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        財務(wù)共享服務(wù)中心模式下集團(tuán)企業(yè)業(yè)財融合探析

        2021-09-13 16:01:38李霞
        中國民商 2021年9期
        關(guān)鍵詞:財務(wù)共享服務(wù)中心集團(tuán)企業(yè)業(yè)財融合

        李霞

        摘 要:隨著科技的發(fā)展,以及大數(shù)據(jù)時代的到來,數(shù)字化、信息化的財務(wù)管理方式應(yīng)運(yùn)而生。建立財務(wù)共享服務(wù)中心,走向業(yè)財一體化,已成為企業(yè)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型的必然趨勢。我公司作為世界500強(qiáng)怡和集團(tuán)旗下的分屬機(jī)構(gòu),也應(yīng)擁抱此契機(jī),順應(yīng)時代潮流趨勢,推動財務(wù)共享服務(wù)中心的建立,達(dá)到提升企業(yè)競爭力,保障企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的目的。本文通過探討公司財務(wù)共享服務(wù)中心的現(xiàn)狀,并針對性地提出財務(wù)共享服務(wù)中心模式下,優(yōu)化集團(tuán)企業(yè)業(yè)財融合的對策和建議。

        關(guān)鍵詞:財務(wù)共享服務(wù)中心;集團(tuán)企業(yè);業(yè)財融合;策略探究

        財務(wù)共享服務(wù)中心模式,是通過先進(jìn)的技術(shù)手段,將不同的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、會計報告整合到一個SSC(共享服務(wù)中心)核算業(yè)務(wù)和提交管理報告。目前公司引入了這種模式對公司的業(yè)務(wù)和財務(wù)進(jìn)行融合管理,該模式的優(yōu)勢非常明顯,相對于傳統(tǒng)的管理模式,大幅度減少了人工成本,降低了核算工作中的失誤,凸顯了業(yè)務(wù)和財務(wù)融合管理的優(yōu)勢。由于財務(wù)共享服務(wù)中心的模式,是比較新的管理模式,在使用的過程中,從建立工作標(biāo)準(zhǔn),梳理工作流程到共享人才培養(yǎng),還存在著需要改進(jìn)的空間。

        一、財務(wù)共享服務(wù)中心模式的優(yōu)勢以及目前存在的問題

        (一)財務(wù)共享服務(wù)中心模式的優(yōu)勢及現(xiàn)狀

        財務(wù)共享服務(wù)中心的建立,解決了傳統(tǒng)模式效率低、成本高等一系列問題。目前公司通過財務(wù)共享服務(wù)中心全面整合公司現(xiàn)有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)資源,利用平臺化的方式,使每一筆收支都有跡可循。企業(yè)開展任何的項目和活動,涉及到采購方面,都通過其提供可靠真實的信息支持,由財務(wù)部門統(tǒng)一進(jìn)行采購和核算。財務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析,更加有效的控制了成本,減少了不必要的支出。公司的集成化系統(tǒng)上線運(yùn)營后,公司的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一目了然,業(yè)務(wù)流程更加標(biāo)準(zhǔn),更加系統(tǒng)化,規(guī)避了很多傳統(tǒng)方式的財務(wù)數(shù)據(jù)整合的問題。除此之外,財務(wù)共享服務(wù)中心的建立,還在一定程度上降低了人工成本,將所有的會計工作都集中到總部來完成,分部的會計人工成本就得到了節(jié)省。

        (二)財務(wù)共享服務(wù)中心目前存在的問題

        標(biāo)準(zhǔn)流程不夠完善。公司在財務(wù)管理中,引入了財務(wù)共享服務(wù)中心模式,但實施的時候沒有完全達(dá)到預(yù)期。原因是,財務(wù)共享服務(wù)中心模式已經(jīng)明顯區(qū)別于原有的傳統(tǒng)模式,建立新模式的初期對市場未進(jìn)行充分調(diào)查研究,流程不夠規(guī)范,在一定程度上,降低了工作效率。

