汪鴻沁泠 王虎 黃建英
[摘 要]學(xué)科建設(shè)是醫(yī)院發(fā)展的重要基石,學(xué)科經(jīng)費管理是學(xué)科建設(shè)與管理中的一項關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是正確引導(dǎo)學(xué)科建設(shè)取得實效的重要抓手。基于歸口管理部門的視角,建立起信息化的學(xué)科經(jīng)費管理系統(tǒng),不僅可以促進學(xué)科建設(shè)經(jīng)費使用和管理的規(guī)范化、科學(xué)化、合理化,更能提高學(xué)科建設(shè)經(jīng)費的資金使用效益,促進醫(yī)院學(xué)科的全面發(fā)展。
[關(guān)鍵詞]信息化;學(xué)科建設(shè);經(jīng)費管理
中圖分類號: TP31? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼:A? ? ? ? ? ?文章編號:1674-1722(2021)15-0046-03
學(xué)科建設(shè)是醫(yī)院發(fā)展的重要基石,體現(xiàn)著一個醫(yī)院的核心能力、科學(xué)研究與教學(xué)能力水平。學(xué)科建設(shè)是實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。當(dāng)前,國內(nèi)各大醫(yī)院大力推進學(xué)科建設(shè)既符合當(dāng)前三級公立醫(yī)院的發(fā)展需求,也符合健康中國戰(zhàn)略與國家創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的長遠要求。學(xué)科經(jīng)費是學(xué)科建設(shè)和發(fā)展的基本保證,如何通過信息化的手段對學(xué)科建設(shè)經(jīng)費的使用進行規(guī)范、科學(xué)和合理的管理[1],使學(xué)科建設(shè)經(jīng)費發(fā)揮最大效能,確保學(xué)科建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn),對于醫(yī)院探索新形勢下學(xué)科建設(shè)有著十分現(xiàn)實的實踐意義。為此,筆者以武漢大學(xué)中南醫(yī)院(以下簡稱“中南醫(yī)院”)為例,通過介紹學(xué)科建設(shè)經(jīng)費信息化管理的做法與經(jīng)驗,以期對醫(yī)院學(xué)科建設(shè)發(fā)展提供借鑒與參考。
一、學(xué)科經(jīng)費信息化建設(shè)的必要性
(一)學(xué)科經(jīng)費配套的情況
為全面加快國際一流綜合性研究型教學(xué)醫(yī)院建設(shè),2018年6月中南醫(yī)院在國內(nèi)醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)率先成立學(xué)科與平臺建設(shè)辦公室(以下簡稱“學(xué)科平臺辦”),重點落實推進醫(yī)院學(xué)科與醫(yī)學(xué)科技創(chuàng)新平臺建設(shè)工作。2019年7月,中南醫(yī)院出臺了《武漢大學(xué)中南醫(yī)院學(xué)科建設(shè)暫行管理辦法》,從頂層設(shè)計上規(guī)劃了學(xué)科建設(shè)的基本方案,擬定了“分層建設(shè)、分級支持”的建設(shè)路徑。2020年8月,依據(jù)管理辦法,中南醫(yī)院組織了學(xué)科評估,并根據(jù)評估結(jié)果,確定了學(xué)科建設(shè)體系與層次:2個中心(心血管病中心、婦兒中心),3個領(lǐng)軍學(xué)科(泌尿外科、重癥醫(yī)學(xué)科、腫瘤學(xué)科),14個優(yōu)勢學(xué)科(肝膽胰腺外科、護理學(xué)、消化內(nèi)科、器官移植學(xué)科、神經(jīng)外科、神經(jīng)內(nèi)科、呼吸與危重癥醫(yī)學(xué)科、甲狀腺乳腺外科等),17個潛力學(xué)科(臨床藥學(xué)、麻醉學(xué)科、神經(jīng)康復(fù)科、病理科等),同時根據(jù)學(xué)科層次與類別匹配了相應(yīng)的學(xué)科建設(shè)經(jīng)費,確定了3年為一個建設(shè)周期。