劉丹

摘 要：備品備件具有項(xiàng)目多、供應(yīng)商分布廣、管控難度大的特點(diǎn)，在交付過(guò)程中暴露出諸多問(wèn)題。本文總結(jié)歸納了備件交付在各個(gè)階段的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了改善提升建議。為公司備品備件管理提升提供了參考。

關(guān)鍵詞：備品備件;采購(gòu)管理;交付

1 概述

隨著公司主機(jī)項(xiàng)目逐年增多，備品備件業(yè)務(wù)也在不斷增長(zhǎng)。備品備件具有項(xiàng)目多、供應(yīng)商分布廣、管控難度大的特點(diǎn)，在交付過(guò)程中暴露出諸多問(wèn)題，下文針對(duì)備品備件交付過(guò)程中的主要問(wèn)題進(jìn)行說(shuō)明，并提出2021年備件交付改善建議。

2 備件交付主要問(wèn)題

2.1 輸入階段

在項(xiàng)目初期，需要在系統(tǒng)中建立備件計(jì)劃、清單明細(xì)物料編碼、規(guī)格型號(hào)、周期等信息。通過(guò)在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)在輸入階段主要發(fā)生以下問(wèn)題：

（1）EAS系統(tǒng)中銷售訂單關(guān)聯(lián)生成的備件計(jì)劃，清單明細(xì)物料編碼存在與項(xiàng)目號(hào)不匹配（本項(xiàng)目下從未發(fā)生過(guò)采購(gòu)記錄）、版本升級(jí)、物料停產(chǎn)、規(guī)格型號(hào)不對(duì)應(yīng)、不滿足最小起訂量及物料系統(tǒng)所屬性未明確等問(wèn)題。（2）備件計(jì)劃較主機(jī)計(jì)劃下達(dá)過(guò)晚，加大備件采購(gòu)困難。（3）部分備件計(jì)劃的供貨周期少于標(biāo)準(zhǔn)周期或評(píng)審后的供貨周期。

2.2 采購(gòu)階段

在采購(gòu)階段主要發(fā)生以下問(wèn)題：（1） 采購(gòu)過(guò)程中，存在訂單下達(dá)不及時(shí)，督促供應(yīng)商到貨力度弱等情形，影響到貨及時(shí)率。（2）針對(duì)長(zhǎng)采周期物料關(guān)注度低，未提前預(yù)警，導(dǎo)致到貨延遲風(fēng)險(xiǎn)高。（3）采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中，針對(duì)重點(diǎn)供應(yīng)商定價(jià)管控力度弱，定價(jià)進(jìn)程慢，內(nèi)外部協(xié)同差，導(dǎo)致交付延遲。

2.3 入庫(kù)階段

在入庫(kù)階段主要發(fā)生以下問(wèn)題：（1） 產(chǎn)品入庫(kù)時(shí)，名稱、規(guī)格型號(hào)與系統(tǒng)不對(duì)應(yīng)。（2）產(chǎn)品入庫(kù)合格證不規(guī)范。（3）產(chǎn)品包裝不規(guī)范。

2.4 發(fā)運(yùn)階段

在發(fā)運(yùn)階段主要發(fā)生以下問(wèn)題：（1）部分物料直發(fā)現(xiàn)場(chǎng)，直發(fā)管理目前不夠規(guī)范，直發(fā)現(xiàn)場(chǎng)后存在物料出入庫(kù)困難、現(xiàn)場(chǎng)物料簽收不規(guī)范、物料丟失等問(wèn)題。（2）物料發(fā)運(yùn)與庫(kù)存管理關(guān)聯(lián)不夠緊密，存在物料發(fā)運(yùn)不及時(shí)，物料庫(kù)存資金大的問(wèn)題。

2.5 驗(yàn)收階段

在驗(yàn)收階段主要發(fā)生以下問(wèn)題：（1）物料在業(yè)主現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收存在產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題。（2）物料在業(yè)主現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收存在無(wú)合格證問(wèn)題。（3）物料在業(yè)主現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收存在供貨范圍不完整。（4）物料在業(yè)主現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收存在不滿足業(yè)主特殊驗(yàn)收條件。

