張錦源 趙穎
近年來,黨中央、國務院出臺了一系列深化科技創(chuàng)新改革的政策,以“簡政放權,放管結(jié)合,優(yōu)化服務”為核心,將科研管理改革從計劃層面推進深化到項目管理層面[1]。對科研管理部門來說,怎樣在相對寬松的宏觀環(huán)境下制定落地的實施細則,推進標準化、精細化科研管理與服務內(nèi)控體系建設,是當下亟待解決的問題。
醫(yī)院科研項目按照經(jīng)費來源可分為縱向與橫向科研項目??v向項目是由政府部門下達和撥款;橫向項目是承接境內(nèi)外行政機關、企事業(yè)單位、社會團體或個人委托的非財政撥款性質(zhì)的科研項目[2]。本文以某大型三級甲等醫(yī)院為例,結(jié)合橫向科研合同管理中的實踐經(jīng)驗,針對項目管理風險防控工作中的實際問題,探討如何做好醫(yī)院橫向課題科研合同的標準化管理與風險防控。
縱向項目可按指導性文件進行管理,包括立項審查、學術管理、預算執(zhí)行與產(chǎn)出評價體系等,橫向項目因具有學術領域廣、涉及人員多、時間不確定、環(huán)境因素復雜等特點[3],其項目管理情況多變,管控過程風險也較高。在梳理業(yè)務流程的基礎上,分析管理過程中各環(huán)節(jié)控制關鍵點、識別潛在風險,是保障橫向項目標準化管理順利進行的先決條件和有效途徑,橫向科研合同管理內(nèi)控關鍵點與風險分析見表1。
表1 橫向科研合同管理內(nèi)控關鍵點與風險分析
財政部發(fā)布的《關于全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設的指導意見》(財會[2015] 24號)中明確指出,權責一致、運行順暢、執(zhí)行有力、管理科學的內(nèi)控體系可以有效提升內(nèi)部治理水平、促進依法行政、推進黨風廉政建設風險防范管理[4]。據(jù)此,某大型三級甲等醫(yī)院通過建立標準化橫向科研合同管理體系,推動了醫(yī)院內(nèi)控體系建設。
2.1.1 實施分級管理且內(nèi)外呼應。醫(yī)院實行法人治理、院辦公會進行重大事項決策、院領導分管各職能部門的分級管理架構(gòu);院內(nèi)成立成果轉(zhuǎn)化部,負責橫向科研合同的全過程管理。同時,成果轉(zhuǎn)化部長期聘請外部律師團隊擔任法律顧問,遇重大疑難項目,如合同標的金額較大或?qū)︶t(yī)院科研及聲譽有重大影響的項目等,則請法律顧問對合同條款進行聯(lián)合嚴格審查,必要時請法律顧問參與科研人員與合作方談判,以專業(yè)的法律角度最大程度地保護醫(yī)院的合法權益。
2.1.2 實施專崗專責與多部聯(lián)動。成果轉(zhuǎn)化部內(nèi)設合同審核專員,對接院內(nèi)各部、處及科室和法律顧問,專職審核各類橫向科研合同;實行“合同審核專員-部門長-分管院領導”三級審簽制度,將責任切實落到專部專崗。另外,鑒于橫向課題的多樣性,實際合同條款中可能會涉及其他職能部門所管轄職責范圍,如涉外合作、設備采購及特殊類型的臨床研究等。針對此類合同,醫(yī)院形成了多部門聯(lián)審機制,以成果轉(zhuǎn)化部為橫向科研合同管理中心,其他相關職能部門審核各自部門職責范圍內(nèi)的合同條款,各部門各專其事、配合高效,在提高合同審簽效率的同時降低了合同審核風險。
2.2.1 建設院內(nèi)規(guī)章制度。為加強醫(yī)院橫向科研合同的管理,保障醫(yī)院和科研人員的合法權益并規(guī)避風險,醫(yī)院出臺了可操作性強的《橫向課題科技合同管理辦法》,實現(xiàn)規(guī)范化、科學化項目管理;同時結(jié)合實際經(jīng)驗,制定了《橫向課題科技合同標準化管理體系》,在明確部門職責和崗位職責的基礎上,把控重點工作節(jié)點,梳理風險點和防控措施,制定標準化管理流程并逐步優(yōu)化完善,做好項目全過程的精細化和專業(yè)化服務。
2.2.2 制定合同標準化管理流程。合同簽訂流程紛繁復雜,往往使科研人員“多跑腿”,感慨“辦事難”。為簡化辦事流程,讓科研人員“少跑路”,醫(yī)院制定的《橫向課題科技合同標準化管理體系》建立了合同全周期標準化管理流程,包含《合同審簽流程》《合同經(jīng)費辦理流程》和《合同跟蹤管理流程》,實現(xiàn)依法管理、按章辦事,讓科研人員有明確的流程預期,與管理部門的配合更加順暢、高效。合同管理過程中,“合同審核”面臨的風險最高,科研管理部門對此進行了重點把控,橫向課題科技合同簽訂流程見圖1。
