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        試論電子檔案管理在銀行管理中的應(yīng)用

        2021-11-10 09:56:58李顯萍
        科學(xué)與生活 2021年21期
        關(guān)鍵詞:管理應(yīng)用電子檔案

        【摘要】在現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下,銀行在開展各項(xiàng)工作的時(shí)候,都需要在管理方面進(jìn)行優(yōu)化,要充分注重從多角度進(jìn)行考量,提高銀行管理的質(zhì)量。電子檔案管理在銀行管理當(dāng)中發(fā)揮著比較重要作用,本文就銀行管理中電子檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀以及管理應(yīng)用進(jìn)行闡述,然后就電子檔案管理在銀行管理中的發(fā)展進(jìn)行探究,希望通過電子檔案管理應(yīng)用研究,能為提升銀行管理的質(zhì)量起到促進(jìn)作用。

        【關(guān)鍵詞】銀行管理;電子檔案;管理應(yīng)用

        銀行管理工作開展中涉及到的工作內(nèi)容比較豐富,為能有效提升電子檔案管理的質(zhì)量,相關(guān)管理人員自身要轉(zhuǎn)變思路,以新的工作形式,促進(jìn)銀行管理工作高效化開展。電子檔案管理對(duì)銀行管理有著積極作用,能為銀行管理工作順利執(zhí)行提供參考依據(jù),實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量以及高效的管理目標(biāo),提高銀行整體管理質(zhì)量。

        1.銀行管理中電子檔案管理應(yīng)用現(xiàn)狀及管理應(yīng)用

        1.1銀行管理中電子檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀

        信息化時(shí)代的到來,銀行在檔案管理的工作中引入信息化技術(shù),實(shí)現(xiàn)了檔案信息化的目標(biāo)。電子檔案的管理方式和傳統(tǒng)的檔案管理有著不同,這是通過數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案,是虛擬檔案,把實(shí)體檔案信息通過字節(jié)以及比特方式表示,在電腦網(wǎng)絡(luò)流動(dòng)。銀行電子檔案的類型豐富,涉及到的檔案信息內(nèi)容較多,銀行管理工作中為能提升管理的質(zhì)量和效率,這就需要運(yùn)用電子檔案,為實(shí)際管理工作高效化開展進(jìn)行有效促進(jìn)。當(dāng)前的銀行管理中對(duì)電子檔案管理的應(yīng)用還處在初期階段,銀行檔案保管期限劃分和銀行業(yè)務(wù)特征不匹配的現(xiàn)象還存在,對(duì)于電子檔案管理存在著不合理之處。銀行檔案規(guī)定的存留年份和實(shí)際狀況存在不相符之處,管理上存有漏洞,這對(duì)銀行管理工作高效率開展必然會(huì)產(chǎn)生諸多阻礙。在當(dāng)前的時(shí)期,提高銀行管理工作的質(zhì)量,就要將電子檔案充分應(yīng)用,提高電子檔案管理的質(zhì)量,才能促進(jìn)銀行管理工作高效發(fā)展[1]。

        1.2銀行管理中電子檔案管理應(yīng)用

        銀行管理中對(duì)電子檔案管理應(yīng)用是提高銀行發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力的重要促進(jìn)力量,從以下電子檔案管理應(yīng)用方面進(jìn)行闡述:

        1.2.1電子檔案管理應(yīng)用提高銀行競(jìng)爭(zhēng)力

        銀行管理工作涉及面比較廣,為能促進(jìn)銀行管理能力有效提升,需要采用多樣化的管理方式。將電子檔案管理在銀行管理當(dāng)中加以科學(xué)應(yīng)用,這對(duì)提升銀行競(jìng)爭(zhēng)力有著積極作用。銀行檔案管理在采用傳統(tǒng)的管理方式時(shí),效率比較低下,傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)和當(dāng)前信息化時(shí)代下電子檔案管理工作要求不相符,這對(duì)銀行財(cái)務(wù)資源配置就會(huì)造成比較大壓力。銀行會(huì)計(jì)檔案保管的重要目的就是滿足銀行維護(hù)自身權(quán)益需要,以及滿足銀行內(nèi)外部查詢信息的需要,結(jié)合當(dāng)前我國法律環(huán)境現(xiàn)狀,除了涉及債券債務(wù)關(guān)系資料必要紙質(zhì)形式外,銀行高度電子化條件下,相關(guān)的資料實(shí)現(xiàn)電子歸檔能夠滿足銀行查詢信息的需要,有助于將電子檔案的作用充分發(fā)揮出來,從而能有效提升檔案管理的質(zhì)量和效率。銀行業(yè)務(wù)不斷發(fā)展,在電子檔案的管理方面也有著更大的支持,能夠?yàn)榇龠M(jìn)銀行業(yè)務(wù)發(fā)展起到促進(jìn)作用,提供必要的信息支持,最大程度上降低銀行成本管理壓力,最終提高銀行競(jìng)爭(zhēng)力[2]。

        1.2.2電子檔案管理應(yīng)用降低檔案管理強(qiáng)度

        銀行管理工作中檔案管理是比較重要的內(nèi)容,為能有效提升檔案管理工作開展的質(zhì)量,采用信息化的管理手段顯得比較重要。電子檔案管理在銀行檔案管理流程設(shè)計(jì)方面,和以往的檔案管理需求是不同的,不用在前端分期限裝訂,能夠減少檔案保管的壓力。為能保障銀行會(huì)計(jì)事項(xiàng)的完整以及連續(xù),會(huì)計(jì)部門通常會(huì)要求會(huì)計(jì)資料依照業(yè)務(wù)辦理順序來裝訂存放,依照業(yè)務(wù)辦理順序進(jìn)行裝訂檔案,涉及到多個(gè)保管期限,混期限裝訂能將短期保管檔案延長保管期限。通過電子檔案管理的方式能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的管理,對(duì)于不同的檔案類型以及期限,在管理上能大大提升管理工作開展的質(zhì)量和效率,最大程度上降低了檔案管理的強(qiáng)度和難度,為銀行管理工作的高效開展提供了保障。

        1.2.3電子檔案助力銀行會(huì)計(jì)電算化管理

        銀行管理工作中涉及到的工作內(nèi)容比較多樣,銀行會(huì)計(jì)工作是比較重要的組成部分,也是銀行管理工作的關(guān)鍵點(diǎn),提高銀行會(huì)計(jì)電算化管理的質(zhì)量,才能促進(jìn)銀行管理工作順利推進(jìn)。電子檔案的管理方式為銀行會(huì)計(jì)電算化管理發(fā)展起到了促進(jìn)作用,電子檔案應(yīng)用和銀行會(huì)計(jì)電算化發(fā)展是相適應(yīng)的。銀行會(huì)計(jì)檔案制度通常涉及紙質(zhì)會(huì)計(jì)管理,會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)歸檔內(nèi)容以及保管期限和會(huì)計(jì)系統(tǒng)開發(fā)資料涉及到的內(nèi)容相對(duì)少,沒有從檔案角度進(jìn)行細(xì)化明確規(guī)定,這就會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)的管理工作開展產(chǎn)生影響。保障銀行會(huì)計(jì)電算化管理工作順利開展,這就需要有電子檔案為支持,通過發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì),能夠?yàn)殂y行會(huì)計(jì)電算化管理發(fā)展提供動(dòng)力[3]。

        2.銀行管理中電子檔案管理的應(yīng)用發(fā)展

        銀行管理當(dāng)中電子檔案管理應(yīng)用,要能和時(shí)代發(fā)展的要求相適應(yīng),以及和當(dāng)前銀行管理工作的開展要求相適應(yīng),將電子檔案管理的價(jià)值充分體現(xiàn)出來,從幾個(gè)層面要充分重視。

