發(fā)展問題，我國銀行函證數(shù)字化的建設(shè)也逐步走上正軌。 根據(jù)該指導(dǎo)意見的指示，會計師事務(wù)所、銀行與各企業(yè)需要朝著一個方向發(fā)力，共同努力，積極響應(yīng)政府政策的號召，才能夠加快我國函證數(shù)字化的步伐，由此提高審計質(zhì)量，推動國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的建設(shè)。

通過了解我國函證數(shù)字化的現(xiàn)狀，根據(jù)國際上已有的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合《意見》的相關(guān)要求，為了加強(qiáng)我國銀行函證數(shù)字化的建設(shè)，為審計營造安全的回函環(huán)境，提高函證的真實(shí)性、安全性與可靠性，可以考慮如下建議:

(一)加快建設(shè)統(tǒng)一數(shù)字化函證平臺，推動函證集中數(shù)字化

在國際上，函證數(shù)字化早已開始發(fā)展，目前其他國家的電子函證主要有兩種形式，首先是第三方電子函證平臺。 商業(yè)銀行、會計師事務(wù)所、被審計單位可以通過第三方電子函證平臺來建立安全的連接合作，通過加密技術(shù)和電子簽名等來保障函證過程中信息的安全可靠。 比如，在美國，就建立了獨(dú)立安全的第三方電子函證平臺confirmation.com，該平臺的建立促使了美國的多家銀行不再使用紙質(zhì)函證。 第二種模式是函證系統(tǒng)或函證中心。 例如，在英國，行業(yè)內(nèi)已經(jīng)規(guī)定了銀行需要建立自己獨(dú)立的函證中心，會計師事務(wù)所能夠?qū)⒑C直接發(fā)送到銀行的函證中心，直接從平臺獲取回函。

與此同時，我國的部分銀行也已經(jīng)開始積極地開展函證數(shù)字化的試點(diǎn)工作，比如，由中國工商銀行搭建的函證e 信系統(tǒng)，允許會計師事務(wù)所通過API 模式直連或通過企業(yè)網(wǎng)銀發(fā)起電子函證，工商銀行可通過系統(tǒng)直接進(jìn)行線上回函，由此函證處理時間大大減少，提高了審計效率，同時也保障了信息數(shù)據(jù)的安全。

身處“互聯(lián)網(wǎng)＋”新時代，函證數(shù)字化相關(guān)的信息技術(shù)飛速發(fā)展，已經(jīng)初具雛形，國際上的成功經(jīng)驗(yàn)也為我國推動統(tǒng)一平臺形成提供了基礎(chǔ)。 各大銀行和事務(wù)所可以借助已有的信息技術(shù)，互相交流已經(jīng)試點(diǎn)運(yùn)行的平臺的優(yōu)劣，為構(gòu)建統(tǒng)一的電子函證平臺做準(zhǔn)備。 與此同時，建立一個擁有公信力的平臺需要大量的資金，獨(dú)立的統(tǒng)一數(shù)字化函證平臺或者系統(tǒng)的建立離不開國家的支持。 政府需要將各大企業(yè)與銀行聯(lián)合起來，發(fā)揮指引作用，引導(dǎo)共同建立有關(guān)的數(shù)字化函證的集中處理中心，同時政府還需要承擔(dān)監(jiān)管的責(zé)任，保障平臺的安全可靠。

(二)建立可信安全體系，保障信息的安全性和可靠性

統(tǒng)一的數(shù)字化函證平臺需要可以信賴的安全體系作為保障，滿足流程清晰可追溯、不可輕易篡改的要求，以此來保證信息的可靠性和安全性，進(jìn)而促進(jìn)函證環(huán)節(jié)成本的降低與審計效率的提升。 這也就需要銀行建立有效的內(nèi)部控制，提升自身的安全性，比如加強(qiáng)核心數(shù)據(jù)加密、存儲技術(shù)以及操作流程軌跡保留技術(shù)。 與此同時，銀行還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格實(shí)行分級授權(quán)制度，嚴(yán)格防止人員權(quán)限的逾越，避免違規(guī)操作，保障信息與函證過程的安全可靠性。

(三)制定數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系，統(tǒng)一函證流程和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

函證數(shù)字化的發(fā)展，也改變了傳統(tǒng)函證的方式，只有制定統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系，才能更好地對數(shù)字函證進(jìn)行管理。 為此，各部門、機(jī)構(gòu)需要對函證的請求與回函的格式做出統(tǒng)一要求，推動數(shù)據(jù)信息的充分共享。 在后續(xù)環(huán)節(jié)中對于提出的標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化的函證數(shù)據(jù)請求應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一執(zhí)行，從而保證函證的全過程中都有標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)的保障，有效提高函證效率。 與此同時，制定相關(guān)政策時，應(yīng)該重視規(guī)則的細(xì)化，例如，明確規(guī)定信息化操作流程標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容和格式標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等。 制定數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)體系，設(shè)立統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn)，有利于加強(qiáng)防范函證風(fēng)險。

(四)加強(qiáng)政策宣傳，引導(dǎo)企業(yè)支持銀行函證數(shù)字化

銀行函證數(shù)字化的發(fā)展需要社會各界的共同配合支持，首先，相關(guān)部門需要出臺函證數(shù)字化的相關(guān)政策，鼓勵各公司、企業(yè)等配合銀行實(shí)行電子函證，同時，政策宣傳需要引導(dǎo)教育各大企業(yè)，對已達(dá)成一致意見，同意使用電子函證的，被審計單位不得無故拒絕配合，應(yīng)及時對發(fā)出的電子函證請求予以確認(rèn)。

(五)加強(qiáng)審計人員培訓(xùn)，不斷提高從業(yè)人員自身素質(zhì)

推動函證數(shù)字化建設(shè)，需要充分利用信息技術(shù)，無論是平臺的建立還是維護(hù)，都需要相關(guān)技術(shù)人才的支持，函證數(shù)字化是審計與計算機(jī)信息技術(shù)的結(jié)合，對審計人員專業(yè)知識的需求也不斷變高，只接觸審計或者只了解計算機(jī)技術(shù)的人才已不足以滿足業(yè)務(wù)的需求，因此需要加強(qiáng)對復(fù)合型人才的培養(yǎng)，對審計人才提供信息培訓(xùn)。 與此同時，對還在學(xué)校的未來的審計人才培養(yǎng)增加相關(guān)的課程要求，使審計人員能夠更快地適應(yīng)和熟悉不斷發(fā)展的數(shù)字化函證程序，這樣才能更好地保證函證程序的有效運(yùn)行，提高審計效率，保障數(shù)據(jù)的安全。

五、 結(jié)論

綜上所述，傳統(tǒng)的銀行函證方式存在著許多不足，在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時代，函證數(shù)字化的出現(xiàn)與發(fā)展帶來了解決這些問題的可能性，在發(fā)展一片利好的情況下，加強(qiáng)我國銀行函證數(shù)字化的建設(shè)仍然有很長的路要走，必須一步一個腳印地采取針對性的措施，不斷完善優(yōu)化，才能更好地助推我國審計事業(yè)發(fā)展。