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        社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理應(yīng)用研究

        2021-09-23 07:33:26魯冰
        電腦知識與技術(shù) 2021年21期
        關(guān)鍵詞:紙質(zhì)檔案電子檔案

        魯冰

        摘要:社會保險檔案承擔(dān)著為參保人“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的重要職能,是維護參保企業(yè)和參保人合法權(quán)益的重要保證,是關(guān)乎民生、保障民生、改善民生的重要內(nèi)容。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的普遍應(yīng)用,傳統(tǒng)的社會保險紙質(zhì)檔案受地域、紙質(zhì)媒介的限制,很難滿足不同地區(qū)、不同群體多樣化的需求,電子檔案具有紙質(zhì)檔案無法比擬的超時空、易保存、易調(diào)取、易查閱等特性,正取代紙質(zhì)檔案成為社會保險檔案的主要構(gòu)成。社保業(yè)務(wù)電子檔案的管理應(yīng)用成為新時期社保檔案管理的新課題。

        關(guān)鍵詞:紙質(zhì)檔案;電子檔案;電子檔案管理應(yīng)用

        中圖分類號:TP311? ? ?文獻標(biāo)識碼:A

        文章編號:1009-3044(2021)21-0168-02

        開放科學(xué)(資源服務(wù))標(biāo)識碼(OSID):

        “社會保險檔案記錄了參保單位和參保個人申報、登記、續(xù)保補繳、稽核、等級核定、保費的收繳 和撥付情況、社會保險關(guān)系的注銷、轉(zhuǎn)移等工作的過程,這 些文件材料既是社會保險事業(yè)發(fā)展的歷史記錄,又是社會 保險工作的主要依據(jù),也是社會保險工作重要的基礎(chǔ)工作,是確定參保人員具有享受社會保險待遇資格的重要依據(jù)。”[1]隨著社會保險事業(yè)的發(fā)展和完善,社會保險覆蓋群體日益擴大,社會保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)量呈井噴式增長,檔案管理難度加大。同時伴隨著城市化進程的加快,社會保險異地轉(zhuǎn)移越來越頻繁,也給檔案的異地調(diào)取、隨時查閱帶來不便。加快和推進社會保險紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化,完善社會保險電子檔案的管理應(yīng)用,將極大推動社會保險事業(yè)健康有序發(fā)展,促進社會保險經(jīng)辦管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化,充分發(fā)揮檔案在完善國家治理體系、服務(wù)社會民生中的基礎(chǔ)保障作用。

        1 傳統(tǒng)社會保險紙質(zhì)檔案管理的弊端

        1)檔案數(shù)量龐大、多頭管理,規(guī)范不統(tǒng)一。社會保險涵蓋了養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險、生育保險和失業(yè)保險五大險種,每一類險種又有不同的參保群體,社會保險檔案不僅要為每類險種設(shè)置不同的檔案種類,又要針對不同參保群體建立單獨的檔案類別。社會保險檔案按照所屬經(jīng)辦機構(gòu)不同,秉承“誰經(jīng)辦、誰管理”的原則,一般獨立分布在多個經(jīng)辦機構(gòu)不同的物理檔案室中管理。由于缺少專門的社會保險檔案行政法規(guī)和部門規(guī)章的指導(dǎo),這就導(dǎo)致了各省、市及各個部門機構(gòu)的檔案形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、歸檔范圍不一致、管理方法不統(tǒng)一的檔案管理現(xiàn)狀。[2]

        2)檔案管理簡單粗放,安全性差。社會保險檔案以紙質(zhì)檔案為主,由于各社保經(jīng)辦機構(gòu)對檔案管理的重視程度不夠、缺乏必要的軟硬件投入,再加上檔案管理人員素質(zhì)較低、業(yè)務(wù)能力較差,面對數(shù)量巨大、種類繁雜的檔案資料,疲于應(yīng)付,缺乏一套完整統(tǒng)一的檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn),該入檔的不入檔、該保存的不保存,導(dǎo)致檔案的有序性和完整性無法保障。同時隨著檔案保存年限和使用頻率的增加,社會保險經(jīng)辦機人力、物力、財力有限,監(jiān)管力度難以達到其所需要的程度,參保單位和個人查閱使用的過程中很容易造成紙質(zhì)檔案的破損、隱匿、丟失,這將會給檔案信息完整有效安全造成極大地挑戰(zhàn),也給社會保險事業(yè)帶來巨大風(fēng)險。

