| 陳曉華 趙漢榮 周冰清

注冊會計師執(zhí)行函證程序的重要性以及面臨的困境，得到了財政部門和行業(yè)協(xié)會的充分重視，財政部制定的《會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》中提出“大力推進函證數(shù)字化工作，加快推進函證集約化、 規(guī)范化、數(shù)字化進程。積極推進函證數(shù)字化試點工作，制定、 完善函證業(yè)務、數(shù)據(jù)等標準，加快函證電子化平臺建設并規(guī)范、有序、安全運行，利用信息技術手段解決函證不實等問題，以提升審計效率效果、防范金融風險”。中注協(xié)制定的《注冊會計師行業(yè)信息化建設規(guī)劃（2021-2025）》提出“會計師事務所根據(jù)自身情況，加快函證集中處理系統(tǒng)的自主研發(fā)或直接采購。會計師事務所函證集中處理系統(tǒng)應遵循《關于進一步規(guī)范銀行函證及回函工作的通知》和配套操作指引的要求，實現(xiàn)制函、收發(fā)函、統(tǒng)計分析和函證管理等功能，采取安全可靠方式實現(xiàn)與第三方函證平臺對接，提高函證工作質(zhì)量和效率。”。本文主要介紹中匯會計師事務所（以下簡稱“中匯”）在函證業(yè)務數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面的一些工作經(jīng)驗，希望能夠拋磚引玉，為行業(yè)信息化建設盡綿薄之力。

一、中匯函證數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展歷程

函證是注冊會計師執(zhí)行審計工作常用的一項審計程序, 獨立發(fā)出并獨立取得的有效回函，是項目工作底稿重要組成部分。注冊會計師通過直接向第三方取證，可以獲得相對被審計單位內(nèi)部更加可靠的審計證據(jù)，對于注冊會計師在審計工作中識別財務報表錯誤與舞弊行為至關重要。但在實際的審計過程中，審計人員實施函證審計程序的情況并不樂觀，面臨諸多痛點，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：企業(yè)基于利益的驅(qū)動，各種造假手段層出不窮，事務所防不勝防，需要設置統(tǒng)一策略識別造假風險；企業(yè)回函比例低是行業(yè)共同的痛點，審計人員外勤期間無法回所收集掌握回函動態(tài)，無法及時督促企業(yè)去催函，導致函證率不高；由于審計人員工作經(jīng)驗不足，導致收發(fā)函證工作程序不到位，影響函證程序質(zhì)量，甚至出現(xiàn)函證發(fā)送對象錯誤而導致嚴重后果；審計期間審計人員一般在外地出差，無法及時回所收集函證，導致收函處理不及時，嚴重的情況下會發(fā)生函證遺失情況。近幾年諸多資本市場丑聞都跟函證程序執(zhí)行不到位密切相關，行業(yè)監(jiān)督對函證質(zhì)量關注度非常高。

中匯一直關注函證業(yè)務風險對審計業(yè)務帶來的挑戰(zhàn)，2018年開始嘗試自主研發(fā)數(shù)字函證平臺，2019年底中匯數(shù)字函證系統(tǒng)正式上線運營，由函證中心將審計線（包括稅務、評估線項目組）的函證數(shù)據(jù)集中起來，獨立對項目組的函證進行收發(fā)控制，通過建設函證系統(tǒng)貫徹《中匯執(zhí)業(yè)質(zhì)量控制制度》，有效降低了函證過程中易產(chǎn)生的函證被替換、函證丟失等風險；同時也充分考慮解決一線員工函證業(yè)務痛點，實現(xiàn)了數(shù)字函證平臺與審計系統(tǒng)信息協(xié)同，員工可以從審計系統(tǒng)掌握函證實時動態(tài)，提高收發(fā)函證效率，從整體上控制函證風險。

