孫莉

◆摘? 要：在進(jìn)行檔案管理時(shí)，智能管理系統(tǒng)的合理構(gòu)建具有重要的意義，相關(guān)工作人員通過合理應(yīng)用現(xiàn)代智能設(shè)備和智能軟件，可以對(duì)檔案進(jìn)行有效的分類，歸檔，保存和調(diào)閱，使其各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)更高的自動(dòng)化和智能化，進(jìn)而確保更為高效的開展檔案管理工作，對(duì)其信息資源進(jìn)行更為有效的管理，本文綜合探究對(duì)檔案信息進(jìn)行智能化管理的具體策略。

◆關(guān)鍵詞：智能化;檔案;管理工作

煤礦企業(yè)在開展檔案管理工作，智能化管理是現(xiàn)代科技發(fā)展過程中形成的新型管理方式，管理機(jī)構(gòu)需要對(duì)其加強(qiáng)重視，確保能夠?qū)ζ錂n案信息進(jìn)行更為高效的管理，保障檔案信息管理實(shí)現(xiàn)更高的智能化和現(xiàn)代化，為了進(jìn)一步明確如何對(duì)其各項(xiàng)檔案進(jìn)行智能化管理，特此進(jìn)行本次研究工作。

一、更新操作理念

在信息化時(shí)代的今天，電子檔案是其檔案管理工作的最新模式，可以對(duì)其傳統(tǒng)手工操作理念進(jìn)行科學(xué)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的有效落實(shí)，在以往進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，普遍是由人工作業(yè)，工作效率相對(duì)較低，在工作中容易出現(xiàn)誤差。而在具體應(yīng)用數(shù)字化管理時(shí)，需要合理優(yōu)化管理技術(shù)，確保檔案管理，實(shí)現(xiàn)更高的技術(shù)化，智能化和信息化，推進(jìn)我國現(xiàn)代檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理人員可以進(jìn)一步感受數(shù)字檔案信息所具有的強(qiáng)大力量，明確手工操作無法完全識(shí)別信息編碼，只有合理應(yīng)用現(xiàn)代智能化設(shè)備，才能確保有序開展各項(xiàng)工作，使企業(yè)檔案管理習(xí)慣和思維發(fā)生轉(zhuǎn)變[1]。

二、完善基礎(chǔ)設(shè)施

在開展檔案管理工作時(shí)，科學(xué)完善基礎(chǔ)設(shè)施是深入開展各項(xiàng)工作的重要技術(shù)，因此，在堅(jiān)強(qiáng)檔案管理，為了確保更為高效的應(yīng)用智能化技術(shù)，檔案管理機(jī)構(gòu)需要在信息基礎(chǔ)設(shè)備方面加大投入，強(qiáng)化物力支持和財(cái)力支持，同時(shí)還需要合理購入光盤刻錄機(jī)，掃描儀，軟件系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，科學(xué)完善基本硬件設(shè)施。與此同時(shí)，還需要合理構(gòu)建接收中心，電子目錄和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，確保能夠智能化采集檔案信息，并對(duì)其進(jìn)行合理錄入。在對(duì)其工程檔案進(jìn)行智能化管理時(shí)，為了確保更為高效的開展檔案管理工作，需要合理購入基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案信息具有更高的安全性。

三、改進(jìn)管理方式

首先，企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，需要對(duì)其傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行科學(xué)轉(zhuǎn)變，合理應(yīng)用智能化管理。在以往進(jìn)行檔案管理時(shí)，照片，圖紙，和產(chǎn)品成果是其檔案管理資源最為常見的表現(xiàn)形式，在對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)，需要利用書柜和架子進(jìn)行儲(chǔ)存，手工操作管理是其最為主要的方式。還在實(shí)現(xiàn)智能化管理，虛擬數(shù)字是企業(yè)檔案的主要形式，電子設(shè)備是存儲(chǔ)檔案的主要載體。其次，在我國現(xiàn)階段電子政務(wù)得到了很大的發(fā)展，企業(yè)檔案的載體逐漸產(chǎn)生較高的豐富性和多樣性，電子載體具有較大的規(guī)模和數(shù)量，此時(shí)，應(yīng)用傳統(tǒng)人工操作無法確保有效管理海量檔案資源，需要利用電子設(shè)備堆積數(shù)字資源進(jìn)行管理。最后，企業(yè)在對(duì)檔案信息進(jìn)行智能化管理時(shí)，可以利用電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程管理和多維管理，進(jìn)而確保企業(yè)在進(jìn)行檔案資源管理時(shí)，能夠更為高效的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。企業(yè)通過進(jìn)行數(shù)字檔案館，商務(wù)網(wǎng)和企業(yè)網(wǎng)的合理構(gòu)建，能夠使其各項(xiàng)信息資源實(shí)現(xiàn)高度共享。

