◎侯春莉
高校檔案館具有典藏檔案資源,為行政管理、教學、科研和學生服務,保障大學記憶的延續(xù)、傳承大學精神等功能,“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案館如何突破傳統(tǒng)的“存檔、管檔”模式,滿足學生、教職工等的查檔需求同時,開拓新的服務功能,已經(jīng)成為當前高校檔案館都要思考的一個問題。
“互聯(lián)網(wǎng)+”是當前世界各國和地區(qū)的各行各業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的新業(yè)態(tài),是知識更新?lián)Q代、經(jīng)濟發(fā)展迅速提升效益、社會創(chuàng)新2.0推動下的互聯(lián)網(wǎng)形態(tài),對社會各個領域和行業(yè)不斷演進及其催生的經(jīng)濟、文化等價值體現(xiàn)的社會發(fā)展新形態(tài)。“互聯(lián)網(wǎng)+”下一些高校檔案館以建立的數(shù)字檔案館開始突破傳統(tǒng)“存檔、管檔”服務模式。出現(xiàn)以微信公眾號以及APP等移動應用系統(tǒng)為基礎提供的微信息服務成為數(shù)字檔案館的重要服務模式。
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下互聯(lián)網(wǎng)技術迅猛發(fā)展提升了高校檔案館服務水平,服務安全性與共享性增強。在檔案數(shù)字化過程中,一些重要歷史檔案,尤其是民國期間一些容易發(fā)黃變脆的紙質檔案,有了比較安全有效的保存利用載體,使紙質檔案得到更好保護。數(shù)字化是加強檔案數(shù)字資源建設的助推劑,是加強和改進檔案工作的發(fā)展方向。
“互聯(lián)網(wǎng)+”下高校檔案館與“互聯(lián)網(wǎng)+”思維、移動互聯(lián)網(wǎng)融合,高校檔案館通過網(wǎng)站網(wǎng)頁、微博、貼吧、網(wǎng)絡講座、視頻演講、3D動漫展廳以及電子檔案目錄等,注重分享,不僅方便用戶及時獲得相關服務,而且檔案館也能及時獲知用戶需求、意見與建議,及時改進與提高服務水平。
“互聯(lián)網(wǎng)+”是當前世界各國和地區(qū)的各行各業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的新業(yè)態(tài),是知識更新?lián)Q代、經(jīng)濟發(fā)展迅速提升效益、社會創(chuàng)新2.0推動下的互聯(lián)網(wǎng)形態(tài),對社會各個領域和行業(yè)不斷演進及其催生的經(jīng)濟、文化等價值體現(xiàn)的社會發(fā)展新形態(tài)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下,檔案宣傳工作在以往的宣傳理念中融入現(xiàn)代化技術,如建立檔案網(wǎng)站、微博、貼吧等,并將建校時間、校史教育以及多元化的知識普及融入其中,以這種形式進行檔案宣傳,能夠有效提高宣傳效果。
“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校檔案館服務在內容、平臺、人才等方面面臨挑戰(zhàn):
在互聯(lián)網(wǎng)+服務方面存在的問題,數(shù)量較少,內容更新不及時。高校檔案館的官方微博和微信公眾號目前普遍開通率較低,在內容方面存在更新不及時的問題。高校檔案館對于這方面的管理與建設還不夠重視,因此很難形成較大的傳播影響力。關注用戶數(shù)少,互動性較低。高校檔案館的官方微博、微信公眾號目前關注的人數(shù)較少,相關評論數(shù)和轉發(fā)數(shù)都較少,沒有形成有效的互動。這與前面提到的信息發(fā)布的內容有直接關系,由于數(shù)量少和內容更新不及時,不能很好地吸引網(wǎng)友,就沒有有效交流和溝通,使得高校檔案館的宣傳失去了應有的價值。內容缺乏吸引力。在已開通微博的高校檔案館賬號里,里面的內容多是其網(wǎng)站信息的復制,以通知公告為主,缺乏實質內容和原創(chuàng)性,難以吸引網(wǎng)絡用戶。