2021年是銀行電子函證推廣的元年，中國銀行業(yè)協(xié)會牽頭研發(fā)了銀行區(qū)塊鏈電子函證平臺。因區(qū)塊鏈技術天然具有不可篡改、加密等特性，所以基于區(qū)塊鏈建設的銀行電子函證平臺可以很好地保證函證的安全性，降低函證風險。電子函證全部通過線上流轉(zhuǎn)，不需要紙質(zhì)函證通過快遞投遞，節(jié)省時間、環(huán)保，節(jié)約快遞費，也是未來的趨勢。電子函證不再經(jīng)過快遞員、業(yè)務人員等，規(guī)避了因為人為原因帶來的函證調(diào)包的風險?；谝陨蟽?yōu)勢，此平臺一經(jīng)推出，中匯積極準備、第一時間接入銀行區(qū)塊鏈電子函證平臺，亦是首批接入該平臺的八家事務所之一。截至2022年6月，中匯支持招商銀行、平安銀行、寧波銀行、光大銀行、華夏銀行（北京分行）、蘇州銀行、民生銀行（全行除上海自貿(mào)區(qū)分行）、廣東華興銀行、湖南三湘銀行等九家銀行的區(qū)塊鏈函證業(yè)務。

二、中匯函證數(shù)字化轉(zhuǎn)型運營模式

（一）基于交付模式的函證中心改變傳統(tǒng)函證收發(fā)模式

在函證業(yè)務數(shù)字化轉(zhuǎn)型道路上，中匯首先在業(yè)務組織形式上做了大膽嘗試，2018年中旬中匯組建了自己的函證中心，并為函證中心設計了一套嚴格的分工和內(nèi)部控制流程，通過自研建設函證數(shù)字化平臺（圖1），一方面搭建起項目組使用函證的數(shù)據(jù)中臺，另一方面標準化了函證中心員工的工作流程。與傳統(tǒng)的函證收發(fā)模式相比，基于交付模式函證中心函證業(yè)務質(zhì)量得到了較好的控制，獨立于項目組的函證處理工作可以為項目組提供強有力的保障，為發(fā)現(xiàn)和防范被審計單位舞弊提供有效的線索或證據(jù)。

圖1 中匯數(shù)字函證平臺

（二）函證中心與項目組職責分工

項目組主要職責包括區(qū)分往來款項賬目和貨幣資金賬目，選擇函證模板導入系統(tǒng)，根據(jù)填寫被函單位收件地址、聯(lián)系人情況等信息生成未蓋章詢證函；下載打印詢證函交付被審計單位簽章后寄送函證中心；查看結(jié)果并針對回函核對異常事項作出說明。

函證中心主要職責包括接收蓋章函證并核對掃描錄入系統(tǒng)、函證中心發(fā)出函證、跟蹤并反饋函證流轉(zhuǎn)過程中的異常情況；接收回函、對回函情況進行核對掃描并再次錄入系統(tǒng)；負責回函的統(tǒng)一歸檔工作。

三、中匯數(shù)字化函證的平臺建設

（一）中匯數(shù)字化函證平臺功能建設

1.函證系統(tǒng)的基本流程。項目組發(fā)函準備階段包括函證清單導入、函證上傳、信息校驗、函證生成及審批；函證中心發(fā)函階段包括自動生成快遞寄送單、函證分揀、發(fā)出函證掃描上傳、基礎快遞單電子存根（結(jié)構化數(shù)據(jù)）保存；動態(tài)追蹤方面包括系統(tǒng)函證狀態(tài)日志、函證狀態(tài)查詢、數(shù)據(jù)一鍵化導出功能；函證中心收函階段包括回函掃描上傳、回函快遞信息自動化錄入、回函快遞信息自動化分析、回函快遞面單電子存根（結(jié)構化數(shù)據(jù)）保存；函證結(jié)果處理包括異常函證提醒、異常函證管控、及函證結(jié)果控制表。

2.函證系統(tǒng)的主要功能。函證系統(tǒng)根據(jù)用戶權限分為項目組和函證中心兩個角色。項目組操作角色包括：系統(tǒng)支持建立相關項目基本信息，包括項目成員的添加，適用的會計準則，快遞費用的結(jié)算方式，項目所審計的年度和期間選擇等；支持項目組根據(jù)函證類型的不同選擇對應的往來交易模板，或銀行函證模板。函證中心操作角色具體包括：可查詢并負責修改項目的函證基本信息，收發(fā)函、核對、歸檔工作的具體處理。

3.回函信息匯總。函證系統(tǒng)開發(fā)了回函統(tǒng)計的功能，主要分為函證過程統(tǒng)計表與回函明細統(tǒng)計表兩方面。函證過程統(tǒng)計表具體記錄被函單位聯(lián)系信息、函證基本信息、地址核查程序、獨立發(fā)函證據(jù)、回函過程控制、函證結(jié)果核對等方面?；睾y(tǒng)計明細表具體包括往來交易詢證函、銀行詢證函、自定義詢證函三個回函比例統(tǒng)計表。