學(xué)科建設(shè)經(jīng)費按照年度進行劃撥,其中建設(shè)周期第一年劃撥總學(xué)科建設(shè)經(jīng)費的50%,建設(shè)周期第二年劃撥總學(xué)科建設(shè)經(jīng)費的30%,建設(shè)周期末年劃撥總學(xué)科建設(shè)經(jīng)費的20%。實行年度學(xué)科建設(shè)考核,考核不合格的學(xué)科將停止下一年度的學(xué)科建設(shè)經(jīng)費劃撥,連續(xù)兩年考核不合格的學(xué)科將停止學(xué)科建設(shè)經(jīng)費資助,同時取消下一年度的學(xué)科建設(shè)經(jīng)費申報資格。
(二)學(xué)科經(jīng)費管理的現(xiàn)狀與問題
學(xué)科建設(shè)經(jīng)費屬于醫(yī)院自籌經(jīng)費,在規(guī)劃上依據(jù)相關(guān)學(xué)科建設(shè)管理文件,在建設(shè)經(jīng)費使用規(guī)則上參照醫(yī)院財務(wù)管理制度。根據(jù)筆者對中南醫(yī)院學(xué)科建設(shè)經(jīng)費管理現(xiàn)狀的分析,存在以下問題:
1.預(yù)算執(zhí)行統(tǒng)計不夠準(zhǔn)確。一方面學(xué)科建設(shè)具有周期性,一般3年一個周期,年度預(yù)算常未能及時執(zhí)行完,結(jié)轉(zhuǎn)至下年度;另一方面學(xué)科建設(shè)經(jīng)費通過經(jīng)費本這個載體來記錄學(xué)科經(jīng)費預(yù)算下達及執(zhí)行過程。經(jīng)費本由學(xué)科平臺辦下發(fā),報銷是由財務(wù)處核算,賬本管理由學(xué)科自行管理,三者間缺乏有效、及時的信息溝通,無法及時掌握經(jīng)費使用情況,在經(jīng)費使用和審批上存在一定的不確定性,導(dǎo)致學(xué)科經(jīng)費管理工作往往具有一定的滯后性。
2.缺乏實時的過程管理。學(xué)科經(jīng)費管理工作較為滯后,信息化水平低。雖然中南醫(yī)院在建設(shè)HERP財務(wù)系統(tǒng),但是并沒有專項學(xué)科經(jīng)費管理板塊,HERP財務(wù)系統(tǒng)使用率和知曉率極低,且功能只停留在預(yù)算編制、經(jīng)費報銷審核等。對口管理部門既無法總覽學(xué)科經(jīng)費總額,更無法通過HERP財務(wù)系統(tǒng)查看各明細項目經(jīng)費余額或各科目使用情況[2],且只能依賴經(jīng)費本或者Execl表格,不僅效率低下,且錯誤率和遺漏率較高[3]。少數(shù)學(xué)科甚至對學(xué)科經(jīng)費余額一無所知,當(dāng)有對賬需求時只能到對口管理部門或者財務(wù)部門查賬,且往往只有年度內(nèi)的經(jīng)費余額。這些都造成預(yù)算、執(zhí)行和項目進展情況的不同步,更無法充分發(fā)揮學(xué)科經(jīng)費的使用效能。對于承擔(dān)項目數(shù)多的負責(zé)人,手動記賬難以準(zhǔn)確掌握各項目的經(jīng)費使用情況,以致中期考核或年度考核時才發(fā)現(xiàn)經(jīng)費使用進展太差,常出現(xiàn)突擊集中使用經(jīng)費的情形。
二、學(xué)科經(jīng)費信息化的建設(shè)
(一)明確學(xué)科建設(shè)信息化建設(shè)的需求與功能
為了全面提高學(xué)科與平臺的整體工作效能,中南醫(yī)院相關(guān)部門開發(fā)設(shè)計了學(xué)科與平臺建設(shè)管理信息系統(tǒng)。其直接對接醫(yī)院HERP財務(wù)系統(tǒng),不僅可以滿足學(xué)科經(jīng)費的管理需求,納入學(xué)科與平臺整體建設(shè),又可以避免過度信息化重復(fù)建設(shè)。學(xué)科經(jīng)費管理板塊作為系統(tǒng)設(shè)計的重要內(nèi)容,明晰功能設(shè)計與滿足多樣化的需求是系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵步驟。