□金修成 管傳華 譚映紅

商品賬務(wù)系統(tǒng)成管理助推器

□金修成 管傳華 譚映紅

湖北石油開發(fā)的商品賬務(wù)系統(tǒng)近期全面啟動(dòng)上線，實(shí)現(xiàn)了逐日進(jìn)行商品賬賬、賬實(shí)核對(duì)，及時(shí)進(jìn)行商品監(jiān)控的目標(biāo)，完善了企業(yè)信息管理系統(tǒng)，大大提高了該公司的商品及時(shí)監(jiān)控和管理水平，成為該公司加強(qiáng)商品監(jiān)控的有效工具和全面提升企業(yè)管理水平的推進(jìn)器。

商品賬務(wù)系統(tǒng)的架構(gòu)與特點(diǎn)

湖北石油商品賬務(wù)系統(tǒng)是由現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)、零售賬表冊(cè)系統(tǒng)、二次物流系統(tǒng)提供信息源，以BW（商務(wù)信息倉(cāng)庫(kù)）系統(tǒng)為平臺(tái)，通過對(duì)商品流轉(zhuǎn)全過程的相關(guān)信息的歸集、比對(duì)和分析，實(shí)現(xiàn)商品財(cái)務(wù)賬與實(shí)物賬、實(shí)物賬與實(shí)物按日核對(duì)的信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)是商品監(jiān)管的良好工具，能反映賬賬、賬實(shí)差異，使管理者及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，采取相應(yīng)的管理手段防范風(fēng)險(xiǎn)。

商品賬務(wù)系統(tǒng)以BW系統(tǒng)為平臺(tái)，分時(shí)點(diǎn)從ERP系統(tǒng)、二次物流系統(tǒng)中抽取賬面庫(kù)存數(shù)，從零售電子臺(tái)賬管理系統(tǒng)中抽取實(shí)物庫(kù)存數(shù)，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、比對(duì)及分析（詳見下圖）。

該公司的ERP系統(tǒng)、零售管理系統(tǒng)、二次物流系統(tǒng)是相對(duì)獨(dú)立開發(fā)的，各系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)不同步，相互之間的數(shù)據(jù)共享存在斷點(diǎn)。而BW系統(tǒng)則是綜合ERP系統(tǒng)、零售管理系統(tǒng)、二次物流系統(tǒng)三套系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，進(jìn)行及時(shí)篩選、比對(duì)，能夠隨時(shí)掌握物料流轉(zhuǎn)全過程。與目前應(yīng)用的ERP、零售管理、二次物流等系統(tǒng)相比，商品賬務(wù)系統(tǒng)有以下特點(diǎn)：

1.涉及范圍更廣。商品賬務(wù)系統(tǒng)提供的信息來源于商品進(jìn)、銷、調(diào)、存、溢的全過程。系統(tǒng)數(shù)據(jù)從ERP系統(tǒng)、二次物流系統(tǒng)、零售電子臺(tái)賬管理系統(tǒng)中自動(dòng)及時(shí)抽取，既包括商流信息，也包含物流信息；既涉及所有權(quán)商品，也涉及非所有權(quán)商品；既針對(duì)自有庫(kù)存商品、外庫(kù)存商品，還針對(duì)在途商品。所有影響賬賬、賬實(shí)平衡的因素都要列入賬務(wù)系統(tǒng)歸集數(shù)據(jù)的范圍內(nèi)。

2.更注重結(jié)果分析。商品賬務(wù)系統(tǒng)主要是從ERP、二次物流和零售管理等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中抽取數(shù)據(jù)，進(jìn)行歸集、分析和比對(duì)，反映業(yè)務(wù)的執(zhí)行結(jié)果，提供不同時(shí)間段的業(yè)務(wù)結(jié)果及比對(duì)差異，方便管理者及時(shí)消除差異。

3.預(yù)警指標(biāo)全面。當(dāng)主要商品指標(biāo)（如庫(kù)存結(jié)構(gòu)、庫(kù)存總量、已提未售、已售未提、商品盈虧、商品在途等）超出預(yù)設(shè)安全值區(qū)間時(shí)，商品賬務(wù)系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行自動(dòng)預(yù)警。

4.查詢方式靈活。各市、州公司可查詢管轄?zhēng)煳唬◣?kù)、站）的商品賬實(shí)情況，省公司可查詢?nèi)〉馁~實(shí)情況。查詢的時(shí)間段可自由設(shè)置，展示的表格字段和行信息能自由篩選。這既有利于分兵把守、各司其職，又能提高監(jiān)管效率和及時(shí)防漏補(bǔ)缺。

5.匹配功能強(qiáng)大。商品賬務(wù)系統(tǒng)能對(duì)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)變化、商品種類調(diào)整等變動(dòng)要素自動(dòng)調(diào)整，能在任意時(shí)間啟用，不需要初始化工作。

商品賬務(wù)系統(tǒng)四大功能

湖北石油商品賬務(wù)系統(tǒng)有效彌補(bǔ)了ERP系統(tǒng)不能按日關(guān)賬以及ERP系統(tǒng)、二次物流系統(tǒng)、零售電子臺(tái)賬管理系統(tǒng)之間貫通共享不足的缺陷，通過整合多套管理系統(tǒng)，將整個(gè)企業(yè)信息進(jìn)行匯總，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，查詢快捷。系統(tǒng)功能完整實(shí)用，操作簡(jiǎn)單，能夠滿足逐日進(jìn)行賬賬、賬實(shí)核對(duì)的需要。該系統(tǒng)通過互聯(lián)網(wǎng)操作，適應(yīng)性和可操作性較強(qiáng)，具有以下功能：