        系統(tǒng)的升級和維護(hù)都不到位。公司目前的財務(wù)共享中心模式,引用了財務(wù)管理系統(tǒng),該系統(tǒng)在升級和維護(hù)方面不夠到位,財務(wù)的工作人員在使用過程中,遇到的系統(tǒng)問題,得不到及時的解決;提出新的需求,得不到及時的迭代更新,導(dǎo)致財務(wù)系統(tǒng)的作用沒有發(fā)揮到最大。

        財務(wù)部門工作人員對財務(wù)中心服務(wù)中心的理解不到位。主要體現(xiàn)在對系統(tǒng)的操作不熟練,新的工作模式工作經(jīng)驗不足,對于系統(tǒng)收集的數(shù)據(jù)沒有一個充分的使用,缺乏數(shù)據(jù)分析等能力。造成這些情況的主要原因,是由于培訓(xùn)工作不到位,工作人員的學(xué)習(xí)渠道狹窄。

        二、優(yōu)化企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心,促進(jìn)業(yè)財融合的優(yōu)化對策

        根據(jù)探究企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心模式目前的狀況,可以看到該模式對公司的財務(wù)管理,業(yè)財融合都是十分重要且有利的。業(yè)財融合的目的是希望財務(wù)管理能使業(yè)務(wù)發(fā)展更加穩(wěn)定,也可以看到建立企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的必要性。同時,目前已有的企業(yè)業(yè)財融合,還有很多的進(jìn)步空間,以及值得優(yōu)化的部分。

        (一)完善企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的標(biāo)準(zhǔn)流程

        公司在建立財務(wù)共享服務(wù)中心時,流程標(biāo)準(zhǔn)不夠完善,在一定程度上限制了財務(wù)共享中心的有效性和實用性。解決這一問題,首先要找到目前流程中不完善的方面,一一攻破解決。

        修訂完善管理制度。財務(wù)管理在企業(yè)管理中占據(jù)重要地位,能直接影響公司的效益。目前,公司以分散的管理為主,總公司下的子公司各自獨(dú)立,且子公司的財務(wù)部門也是獨(dú)立的,定期匯報各個子公司的財務(wù)數(shù)據(jù)以及財務(wù)工作。財務(wù)共享中心的建立目前雖然解決了這種模式的信息阻塞、運(yùn)營成本高的問題,但還是存在著重復(fù)工作、交流不夠的情況。因此需要制定一個修改并重新規(guī)范當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)手冊,對包括報賬、報銷,各子公司的年度預(yù)算,季度預(yù)算、核算等,都要明文體現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)手冊內(nèi)。例如,一個簡單的報銷流程,由于財務(wù)人員都憑借自己的經(jīng)驗來工作,財務(wù)報銷過程中,提交的材料不齊全,或者格式不正確,應(yīng)該在標(biāo)準(zhǔn)操作手冊中明確規(guī)定。應(yīng)由各個子公司的業(yè)務(wù)部門提交報銷材料到子公司的財務(wù)處,子公司的財務(wù)部門負(fù)責(zé)把控材料的提交、發(fā)票的粘貼格式,檢查是否符合申請報銷的表單通用模板,收集保存材料等具體事項都由子公司財務(wù)部門來進(jìn)行,集團(tuán)總公司根據(jù)審核流程,負(fù)責(zé)報賬的審核和核算等工作。根據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)流程文檔來執(zhí)行工作,方便子公司的財務(wù)部門人員按照標(biāo)準(zhǔn)開展工作,也方便在業(yè)務(wù)部門人員對財務(wù)工作不解時,有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)手冊給業(yè)務(wù)部門的同事查看??偣矩?fù)責(zé)審核和結(jié)算等相關(guān)工作的時候,也根據(jù)手冊來進(jìn)行檢查審核。細(xì)致到每一項工作的標(biāo)準(zhǔn)手冊,能讓財務(wù)人員充分利用起來財務(wù)共享服務(wù)中心,明確財務(wù)共享服務(wù)中心的職責(zé),發(fā)揮出它的優(yōu)勢,確保公司財務(wù)管理的各項工作有章可循。

