劉洋

摘要：檔案管理是事業(yè)單位重要工作之一，檔案管理具有強(qiáng)制性、材料分散、機(jī)密性強(qiáng)等特點(diǎn)，只有工作方法科學(xué)高效才能提升檔案管理水平，確保事業(yè)單位檔案連續(xù)完整且精確全面，為事業(yè)單位充分利用檔案資源給予支持。本文通過(guò)探析事業(yè)單位提高檔案管理效率的措施，以期為提升事業(yè)單位檔案管理工作水平提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作效率

提高事業(yè)單位檔案管理效率的價(jià)值如下：其一，統(tǒng)籌檔案資源，根據(jù)事業(yè)單位需要深挖有關(guān)資源內(nèi)在價(jià)值，使檔案資源可以滲入事業(yè)單位工作各個(gè)領(lǐng)域，將檔案資源轉(zhuǎn)化為事業(yè)單位工作動(dòng)力之一;其二，通過(guò)提高檔案管理效率確保事業(yè)單位綜合管理體系能與新時(shí)代并軌，為新思想、新方法引入檔案管理范疇鋪平道路;其三，提高檔案管理效率的過(guò)程就是組建優(yōu)質(zhì)工作團(tuán)隊(duì)的過(guò)程，能提升檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，為解決事業(yè)單位檔案管理改革難題給予支持?；诖耍瑸橹剖聵I(yè)單位不斷發(fā)展探析檔案管理效率提高措施顯得尤為重要。

一、轉(zhuǎn)變理念，端正檔案管理者提高工作效率的態(tài)度

首先，檔案管理者需樹(shù)立遵規(guī)守紀(jì)意識(shí)，在崗位責(zé)任制加持下端正態(tài)度，能根據(jù)檔案法積極做好各項(xiàng)工作，在此基礎(chǔ)上有效提高工作效率，例如檔案管理者要在責(zé)任制約束下做好“十防”工作，立足實(shí)際調(diào)控檔案室溫濕度，定期檢查檔案是否完好無(wú)損，經(jīng)常核對(duì)檔案并記錄在冊(cè)，針對(duì)檔案保管保護(hù)相關(guān)事故需迅速反應(yīng)積極處理，使檔案更加的安全完整，繼而在責(zé)任制帶動(dòng)下自主完成管理任務(wù)，調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性，用“主動(dòng)工作”理念取代“被動(dòng)工作”理念，有效提高檔案管理效率;其次，檔案管理者需強(qiáng)化服務(wù)觀念，看重檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，將事業(yè)單位的職責(zé)與檔案管理聯(lián)系起來(lái)，能理解管理工作意義及主要工作內(nèi)容，立足實(shí)際分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題并提出整改建議，在決策層批準(zhǔn)實(shí)施建議后高效整改，將新手段、新政策、新制度滲入檔案整理、收集、價(jià)值鑒定、檢索、保管、研究等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，繼而在提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)提高工作效率;最后，檔案管理者需用“精細(xì)化”理念替代“粗放式”的檔案管理工作理念，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)、目的、條件等客觀因素篩選管理關(guān)鍵并集聚工作資源，旨在抓住提高工作效率的著力點(diǎn)，將主要精力放在檔案管理重要工作領(lǐng)域，使檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管等活動(dòng)能高效展開(kāi)，繼而使事業(yè)單位能提升檔案管理水平[1]。

