烏日汗

摘要：面對(duì)我國(guó)社會(huì)發(fā)展向多樣化目標(biāo)前進(jìn)，事業(yè)單位檔案管理也需要向信息化、規(guī)范化靠攏，加強(qiáng)信息的利用、開(kāi)發(fā)，提高信息價(jià)值，充分認(rèn)識(shí)事業(yè)單位中檔案管理的重要作用，并積極運(yùn)用新時(shí)代發(fā)展下的科學(xué)手段進(jìn)行規(guī)范化管理，使檔案管理工作能有序展開(kāi)，以規(guī)范管理為切入點(diǎn)，與時(shí)俱進(jìn)的改進(jìn)傳統(tǒng)管理手段和方法，并進(jìn)行管理的研究和探討，確保檔案管理能發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

事業(yè)單位檔案管理中儲(chǔ)存了大量重要信息，記錄著工作人員在工作過(guò)程中所產(chǎn)生的具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值的資料，為企業(yè)事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展提供了依據(jù)，意味著檔案是事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展的寶貴資源。事業(yè)單位檔案管理需要與國(guó)家檔案管理保持一致，發(fā)揮檔案管理的職能特征和具體作用，通過(guò)全方位考量，完善檔案管理相關(guān)規(guī)定，并使得制度逐步規(guī)范，體現(xiàn)檔案管理中信息儲(chǔ)存的根本價(jià)值，提高檔案利用效率。

一、重視基礎(chǔ)建設(shè)

在提高檔案管理水平的過(guò)程中，事業(yè)單位必須注重管理的基礎(chǔ)設(shè)施，即硬件和軟件的建設(shè)，做好相應(yīng)保障才能不斷提高管理水平，為檔案管理提供有效的技術(shù)支持。通過(guò)建設(shè)電子閱覽室或網(wǎng)站，共享信息內(nèi)容，建設(shè)共享平臺(tái)，方便事業(yè)單位內(nèi)部工作人員對(duì)信息的檢索，充分展現(xiàn)出資源共享的價(jià)值，提高檔案利用效率，合理分配檔案，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理手段，完善電子信息內(nèi)容和相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，使檔案管理水平有所提高。加快規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)進(jìn)程，改進(jìn)傳統(tǒng)管理模式所產(chǎn)生的問(wèn)題，構(gòu)建符合時(shí)代發(fā)展特征的檔案室，將信息與檔案資料統(tǒng)一管理，做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，加強(qiáng)檔案管理制度化，確認(rèn)檔案管理的審批權(quán)限，并明確移交細(xì)節(jié)，使所有檔案都能做到有據(jù)可查。事業(yè)單位中部分檔案資料會(huì)由于時(shí)間的推移和工作上的變動(dòng)產(chǎn)生相應(yīng)改變，因此，需要進(jìn)行及時(shí)修正，要求檔案管理人員定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢閱并完善資料內(nèi)容，使檔案能做到與時(shí)俱進(jìn)。加強(qiáng)管理工作的考核，制定考核標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)定期檢查，發(fā)現(xiàn)管理中存在的問(wèn)題，確保檔案的安全性、穩(wěn)定性。