        (二)升級信息系統(tǒng),保證系統(tǒng)的升級和維護(hù)都能做到位

        財務(wù)工作的系統(tǒng)化,是為了提高工作效率,減少人員成本,控制預(yù)算,制定防御風(fēng)險方案,由此可見系統(tǒng)的升級和維護(hù)非常重要。注重系統(tǒng)的升級和維護(hù),可以通過公司目前的業(yè)務(wù)信息流和財務(wù)資金流對數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的結(jié)合,使分散的系統(tǒng)模塊能集中在一起。通過權(quán)限系統(tǒng)的方式,讓各個部門、各個職位的角色更好的使用系統(tǒng)功能,成為一個完整的SSC系統(tǒng)。此外,系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)目前的數(shù)據(jù)量,引入先進(jìn)的云計算等技術(shù),為確保大數(shù)據(jù)能夠快速高效的傳輸,提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率。系統(tǒng)的升級還可以運(yùn)用圖表等方式,做一個可視化的數(shù)據(jù)分析,讓使用系統(tǒng)的相關(guān)人員一目了然。

        在系統(tǒng)的操作流程方面也可以進(jìn)一步優(yōu)化,對操作流程進(jìn)行簡化。

        信息填報流程簡化。由過去的層層審核,子公司分別結(jié)算各自業(yè)務(wù),轉(zhuǎn)變?yōu)橛煽偣疽绘I操作打款和結(jié)算。具體簡化內(nèi)容,子公司的財務(wù)部門僅審核各自業(yè)務(wù)部門提交的訂單信息和材料,審核通過后,提交到公司總部的財務(wù)共享服務(wù)中心,由總公司的財務(wù)統(tǒng)一進(jìn)行結(jié)算和打款。

        業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)化。共享中心給公司各部門人員分配相應(yīng)的權(quán)限,各自負(fù)責(zé)不同的項目階段,減少重復(fù)工作的情況。業(yè)務(wù)部門同事具有創(chuàng)建訂單,跟進(jìn)訂單狀態(tài)的權(quán)限,財務(wù)部門具備審核資料,駁回訂單中打款申請,以及審核成功并打款的權(quán)限。業(yè)務(wù)中涉及到財務(wù)相關(guān)的操作,由業(yè)務(wù)人員提交申請,財務(wù)人員進(jìn)行審核并打款。明確權(quán)限和責(zé)任,項目的流程和工作進(jìn)度一目了然,減少溝通成本。

        系統(tǒng)中,目前已有簡單的數(shù)據(jù)報表等內(nèi)容??稍谝延械膱蟊砘A(chǔ)上,增加自動預(yù)算功能,自動預(yù)算功能通過結(jié)合之前的公司經(jīng)營中產(chǎn)生的財務(wù)數(shù)據(jù),完成自動預(yù)算。財務(wù)人員可參考自動預(yù)算結(jié)果,做出真實可用的詳細(xì)預(yù)算。

        系統(tǒng)中可以增加一鍵打款、一鍵驗收功能,業(yè)務(wù)產(chǎn)生的收支通過表格展示,總公司的財務(wù)人員,審核了相關(guān)材料之后,對進(jìn)賬和出賬一鍵處理。

        (三)加強(qiáng)人才培訓(xùn),提高公司人才的專業(yè)素養(yǎng)

        建立財務(wù)共享服務(wù)中心,促進(jìn)企業(yè)業(yè)財融合,充分發(fā)揮財務(wù)共享中心的作用,需要加強(qiáng)專業(yè)人才培訓(xùn)。人才培訓(xùn)除了對各個部門單獨(dú)培訓(xùn)專業(yè)技能以外,還應(yīng)該對不同類型的業(yè)務(wù)模式有一個深入全面的了解。了解不同的運(yùn)作模式,可以更準(zhǔn)確的預(yù)估不同業(yè)務(wù)部門的運(yùn)營預(yù)算,以及部門成本產(chǎn)生的原因。