3 備件交付改善提升建議

上述問(wèn)題反映出在備品備件交付中存在重視程度低、協(xié)同配合弱、交付執(zhí)行差等不足，針對(duì)上述問(wèn)題進(jìn)行反思及分析，為提升后續(xù)備品備件交付工作，減少備品備件交付問(wèn)題，提出如下建議。

3.1 輸入改善建議

（1）備品清單評(píng)審階段，計(jì)劃組應(yīng)加強(qiáng)把關(guān)職能，盡早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與項(xiàng)目管理中心、研發(fā)部門溝通;執(zhí)行過(guò)程中，若輸入組發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)在3天內(nèi)向責(zé)任單位反饋、跟催，必要時(shí)聯(lián)合計(jì)劃組共同督促外單位解決。（2）采購(gòu)部門每年發(fā)布備品備件采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)周期及最小起訂量清單，用于指導(dǎo)備件采購(gòu)訂單下達(dá)。（3）營(yíng)銷部門加強(qiáng)與業(yè)主合同簽訂及訂單下推前對(duì)規(guī)格型號(hào)、采購(gòu)周期等關(guān)鍵信息的評(píng)審，提升訂單采購(gòu)信息準(zhǔn)確性。建議業(yè)主及時(shí)鎖定長(zhǎng)周期物料（進(jìn)口）清單，盡量和主機(jī)計(jì)劃一起下達(dá)，同時(shí)所有備件計(jì)劃應(yīng)在主機(jī)批量生產(chǎn)結(jié)束之前下達(dá)完畢。（4）產(chǎn)品研發(fā)部門加強(qiáng)物料編碼申請(qǐng)管理，明確物料名稱與規(guī)格型號(hào)申請(qǐng)規(guī)則，提升物料編碼所屬信息規(guī)范性。

3.2 采購(gòu)管理改善建議

（1）提升供應(yīng)商管控力度，采購(gòu)部在2021年第一季度向主要備件供應(yīng)商發(fā)函，提出2021年備件總體要求。（2）2021年第一季度計(jì)劃組完成全年備件計(jì)劃梳理，對(duì)重點(diǎn)供應(yīng)商和長(zhǎng)周期備件物料提前預(yù)警。（3）2021年第一季度完成2021年備件定價(jià)重點(diǎn)供應(yīng)商清單梳理，計(jì)劃組聯(lián)合成本組、采購(gòu)部推進(jìn)重點(diǎn)供應(yīng)商定價(jià)工作計(jì)劃。（4）2021年1月31日前計(jì)劃組建立備品備件交付供應(yīng)商專項(xiàng)工作群，便于后續(xù)備件溝通及管理。

3.3 入庫(kù)管理改善建議

（1）在后續(xù)備件交付過(guò)程中，請(qǐng)項(xiàng)目管理中心聯(lián)合公司運(yùn)營(yíng)、營(yíng)銷、產(chǎn)品研發(fā)等部門明確供應(yīng)商物料名稱、規(guī)格型號(hào)等物料編碼信息需要與公司目前系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)，或者公司對(duì)系統(tǒng)中與供應(yīng)商入庫(kù)不對(duì)性物料所屬信息進(jìn)行修訂。同時(shí)產(chǎn)品研發(fā)部門需要明確后續(xù)物料編碼中所述信息填報(bào)規(guī)則。（2）供應(yīng)商管理部在2021年2月28日前完成合格證模版的確認(rèn)工作 ，規(guī)范合格證格式。（3）采購(gòu)部在2021年第一季度提出供應(yīng)商包裝通用要求，加強(qiáng)供應(yīng)商包裝管理。（4）供應(yīng)商管理部?jī)?yōu)化備件入庫(kù)檢驗(yàn)文件，加強(qiáng)備件合格證、規(guī)格型號(hào)、包裝檢查項(xiàng)點(diǎn)監(jiān)督。（5）物流部加強(qiáng)備品備件入庫(kù)檢查，重點(diǎn)關(guān)注備件合格證、規(guī)格型號(hào)、包裝檢查項(xiàng)點(diǎn)。