1.數(shù)據(jù)歸集功能。商品賬務(wù)系統(tǒng)從SAP系統(tǒng)中導(dǎo)入商品的進(jìn)銷存發(fā)生數(shù)據(jù)、商品賬面數(shù)和油庫(kù)商品盤點(diǎn)數(shù)等。從零售賬表冊(cè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入加油站每日盤點(diǎn)數(shù)據(jù)、庫(kù)站配送在途數(shù)據(jù)。從二次物流系統(tǒng)導(dǎo)入用于核查配送油品在途情況的相關(guān)數(shù)據(jù)。通過手工補(bǔ)錄對(duì)賬所需的其他相關(guān)信息，如函證情況、預(yù)警用的標(biāo)準(zhǔn)值、對(duì)賬工作日志等。

2.數(shù)據(jù)分析功能。對(duì)賬功能，即可利用系統(tǒng)進(jìn)行多層次、全方位、任意日期段的數(shù)據(jù)分析，查找賬有實(shí)無或?qū)嵱匈~無的具體情況。預(yù)測(cè)警示功能，即通過將每日的庫(kù)存、銷售、損溢等數(shù)據(jù)與系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核對(duì)，簡(jiǎn)明、直觀顯示出異常情況。該系統(tǒng)專門為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供了查詢模塊——領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙，以圖表方式列示領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的商品相關(guān)指標(biāo)。這不僅能夠隨時(shí)反映出商品的賬務(wù)與實(shí)物狀態(tài)，而且還反映庫(kù)存數(shù)量、庫(kù)存結(jié)構(gòu)和商品價(jià)格的異常情況。通過研究這些信息，可以對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷程和未來趨勢(shì)做出定量分析和預(yù)測(cè)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

3.報(bào)表展示功能。生成各類監(jiān)控報(bào)表和分析報(bào)表。提供領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙滿足公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)商品關(guān)鍵指標(biāo)掌控的需求，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映商品進(jìn)銷存動(dòng)態(tài)和商品異常情況的處理。

4.安全保密功能。該系統(tǒng)具有設(shè)置操作權(quán)限、跟蹤操作過程和集中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的功能，為監(jiān)管系統(tǒng)的規(guī)范操作及系統(tǒng)安全運(yùn)行提供保障。

助力提高管理水平

完善ERP、二次物流和零售管理系統(tǒng)功能。中國(guó)石化銷售企業(yè)現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)不夠完善，存在重控制、輕管理，重過程、輕結(jié)果，沒有形成管理閉環(huán)等問題。如目前從對(duì)大區(qū)配置資源的結(jié)算到采購(gòu)訂單，在ERP系統(tǒng)中無法追蹤每筆商品的結(jié)算情況，無法查詢二次物流的在途情況等。商品賬務(wù)系統(tǒng)通過對(duì)結(jié)果的比對(duì)、分析，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況，還可以分析業(yè)務(wù)的明細(xì)情況。

及時(shí)監(jiān)控商品去向。目前企業(yè)對(duì)商品的對(duì)賬主要在月末進(jìn)行，不便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，給商品流失提供了足夠的時(shí)間。運(yùn)用商品賬務(wù)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)商品管理日清、日結(jié)、日平。

實(shí)現(xiàn)全方位的商品賬賬、賬實(shí)核對(duì)。雖然ERP可以查詢不同分類商品賬余額，但無法查詢發(fā)生額，不便于與外部單位的對(duì)賬以及單位內(nèi)部的賬賬、賬實(shí)核對(duì)。賬務(wù)系統(tǒng)能對(duì)發(fā)生過程及發(fā)生額查詢，要求定期對(duì)庫(kù)外存、代保管、在途等較為特殊形式的商品進(jìn)行函證和跟蹤，強(qiáng)化了庫(kù)外和非所有權(quán)商品的監(jiān)管，從而能更有效地防范風(fēng)險(xiǎn)。

對(duì)商品賬賬、賬實(shí)差異進(jìn)行有效監(jiān)管。商品賬務(wù)系統(tǒng)反映出來的差異，是相關(guān)部門（單位）關(guān)注的重點(diǎn)。該系統(tǒng)管理辦法明確了各環(huán)節(jié)的責(zé)任單位和責(zé)任人，要求對(duì)對(duì)賬差異及時(shí)進(jìn)行分析、處理。該系統(tǒng)的應(yīng)用，使逐日對(duì)賬和分析比對(duì)任意時(shí)間段的經(jīng)營(yíng)情況能夠順利實(shí)現(xiàn)，使商品管理更加及時(shí)、有效。

促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升。商品賬務(wù)系統(tǒng)要求相關(guān)部門通力配合、統(tǒng)一步調(diào)。商品賬務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，推動(dòng)各相關(guān)部門對(duì)商品管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理和優(yōu)化，適應(yīng)信息化管理的要求，將管理重心由職能管理轉(zhuǎn)向流程管理，促進(jìn)商品管理崗位的工作人員及時(shí)處理線上業(yè)務(wù)，最大限度消除時(shí)間性差異，以利于商品賬務(wù)系統(tǒng)監(jiān)管人員集中精力跟蹤可能產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的差異。