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        淺談文書檔案數(shù)字化管理

        2021-11-10 01:13:15王香珍
        文學(xué)天地 2021年9期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字化管理思路

        王香珍

        摘要:文書檔案數(shù)字化管理模式建設(shè)能夠更好地為單位各項(xiàng)工作與決策提供參考資料,尤其是新形勢下傳統(tǒng)文書檔案管理模式開始無法滿足實(shí)際工作需求,文化檔案管理效率低下是很多單位管理工作中面臨的一大問題,伴隨信息技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用,數(shù)字化管理模式能夠支撐文書檔案管理工作智能化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。本文淺談文書檔案數(shù)字化管理工作的開展思路,旨在提高文書檔案利用率。

        關(guān)鍵詞:文書檔案;數(shù)字化管理;思路

        引言:

        伴隨信息技術(shù)發(fā)展以及其在社會(huì)生活、生產(chǎn)各領(lǐng)域中的深入應(yīng)用,我們開始重視對(duì)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用和數(shù)字平臺(tái)的構(gòu)建,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式確實(shí)存在很多缺陷,檔案資料管理難度大,安全性不足,耗費(fèi)大量人力和時(shí)間,管理工作效率低下,面對(duì)轉(zhuǎn)變文書檔案管理模式的需求,建立數(shù)字化管理平臺(tái)可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成歸檔文件的目錄和全文的數(shù)據(jù)庫,提升文書檔案資源的管理和調(diào)用效率,全面提升文書檔案管理工作水平。

        1.培養(yǎng)高素質(zhì)的文書檔案人員

        在建設(shè)和應(yīng)用文書檔案數(shù)字化管理模式過程中,檔案管理工作者發(fā)揮著關(guān)鍵性作用,然而,我國基層檔案管理工作者普遍素質(zhì)能力偏低,部分基層文書檔案管理工作者并非檔案管理專業(yè)人員,在年齡結(jié)構(gòu)上也普遍偏大,因此在建立和運(yùn)用數(shù)字化檔案管理模式的過程中他們無法發(fā)揮相應(yīng)的支持作用?;诖耍鲉挝粦?yīng)該引入更加專業(yè)的檔案管理人才,加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有崗位工作者的培訓(xùn),建立起高素質(zhì)、懂技術(shù)的新型檔案管理人才隊(duì)伍。在數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)工作中,依照崗位采用分類輪訓(xùn)模式,提高在職人員的工作能力,定期邀請(qǐng)專家開展專題講座活動(dòng),滲透最新的文書檔案管理知識(shí)、思想理論以及數(shù)字化技術(shù)方法,提高在職人員參與數(shù)字化檔案管理工作的能力。另外,建立全新人才管理制度,提高崗位工作者參與專業(yè)學(xué)習(xí)活動(dòng)和管理工作改革活動(dòng)的積極性,建立科學(xué)的薪酬管理制度,把檔案管理工作者的數(shù)字化管理能力納入績效評(píng)估指標(biāo)中去,激發(fā)他們投入數(shù)字化建設(shè)工作的積極性。

        2.完善文書檔案信息存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)

        為保證文書檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作有序進(jìn)行,各單位還需制定出詳細(xì)的檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),構(gòu)建合理的信息數(shù)據(jù)庫,標(biāo)準(zhǔn)化文書檔案數(shù)字化著錄。

        (1)構(gòu)建合理的信息數(shù)據(jù)庫

        構(gòu)建文書檔案信息數(shù)據(jù)庫需建立全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫,且需保證兩者之間的數(shù)據(jù)信息兼容性良好,才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用[1]。這兩種數(shù)據(jù)庫的建設(shè)模式是不同的,一般來說,可采用綜合檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè)文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫,其能實(shí)現(xiàn)信息的條目級(jí)直接著錄,不僅易于管理,且能提高信息應(yīng)用便捷程度。構(gòu)建全文數(shù)據(jù)庫則需采用A C D see等共享應(yīng)用軟件或?qū)I(yè)的檔案數(shù)字化管理軟件進(jìn)行,通過對(duì)著錄格式進(jìn)行統(tǒng)一和及時(shí)將文書檔案信息存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中,再對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理,便能有效提高檔案信息的管理和利用效率[2]。另外,我國《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為文書檔案數(shù)字化管理提供了良好的制度保障和技術(shù)支持,各單位在構(gòu)建文書檔案數(shù)據(jù)庫時(shí),也可結(jié)合自身實(shí)際和參照該技術(shù)規(guī)范完成文書檔案數(shù)字化管理操作,亦能促進(jìn)其文書檔案數(shù)字化管理水平提升。

