摘要：在信息化的建設(shè)環(huán)境下，高職院校的檔案管理工作方式和內(nèi)容都發(fā)生了較大的變化。為了進(jìn)一步促進(jìn)高職院校的檔案轉(zhuǎn)型和進(jìn)一步發(fā)展，在信息生態(tài)鏈環(huán)境中予以發(fā)展，相關(guān)高職院校要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，從多種角度來(lái)提升檔案管理的質(zhì)量，最終檔案管理的效率，保證工作時(shí)效性。

關(guān)鍵詞：信息背景;高職院校;檔案管理

近年來(lái)，我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，高職院校也通過(guò)單獨(dú)招生、對(duì)口單招等多元化的策略，收納了大量的學(xué)子。在國(guó)家的政策和高職院校的綜合改革下，院校的開設(shè)專業(yè)越來(lái)越多、生源數(shù)量也在不斷攀升，這都對(duì)學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)資源聯(lián)合信息技術(shù)手段構(gòu)成的信息生態(tài)鏈環(huán)境可以提升高職院校的檔案管理質(zhì)量，如可從優(yōu)化教育資源，減少人工操作流程入手提升檔案管理的效率質(zhì)量，其價(jià)值未來(lái)可期。

1.簡(jiǎn)述高職院校檔案信息化管理的價(jià)值和意義

信息化管理是現(xiàn)代教育的主要改革重點(diǎn)。在國(guó)家的號(hào)召下，高職院校紛紛利用信息化手段來(lái)提升院校的實(shí)力，減少人工紙質(zhì)檔案記錄的工作量，可提升檔案管理的綜合效率。積極推進(jìn)高職院校檔案信息化，也能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校、學(xué)院的檔案分級(jí)管理，可為每一個(gè)學(xué)生建立一對(duì)一的成長(zhǎng)檔案，也能為調(diào)整教學(xué)內(nèi)容，做好職業(yè)發(fā)展計(jì)劃奠定基礎(chǔ)。

此外，現(xiàn)代很多高職院校都借助信息化技術(shù)來(lái)增加檔案的建設(shè)、管理的質(zhì)量，如建立和身份信息一一對(duì)應(yīng)的電子檔案，學(xué)?？杉皶r(shí)和上級(jí)教育部門，相關(guān)的政府機(jī)構(gòu)建立聯(lián)動(dòng)關(guān)系，也推進(jìn)各個(gè)政務(wù)工作，助學(xué)活動(dòng)開展。

2.分析高職院校的信息化生態(tài)鏈構(gòu)建中存在的阻礙

2.1高職院校對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知程度不高

目前，很多高職院校的信息化檔案建設(shè)工作存在認(rèn)知阻礙，如很多高校將工作重點(diǎn)放在了技術(shù)人才培養(yǎng)，招生，畢業(yè)率等方面。對(duì)信息化建設(shè)的問(wèn)題沒(méi)有精準(zhǔn)的認(rèn)識(shí)，因此信息化檔案的推進(jìn)工作落后，校內(nèi)檔案管理人員工作建設(shè)不積極。

2.2高職院校的檔案信息系統(tǒng)不具體

如今我國(guó)的高職檔案信息化建設(shè)中面臨著原始檔案質(zhì)量和數(shù)量不高的問(wèn)題，這主要是因?yàn)闄n案管理的信息化建設(shè)沒(méi)有形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)際的建設(shè)過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，如信息化檔案建設(shè)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化的體系，內(nèi)部的信息系統(tǒng)錄入的信息較為單一都是姓名、性別和年齡、學(xué)歷等基本資料，無(wú)法結(jié)合學(xué)生的職業(yè)需求和綜合能力予以優(yōu)化，可挖掘的信息資源內(nèi)容不多。

2.3高職院校的檔案信息團(tuán)隊(duì)工作動(dòng)力不足

目前，很多高職院校對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不高，大多信息管理工作為外包、外聘人員兼職或讓內(nèi)部的老師兼職。考慮到信息化檔案建設(shè)是一個(gè)持續(xù)性的工作，若工作人員缺乏責(zé)任心，沒(méi)有專業(yè)的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技術(shù)水平，所管理的檔案工作也會(huì)出現(xiàn)很多漏洞。