        2.1明確職責(zé)

        電子檔案管理在銀行管理中發(fā)揮積極作用,這就需要從制度上進(jìn)行完善和優(yōu)化,做好制度上的設(shè)計(jì)安排。銀行各業(yè)務(wù)部門在新業(yè)務(wù)推出過程中,涉及到會(huì)計(jì)資料的需要和會(huì)計(jì)部門溝通,通過會(huì)計(jì)部門界定和歸檔范圍以及保管的期限,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開發(fā)需要和檔案管理需求相結(jié)合,將電子數(shù)據(jù)能長期保管。只有在明確了管理職責(zé)的基礎(chǔ)上開展各項(xiàng)管理工作,才能有助于為銀行管理發(fā)展起到促進(jìn)作用[4]。

        2.2注重系統(tǒng)優(yōu)化

        銀行管理當(dāng)中將電子檔案管理加以科學(xué)運(yùn)用,滿足會(huì)計(jì)核算的需求基礎(chǔ)上,注重系統(tǒng)優(yōu)化方式應(yīng)用,要能選擇合適節(jié)點(diǎn),檔案入庫前實(shí)現(xiàn)資料分期限裝訂。完善操作規(guī)范以及相應(yīng)制度,最大程度上減輕后期檔案管理銷毀的工作量。保障電子檔案管理的作用充分發(fā)揮出來,這就需要在系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)方面加強(qiáng)重視,最大程度上為銀行管理工作開展提供技術(shù)支持,實(shí)現(xiàn)銀行管理的整體質(zhì)量。

        2.3保障歸檔的質(zhì)量

        銀行管理中應(yīng)用電子檔案管理能有效提升銀行管理的質(zhì)量,發(fā)揮電子檔案的作用,這就需要在各相關(guān)要點(diǎn)方面加強(qiáng)質(zhì)量控制。電子檔案歸檔是比較重要的,為能有效保障電子歸檔的質(zhì)量,相關(guān)業(yè)務(wù)部門要注重資料歸檔識(shí)別判斷,列出明晰,確定歸檔范圍,最大程度上減少歸檔的數(shù)量,結(jié)合具體的資料名稱要列明,哪些是需要?dú)w檔而哪些是不需要的。通過從這一要點(diǎn)方面加強(qiáng)控制,才能為銀行管理提供方便[5]。

        3.結(jié)語

        綜上言之,電子檔案管理對(duì)銀行管理工作發(fā)揮著比較重要的作用,所以,銀行管理人員要充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的價(jià)值,在具體的銀行管理工作開展中,從不同的角度出發(fā),優(yōu)化管理的過程以及方案。通過上文中就電子檔案管理在銀行管理中的應(yīng)用價(jià)值以及發(fā)展的要點(diǎn)的分析,能為實(shí)際工作開展起到積極作用。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]薛燕.城市商業(yè)銀行檔案管理之收集淺析[J].今日財(cái)富(中國知識(shí)產(chǎn)權(quán)),2019(08):42.

        [2]趙文娜.商業(yè)銀行檔案精細(xì)化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(13):68-69.

        [3]熊志正.區(qū)塊鏈和人工智能技術(shù)在銀行電子檔案管理中的應(yīng)用研究[J].檔案管理,2021(01):78-79.

        [4]唐芳語,周莉波.檔案規(guī)范化管理存在問題及對(duì)策[J].農(nóng)業(yè)發(fā)展與金融,2021(05):58-59.

        [5]李彤,張領(lǐng)祎,王海燕.人民銀行國庫會(huì)計(jì)檔案管理電子化的實(shí)踐與思考[J].金融會(huì)計(jì),2021(06):58-62.

        作者簡介:李顯萍(1973年11月),女,漢族,四川中江人,大學(xué)本科,檔案助理館員,研究方向:銀行檔案

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