韓寧

摘要：在會(huì)計(jì)工作的組成中，會(huì)計(jì)檔案起到了關(guān)鍵性的作用，其主要是如實(shí)記錄并保存好單位內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來情況，為后續(xù)的工作操作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。該文主要論述了行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展困境，然后提出了相應(yīng)的優(yōu)化模式，以期提升行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化水平。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì);檔案管理;優(yōu)化

一、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展困境

（一）思想認(rèn)知方面的問題。從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的角度進(jìn)行分析，行政事業(yè)單位的管理人員大都比較關(guān)注財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的落實(shí)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作關(guān)系到行政事業(yè)單位的活動(dòng)和決策落實(shí)，還關(guān)系到相關(guān)信息的記錄和管理，對(duì)于不直接反映在其他事項(xiàng)上的會(huì)計(jì)檔案管理工作重視程度不夠。會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要意義在于能夠?qū)σ延薪?jīng)濟(jì)活動(dòng)的資料進(jìn)行較為有效的整理，并且促使單位憑借優(yōu)秀的檔案管理工作提升辦事效率。各行政事業(yè)單位對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的最基本因素是人，即進(jìn)行檔案管理的工作人員。在行政事業(yè)單位當(dāng)中，由于本身各部門體系較為龐大，同時(shí)又存在對(duì)于該項(xiàng)工作不夠重視的單位，在這樣的單位中進(jìn)行檔案管理的人員大多數(shù)是非專業(yè)性人員。這些工作人員沒有專業(yè)化的技能和知識(shí)，對(duì)于檔案管理只憑借經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行常規(guī)工作，然而他們整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到真正的檔案管理要求，查閱起來十分困難。除以上問題之外，部分行政事業(yè)單位本身的會(huì)計(jì)檔案管理制度缺失或完善也是導(dǎo)致整體會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)問題的一大重要原因。

（二）工作規(guī)范化方面的問題。會(huì)計(jì)檔案信息的采集和保存操作中，少數(shù)工作人員可能會(huì)出現(xiàn)保管不力的問題，無法滿足檔案管理的專業(yè)化要求，從而造成檔案的調(diào)查和查看困難。而與此同時(shí)，檔案的查閱又由于需要各項(xiàng)手續(xù)和硬性規(guī)定，需要走較為麻煩的限制路線，使得已有的會(huì)計(jì)檔案無法被很好地開發(fā)利用。另外檔案的銷毀工作也存在著難以解決的“硬骨頭”，主要在于定義銷毀困難和無人敢于銷毀等方面。

（三）電子化會(huì)計(jì)檔案管理方面的問題。部分的行政事業(yè)單位檔案管理依然采用紙質(zhì)保存管理方法。會(huì)計(jì)工作中，紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證、賬目以及財(cái)務(wù)報(bào)表都是事業(yè)單位重點(diǎn)關(guān)注的會(huì)計(jì)資料。然而對(duì)于電子化和信息化的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案存儲(chǔ)卻沒有較多的認(rèn)識(shí)和打算。在信息化和數(shù)字化技術(shù)日漸成熟的今天，會(huì)計(jì)工作更多地向電子化方向發(fā)展。部分資料雖然能夠以備份的形式較好地保存下來。然而還是可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失，信息在不同的設(shè)備無法進(jìn)行讀取的后果。新修改的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的移交和保存等都有了明確的規(guī)定。這說明已經(jīng)有較多數(shù)量的單位采取了電子化和信息化的會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)，然而卻少有能夠提出或是建設(shè)出一項(xiàng)解決電子化信息信任和信息安全問題的平臺(tái)，說明我國的電子化財(cái)務(wù)信息管理還有較長的路要走。