圖1 橫向課題科技合同簽訂流程
2.2.3 提供標準化合同模板??蒲腥藛T并非法律專業(yè)人士,其自擬合同在關鍵合同條款上易出現(xiàn)責權把握不清、內(nèi)容不詳、條款模糊等問題,直接影響到科研人員及醫(yī)院的切身利益及合法權益。對此,醫(yī)院科研管理部門在國家科技部制定的四技合同標準范本基礎上,依據(jù)不同技術合同類型,與法律顧問共同擬定了條款清晰、內(nèi)容完善的多種技術合同模板,以供科研人員參考。同時,合同模板在使用過程中也根據(jù)國家政策與法規(guī)和實際情況進行實時更新、優(yōu)化。針對不能使用標準化合同模板的特殊項目和按需自擬合同的,科研管理部門送法律顧問聯(lián)審后方能簽訂。
2.3.1 審查簽約主體資質(zhì)。第一,醫(yī)院法人代表才具有簽約資格,嚴格杜絕未經(jīng)法人授權與醫(yī)院職能部門、科室、下屬非法人單位或科研人員以個人名義私自對外簽訂合同。第二,簽訂合同之前需了解對方主體信息,對方是否具有簽約資格及其資格的真實性,主要包括營業(yè)執(zhí)照、工商登記情況、注冊資金、法人代表等[5]。對方主體的信譽好壞也是需要重點關注的要點之一。
2.3.2 嚴格審核合同條款。嚴格審核合同條款是防控橫向科研合同風險的核心關鍵點。結(jié)合實際經(jīng)驗,總結(jié)出4條審核要點。
第一,確定合同類型及項目目標。合同撰寫之初就要明確科研合同類型,如混淆技術開發(fā)合同與技術服務合同,會為技術合同認定登記備案和申報減免稅收埋下隱患[6]。明確合同類型的同時要盡可能清晰地撰寫技術目標及項目驗收方式條款,杜絕出現(xiàn)任務目標模糊、驗收方式不清的情況,避免在項目結(jié)題時引起合同糾紛。
第二,設置合理的履約期限與經(jīng)費條款。結(jié)合技術內(nèi)容和技術路徑等實際情況合理地設置合同履約期限,并重點審核相關逾期違約責任條款。明確經(jīng)費付款時間節(jié)點和條件,避免出現(xiàn)付款節(jié)點不清、付款條件難以實現(xiàn)的風險。另外,對于重大合同,如資金數(shù)額較大或涉及重要科研知識產(chǎn)權的合同要單獨建立跟蹤臺賬,便于管理部門定期對合同經(jīng)費到賬情況和履約情況進行跟蹤管理。
第三,明確知識產(chǎn)權歸屬與利益分配方式。不同于縱向科研課題,橫向科研課題的成果對署名一般無明確要求,知識產(chǎn)權的歸屬也非約定俗成[7]。為避免醫(yī)院無形資產(chǎn)流失,合同條款中應明確寫出項目技術成果及相關知識產(chǎn)權和其他權利的歸屬處理方式。項目結(jié)題之后,雙方都有可能對技術成果進行后續(xù)開發(fā),由此產(chǎn)生的知識產(chǎn)權歸屬也應在合同中提前約定。
第四,合同糾紛中的爭議管轄。合同爭議管轄條款中堅持選擇適用中國法律并在中國裁判機構(gòu)進行管轄,同時應盡可能選擇醫(yī)院所在地作為糾紛處理地,一是減少訴訟成本,二是可以避免外地裁判機構(gòu)因地方保護主義而導致的裁決不公[8]。如遇雙語合同,應以合同中文內(nèi)容為準。
合同檔案管理是合同標準化管理體系中的關鍵一環(huán)。為便于合同查詢統(tǒng)計和審計審查,醫(yī)院科研管理部門建立了科學統(tǒng)一的合同編碼規(guī)則,即“醫(yī)院名稱-合同類型-合同年月-合同序號”,此編碼一經(jīng)確立,不得隨意更改。合同文本及相關附件材料由科研管理部門統(tǒng)一歸口管理,該部門每年末根據(jù)合同編號進行清點,以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。另外,為強化合同信息安全保密工作,該部門不定期開展內(nèi)部保密工作教育,未經(jīng)批準,科管人員不得以任何形式泄露合同相關保密信息;同時,該部門建立了嚴格的合同借閱審批程序,明確了合同流轉(zhuǎn)、復印和借閱的審批程序,防止合同泄密或資料丟失。