系統(tǒng)在功能設(shè)計上學(xué)科經(jīng)費信息化主要面向?qū)诠芾聿块T與學(xué)科用戶。系統(tǒng)在需求設(shè)計上,一是實現(xiàn)與財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互,對口管理部門需要實現(xiàn)預(yù)算與執(zhí)行實時匹對,實現(xiàn)過程管理;二是明確學(xué)科建設(shè)經(jīng)費使用門類管理,保障學(xué)科經(jīng)費的規(guī)范化使用;三是推進學(xué)科經(jīng)費管理的便捷化,通過為各類用戶提供差異化服務(wù),提高各類用戶的可用性,為學(xué)科經(jīng)費管理使用者減負。
(二)自主開發(fā)學(xué)科平臺經(jīng)費管理系統(tǒng)
完善的信息化管理有利于提升學(xué)科經(jīng)費管理的效能,一方面有利于幫助學(xué)科了解自身學(xué)科經(jīng)費使用情況,另一方面也有利于醫(yī)院管理部門掌握學(xué)科經(jīng)費管理的整體進度,及時調(diào)整管理方案,發(fā)揮學(xué)科經(jīng)費最大效能。學(xué)科平臺辦開發(fā)了學(xué)科平臺經(jīng)費管理系統(tǒng),并著重開發(fā)了學(xué)科建設(shè)經(jīng)費管理模塊。
1.基本構(gòu)架:學(xué)科平臺經(jīng)費管理系統(tǒng)采用B/S構(gòu)架,前端應(yīng)用程序采用VSCode1.56.2開發(fā)、使用HTML+JS編程,后臺采用Mysql8.0.11版數(shù)據(jù)庫。應(yīng)用程序安裝于學(xué)科與管理平臺信息系統(tǒng),開放權(quán)限給分管院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)科帶頭人、學(xué)科秘書、學(xué)科平臺辦等相關(guān)部門與科室,通過與HERP財務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通,開發(fā)了上傳、審批、備案、查詢等功能,建立了信息化的學(xué)科建設(shè)經(jīng)費管理模塊。
2.功能板塊:學(xué)科經(jīng)費管理平臺主要包括學(xué)科建設(shè)經(jīng)費預(yù)算管理模塊、經(jīng)費使用實時管理模塊、報表自動生成模塊;平臺對不同的用戶,設(shè)置不同的管理權(quán)限。
經(jīng)費預(yù)算管理主要實現(xiàn)學(xué)科預(yù)算的確立、審核、查詢等功能。學(xué)科經(jīng)費預(yù)算是由學(xué)科平臺辦根據(jù)學(xué)科評估確定的建設(shè)類別匹配的資助金額,由各學(xué)科負責(zé)人結(jié)合周期內(nèi)學(xué)科整體建設(shè)方向,通過組織專家論證,按照學(xué)科建設(shè)可使用類別進行科學(xué)編制。預(yù)算包括學(xué)科建設(shè)規(guī)劃周期總預(yù)算和年度建設(shè)目標(biāo)經(jīng)費預(yù)算。預(yù)算編制完成后,由學(xué)科通過系統(tǒng)提交至學(xué)科平臺辦,由學(xué)科平臺辦負責(zé)對學(xué)科經(jīng)費預(yù)算的科學(xué)性、合理性與規(guī)范性進行審核,確認無誤后提交通過,系統(tǒng)自動生成預(yù)算總額與明細。學(xué)科平臺辦可通過信息系統(tǒng)查詢?nèi)簩W(xué)科建設(shè)經(jīng)費總體預(yù)算與使用明細,各學(xué)科負責(zé)人僅可查詢本學(xué)科經(jīng)費預(yù)算及使用情況。