4.函證的歸檔。2021年5月函證系統(tǒng)開發(fā)完善了函證歸檔的功能。具體由函證中心對收到的每一份回函按照按月連續(xù)編號的要求首先在系統(tǒng)中給予每份回函一個新的歸檔編號，同時自動生成每一份回函的歸檔文件，具體包括系統(tǒng)流程處理日志、發(fā)函物流信息、回函物流信息、回函核對情況、函證附件內(nèi)容、發(fā)函面單、回函面單等七大塊內(nèi)容，再由函證中心統(tǒng)一下載打印，將每一份歸檔文件分揀至對應的紙質(zhì)詢證函，根據(jù)按月連號的原則裝訂成冊。

（二）中匯數(shù)字化函證平臺智能化應用

1.流程智能化。首先在各個環(huán)節(jié)對函證進行數(shù)據(jù)校驗和智能提醒，同時通過參與各環(huán)節(jié)的智能管控，包括審批人權限、函證信息比對、發(fā)回函過程監(jiān)控、異常事項的提醒，邏輯上對函證的收發(fā)形成一個完整的閉環(huán)處理。

2.功能智能化。中匯函證系統(tǒng)的主要智能化應用包括系統(tǒng)對接天眼查接口，對被函單位名稱及地址（包括郵箱地址）信息自動進行校驗，節(jié)省人工核查地址、郵箱等的時間；快速批量生成、下載函證，包括支持電子銀行函證的收發(fā)；對接順豐、EMS物流接口，自動永久保留物流信息，實現(xiàn)動態(tài)跟蹤函證的流轉(zhuǎn)過程；同時實現(xiàn)自動生成打印快遞面單的功能，實現(xiàn)半自動化發(fā)出函證；自動反饋發(fā)函簽收異常信息；支持自動生成回函統(tǒng)計表，方便項目組一鍵導出函證結(jié)果；自動生成歸檔文件，完整記錄函證從發(fā)出到回函的所有操作流程、物流面單，動態(tài)的流轉(zhuǎn)軌跡，回函核對情況等信息。

3.函證系統(tǒng)的郵件提醒功能。函證系統(tǒng)與項目組成員的工作個人郵箱相聯(lián)結(jié)。主要監(jiān)控對項目組未回函、預期時間段內(nèi)未處理等，需要提前預警或定期匯總反饋給項目負責人和函證中心相關人員的，以郵件、短信通知的方式告知相關工作人員。

4.智能在線互動。項目組成員可以在系統(tǒng)中輸入意見內(nèi)容，函證中心可以通過文本輸入和附件上傳兩種格式回復項目組的問題，形成項目組成員與函證中心同事的智能在線互動窗口。

四、中匯數(shù)字化函證建設成效

1.優(yōu)化了函證收發(fā)程序。函證中心將項目組的函證數(shù)據(jù)集中起來，按照流水線的操作方式，在管理上將函證分為蓋章、發(fā)函、封裝、回函錄入、核對、歸檔等幾個環(huán)節(jié)進行規(guī)模化、作業(yè)化、流水式處理，極大地優(yōu)化了函證收發(fā)程序。

2.通過控制函證收發(fā)過程，控制函證風險。函證中心通過函證系統(tǒng)實現(xiàn)前端對被函單位地址等的控制，并且隔離了項目組、發(fā)函單位和被函單位的直接聯(lián)系，后端對函證結(jié)果進行獨立的處理，有效控制了函證的收發(fā)過程。

3.實現(xiàn)動態(tài)追蹤函證流轉(zhuǎn)記錄。函證系統(tǒng)通過接入快遞公司的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)及時反映函證物流狀態(tài)的功能。項目組只要登錄函證系統(tǒng)，即可隨時查看函證的動態(tài)流轉(zhuǎn)過程。且系統(tǒng)自動顯示發(fā)函簽收異常的情況，方便項目組一鍵化追蹤。

4.極大方便了項目組對函證結(jié)果的查看。函證系統(tǒng)的存在使得詢證函由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文檔的永久保存，函證中心收到回函，一般在當天或者次日就將掃描件錄入系統(tǒng)，項目組成員無論身處何處，只要登錄函證系統(tǒng)，都可以隨時查看到回函結(jié)果。所以函證中心的設立，亦是通過函證的“集中化”處理來更好實現(xiàn)項目組的“分散化”。