二、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化模式

（一）提高工作人員的綜合素養(yǎng)水平，增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視度。第一，從行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員來分析，應(yīng)不斷強(qiáng)化其財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理觀念。領(lǐng)導(dǎo)人員給予檔案管理足夠的關(guān)注，才能夠切實(shí)將工作列入建設(shè)日程上，從而促使會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化。第二，會(huì)計(jì)檔案管理工作人員需要得到全面的、專業(yè)的檔案管理技能和知識(shí)培訓(xùn)。促使其在之后的工作上能夠具有更加專業(yè)的工作水平。使檔案管理工作更加符合標(biāo)準(zhǔn)，更加方便快捷地對(duì)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理。第三，會(huì)計(jì)管理制度建設(shè)與完善是進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化的一項(xiàng)重要保障。各行政事業(yè)單位需要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立和完善一套能夠應(yīng)用于單位整體、能夠覆蓋各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度。并且在制度中明確相關(guān)人員的工作職責(zé)和工作權(quán)利，以制度層面的規(guī)定來保證檔案管理人員對(duì)該項(xiàng)事業(yè)的積極性。同時(shí)以制度規(guī)定相關(guān)保密程序，從較高的程度上保護(hù)好相關(guān)人員的隱私安全。

（二）不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化水平。會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化主要可以分成以下幾方面，即會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生、保管和查閱方面的規(guī)范化管理。行政事業(yè)單位的日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中， 會(huì)產(chǎn)生不同的原始會(huì)計(jì)憑證，需要對(duì)這些憑證進(jìn)行及時(shí)的整理、保存和簽章工作。在這一工作階段，首先需要較強(qiáng)的及時(shí)性。如果沒有及時(shí)進(jìn)行原始憑證的整理，在一段時(shí)間過后將出現(xiàn)各種憑證相互交叉，工作難度和復(fù)雜程度直線上升。在日常的建檔工作當(dāng)中，可以在核對(duì)完檔案內(nèi)部內(nèi)容之后，在檔案袋上標(biāo)注缺失內(nèi)容或是分類信息，以便于存放和查找。在會(huì)計(jì)檔案的保存工作當(dāng)中，需要將對(duì)應(yīng)檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交由規(guī)定的檔案管理地方。例如部分會(huì)計(jì)資料在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門有臨時(shí)保存地方，而在周期外需要?jiǎng)t及時(shí)移交給所在單位的檔案保管室。

（三）提升電子檔案管理水平。為了進(jìn)一步提升電子檔案管理水平，我們應(yīng)認(rèn)真做好以下工作：第一，電子檔案應(yīng)及時(shí)做好備份并保存好，這樣才能為后續(xù)工作的開展奠定基礎(chǔ)。第二，電子化和信息化的會(huì)計(jì)檔案資料需要被完整和準(zhǔn)確接收與讀取，這是符合國家會(huì)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)的憑證、賬簿、報(bào)表等資料的前提。最后，一個(gè)安全有防護(hù)功能的管理信息系統(tǒng)是電子檔案管理所必需的，這樣的系統(tǒng)能夠?qū)?huì)計(jì)信息檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，并且滿足電子化的調(diào)用和共享功能，該系統(tǒng)需滿足外界干擾或入侵的強(qiáng)大防護(hù)作用。

（四）做好檔案管理的監(jiān)督工作。會(huì)計(jì)檔案在行政事業(yè)單位中起到了關(guān)鍵性的作用，會(huì)計(jì)檔案信息安全也非常重要，為此，我們應(yīng)切實(shí)做好檔案管理的監(jiān)督工作。監(jiān)督工作可以借助審計(jì)部門或是財(cái)政部門的業(yè)務(wù)檢查工作來進(jìn)行，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理工作作為審計(jì)檢查或是財(cái)政監(jiān)察的一大重要環(huán)節(jié)，充分保障信息安全，調(diào)動(dòng)人員積極性。只有單位內(nèi)部對(duì)于檔案管理規(guī)范性有所重視，會(huì)計(jì)檔案管理水平才能夠有所提升。

三、總結(jié)

行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作落實(shí)中可能存在一些問題，其中包含思想認(rèn)知觀念方面的問題、工作規(guī)范化方面的問題等，文章中主要針對(duì)相關(guān)問題提出了優(yōu)化方案，以期有效提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)水平、提升管理操作規(guī)范化水平，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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