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        在新形勢下做好鐵路企業(yè)檔案管理工作的問題及對策分析

        2021-11-10 23:54:24富饒
        科學(xué)與生活 2021年17期
        關(guān)鍵詞:鐵路企業(yè)新形勢檔案管理

        富饒

        摘要:新形勢下,鐵路企業(yè)檔案管理工作需要做到與時俱進(jìn),并且結(jié)合時代前沿性的技術(shù)和管理理念,提高相關(guān)工作管理的質(zhì)量和效率。本文簡要對鐵路企業(yè)檔案管理工作的問題以及對策進(jìn)行相應(yīng)的分析和探討。

        關(guān)鍵詞:新形勢;鐵路企業(yè);檔案管理;問題;對策

        引言:鐵路企業(yè)檔案管理工作需要在管理理念以及工作形式上做出相應(yīng)的改革和轉(zhuǎn)變,確保相關(guān)工作能夠滿足鐵路企業(yè)日常檔案管理工作的有效開展。

        一、檔案管理工作中存在的問題分析

        (一)人才欠缺

        隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)程的不斷加快,我國需要完善現(xiàn)有的交通運(yùn)輸體系,來支撐現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作對運(yùn)輸行業(yè)提出的全新要求。在當(dāng)前鐵路企業(yè)檔案管理工作中,普遍存在相關(guān)檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)較低的狀況,從而使得相關(guān)工作人員開展的一系列檔案管理工作不能夠適應(yīng)新時期社會對鐵路企業(yè)全新的工作管理要求。同時,隨著近幾年鐵路企業(yè)其內(nèi)部的生產(chǎn)結(jié)構(gòu)以及產(chǎn)業(yè)布局進(jìn)行不斷的調(diào)整和改革,使得鐵路企業(yè)的檔案管理工作無論是工作量還是工作難度都得到了不斷的提升。與此同時,鐵路企業(yè)并沒有加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)和管理工作,導(dǎo)致鐵路企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作無法滿足日常工作開展的基本需求。

        (二)工作重視度不高

        鐵路企業(yè)檔案管理工作不能夠產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)價值,因此相關(guān)工作很難得到鐵路企業(yè)高層管理人員的重視。并且大部分鐵路企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作還存在相應(yīng)的誤解,認(rèn)為鐵路企業(yè)檔案管理工作只是整理相關(guān)資料,并且對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行儲存。正是由于此類認(rèn)知,從而使得新時期鐵路企業(yè)檔案管理工作面臨較大的工作難題。使得檔案管理部門所提供的資料以及信息不夠全面。此外,部分鐵路企業(yè)高層管理人員甚至認(rèn)為,檔案管理工作可以取代,只需要將日常的信息資源管理工作交由各部門機(jī)構(gòu)執(zhí)行便可??傮w來說,當(dāng)前鐵路企業(yè)缺乏對檔案管理工作正確的認(rèn)知和見解,從而無法提高對相關(guān)工作管理的重視度。

        (三)軟硬件設(shè)施不完善

        近幾年來,我國鐵路建設(shè)工作不斷的增長,從而給檔案管理工作也提出了更高的工作要求。原有的檔案管理工作模式所結(jié)合使用到的庫房資源無法滿足鐵路企業(yè)不斷增長的檔案資料管理要求,因此鐵路企業(yè)必須要實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)文檔面向電子化、數(shù)據(jù)化檔案管理形式的轉(zhuǎn)變,盡可能將原本的紙質(zhì)文檔以音頻、視頻、圖像、文字的形式進(jìn)行儲存,結(jié)合電子化儲存的方式以及策略,實(shí)現(xiàn)對檔案資料有效的管控。但是在現(xiàn)實(shí)狀況中,鐵路企業(yè)還未對檔案管理工作提供可靠的軟硬件系統(tǒng)以及相關(guān)設(shè)備的支撐,使得鐵路企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作信息化建設(shè)的進(jìn)程相對較為緩慢。

        (四)缺乏有效的管控制度

        鐵路企業(yè)在落實(shí)檔案管理的工作中,需要借用嚴(yán)格、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的工作制度來推進(jìn)相關(guān)工作穩(wěn)定有效的進(jìn)行。但是從當(dāng)前鐵路企業(yè)實(shí)際的檔案工作中可以看出,目前相關(guān)工作還存在檔案資料收集不規(guī)范、不科學(xué)的狀況,而造成這一現(xiàn)象的主要原因是檔案管理工作缺乏制度化的管理和約束。同時檔案管理人員在工作管理的過程中,還具備較強(qiáng)的隨意性以及主觀性,從而使得檔案管理工作的實(shí)際工作效率和工作質(zhì)量得不到相應(yīng)的提升。其次,部分職能部門未重視相關(guān)電子檔案的歸檔工作,導(dǎo)致檔案管理人員日常的工作受到相應(yīng)的阻礙。總體來說,由于鐵路企業(yè)對于檔案管理工作缺乏有效的工作支撐和正確的認(rèn)知,使得檔案管理工作無法穩(wěn)定有效的開展。