5.按月連續(xù)編號對回函歸檔，科學存儲回函。函證系統(tǒng)開發(fā)了回函電子歸檔功能，實現(xiàn)了紙質(zhì)詢證函像會計憑證一樣，按月連續(xù)編號歸檔，紙質(zhì)的憑證號與函證系統(tǒng)的歸檔號具備唯一的對應關系，且裝訂過程中按照會計憑證的裝訂要求，一人歸檔，一人復核，完成回函的歸檔工作，達到了紙質(zhì)憑證的科學存儲，極大地增加函證中心的公信力度。

6.銀行電子函證降低成本，提高效率。實現(xiàn)銀行函證業(yè)務的電子化，提高銀行函證流轉(zhuǎn)效率，縮短銀行函證流轉(zhuǎn)進程，降低成本。以中匯函證使用情況為例，在系統(tǒng)中從企業(yè)完成電子授權至收到回函，抽樣統(tǒng)計電子回函為24至48小時內(nèi)完成，最快僅2小時；而紙質(zhì)函證從發(fā)起到收回抽樣統(tǒng)計時間為5至7天。

7.銀行電子函證規(guī)范流程，提高安全度。以國家政策為依據(jù)，銀行區(qū)塊鏈服務平臺搭建了項目組與銀行直接電子化溝通的平臺，嚴格執(zhí)行模板約束與流程約束，增加了銀行函證收發(fā)的安全性。

五、數(shù)字化函證建設的思考

1.建議行業(yè)協(xié)會組織各事務所函證中心與函證產(chǎn)業(yè)鏈里的重要服務商進行商談。目前國內(nèi)自建函證中心的大型會計師事務所，均存在函證平臺通過API接口連接順豐等快遞機構的業(yè)務需求，需要自動獲取回函地址、聯(lián)系人及電話等信息，期望實現(xiàn)自動化來替代目前的人工查詢，以提高回函處理的效率。如果行業(yè)協(xié)會能牽頭各大型事務所函證中心與順豐等快遞機構進行合作商洽，那么商洽的成果無論是在合作質(zhì)量方面還是降低快遞成本方面，都會給事務所函證中心帶來極大的便利。

2.現(xiàn)階段銀行電子函證業(yè)務還存在改進的空間。接入銀行區(qū)塊鏈電子函證平臺開展區(qū)塊鏈函證業(yè)務的銀行家數(shù)相對總體還不是很多，希望各方能夠繼續(xù)努力讓更多的銀行接入銀行區(qū)塊鏈電子函證平臺；試點銀行區(qū)塊鏈電子函證平臺的事務所應積極采取電子化方式進行銀行函證收發(fā)，提高電子銀行函證的使用率，提升銀行區(qū)塊鏈電子函證平臺的價值；目前電子銀行函證提供兩種詢證函格式，格式不統(tǒng)一，各家銀行支持選擇的格式不同，在使用過程中需要項目組成員準確了解，增加了信息溝通成本；電子銀行函證模板固定格式約束內(nèi)容嚴格，且未包含全部的業(yè)務類型，格式不對，無法有效發(fā)回函，如模板二格式的函證，銀行借款項利率只能填寫數(shù)字，實際業(yè)務情況中，還有階段性利率等，是無法用數(shù)字描述的，但這種情況模板不支持填列，無法有效發(fā)回函；還有電子銀行函證的環(huán)境下，如某公司在該銀行僅有外幣戶，則會因無法完成扣款而無法有效發(fā)回函，紙質(zhì)函證則可以現(xiàn)金支取費用。

目前電子函證方面僅在銀監(jiān)會牽頭促進區(qū)塊鏈銀行函證的發(fā)展方面取得了突破，而往來款項的函證目前尚未出現(xiàn)一個權威的平臺。未來可以嘗試將電子簽名技術引入數(shù)字化函證平臺，開發(fā)電子簽章認證系統(tǒng)，將電子簽章認證系統(tǒng)與函證系統(tǒng)結(jié)合，被函單位登錄給定的網(wǎng)址后，將u盾插到電腦就可以完成函證任務。技術上，平臺上的函證電子文件內(nèi)保留第三方身份認證數(shù)字證書（CA文件），可以在確保電子文件的法律效力的同時便于調(diào)取采證，以此進一步實現(xiàn)往來函證數(shù)字化的轉(zhuǎn)型。