經(jīng)費使用管理功能主要實現(xiàn)學(xué)科建設(shè)經(jīng)費過程管理,包括實時查詢、預(yù)警等功能。學(xué)科建設(shè)經(jīng)費在完成報銷后,HERP財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)實時與學(xué)科平臺管理系統(tǒng)進行互聯(lián)互通。學(xué)科平臺辦可以通過學(xué)科經(jīng)費編號、學(xué)科名稱、學(xué)科負責(zé)人姓名等多種途徑查詢學(xué)科經(jīng)費使用的相關(guān)信息,包括經(jīng)費總額、使用明細、經(jīng)費結(jié)余情況等相關(guān)進度情況。各學(xué)科負責(zé)人也可以通過查詢個人賬戶,了解本學(xué)科學(xué)科建設(shè)經(jīng)費預(yù)算和具體使用情況。當(dāng)學(xué)科建設(shè)經(jīng)費接近或達到預(yù)算值時,信息系統(tǒng)會發(fā)出預(yù)警提示,學(xué)科管理專員或?qū)W科負責(zé)人可以通過系統(tǒng)掌握學(xué)科建設(shè)經(jīng)費的使用情況,以避免經(jīng)費使用超預(yù)算。
學(xué)科建設(shè)費用報表自動生成功能。登錄管理界面后,選擇需生成的學(xué)科名稱與時間節(jié)點,點“導(dǎo)出”,系統(tǒng)會自動導(dǎo)出生成該學(xué)科經(jīng)費使用報表,包括立項編號、學(xué)科名稱、報銷日期、使用明細、項目名稱(經(jīng)費所屬類別)、列支金額等詳細信息。
三、學(xué)科建設(shè)經(jīng)費管理信息化應(yīng)用的體會
歸口管理部門搭建的信息化管理系統(tǒng),通過電子化手段管理學(xué)科建設(shè)經(jīng)費,改變了傳統(tǒng)的手動記賬、對賬的經(jīng)費管理模式,也滿足了學(xué)科建設(shè)經(jīng)費依托財務(wù)系統(tǒng)不能進行個性化管理的需求。這不僅加強了學(xué)科建設(shè)經(jīng)費的有效管理,保障了經(jīng)費使用規(guī)范,也有利于提高預(yù)算執(zhí)行率和工作效率。
(一)提升了管理效能
學(xué)科建設(shè)經(jīng)費信息化管理的建設(shè)與應(yīng)用,一方面方便了對口管理部門與學(xué)科間的信息互通,對口管理部門能及時掌握學(xué)科建設(shè)經(jīng)費動態(tài)使用情況,通過在線項目類別設(shè)置保障學(xué)科經(jīng)費的使用規(guī)范。另一方面也有利于加強對口管理部門與財務(wù)、審計、監(jiān)察等部門進行及時、有效的信息溝通,從而加強了管理部門的監(jiān)管職能,建立起完善的學(xué)科建設(shè)經(jīng)費使用管理機制。
(二)提高了預(yù)算的執(zhí)行率
通過學(xué)科建設(shè)經(jīng)費模塊,學(xué)科負責(zé)人與歸口管理部門可以實時了解學(xué)科建設(shè)經(jīng)費的使用情況與結(jié)余情況,從而有利于督促與規(guī)范學(xué)科負責(zé)人及時推進學(xué)科建設(shè),提升預(yù)算執(zhí)行率;有利于歸口管理部門統(tǒng)籌根據(jù)學(xué)科經(jīng)費整體使用情況,進行動態(tài)管理調(diào)配的作用,起到學(xué)科建設(shè)管理與指揮棒的功能。
(三)提高了工作效率
通過信息化的管理模式,一方面優(yōu)化了學(xué)科建設(shè)項目經(jīng)費的管理方式,將“線下”繁瑣的手續(xù)轉(zhuǎn)移至“線上”完成,改變了傳統(tǒng)繁瑣的手工記賬管理方式;另一方面,對系統(tǒng)導(dǎo)出的報表可根據(jù)管理需求進行統(tǒng)計分析,為學(xué)科、歸口部門及醫(yī)院對于學(xué)科建設(shè)經(jīng)費使用的評價及決策提供及時服務(wù)。
四、結(jié)語
學(xué)科建設(shè)經(jīng)費信息化管理建設(shè),實現(xiàn)了對學(xué)科建設(shè)經(jīng)費更便捷、有效的規(guī)范化管理。電子化的實時查詢、監(jiān)督功能,助推了學(xué)科建設(shè)經(jīng)費科學(xué)、高效的管理,促進了學(xué)科建設(shè)和發(fā)展。未來,以期在學(xué)科平臺管理系統(tǒng)實現(xiàn)經(jīng)費使用情況的橫、縱向?qū)Ρ?,通過可視化模型,監(jiān)督學(xué)科經(jīng)費實現(xiàn)更加科學(xué)、合理、按期的使用。
