◆摘? 要：科技檔案管理具有保存科研信息、指引促進社會經(jīng)濟發(fā)展和提高管理效率的功能。當(dāng)前我國科技檔案管理存在檔案意識薄弱、檔案觀念落后，科技檔案法規(guī)體系不完善、標(biāo)準(zhǔn)不健全以及科技檔案管理工作不規(guī)范等問題，針對問題提出了紓解對策。

◆關(guān)鍵詞：檔案，科技檔案，管理

科技檔案是科技工作者在科研過程中形成的具有參考價值的文字記錄、圖像信息、聲音信息、電子數(shù)據(jù)等?？萍紮n案真實完整的記錄了科研工作者的科研過程和科研結(jié)果，是科技信息的保存者和再現(xiàn)者。當(dāng)前科技正處于高速發(fā)展和迅速迭代時期，科技日益向交叉領(lǐng)域、新興領(lǐng)域融合?？萍嫉目焖侔l(fā)展必然產(chǎn)生大量的科技檔案，當(dāng)科技檔案管理水平與科技發(fā)展速度不匹配時，容易造成科研信息缺失和資源浪費。因此加強科技檔案管理對于推進科技發(fā)展具有重要作用。

一、科技檔案管理的意義

1.保存科研信息、指引科研方向?？萍紮n案對于科學(xué)研究理論構(gòu)思、研究過程、研究成果和經(jīng)驗教訓(xùn)都有詳細記載，為后續(xù)科學(xué)研究提供了大量可直接借鑒材料和廣泛的事實數(shù)據(jù)，是開展科學(xué)研究的可靠性原始材料。

2.促進社會經(jīng)濟發(fā)展?？萍紮n案在社會經(jīng)濟發(fā)展過程是技術(shù)與生產(chǎn)力各要素相結(jié)合的媒介，是科學(xué)技術(shù)的承載、是生產(chǎn)力的知識形態(tài)承載?？萍紮n案將存儲于檔案中的知識形態(tài)生產(chǎn)力轉(zhuǎn)換為物質(zhì)形態(tài)生產(chǎn)力，促使生產(chǎn)技術(shù)落地與勞動者結(jié)合。

3.豐富存儲內(nèi)容，提高管理效率。隨著互聯(lián)網(wǎng)和電子存儲技術(shù)的發(fā)展，電子化檔案存儲平臺的建成極大擴容檔案存儲能力，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲形式轉(zhuǎn)變?yōu)橐曨l、音頻、圖像、文字等多種存儲形式，極大豐富了科技檔案的存儲內(nèi)容。依托計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理突破了時間空間限制，提高了管理的時效性，依托計算機程序的自動化工作，使大量的編碼、收集等重復(fù)性工作被計算機取代，節(jié)約了管理人員成本。

二、科技檔案管理的困境

1.檔案意識薄弱、檔案觀念落后?？萍紮n案作為重要的信息資源和知識資產(chǎn)理應(yīng)受到重視，現(xiàn)實卻由于科技檔案宣傳教育不到位、檔案法規(guī)培訓(xùn)范圍局限等原因，科研項目成員檔案意識極其薄弱，這就導(dǎo)致檔案觀念陳舊，無法與時俱進。具體表現(xiàn)為，第一，只重視檔案材料收集忽視檔案內(nèi)容開發(fā)。第二，檔案保存形式刻板。第三，忽略過程檔案收集與保存。

2.科技檔案法規(guī)體系不完善、標(biāo)準(zhǔn)不健全。從監(jiān)管體系來看，檔案部門話語權(quán)式微，《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》中的規(guī)定動作沒有貫徹執(zhí)行，制度落實情況缺乏監(jiān)管。在對科研計劃項目的階段性評估匯總，缺少對項目檔案的同步檢查和監(jiān)督制度，對項目的驗收評估中，只注重科研成果和科研財務(wù)的審計，缺少對項目承擔(dān)單位的檔案監(jiān)管與反饋。從檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系來看，部門或行業(yè)間的溝通協(xié)調(diào)性不足而標(biāo)準(zhǔn)不一。

3.科技檔案管理工作不規(guī)范。在資料收集方面，由于制度缺失、責(zé)任不清造成科技文件資料收集不齊全、項目材料不完整。在材料歸檔整理方面，由于科技項目多頭管理導(dǎo)致材料散存于不同負責(zé)人手中，材料零碎，檔案移不及時、歸檔不完整現(xiàn)象普遍存在。在檔案使用方面，“科技工作者對科技檔案利用的主管意識不強，很少到檔案館去查詢、利用科技檔案信息”，導(dǎo)致檔案信息價值無法挖掘、科技信息資源無法共享。

三、提升科技檔案管理水平策略

1.與時俱進，樹立新的檔案觀。檔案觀是科技檔案工作人員的行動指引和工作前提。首先樹立檔案的使用價值觀，只有堅持用戶導(dǎo)向、需求導(dǎo)向、利用導(dǎo)向，才能使檔案與科研工作相結(jié)合，并充分發(fā)揮檔案在科技研發(fā)、應(yīng)用和推廣中的作用;其次提高電子信息技術(shù)存儲檔案的可信度與合法性。電子檔案彌補了紙質(zhì)檔案在存儲容量、存儲時間、存儲格式、存儲種類方面的局限，在科學(xué)、規(guī)范管理前提下，電子檔案應(yīng)該與紙質(zhì)檔案具有同等的可信度。最后要重視過程性檔案，科技活動過程更能反映科研工作者的心路歷程和研究過程，在某種程度上比最終成果更為重要，因此要將階段性進展材料、研究過程中的實驗數(shù)據(jù)、計算過程等都列為歸檔范圍進行保存。

2.建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理法規(guī)。首先，科技檔案作為科技管理的重要信息和參考依據(jù)，科技檔案管理的法律法規(guī)建設(shè)應(yīng)納入整個科技管理的規(guī)章體系內(nèi)，明確檔案管理責(zé)任人、檔案所有權(quán)、檔案移交的內(nèi)容、方式、限期等。其次建立“在國家檔案局的統(tǒng)一掌管下，按專業(yè)實行統(tǒng)一管理，中央和地方各級專業(yè)主管機關(guān)對所屬系統(tǒng)的科技檔案工作實行領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，國家各級檔案行政管理部門實行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查的管理體制”。最后，在建立國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上積極采納國際標(biāo)準(zhǔn)，推進我國科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進程。

3.規(guī)范檔案管理，提高檔案利用層次。首先要保證檔案內(nèi)容的完整性，科技檔案管理人員根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，建立單位檔案管理目錄，使檔案材料收集清晰、完整。其次做好檔案規(guī)整。在整理檔案時“將收集來的資料按照歸檔要求進行整理，不要破壞資料之間原來固有的聯(lián)系，應(yīng)根據(jù)專業(yè)合理劃分，方便查閱者利用”。最后，要做好檔案使用的準(zhǔn)備工作，如建立檔案查詢檢索目錄方便查閱、編寫各類檔案資源匯編材料為決策提供參考、利用信息化管理平臺提高檔案信息共享水平。

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作者簡介

田野（1985-），男，湖北十堰人，本科，研究方向：檔案管理與創(chuàng)新。