        (2)標(biāo)準(zhǔn)化文書檔案數(shù)字化著錄

        文書檔案數(shù)字化著錄工作需要從標(biāo)準(zhǔn)化和字段內(nèi)容兩個(gè)方面來做好,在標(biāo)準(zhǔn)化方面,應(yīng)采用統(tǒng)一的著錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文書檔案數(shù)字化管理,不僅要使用規(guī)范的著錄符號(hào),還需保證著錄項(xiàng)內(nèi)容的完整性。比如,采用“?”作為無法識(shí)別的標(biāo)識(shí)或文字,用“[]”作為自擬文件標(biāo)題,錄入多文號(hào)、多責(zé)任者的文書檔案時(shí),還需先對(duì)選錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定,確保責(zé)任者和文件編號(hào)對(duì)應(yīng)。

        3.進(jìn)行文書檔案數(shù)字化掃描

        掃描、語音識(shí)別、鍵盤錄入均是實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理的重要方法,其中,使用作為廣泛和效率最高的方法為掃描,而要進(jìn)行文書檔案數(shù)字化掃描,首先,需配置掃描設(shè)備,配置幅面、分辨率、顏色等均符合的掃描儀。其次,還需按照嚴(yán)格的掃描流程和方法進(jìn)行文書檔案掃描,掃描流程為準(zhǔn)備掃描儀,并對(duì)掃描儀設(shè)置值進(jìn)行檢查,然后對(duì)文書檔案進(jìn)行定位和選擇文書檔案類型,再選定掃描方式進(jìn)行預(yù)掃描,通過預(yù)掃描對(duì)預(yù)覽文檔進(jìn)行調(diào)整,并設(shè)置掃描儀分辨率和對(duì)其色調(diào)進(jìn)行調(diào)整,再開始正式掃描。最后,保存文檔和進(jìn)行文字識(shí)別、校對(duì)等。具體的掃描方法為將原始文書檔案放置在掃描儀平板上,通過掃描設(shè)備將文書檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖形,并輸入到計(jì)算機(jī)中,通過計(jì)算機(jī)的文字識(shí)別、校對(duì)后,便能使文書檔案變成可編輯的數(shù)字化檔案,因計(jì)算機(jī)文字識(shí)別轉(zhuǎn)換的信息無法保證100% 的準(zhǔn)確率,因此,轉(zhuǎn)換后還需進(jìn)行人工校對(duì)、修改。

        4.積極構(gòu)建文書檔案管理數(shù)字化平臺(tái)

        為全面提升文書檔案數(shù)字化管理效率,還需積極構(gòu)建文書檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái),對(duì)文書檔案數(shù)字化工作模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整,對(duì)文書檔案管理工作的內(nèi)部環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化,才能促進(jìn)文書檔案管理工作得到高效的開展[3]。另外,還需相關(guān)管理部門之間加強(qiáng)溝通和交流,對(duì)文書檔案的使用和閱讀方式進(jìn)行優(yōu)化,優(yōu)化配置與合理利用檔案管理部門內(nèi)部資源,積極構(gòu)建相對(duì)可靠且完善的網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)。一方面,能確保文書檔案數(shù)字化管理的有效性;另一方面,還需努力實(shí)現(xiàn)信息的共享,實(shí)現(xiàn)雨文書檔案遠(yuǎn)程檢索與傳播,才能促進(jìn)文書檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用效果全面提升[4]。

        結(jié) 語:

        面對(duì)信息時(shí)代到來,建立全新的文書檔案管理工作模式需要依托信息技術(shù),使檔案管理工作理念和方法能夠適應(yīng)社會(huì)需求,全面提升檔案資源利用率。新的文書檔案管理工作環(huán)境中,信息化文書檔案管理平臺(tái)、模式的建立是我們面臨的巨大挑戰(zhàn),在檔案管理工作制度、體系、模式轉(zhuǎn)型的過程中,還要注意對(duì)檔案資料的安全管理問題,同時(shí)強(qiáng)化人員培訓(xùn),真正發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)功能,盡可能地降低人為因素造成的影響,確保文書檔案的安全性和保密性,提高文書檔案的應(yīng)用率。

        參考文獻(xiàn):

        [1]張丹青.新形勢下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題與對(duì)策[J].江蘇科技信息,2018,35(16):12-14.

        [2]孫巍.文書檔案數(shù)字化管理策略分析[J].檔案時(shí)空,2018,(10):46-47.

        [3]王小媚.如何通過信息化技術(shù)提高企業(yè)文書檔案的管理質(zhì)量[J].陜西檔案,2019,(06):54-55.

        [4]安楚.地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2018,(18):187-189.

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