摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，文檔文件管理和辦公自動化不斷地結(jié)合在一起具有許多優(yōu)點，但是由于許多因素（例如技術(shù)，設(shè)備，系統(tǒng)等），還發(fā)現(xiàn)了影響文檔文件管理效率的某些問題。因此，有必要基于檔案和自動化學(xué)科的雙重理論進行研究，以最大程度地發(fā)揮辦公室自動化在案件管理中的作用。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;辦公自動化;應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化技術(shù)已經(jīng)成為提高工作質(zhì)量的一種重要形式，因此加強辦公自動化設(shè)計已成為許多行業(yè)的發(fā)展趨勢，文檔和文件管理也不例外。但是，從文檔案例管理的當前實際工作來看，傳統(tǒng)的工作模式仍然存在一些問題和不足。這些問題也是提高文檔文件管理質(zhì)量的主要障礙。在這種情況下，對辦公自動化文檔文件管理進行全面分析對提高文檔文件管理的整體質(zhì)量具有非常積極的現(xiàn)實意義。

一、辦公室自動化在文件管理中的優(yōu)勢

1.儲存空間大

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案館中，檔案館的存儲空間需求很高，文件需要大量存儲空間。但是，隨著辦公自動化的發(fā)展，文件存儲幾乎不占用實際空間，節(jié)省了更多空間，幾乎不存在存儲問題。并且，其管理效率更高，存儲量更高，能夠使員工活動更加方便。

2.管理工作更加方便，辦公效率高

今天，社會正朝著數(shù)字化和自動化的方向迅速發(fā)展，一個紙質(zhì)文件已不能滿足時代的需求。隨著時間的流逝，紙質(zhì)文件將很難保存甚至無法讀取，這將導(dǎo)致在以后對其進行查找時出現(xiàn)不必要的問題。轉(zhuǎn)換為電子文件使文件更易于存儲，更不容易丟失和更易于檢查。

3.穩(wěn)定性強

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，紙張通常是檔案管理發(fā)展歷史的主要記錄者，紙質(zhì)檔案是最重要的檔案形式。但是，由于紙材料本身的性質(zhì)，其紙漿會隨時間發(fā)生化學(xué)變化，這將損壞檔案的內(nèi)容。但是，借助辦公自動化，電子文檔占了很大一部分，電子文檔更加穩(wěn)定并且可以滿足實際需求，并且作為電子文檔，它們對諸如溫度，濕度和時間之類的環(huán)境因素不那么敏感。

4.更方便地交換信息資源

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件中，如果要在搜索信息時過濾大量信息，那是浪費精力和時間。但是，通過調(diào)整文檔文件進行辦公室自動化管理，您可以輕松地從大量復(fù)雜文件中找到所需的信息，從而節(jié)省了大量時間，提高了部門效率，并實現(xiàn)了檔案信息的遠程分發(fā)。

二、影響文件和案件辦公室自動化管理應(yīng)用的因素

1.缺乏用于文件管理的統(tǒng)一標準化軟件

文件管理辦公室自動化需要標準化的軟件支持。該系統(tǒng)應(yīng)用軟件可以將文件資料的檢索和借閱程序集成到辦公室自動化管理中，并實現(xiàn)文件管理信息的自動檢索和數(shù)字傳輸。但是，當前在不同地方?jīng)]有相對標準化的信息管理軟件，并且對分類和檢查檔案有很大的限制。人們無法訪問統(tǒng)一的數(shù)據(jù)和信息，這導(dǎo)致檔案統(tǒng)計工作混亂，并影響到文件和檔案的管理。

2.員工素質(zhì)

在傳統(tǒng)的文件管理工作中，經(jīng)常需要員工具有一般的案件管理技能和職業(yè)道德才能執(zhí)行特定任務(wù)。但是，在互聯(lián)網(wǎng)時代，信息技術(shù)每天都在更新和變化。辦公室在處理文檔文件方面的自動化程度也在不斷提高。許多傳統(tǒng)工人對電子信息技術(shù)知之甚少，并且缺乏具體的深入知識的了解，這決定了他們的辦公室自動化程序不能真正發(fā)揮作用。

三、有效的應(yīng)對措施，通過文檔文件管理來改善辦公室的自動化

1.提高案件管理人員辦公自動化水平

在文件管理的實踐中，限制管理工作質(zhì)量提高的主要原因之一是管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高。因此，提高案件管理人員辦公自動化水平是提高檔案管理質(zhì)量的重要接口。在這方面，應(yīng)調(diào)動一些專門從事文件和案件管理的工作人員，這些專業(yè)人員應(yīng)具有一些辦公室自動化的基本知識，以便不斷優(yōu)化管理工作。符合條件的單位可以聘請相關(guān)領(lǐng)域的專家和研究人員定期或不定期地培訓(xùn)案件管理人員，以提高辦公管理人員的辦公自動化水平，為優(yōu)化檔案管理模式創(chuàng)造良好條件。

2.合理的網(wǎng)絡(luò)安全布局

“電子文件在互聯(lián)網(wǎng)上運行。盡管它是一個內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，但是由于網(wǎng)絡(luò)的共享，所以在物理上與互聯(lián)網(wǎng)分離，但無法避免病毒破壞?！庇幸恍ｉT的技術(shù)人員可能會破壞文件文檔，因此我們要為文件的安全進行布局。首先優(yōu)化您的路由器設(shè)置。其次，設(shè)置訪問地址以過濾特定的IP。最后，學(xué)會使用防火墻（尤其是用于機密文檔的防火墻），并有目的地存儲它們。

3.統(tǒng)一管理規(guī)劃文件辦公自動化建設(shè)的方向

隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境正在逐步改善。檔案部門要抓住信息技術(shù)帶來的新機遇，不斷完善內(nèi)部分工，重組文件和檔案創(chuàng)建機制，加快部門職能轉(zhuǎn)變，建立各級檔案信息資源的各種數(shù)據(jù)庫，研究開發(fā)高效的檔案信息檢索系統(tǒng)，提高單位檔案的效率和準確性，以滿足社會發(fā)展的需求。

4.完善辦公自動化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

辦公自動化已成為文檔文件管理領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢。因此，為了有效地提高管理水平，應(yīng)該對現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)進行優(yōu)化和升級。由于相關(guān)的工作設(shè)備已過時，因此無法滿足紙質(zhì)文件的辦公室自動化工作的需求。應(yīng)該準備部分資金專門用于升級特定文檔文件管理設(shè)備，安裝先進的文件管理設(shè)備和管理技術(shù)，以及逐步將文件管理工作從傳統(tǒng)管理模式升級到辦公室級別。

四、結(jié)論

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展要求相關(guān)部門改變檔案管理方式。同時，辦公文件和檔案的自動化要求我們擁有新時代的管理經(jīng)驗，開發(fā)安全的網(wǎng)絡(luò)辦公軟件，建立統(tǒng)一的管理方式，并使用現(xiàn)代化的工具來使部門更好地前進。

參考文獻：

[1]徐微微.試論基于辦公自動化下的電子文書檔案管理方略[N].吉林化工學(xué)院學(xué)報，2019（4）：104.

[2]盧燕.文書檔案管理的辦公自動化[J].時代金融，2019（8）：301.

內(nèi)蒙古自治區(qū)突泉縣學(xué)田鄉(xiāng)綜合保障和技術(shù)推廣中心 胡明明