二、增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化要求單位內(nèi)部通過(guò)大量人力、物力以及購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)設(shè)備，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理意識(shí)等措施，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化。在設(shè)置檔案室時(shí)，通過(guò)對(duì)檔案的密切分析，確保做到檔案的防潮以及保證信息安全。根據(jù)相關(guān)要求和實(shí)際發(fā)展的需要，設(shè)置全方位、多角度的監(jiān)控設(shè)施，確保檔案的安全，防止資料丟失。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理對(duì)檔案管理人員提出了更為嚴(yán)格的要求，需要工作人員能在掌握專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，擁有更為熟練的專業(yè)技能，不斷提高個(gè)人素養(yǎng)，增強(qiáng)職業(yè)道德感。因此，在管理時(shí)需要注重對(duì)管理工作人員的培訓(xùn)和教育，為工作人員提供適合的學(xué)習(xí)平臺(tái)，例如，通過(guò)研討會(huì)或外出調(diào)研、講座等形式，幫助管理人員充實(shí)自身，在與其他同事交流中發(fā)現(xiàn)自身缺陷，不斷提高個(gè)人認(rèn)知水平，通過(guò)取長(zhǎng)補(bǔ)短的方式，在工作時(shí)實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值[1]。與此同時(shí)，事業(yè)單位也必須在考核機(jī)制中創(chuàng)設(shè)激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)鼓勵(lì)等方式調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，使工作人員能具有責(zé)任感，通過(guò)自身工作為事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

三、運(yùn)用信息技術(shù)

檔案管理模式的不斷升級(jí)、改進(jìn)是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理的主要途徑。加強(qiáng)運(yùn)用技術(shù)手段，解決在傳統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題。事業(yè)單位要與時(shí)代接軌，保持同步，加強(qiáng)對(duì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化手段的運(yùn)用，通過(guò)信息技術(shù)的輔助，構(gòu)建相應(yīng)平臺(tái)，符合信息管理平臺(tái)的規(guī)范，使信息資料的保管更標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)規(guī)范化管理，為每一份資料建立電子檔案，將過(guò)去傳統(tǒng)紙質(zhì)資料通過(guò)掃描儀輸入到電子計(jì)算機(jī)中，根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)等分類，建立專門(mén)的電子檔案目錄，便于后續(xù)查找，縮短檔案搜索時(shí)間，減少人力、物力的消耗，提高工作效率的同時(shí)增強(qiáng)信息保管的安全程度。

四、統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)立時(shí)期，大部分傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，使檔案管理變成信息傳輸?shù)闹行?。每份檔案管理不再是卷軸單位，而需要以每份為單位進(jìn)行統(tǒng)一管理，因此，在事業(yè)單位中，必須創(chuàng)建更為科學(xué)、合理的管理制度，通過(guò)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)使管理實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、利益的最大化，讓查找更方便、快捷，確保信息檔案的保存更完整[2]。首先，需要對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的格式結(jié)構(gòu)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，創(chuàng)建管理信息系統(tǒng)，所有檔案管理都要依據(jù)此系統(tǒng)進(jìn)行活動(dòng)，每份檔案都需要嚴(yán)格把控，進(jìn)行信息傳遞，對(duì)檔案全程跟蹤。其次，通過(guò)運(yùn)用相應(yīng)信息技術(shù)，創(chuàng)設(shè)全新的管理系統(tǒng)，將每份檔案?jìng)魅胂到y(tǒng)，使每個(gè)環(huán)節(jié)更流暢，從而創(chuàng)建統(tǒng)一、安全的管理工作標(biāo)準(zhǔn)。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，在規(guī)范事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，工作人員需要通過(guò)吸收新思想，不斷創(chuàng)新、改進(jìn)傳統(tǒng)管理模式。事業(yè)單位存在特殊性，因此，需要不斷完善管理制度，增強(qiáng)管理制度的嚴(yán)謹(jǐn)性，使管理制度化，符合時(shí)代發(fā)展的根本要求。事業(yè)單位在做出改變時(shí)，也需要結(jié)合自身存在的問(wèn)題，確保管理工作能在規(guī)定范圍內(nèi)有效、有序的進(jìn)行，為事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展提供新的動(dòng)力，提高檔案管理質(zhì)量、水平，彌補(bǔ)過(guò)往缺陷，使檔案管理進(jìn)入到全新的發(fā)展階段。

參考文獻(xiàn)：

[1]杜皖寧.如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2021（05）：72-73.

[2]張娜娜.淺談新形勢(shì)下企業(yè)科技檔案的規(guī)范化管理與利用[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2021，29（12）：247-248.