醫(yī)院通過明確組織架構(gòu)、完善制度建設、梳理辦事流程、使用標準化合同模板、把控合同審核要點以及加強合同檔案管理等措施,建立了以風險防控為核心、科研管理部門為主體、相關職能部門和法律顧問為支撐的橫向科研合同的標準化、全過程管理體系,為醫(yī)院內(nèi)控體系的建設添磚加瓦。同時,基于風險防控意識的橫向科研合同管理工作做到了事前防范風險、事中管理風險、事后救濟風險,顯著提高了科研管理部門防范合同管理風險的能力,加強了部門對業(yè)務層面的控制,促進和保障了醫(yī)院橫向科研項目管理工作的順利開展,為醫(yī)院不斷增長的橫向科研體量提供了強勁支撐,2010—2020年橫向科研合同份數(shù)及金額發(fā)展趨勢(不含作價投資項目)見圖2。
圖2 2010 —2020年橫向科研合同份數(shù)及金額變化趨勢(不含作價投資項目)
醫(yī)院橫向科研合同標準化管理體系經(jīng)過多年的實踐已取得顯著成效。然而,秉承著不斷精進、持續(xù)提升的理念,科研管理部門仍應善于在實際工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,實現(xiàn)持續(xù)改進。現(xiàn)提出以下建議。
醫(yī)院橫向科研項目的管理是一項系統(tǒng)性工程,具有流程復雜、領域廣泛、專業(yè)性強、關系重大等特點[9],故需要復合型、高素質(zhì)人才對其進行科學管理。科研管理人員不僅需要具有生物醫(yī)藥、醫(yī)療器械、臨床試驗等醫(yī)藥學專業(yè)知識的儲備,還需要有《合同法》《專利法》《成果轉(zhuǎn)化法》等法律知識的基礎,并在實際工作中以精益求精的“匠人精神”不斷學習、不斷修煉,才能有效地為醫(yī)院科研事業(yè)的發(fā)展提供全方位的管理與服務。要達到“匠人型”科研管理水平,可以從以下3種途徑進行提升。
一是參加外部培訓。醫(yī)院應鼓勵、支持科研管理人員多參加政府機關或其他專業(yè)機構(gòu)組織的專題培訓班,通過系統(tǒng)培訓與經(jīng)驗交流,了解最新政策法規(guī)前沿信息,夯實業(yè)務專業(yè)知識,學習和借鑒其他機構(gòu)的優(yōu)秀經(jīng)驗;通過業(yè)務考試取得職業(yè)資格證書,提升專業(yè)管理素養(yǎng)和水平。
二是組織院內(nèi)培訓??蒲泄芾聿块T可協(xié)同其他相關職能部門組織形式多樣的院內(nèi)培訓。培訓對象包括科研管理人員和科研人員等,培訓內(nèi)容可涵蓋科研合同知識、合同管理的風險以及相關法律知識等,形成“人人參與,人人懂法”的文化氛圍,為做好科研管理奠定良好的環(huán)境基礎。
三是致力于自主學習提升。實踐是最好的老師,要真正提升科研管理水平,還需要管理人員自身在實踐中學習不停、探索不止,在服務中發(fā)現(xiàn)問題,在管理中解決問題,不斷積累實踐經(jīng)驗來提升管理服務能力,形成一支“匠人型”科研管理隊伍,真正成為科研人員的堅強后盾和有力支撐。
在“互聯(lián)網(wǎng)+”和“大數(shù)據(jù)”背景下,伴隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大和合同業(yè)務量的飛速增長,醫(yī)院信息化建設總體向規(guī)?;?、精細化、專業(yè)化發(fā)展,建立科研項目合同線上動態(tài)監(jiān)管體系已成大勢所趨[10]。醫(yī)院應加強頂層設計、統(tǒng)籌規(guī)劃,建立科研管理、財務、審計、其他相關職能部門以及科研人員共享的線上系統(tǒng),實現(xiàn)科研合同從審核、簽訂、執(zhí)行、結(jié)題到審計審查的項目全過程管理。通過建立合同線上動態(tài)監(jiān)管體系,一方面可以實現(xiàn)合同無紙化審核,提升審核速度,再搭配密鑰系統(tǒng)的使用,使合同審核流程可溯源、附件可保存、痕跡不可改;另一方面,多部門信息共享平臺可打通合同管理模塊與其他內(nèi)控監(jiān)管模塊,如經(jīng)費管理、審計審查間的信息壁壘,減少部門間溝通成本,降低合同管理風險,提升醫(yī)院管理效能。此外,基于大數(shù)據(jù)思維建立的合同管理數(shù)據(jù)庫,可對合同管理信息進行多維度、深層次的挖掘與分析,精準發(fā)現(xiàn)合同管理潛在的問題與風險,為提升科研管理水平、進行決策分析提供支持。