3.4 發(fā)運(yùn)管理改善建議

（1）針對(duì)備件物料直發(fā)問(wèn)題，原則上不建議直發(fā)，建議計(jì)劃組推動(dòng)項(xiàng)目管理中心、物流部制定明確的物料直發(fā)流程，嚴(yán)格按照規(guī)定流程通知供應(yīng)商發(fā)貨，并要求物流部加強(qiáng)備品備件的驗(yàn)收管理。（2）針對(duì)庫(kù)存資金管控，目前備品備件庫(kù)存資金1.5億元，占原材料庫(kù)存資金指標(biāo)7.5億元的比例過(guò)高，建議計(jì)劃組聯(lián)合項(xiàng)目、物流部等部門多維度進(jìn)行分析，關(guān)注備件庫(kù)存組資金。同時(shí)建議項(xiàng)目管理中心、物流部?jī)?yōu)化備件發(fā)運(yùn)管控，提升備件發(fā)運(yùn)及時(shí)率。

3.5 驗(yàn)收階段改善建議

（1）針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)反饋驗(yàn)收問(wèn)題，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)反饋至公司，供應(yīng)商管理組、項(xiàng)目管理中心、物流部在3個(gè)工作日內(nèi)給出處置意見(jiàn)。（2）物流部加強(qiáng)對(duì)發(fā)運(yùn)清單的核對(duì)，提升發(fā)運(yùn)清單準(zhǔn)確性。（3）產(chǎn)品研發(fā)中心提升目前系統(tǒng)供貨范圍及自帶件文件準(zhǔn)確性，對(duì)單獨(dú)自帶件都應(yīng)申請(qǐng)編碼，便于物料驗(yàn)收管理。

3.6 其他改善建議

（1）備件管理人員要熟悉常用設(shè)備并了解其技術(shù)參數(shù)和原理，對(duì)設(shè)備的關(guān)鍵備件、易損備件清楚的掌握。并且了解備件的更換頻次、數(shù)量并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可根據(jù)統(tǒng)計(jì)情況上報(bào)備件計(jì)劃。（2）依據(jù)“用則必報(bào)，報(bào)則必用”的原則，保證備件在申報(bào)時(shí)，備件的管理人員要加強(qiáng)備件上報(bào)的及時(shí)性、必要性和準(zhǔn)確性，對(duì)上報(bào)信息做到準(zhǔn)確。（3）準(zhǔn)備備件時(shí)，盡快保證供應(yīng)商的一致性，為檢修提供方便。（4）加大修舊利廢和技術(shù)革新力度，降低備件的管理成本。對(duì)設(shè)備出現(xiàn)故障較高或更換備件頻繁的地方，組織人員進(jìn)行分析原因，采取革新或其它措施，降低備件的消耗。（5）建立更完善的備件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)。通過(guò)備品備件管理系統(tǒng)，采用條碼掃描技術(shù)作為備品管理中物流和信息流同步載體的方法，條碼具有成本低、能有效進(jìn)行分類，傳達(dá)眾多物品信息等優(yōu)點(diǎn)，通過(guò)條碼唯一性的特點(diǎn)對(duì)單個(gè)備品備件作追溯及生命周期管理。

4 結(jié)語(yǔ)

（1）針對(duì)備件物料交付及現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收的問(wèn)題，建議計(jì)劃組策劃，向其他主機(jī)廠進(jìn)行調(diào)研、交流，學(xué)習(xí)其他主機(jī)廠的優(yōu)勢(shì)之處，從而進(jìn)行管理提升。（2）從優(yōu)化流程角度對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行思考，考慮物料在下推訂單之前能否增加初詢流程，源頭避免因采購(gòu)輸入不合理導(dǎo)致的采購(gòu)執(zhí)行困難。

參考文獻(xiàn)：

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