陳撼 李娜

摘要：會(huì)議活動(dòng)在我國(guó)企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用，是各級(jí)行政部門推動(dòng)工作的重要載體，是新時(shí)期社會(huì)、政治和經(jīng)濟(jì)生活中的重要活動(dòng)方式。因此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)會(huì)議活動(dòng)的重視，尤其是會(huì)務(wù)接待工作，并融入精益管理理念，做到全面統(tǒng)籌與細(xì)節(jié)兼顧，不斷提升會(huì)議的效率和質(zhì)量?；诖?，本文主要對(duì)目前企業(yè)會(huì)務(wù)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并探討了全面統(tǒng)籌與細(xì)節(jié)兼顧在企業(yè)會(huì)務(wù)工作中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：會(huì)務(wù)工作;全面統(tǒng)籌;精益管理;細(xì)節(jié)兼顧

會(huì)務(wù)工作主要指的是會(huì)議組織，會(huì)議保障以及會(huì)議服務(wù)。會(huì)務(wù)工作通常要有參與者、領(lǐng)導(dǎo)者以及服務(wù)者的有效協(xié)調(diào)配合，才能確保會(huì)議圓滿完成。在我國(guó)，會(huì)議已經(jīng)成為黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一，已成為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作的一種重要方式，在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國(guó)家路線、方針、政策，統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)、進(jìn)行決策、布置工作、調(diào)查研究、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、糾正失誤、解決問(wèn)題等方面都有重要的作用。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)務(wù)接待工作的重視，切實(shí)提高會(huì)議的效率和質(zhì)量。

1企業(yè)會(huì)務(wù)工作中存在的問(wèn)題

會(huì)務(wù)工作瑣碎繁雜，大到會(huì)議文字資料的準(zhǔn)備，小到茶杯的放置，每一步都要做好，否則就會(huì)出現(xiàn)失誤。通常而言，會(huì)議的規(guī)格與規(guī)模越大，內(nèi)容愈發(fā)重要，那么會(huì)務(wù)工作內(nèi)容便會(huì)更多，也就更加困難。所以，會(huì)務(wù)工作不僅要統(tǒng)籌兼顧，還有注意細(xì)節(jié)?，F(xiàn)階段，企業(yè)會(huì)務(wù)工作中仍存在很多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，會(huì)務(wù)準(zhǔn)備階段的工作不完善，存在易遺漏的問(wèn)題，在很大程度上影響著會(huì)務(wù)工作的整體質(zhì)量，例如，在會(huì)議籌備初級(jí)階段，相關(guān)部門未召集大量工作人員開(kāi)展工作協(xié)調(diào)分工會(huì)，籌備工作計(jì)劃書(shū)缺乏完善性，工作人員的崗位職責(zé)不夠明確，導(dǎo)致各項(xiàng)工作脫節(jié)、人名與職務(wù)不對(duì)應(yīng)等現(xiàn)象，為參會(huì)人員造成了很大的影響;其次，在會(huì)議開(kāi)展過(guò)程中，工作人員無(wú)法做好秩序維護(hù)和現(xiàn)場(chǎng)保障工作，在遇到突發(fā)問(wèn)題時(shí)，極易出現(xiàn)混亂情況，例如，在參會(huì)人員入場(chǎng)的過(guò)程中，未安排入場(chǎng)引導(dǎo)人員，導(dǎo)致入場(chǎng)時(shí)間比較長(zhǎng)、會(huì)場(chǎng)秩序性較差，影響會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間，且在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，出現(xiàn)設(shè)備故障、議程調(diào)整問(wèn)題，工作人員無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理這些問(wèn)題，極易引發(fā)冷場(chǎng)現(xiàn)象;最后，在會(huì)議結(jié)束后，各個(gè)參會(huì)人員無(wú)法及時(shí)進(jìn)行交流、總結(jié)，并針對(duì)企業(yè)發(fā)展中的問(wèn)題提出有效的措施，另外，有些小型會(huì)議參會(huì)人員數(shù)量比較多，大型會(huì)務(wù)設(shè)置的環(huán)節(jié)比較多，這就使得會(huì)議質(zhì)量較差，為企業(yè)帶來(lái)了更多的會(huì)務(wù)費(fèi)用，違背了“精簡(jiǎn)、節(jié)約、實(shí)效”的原則。