在互聯(lián)網(wǎng)+的當下,我國高校檔案館未足夠重視微信公眾平臺的利用,據(jù)相關調查資料,全國211工程高校檔案館中目前僅有20多所高校已開通,仍有90多所高校未開通,未開通數(shù)量結果之高出乎意料。而且,現(xiàn)有檔案微信公眾平臺的建設缺乏統(tǒng)一標準規(guī)范,賬號名稱隨意,認證不足,辨識度不高,影響了公眾信息搜索的有效性,無形中降低了可信度。并且微信公眾平臺普遍存在內容更新無固定頻率、更新時間間隔較長、無法及時有效更新等問題,更不用談及結合社會公共關注的熱點內容和與受眾進行互動。而且,一些高校檔案館在進行互聯(lián)網(wǎng)平臺建設時未充分考慮檔案工作自身的特點,對檔案過度電子化就顯得不合理,電子化雖然便利了保存,但是對日后的使用卻造成了極大的不方便。
檔案館在征集、整理、編纂檔案資料、提供利用方面都需要花費大量的時間、人力、精力、物力,目前一些高校檔案館存在人員年齡結構嚴重老化、專業(yè)人才和能力不足以及觀念上的障礙,如“保密保險、利用危險”等。
同時,一些高校檔案館相關人員素質和能力尚需提升。隨著高校教育理念不斷創(chuàng)新,高校檔案館檔案管理人員既要掌握檔案管理相關的專業(yè)技術和理論知識,還要不斷學習計算機網(wǎng)絡技術、軟件操作技術以及管理學和心理學等方面的內容。
根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校檔案館公共服務新特點及面臨挑戰(zhàn),“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下提升高校檔案館公共服務,要從內容、平臺、人才等方面著手:
在內容上充實夯實校史檔案等資源,通過校史檔案等開展校園文化建設,向師生及社會展示高校辦學歷史全過程,回顧歷史,也是學校對外展示自己辦學定位、人才培養(yǎng)目標和所取得的成就;也是對外宣傳最有效的平臺。高校檔案館要高度重視校史資料的收集、整理和保管,拓展高校檔案館的職能最有效手段之一。
借助現(xiàn)代化信息技術,搭建高校檔案網(wǎng)絡綜合服務體系。要建設、利用檔案館官方網(wǎng)頁、官方微博、官方微信公眾號等方式,增強高校檔案館的信息資訊推送的即時性,注重內容的創(chuàng)新,定期推出系列檔案相關知識介紹及網(wǎng)絡服務方式,提供快速準確高效的服務。
同時,提高高校檔案館服務的互動性,加強與用戶的溝通。高校檔案官方微博不應僅是只起宣傳作用的布告欄,充分發(fā)揮微時代微博和微信的互動性優(yōu)勢??赏ㄟ^微博中的“話題”功能吸引用戶的關注和興趣,在微博上可以通過“@好友”的功能來提示用戶,了解用戶的需求,解答用戶的疑問,加強高校檔案館的檔案服務的互動性。
通過人才引進和系統(tǒng)培訓等,加強高校檔案館人才隊伍建設:(1)不斷引進掌握互聯(lián)網(wǎng)傳播技術人才和專業(yè)人才,為官方微博和微信公眾號等運營工作專業(yè)化等提供人力保障。(2)結合檔案館實際情況,通過檔案行業(yè)、高等教育、地方發(fā)展等不同平臺,對現(xiàn)有檔案管理人員進行多方面全方位交流培訓,不斷提高檔案館工作人員的服務意識和綜合技能。(3)積極建立穩(wěn)定的兼職人才隊伍。一方面高校的勤工助學體系,每年都會推薦一些品學兼優(yōu)的大學生到檔案館兼職工作,他們既通過培訓和服務掌握了檔案服務的相關內容,同時對學校的發(fā)展歷史和文化傳承也得到了他們的了解,收獲良多。二是吸引學校一些優(yōu)秀的離退休老同志,利用他們的豐富經(jīng)驗和人生閱歷,發(fā)揮意見領袖的影響力去傳播。