        3)檔案分散保存,調(diào)閱查詢難。由于社會保險檔案歸口不一、多頭管理,同一地區(qū)的不同險種的參保檔案分散于不同的檔案室分散保管、手工整理,且檔案室相對獨立,紙質(zhì)檔案無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)通、信息共享,參保群眾查詢檔案時往往需要前往隸屬不同部門的多個檔案室,通過人工檢索、人工查找、人工復(fù)印的方式,費時費力,造成群眾多跑腿,滿意度降低。由于人員流動性增強,根據(jù)業(yè)務(wù)需要,不同地區(qū)產(chǎn)生的社會保險業(yè)務(wù)檔案也分散保存在不同地區(qū)甚至不同省份。當(dāng)一個參保群眾在不同地區(qū)、不同省份均有參保歷史時,查詢社保檔案可能就要輾轉(zhuǎn)多地區(qū)多部門才能調(diào)取到個人完整的、全面的社保檔案。傳統(tǒng)的社保紙質(zhì)檔案無法滿足異地調(diào)取、一次辦好的需要,給群眾造成極大的不便。

        2 社會保險電子檔案的特點和優(yōu)勢

        社會保險電子檔案是將業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中產(chǎn)生的具有保存價值的電子數(shù)據(jù)信息,或是將原有的紙質(zhì)檔案進行掃描或拍照,將相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)信息和文件影像導(dǎo)入計算機,并依托專業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)進行自動歸檔、立卷分類和數(shù)據(jù)處理。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比,社保電子檔案具有如下特點和優(yōu)勢:

        1)社保電子檔案管理效率高。電子檔案依托信息化設(shè)備,能夠在業(yè)務(wù)辦結(jié)后隨時歸檔,或者通過網(wǎng)絡(luò)在完成記錄的同時進行自動傳遞和歸檔,“這樣一來,不僅歸檔速度大大提高,立卷準(zhǔn)確性也能有所保障,不再需要用人工方式進行煩瑣費力的歸檔編排”[3],可以避免文件因長時間不歸檔導(dǎo)致的漏歸、錯歸,保證了歸檔完整率。同時因為不需要人工方式進行煩瑣費力地歸檔編排,快速便捷,確保了歸檔正確率,為后期查找利用提供便利。

        2)社保電子檔案存儲量大。社保檔案信息進行電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化后,不再受時間和空間的影響,一個地區(qū)多個經(jīng)辦機構(gòu)檔案館的幾十年的館藏檔案都可以通過數(shù)字化的手段存儲在電腦硬盤里,存儲量大,存儲時間長。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后,不會受到物理空間溫度濕度的影響,不會出現(xiàn)發(fā)霉破損蟲咬的情況。同時,電子檔案讀取方便,也不會因人為翻閱出現(xiàn)紙張折損、涂改、丟失的情況,具有較高的穩(wěn)定性。

        3)社保電子檔案利用率高。社會保險電子檔案應(yīng)用計算機軟件技術(shù),實現(xiàn)檔案信息的快速傳輸和充分共享,使文件資料在收集、存儲、分類、查閱等環(huán)節(jié)更加方便有序??s短檔案信息的加工時間,能夠更短的時間內(nèi)完成大量的檔案信息的加工處理,提高檔案信息的時效性;縮短檔案信息的檢索時間,快速定位、準(zhǔn)確查找、自助下載、在線打印,提高檔案信息的利用率;縮短檔案信息的空間距離,實現(xiàn)檔案信息互聯(lián)共享,不同省份、不同地區(qū)、不同經(jīng)辦機構(gòu)的檔案信息均可通過網(wǎng)絡(luò)進行數(shù)據(jù)互聯(lián)、資源共享,參保人只需要一臺計算機一條網(wǎng)絡(luò)就可以調(diào)取多個參保地、不同歷史時期的參保檔案,對參保檔案進行動態(tài)維護,方便快捷。

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