2全面統(tǒng)籌與細(xì)節(jié)兼顧在企業(yè)會(huì)務(wù)工作中的應(yīng)用

2.1加強(qiáng)溝通，精細(xì)籌備

會(huì)議籌備組要加強(qiáng)過(guò)程管控，對(duì)籌備工作中的重要問(wèn)題和環(huán)節(jié)，系統(tǒng)思考、認(rèn)真梳理，具體研究、逐一落實(shí)，加強(qiáng)接待日程管理及會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)檢查工作。會(huì)務(wù)人員應(yīng)與主辦部門密切合作，精心準(zhǔn)備，認(rèn)真策劃，擬定整套接待方案，要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度規(guī)定，嚴(yán)禁超規(guī)格、超標(biāo)準(zhǔn)接待。充分發(fā)揮接待部門的統(tǒng)籌作用，確保接待用車、住宿、餐飲及日程安排相關(guān)部門的配合能力。加強(qiáng)事前管控、事中跟蹤落實(shí)、事后總結(jié)，通過(guò)細(xì)致到位的工作安排，給來(lái)訪人員留下良好的印象。

2.2加強(qiáng)管理，分工明確

在企業(yè)的會(huì)務(wù)接待工作中，企業(yè)應(yīng)該確保會(huì)議的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性，并將各個(gè)部門進(jìn)行有效融合，實(shí)現(xiàn)各部門之間的協(xié)同性。辦公室作為業(yè)務(wù)接待的主要管理部門，主要任務(wù)是為企業(yè)各個(gè)部門的業(yè)務(wù)接待工作提供指導(dǎo)，確定業(yè)務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議接待資源、接待物品的管理，并組織企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門制定相應(yīng)的方案。在實(shí)施會(huì)議接待方案的過(guò)程中，應(yīng)該明確企業(yè)各個(gè)部門的崗位職責(zé)，在遇到臨時(shí)變化的情況下，需要及時(shí)向管理人員請(qǐng)示其中的問(wèn)題，及時(shí)地調(diào)整并完善，并通知各個(gè)部門會(huì)議變更情況。在任務(wù)結(jié)束后，會(huì)議接待部門需要準(zhǔn)確地填寫(xiě)接待清單，并落實(shí)接待清單審批程序，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議費(fèi)用的管理。在會(huì)議結(jié)束后，需要由專業(yè)人員評(píng)價(jià)并總結(jié)會(huì)議中的內(nèi)容，針對(duì)會(huì)議中存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。

2.3規(guī)范流程，標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施

以高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的會(huì)議流程為依據(jù)，以嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的會(huì)務(wù)方案為準(zhǔn)繩，將一些通用的、共性的工作按相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)固化下來(lái)，形成會(huì)務(wù)工作規(guī)范，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高工作效率。會(huì)務(wù)服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)流程應(yīng)包括如下內(nèi)容：一是要明確會(huì)務(wù)服務(wù)人員的著裝要求、禮貌用語(yǔ)和服務(wù)規(guī)范;二是要明確會(huì)議座次安排的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范;三是要明確餐飲食宿的標(biāo)準(zhǔn);四是要明確會(huì)前檢查的各環(huán)節(jié)注意事項(xiàng)。

2.4整理善后，及時(shí)高效

會(huì)議結(jié)束后，會(huì)務(wù)工作人員還需要做好會(huì)后工作。一是要及時(shí)整理會(huì)場(chǎng)。會(huì)議結(jié)束時(shí)要及時(shí)回收重要會(huì)議資料、臺(tái)卡、錄音設(shè)備等物品，會(huì)議方案、簽到冊(cè)、文件、發(fā)言材料、講話稿等收回后，要分類整理、立卷歸檔。對(duì)于涉密的材料要清點(diǎn)份數(shù)，檢查是否有缺漏，確保完全回收。二是做好參會(huì)人員返程安排。根據(jù)會(huì)前掌握的人員返程信息，落實(shí)送行人員及車輛，安全細(xì)致做好送站工作。三是要及時(shí)起草會(huì)議紀(jì)要。根據(jù)會(huì)議情況及時(shí)整理和起草會(huì)議紀(jì)要，并分發(fā)相關(guān)部門和人員，確保會(huì)議精神得到及時(shí)貫徹落實(shí)，確保會(huì)議效果。

3結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，會(huì)務(wù)服務(wù)工作瑣碎繁雜，既要統(tǒng)籌全面，還要兼顧細(xì)節(jié)，會(huì)務(wù)接待要堅(jiān)持精簡(jiǎn)、節(jié)約、實(shí)效的原則，從會(huì)前的溝通、籌備，到不同會(huì)議不同要求的具體落實(shí)，都需要極大的耐心和細(xì)心。不論哪一項(xiàng)工作缺乏責(zé)任心，質(zhì)量都會(huì)打折扣，效果都會(huì)受到影響。因此，要求會(huì)務(wù)工作者要有較高的素質(zhì)，能做到在重任面前不退縮，有良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力，具有良好的學(xué)習(xí)能力和組織能力，只有這樣，才能確保會(huì)議質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)會(huì)務(wù)接待活動(dòng)的順利開(kāi)展。

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作者簡(jiǎn)介：陳撼（1990-），男，重慶人，助理政工師，從事會(huì)務(wù)管理和行政接待工作。