3.在信息生態(tài)鏈下做好高職院校的信息化檔案管理的措施建議

以上可知，信息化、現(xiàn)代化的環(huán)境下，我國(guó)的高職院校的信息化工作內(nèi)容較多，為了有效推動(dòng)工作建設(shè)，相關(guān)單位要做好生產(chǎn)管理，結(jié)合實(shí)際院校需求做好檔案信息化管理。

3.1改革現(xiàn)有的檔案館環(huán)境

高職院校的信息化建設(shè)中，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理的工作，學(xué)校的部門領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院負(fù)責(zé)人要轉(zhuǎn)換思想，轉(zhuǎn)變檔案的管理態(tài)度，要積極引進(jìn)現(xiàn)有的信息管理技術(shù)如云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)等;對(duì)學(xué)校的軟件和硬件設(shè)施進(jìn)行升級(jí)、重新配置;與此同時(shí)，檔案管理的輔助人員要更新思想，在理解信息化和檔案信息的融合性的同時(shí)，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案信息管理的全過(guò)程，讓整個(gè)信息化檔案工作落到實(shí)處。

3.2創(chuàng)新檔案的管理模式

目前我國(guó)的高職院校的信息化檔案管理沒(méi)有形成特定的標(biāo)準(zhǔn)，因此可借鑒的內(nèi)容不多。為了保證信息化檔案工作的可行、真實(shí)、有效，相關(guān)單位也要建立科學(xué)的規(guī)范管理制度保證工作及時(shí)執(zhí)行。首先，學(xué)校要建立一套統(tǒng)一、可行、科學(xué)的管理制度，要將信息化建設(shè)的基本工資、責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，保證分工明確;其次要結(jié)合實(shí)際的建設(shè)情況建立基本的生源、教師、院校信息檔案的分類、分級(jí)管理，明確檔案的職責(zé)和任務(wù)，最終加大檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)質(zhì)量。再者要結(jié)合學(xué)校各級(jí)工作進(jìn)行深化，不斷充實(shí)現(xiàn)有的信息化資源內(nèi)容，積極發(fā)揮檔案信息化對(duì)學(xué)校的資源作用和發(fā)展價(jià)值，獲得廣大師生的支持和認(rèn)可。

3.3建立檔案信息化綜合管理平臺(tái)

高職院校的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員要轉(zhuǎn)換管理思路，要結(jié)合學(xué)校的全局發(fā)展角度，結(jié)合學(xué)校的頂層管理內(nèi)容進(jìn)行深化。如學(xué)校要積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，逐步加強(qiáng)檔案信息化管理質(zhì)量，做好檔案技術(shù)管理，獲得新的發(fā)展突破。此外，學(xué)校要積極利用信息資源，和國(guó)家的相關(guān)教育機(jī)構(gòu)，地方政府機(jī)構(gòu)建立信息資源平臺(tái)，結(jié)合國(guó)家的政策需求進(jìn)行及時(shí)的信息互動(dòng)，以此來(lái)發(fā)揮檔案信息化平臺(tái)的時(shí)效性和針對(duì)性。

3.4做好人才培養(yǎng)

高職院校要建立一批穩(wěn)定，有能力、責(zé)任心的檔案隊(duì)伍。首先要加強(qiáng)基礎(chǔ)知識(shí)教育培訓(xùn)，工作人員要認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)院校的建設(shè)價(jià)值和意義，提升管理的責(zé)任心和能動(dòng)性;其次要延展專業(yè)技術(shù)，工作人員要了解檔案信息化建設(shè)的云計(jì)算技術(shù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和通信技術(shù)等，掌握基礎(chǔ)的信息資源安全維護(hù)和運(yùn)維管理技術(shù)，及時(shí)規(guī)避信息泄露、惡意篡改等問(wèn)題。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息技術(shù)、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的融合下，信息生態(tài)鏈為我國(guó)高職院校的檔案管理工作提供了改革動(dòng)力。為了促進(jìn)高職院校的檔案綜合化建設(shè)，建議相關(guān)單位因地制宜，不斷提升內(nèi)部員工的信息化思維和工作意識(shí)，改善檔案室硬件和軟件環(huán)境，進(jìn)而保證檔案信息化工作好又快落實(shí)。

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作者簡(jiǎn)介：焦丹瓊（1965-），女，漢族，北京人，北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院機(jī)電工程學(xué)院，副研究館員，研究方向：檔案管理。