李德坤

摘要：檔案管理是推動(dòng)基層單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵，同時(shí)也是回顧事業(yè)單位發(fā)展路徑中缺陷與不足的重要途徑。在新時(shí)期環(huán)境之下，基層單位的檔案管理工作可以更好地融入各種新興技術(shù)，尤其是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及互聯(lián)網(wǎng)等，其可以直接應(yīng)用到基層單位經(jīng)營(yíng)決策、管理等工作中，并實(shí)現(xiàn)管理工作綜合效益的持續(xù)提升。對(duì)此，探討新時(shí)代基層單位檔案管理工作，具有重要意義。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;基層單位;檔案管理工作;基本要求

引言

基層單位檔案是國(guó)家檔案不斷補(bǔ)充的源泉。其信息化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，直接關(guān)系到國(guó)家檔案信息化的整體發(fā)展水平。當(dāng)前，基層單位檔案管理水平發(fā)展不平衡，信息化建設(shè)中存在著諸多問題。

一、健全檔案管理制度，做好檔案管理工作

基層單位要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并立足于實(shí)際，采取措施，建立健全檔案管理制度，在以上過程中，要做好兩方面工作：一方面，需嚴(yán)格根據(jù)檔案法律法規(guī)，針對(duì)性地制定檔案收集、檔案文件存儲(chǔ)范圍、檔案保管期限等;另一方面，還要構(gòu)建檔案資料鑒定、分類、收集、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、調(diào)閱、利用以及銷毀制度。除此之外，還要構(gòu)建突發(fā)事件應(yīng)急管理、檔案管理設(shè)備維護(hù)、信息安全保密等制度，基層單位通過這些制度，進(jìn)一步明確檔案管理人員的工作范圍、工作紀(jì)律、崗位職責(zé)。為最大限度調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，還要定期檢查檔案管理工作，從而更好地確保檔案管理人員完整有效地收集檔案，高效有序地做好檔案科學(xué)分類，合理組卷、規(guī)范整理，充分利用，通過這些舉措，切實(shí)做好檔案管理工作，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。

二、改進(jìn)檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)共享

新形勢(shì)下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的鑒定、分類、利用已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，為此，需做好以下幾點(diǎn)：一是基層事業(yè)單位需從傳統(tǒng)檔案管理模式，有效轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案信息管理模式，利用這種模式進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享。二是基層單位要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，以創(chuàng)新和發(fā)展思維，采用新理念、新方法以及新技術(shù)積極開展檔案數(shù)字化工作、在基層單位構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，以方便檔案管理人員充分利各種先進(jìn)的電子設(shè)備，將紙質(zhì)檔案變成數(shù)字化檔案，通過掃描、圖片、視頻等電子格式，將基層檔案錄入計(jì)算機(jī)中，以便真正意義上構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，讓檔案管理人員充分利用互聯(lián)網(wǎng)開展檔案收集、傳遞、管理等工作。

三、強(qiáng)化協(xié)調(diào)工作水平

在市場(chǎng)發(fā)展背景之下，基層單位檔案管理工作可以借助計(jì)算機(jī)方式實(shí)現(xiàn)對(duì)文字、文檔、音頻以及視頻等多種信息的儲(chǔ)存，并借助計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)的支持實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效率傳輸與共享，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的檔案管理。對(duì)于管理人員而言，需要進(jìn)一步提升信息的更新重視度，同時(shí)需要注重科室之間的相互協(xié)調(diào)工作，掌握管理領(lǐng)域和計(jì)算機(jī)軟件的相關(guān)前瞻性技術(shù)，及時(shí)更新事業(yè)單位檔案管理工作整體水平，構(gòu)建完善的管理機(jī)制，為后續(xù)管控措施的落實(shí)奠定基礎(chǔ)。基層單位各科室與職能部門之間需要堅(jiān)持管理需求的融合性發(fā)展，更好地實(shí)現(xiàn)信息的共享，真正落實(shí)檔案內(nèi)部信息的及時(shí)傳播以及高效率傳遞，保障軟硬件設(shè)備正常運(yùn)行的情況下，推動(dòng)基層單位檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

四、投入人力、物力、財(cái)力，切實(shí)加強(qiáng)硬件建設(shè)

一是基層單位需要根據(jù)自身實(shí)際情況，加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)，這就要求基層單位從財(cái)力、物力、人力方面進(jìn)行合理規(guī)劃，引入先進(jìn)設(shè)備設(shè)施，以實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的網(wǎng)絡(luò)化和資料存儲(chǔ)的數(shù)字化。二是事業(yè)單位應(yīng)該將這項(xiàng)工作有效納入年度預(yù)算中，進(jìn)一步落實(shí)經(jīng)費(fèi)，根據(jù)單位的實(shí)際情況，購(gòu)買或引入檔案軟件設(shè)備和管理硬件。根據(jù)需要，建設(shè)合格的現(xiàn)代化檔案庫(kù)房，在這個(gè)庫(kù)房中，需嚴(yán)格根據(jù)防污染、防塵、防高溫、防火、防盜、防鼠等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在庫(kù)房?jī)?nèi)配置消防、防盜、監(jiān)控、溫度濕度控制的設(shè)備。三是基層單位需構(gòu)建數(shù)字檔案管理制度，同時(shí)還要根據(jù)實(shí)際情況，構(gòu)建檔案信息安全防護(hù)體系，通過科學(xué)合理的檔案管理體系，防止重要檔案信息外泄、丟失，有效利用或是保存電子檔案。

五、豐富檔案管理的實(shí)際價(jià)值

在新時(shí)期，基層單位檔案管理工作的具體應(yīng)用價(jià)值必須持續(xù)性提高，并基于檔案內(nèi)容做好針對(duì)性的工作優(yōu)化。例如，對(duì)于基層單位的人事檔案而言，不僅需要記錄員工的基礎(chǔ)信息，還需要涉及部分人員的隱性內(nèi)容，例如職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能以及道德水平等，充分展現(xiàn)檔案本身的實(shí)用性價(jià)值，挖掘檔案中的可能潛力。深度挖掘信息的同時(shí)，做好人員的定期考核，并基于考核的內(nèi)容將職業(yè)技能以及工作狀況、職業(yè)道德等內(nèi)容納入其中，將審核的結(jié)果反饋給所有的對(duì)應(yīng)主體。一方面，是強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的工作重視度，從工作層面上提高服務(wù)意識(shí)。從以往檔案單純記錄資料轉(zhuǎn)變?yōu)橛涗?、供?yīng)、決策支持的服務(wù)模式，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，在事業(yè)單位決策任何事情或出現(xiàn)任何問題時(shí)，都可以在檔案中尋找到相關(guān)的資料，從而確保單位運(yùn)行的合理性;另一方面，需要保持競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，在工作中需要強(qiáng)化與其他部門的合作交流，管理人員可以借助競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，將基層單位檔案管理工作價(jià)值進(jìn)行拓展;借助競(jìng)爭(zhēng)方式強(qiáng)化檔案管理的目標(biāo)，提高檔案管理工作的自主性。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作的重要性隨之提升。檔案管理工作必然需要不斷創(chuàng)新，同時(shí)在管理工作中突出信息化元素，并且在新形勢(shì)環(huán)境下，需要持續(xù)創(chuàng)新與完善檔案管理的工作理念，持續(xù)探索并在以往檔案管理模式之下進(jìn)行改革，從而推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

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（云南省保山市昌寧縣耈街彝族苗族鄉(xiāng)社會(huì)保障服務(wù)中心 678113）