        財務(wù)部門應(yīng)組織和發(fā)起財務(wù)部門和各個板塊業(yè)務(wù)之間的交流會議,會議主要目的是為了了解業(yè)務(wù)部門相關(guān)運(yùn)營產(chǎn)生的成本,以及可能出現(xiàn)的風(fēng)險。業(yè)務(wù)部門的同事分享和匯報業(yè)務(wù)運(yùn)營中產(chǎn)生的成本,以及產(chǎn)生成本的原因,怎樣可以提高收益,可以根據(jù)工作中遇到的一些不合理的流程提出優(yōu)化建議。而財務(wù)部門的同事,可以分享數(shù)據(jù)分析后的風(fēng)險防控方案,預(yù)算制定原因。此會議舉行之后,不僅能使財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的同事培養(yǎng)默契,更能讓財務(wù)部門的同事與業(yè)務(wù)部門的同事,面對面的交流成本、預(yù)算等方面的細(xì)則,方便在后續(xù)的工作中,互相溝通成本降低,以及財務(wù)部門能更好的控制成本,更合理的制定預(yù)算,更穩(wěn)妥的制定財務(wù)風(fēng)險預(yù)估方案。

        專業(yè)相關(guān)的培訓(xùn),培訓(xùn)周期可以是定期或者不定期的。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括對系統(tǒng)升級的使用,以及專業(yè)相關(guān)能力、預(yù)算能力提升,預(yù)算分析制作經(jīng)驗。培訓(xùn)內(nèi)容可以細(xì)化到:根據(jù)平臺大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析整理的工作方法;合理制定預(yù)算以及控制成本的工作經(jīng)驗分享;提高工作效率,減少工作失誤的工作技巧分享。除了公司內(nèi)部的培訓(xùn),還可以購買針對財務(wù)部門工作人員的直播課、線上課程。從多個渠道去幫助財務(wù)部門的工作人提升工作能力。

        財務(wù)部門在系統(tǒng)使用方面,可以邀請系統(tǒng)開發(fā)部門進(jìn)行系統(tǒng)使用培訓(xùn)。培訓(xùn)的過程中,系統(tǒng)開發(fā)人員可以下發(fā)使用操作手冊,根據(jù)操作手冊一步步演示。財務(wù)部門的工作人員在培訓(xùn)過程中遇到問題及時詢問,對系統(tǒng)操作中不合理的地方提出優(yōu)化建議,對未開發(fā)的功能可以提出新的需求。

        提高財務(wù)部人才的招聘需求,定期考核員工水平。在聘用員工的時候,提高入職要求,通過從業(yè)資格證,專業(yè)面試題等環(huán)節(jié)來篩選入職人員。入職后,定期考核員工的工作能力,設(shè)立專業(yè)知識考核競賽等項目,可提高員工專業(yè)度。

        三、結(jié)束語

        綜上所訴,基于財務(wù)共享服務(wù)中心模式蓬勃發(fā)展的社會環(huán)境,企業(yè)在進(jìn)行業(yè)財融合實踐時應(yīng)充分利用該模式的優(yōu)勢。做到從主觀上轉(zhuǎn)變管理觀念,客觀上結(jié)合業(yè)務(wù)運(yùn)營現(xiàn)狀,多角度開展業(yè)財融合,充分發(fā)揮財務(wù)共享中心的作用。實踐中及時反思問題,基于案例深入研究分析,制定改善措施,從推動業(yè)財融合的深度和廣度上下功夫。財務(wù)共享中心模式下開展業(yè)財融合有利于企業(yè)管理層實時監(jiān)控業(yè)務(wù)情況,改善自身的財務(wù)管理水平,提升企業(yè)對業(yè)務(wù)與財務(wù)的管理力度,促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

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