以信息化為管理抓手,促進學(xué)科建設(shè)發(fā)展,還應(yīng)重視加強學(xué)科建設(shè)經(jīng)費的績效評估,從而全面促進學(xué)科建設(shè)經(jīng)費保證使用效果最大化。
一是加強多部門聯(lián)動、總體規(guī)劃。學(xué)科建設(shè)是醫(yī)院發(fā)展的基石與核心動力,應(yīng)該形成全院一盤棋,構(gòu)建好全院上下溝通、互相配合的工作機制,在醫(yī)院統(tǒng)一制定學(xué)科建設(shè)目標(biāo)及總體規(guī)劃的同時,積極賦能學(xué)科與平臺建設(shè)辦公室,聯(lián)動財務(wù)處、醫(yī)務(wù)處、人事處、招投標(biāo)辦公室、教學(xué)辦公室、科研處、審計處、紀檢監(jiān)察等職能部門,相互協(xié)作、彼此配合,共同推進學(xué)科建設(shè)工作。
二是建立學(xué)科建設(shè)經(jīng)費績效評價指標(biāo)體系,發(fā)揮績效評價的導(dǎo)向性作用,并將評價結(jié)果與年度學(xué)科建設(shè)經(jīng)費劃撥掛鉤。學(xué)科建設(shè)經(jīng)費的績效評價的最終目標(biāo)是通過科學(xué)形成績效評估的結(jié)果引導(dǎo)學(xué)科的健康發(fā)展,促進醫(yī)教研與產(chǎn)學(xué)研醫(yī)的良性發(fā)展。根據(jù)國家相關(guān)政策精神,中南醫(yī)院在學(xué)科建設(shè)經(jīng)費中,設(shè)定了一定比例的學(xué)科建設(shè)激勵費用,同時實現(xiàn)年度考核與周期考核,通過這兩種方式,結(jié)合績效評估結(jié)果來激勵與督促學(xué)科建設(shè),保證學(xué)科建設(shè)經(jīng)費使用的實效性。
三是建立公開透明的績效評價機制。按照國家與高校相關(guān)政策精神,為深入實施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略加快推進一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè),加快國際一流綜合性研究型教學(xué)醫(yī)院的建設(shè)。學(xué)科與平臺建設(shè)辦公室要積極探索建立健全科學(xué)公正、公開、透明的學(xué)科評審機制。各申報學(xué)科負責(zé)人就申報項目的建設(shè)目標(biāo)、周期建設(shè)成效、主要建設(shè)內(nèi)容、成果產(chǎn)出等一系列指標(biāo)進行項目編制預(yù)算,由醫(yī)院組成的相應(yīng)的專家組對學(xué)科建設(shè)經(jīng)費預(yù)算的合理性、整體方案的先進性、可行性與科學(xué)性進行系統(tǒng)的綜合評價,同時進行嚴格規(guī)范性審查,并根據(jù)相關(guān)問題提出建設(shè)性修改意見,充分保障項目順利實施。
四是持續(xù)完善信息數(shù)據(jù)庫。將數(shù)據(jù)變成活的資源,這是管理學(xué)的重要課題。尤其在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代,通過學(xué)科建設(shè)經(jīng)費管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行科學(xué)、系統(tǒng)的抓取、清洗與分析是有效解決學(xué)科建設(shè)評估定性管理的方法。[4]準(zhǔn)確清晰的數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理分析,不僅大大提升了學(xué)科管理部門的效能,更有利于為院領(lǐng)導(dǎo)提供學(xué)科整體發(fā)展的抉擇資料,同時數(shù)據(jù)的信息化存儲管理,也能夠指導(dǎo)學(xué)科負責(zé)人了解學(xué)科建設(shè)的實效,為開展學(xué)科建設(shè)引導(dǎo)經(jīng)費績效評價工作打下堅實的基礎(chǔ)。
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