四、加強(qiáng)安全保障

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，科學(xué)應(yīng)用智能化計(jì)算機(jī)可以確保企業(yè)檔案具有更高的安全性，但是在現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有較高的復(fù)雜性，存在大量不可預(yù)見因素，此時(shí)，檔案信息安全的意義得到了充分的突顯。各級(jí)管理機(jī)構(gòu)需要進(jìn)行安全保障系統(tǒng)的合理構(gòu)建，確保能夠有效落實(shí)智能化，信息化和安全化。首先在計(jì)算機(jī)中輸入檔案信息時(shí)，需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)備份，即使紙質(zhì)檔案損毀或丟失，依舊可以利用計(jì)算機(jī)調(diào)取其各項(xiàng)檔案信息資源，進(jìn)而確保檔案信息具有更高的安全性[2]。與此同時(shí)，電子檔案具有較強(qiáng)的加密功能，如果沒有獲得管理人員授權(quán)，則無法對(duì)其檔案信息進(jìn)行瀏覽，通過合理應(yīng)用智能計(jì)算機(jī)，可以實(shí)習(xí)檔案信息，具有更高的保密性，進(jìn)而保障檔案信息安全。最后，在具體進(jìn)行檔案管理時(shí)，科學(xué)應(yīng)用智能化技術(shù)還可以有效避免雨水損壞紙質(zhì)檔案，進(jìn)而確保檔案具有更高的安全性。除此之外，相關(guān)單位還需要進(jìn)行安全保障制度的合理構(gòu)建，確保檔案信息安全，可以和各級(jí)工作人員職業(yè)生涯和責(zé)任緊密聯(lián)系，對(duì)其進(jìn)行有效的內(nèi)部管理，避免人為破壞檔案信息。

五、強(qiáng)化管理宣傳

企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，如果想要確?？茖W(xué)應(yīng)用智能化技術(shù)，必須確保各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)其加強(qiáng)重視，因此，如果想要確保在檔案管理中更為高效的應(yīng)用智能化，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員需要高度認(rèn)識(shí)智能化應(yīng)用的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)。此時(shí)，檔案管理人員需要強(qiáng)化自身管理能力，深入了解我國現(xiàn)階段開展檔案管理工作的具體情況和智能化的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并向其它領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行傳達(dá)，確保能夠獲得更大的支持，進(jìn)而對(duì)其智能化技術(shù)進(jìn)行全面的普及，確保各級(jí)人員能夠更為高效的應(yīng)用智能化技術(shù)，為檔案管理工作合理應(yīng)用智能化技術(shù)提供必要的技術(shù)保障和人才保障。

六、結(jié)束語

總之，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，通過更新操作理念，完善基礎(chǔ)設(shè)施，改進(jìn)管理方式，加強(qiáng)安全保障，強(qiáng)化管理宣傳，能夠確保對(duì)其進(jìn)行有效的智能化管理，進(jìn)而確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)更高的信息化和智能化，確保相關(guān)企業(yè)更為高效的實(shí)施檔案管理工作，有效提升管理工作和管理效率，確保企業(yè)各級(jí)人員可以對(duì)其檔案信息進(jìn)行更為高效的管理，為我國現(xiàn)代煤礦行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

參考文獻(xiàn)

[1]欒愛芳.淺談如何加強(qiáng)新形勢(shì)下的檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，000（008）：126-127.

[2]關(guān)媛瑞.淺析加強(qiáng)檔案信息化管理工作的策略的相關(guān)分析[J].文存閱刊，2019，000（008）：6.