        二、鐵路檔案管理工作策略分析

        (一)加強(qiáng)相關(guān)工作的宣傳力度

        當(dāng)前鐵路企業(yè)檔案管理人員需要有效的結(jié)合行業(yè)發(fā)展的具體特征和狀況,對往后所開展的一系列檔案管理工作進(jìn)行分析和預(yù)測,同時進(jìn)一步在鐵路企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳力度,使得鐵路企業(yè)從上至下能夠全面意識到檔案管理工作的重要性。同時,鐵路企業(yè)還需要全面組織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)相應(yīng)的檔案法律法規(guī),加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部各階層領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作責(zé)任意識的培訓(xùn),及時的轉(zhuǎn)變企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的認(rèn)知,為后續(xù)檔案管理工作的改革和完善塑造良好的外部環(huán)境。

        (二)提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

        新時期,鐵路企業(yè)對于檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及知識技能水平也有著相應(yīng)的要求。具體來說,鐵路企業(yè)檔案管理工作人員不但需要具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn),其次還能夠結(jié)合當(dāng)前信息化技術(shù)來開展對鐵路企業(yè)內(nèi)部高質(zhì)量、高效率的檔案管理工作。因此,鐵路企業(yè)需要組建高水平、高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì),結(jié)合對應(yīng)的人員招聘以及管理培訓(xùn)工作,進(jìn)一步加強(qiáng)新時期鐵路企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力,幫助鐵路企業(yè)提高檔案管理工作的實(shí)際工作質(zhì)量和工作效率。

        其次,鐵路企業(yè)還需要對檔案管理工作人員的日常工作行為進(jìn)行相應(yīng)的約束和規(guī)范。由于檔案管理工作具體的工作內(nèi)容相對較多,同時涉及到的數(shù)據(jù)以及信息量相對較大,如果對應(yīng)的檔案管理工作人員沒有嚴(yán)格的按照相關(guān)工作管理流程以及規(guī)范要求來落實(shí)相應(yīng)的管控工作,則很容易在工作管理的過程中造成工作失誤的現(xiàn)象,影響檔案管理工作的最終效率,甚至是公司正常的決策。因此,鐵路部門需要制定相應(yīng)的規(guī)范要求來加強(qiáng)對檔案管理工作的管控力度。其次,鐵路部門還需要強(qiáng)化檔案管理工作信息儲存工作的審核力度,規(guī)范檔案管理作業(yè)的規(guī)章制度,為鐵路企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展提供相應(yīng)的支撐和保障。

        (三)落實(shí)全面的管控工作

        鐵路企業(yè)在落實(shí)對鐵路檔案管理、管控的過程中,需要實(shí)現(xiàn)對基本的檔案材料收集、歸檔、分類、分析等相關(guān)工作。對于各項(xiàng)工作內(nèi)容制定嚴(yán)格的檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)對各類資料文件的有效管控,及時的標(biāo)明各項(xiàng)檔案文件資料的信息類別。同時,鐵路企業(yè)在開展檔案管理工作期間,還需要對現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)收集的方式進(jìn)行創(chuàng)新和創(chuàng)造,進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案資料的收集以及審核的力度,不斷擴(kuò)大鐵路企業(yè)檔案資料的搜集區(qū)域和范圍,在對檔案管理的過程中,鐵路企業(yè)還需要采取多元化的檔案管理形式,企業(yè)不僅需要保存一定量的紙質(zhì)檔案資料,同時還需要收集數(shù)字化、信息化的資料文件,改善檔案資料的保存環(huán)境,提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

        (四)完善軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作

        新時期鐵路企業(yè)的檔案管理工作需要邁向數(shù)字化、信息化方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。因此,鐵路企業(yè)需要加強(qiáng)對各項(xiàng)軟硬件設(shè)施的投入力度,整合現(xiàn)有的資源,完善現(xiàn)有的檔案管理工作各項(xiàng)軟硬件基礎(chǔ)。同時,鐵路企業(yè)還需要做到對數(shù)據(jù)管理機(jī)房以及檔案管理室的消防安全工作,及時的制定相應(yīng)的工作管理規(guī)范,維護(hù)相關(guān)區(qū)域的消防安全,并且針對各項(xiàng)軟硬件設(shè)施進(jìn)行定期的維護(hù)和管理,提高企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的質(zhì)量??傮w來說,當(dāng)前鐵路企業(yè)在檔案信息化建設(shè)工作中,需要采取前沿性的設(shè)備以及軟件技術(shù),實(shí)現(xiàn)對鐵路企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作形式的不斷轉(zhuǎn)變,提高相關(guān)工作的質(zhì)量和效率。

        三、結(jié)束語

        總之,在當(dāng)前鐵路企業(yè)檔案管理工作中,需要及時的結(jié)合時代前沿性的技術(shù)和管理理念,優(yōu)化鐵路企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的流程,確保相關(guān)工作能夠穩(wěn)定有效地開展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]席琳麗. 鐵路企業(yè)檔案管理工作的問題及對策分析[J]. 信息周刊, 2020, 000(010):P.1-1.

        [2]呂曉萍. 淺析新形勢下檔案管理工作問題及對策[J]. 卷宗, 2019, 009(004):8.

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