二、方法創(chuàng)新，豐富事業(yè)單位檔案管理效率提高手段

新時(shí)代事業(yè)單位信息化辦公能力提升，這推動(dòng)檔案管理朝著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型升級(jí)，通過(guò)創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)的方法豐富事業(yè)單位管理檔案的手段，與人力為主的管理舉措相比，檔案管理系統(tǒng)能解決文檔自動(dòng)有序保存問(wèn)題、協(xié)同工作問(wèn)題、信息孤島問(wèn)題、在線(xiàn)歸檔問(wèn)題、知識(shí)資產(chǎn)不當(dāng)流失等問(wèn)題，在平臺(tái)化系統(tǒng)架構(gòu)、強(qiáng)大網(wǎng)絡(luò)功能、數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)加持下提高檔案收集、研究、存儲(chǔ)等服務(wù)效率。檔案管理系統(tǒng)支持?jǐn)?shù)據(jù)加密技術(shù)、批量掛接技術(shù)、數(shù)字轉(zhuǎn)換等技術(shù)的應(yīng)用推廣，能根據(jù)檔案管理者的權(quán)限基于數(shù)據(jù)庫(kù)生成個(gè)性化的工作界面，在此基礎(chǔ)上聚合與個(gè)人相關(guān)的數(shù)據(jù)資源，在常規(guī)業(yè)務(wù)權(quán)限約束下瀏覽并取用有關(guān)資源，繼而確保檔案安全，以元數(shù)據(jù)為依托可關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案及電子檔案，將檔案資源庫(kù)、元數(shù)據(jù)庫(kù)及公用數(shù)據(jù)模型聯(lián)系在一起，旨在準(zhǔn)確高效的交換、理解、處理、使用檔案資料。值得一提的是檔案管理系統(tǒng)具有“生命力”，可按照SOA及其他標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)發(fā)服務(wù)組件，為系統(tǒng)功能拓充提供便利條件，在嵌入新服務(wù)組件的基礎(chǔ)上落實(shí)功能補(bǔ)充高效管理目標(biāo)。

三、循序漸進(jìn)，基于PDCA持續(xù)提高檔案管理的效率

無(wú)論是新理念還是新方法在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用并不能始終具備提高工作效率的價(jià)值，在檔案法、事業(yè)單位信息化辦公水平、檔案資源類(lèi)型、服務(wù)需求等方面不斷改變的條件下固有理念與方法需繼續(xù)優(yōu)化升級(jí)，旨在不斷提高檔案管理效率?；诖耍瑸橥苿?dòng)檔案管理工作體系良性發(fā)展事業(yè)單位要實(shí)施PDCA循環(huán)，其目的是持續(xù)改善檔案管理對(duì)策，在制定提高檔案管理效率的計(jì)劃階段要對(duì)具體情況有充分的了解并對(duì)管理趨勢(shì)有客觀的判斷，確保事業(yè)單位有能力施行該計(jì)劃，在此過(guò)程中自查管理成效，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響管理效率提高的因素，如工作者理念陳舊、系統(tǒng)功能模塊較少等，以補(bǔ)全檔案管理短板為出發(fā)點(diǎn)優(yōu)化相關(guān)計(jì)劃，依托全面質(zhì)量管理理論基礎(chǔ)并遵循檔案管理高效發(fā)展一般規(guī)律不斷推行“計(jì)劃--執(zhí)行--自查--優(yōu)化”體系，使檔案管理效率能循序漸進(jìn)的提高，繼而助推事業(yè)單位檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展[2]。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，檔案管理屬于事業(yè)單位重要工作，為使管理效率能有效提高事業(yè)單位要指引檔案管理者轉(zhuǎn)變態(tài)度，在遵規(guī)守紀(jì)意識(shí)、服務(wù)態(tài)度、精細(xì)化工作理念助力下自覺(jué)提高工作效率，還需立足信息時(shí)代建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)工作需要持續(xù)增添系統(tǒng)功能，利用信息技術(shù)提高管理效率，在此前提下基于PDCA循環(huán)不斷優(yōu)化管理對(duì)策，繼而落實(shí)提高事業(yè)單位檔案管理效率的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王明印. 事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升措施分析[J]. 山西青年，2021（7）：64-65.

[2] 田蕊. 事業(yè)單位干部人事檔案管理及服務(wù)效率提升策略[J]. 卷宗，2021（12）：64.