巴合提古麗·葉爾梅亞

摘要：教育局作為一個常設(shè)單位，管理著諸多的文字與電子檔案，因此，檔案的收集與管理就成為其日常工作的重要組成部分。本文主要從建立健全檔案收集與管理制度等四個方面詳細(xì)闡述了提升整體檔案工作質(zhì)量的相關(guān)方法。

關(guān)鍵詞：教育局;檔案;收集;管理

教育局管理著大大小小、數(shù)量較多的學(xué)校，這就注定了檔案部門在收集與管理檔案會遇到諸多復(fù)雜問題?；诖耍覀儜?yīng)當(dāng)以“做好檔案收集與管理工作，方便檔案調(diào)閱”為宗旨，建立健全檔案收集與管理制度，堅持電子與紙質(zhì)版兩手齊抓，配備并完善先進的檔案管理設(shè)備，打造高水平的檔案人才隊伍，從而為提升整體的檔案工作的質(zhì)量奠定厚實的基礎(chǔ)。本文對此展開了一系列研究和探討，僅供參考。

1建立健全檔案收集與管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓。制度就是最好的管理。無論是學(xué)校與教師沒有及時地將相關(guān)資料遞交到局里，還是檔案部門無法做到及時有效地將其收集歸檔并進行科學(xué)的管理，究其原因主要是因為沒有明確且具體的檔案收集與管理制度，進而影響整體的檔案工作?；诖耍胗行д{(diào)動區(qū)域內(nèi)學(xué)校與教師遞交資料的積極性，提高局內(nèi)檔案部門的檔案收集管理水平，就需要組織人員對區(qū)域內(nèi)各學(xué)校以及局內(nèi)檔案工作的具體情況進行全面詳細(xì)的調(diào)查與總結(jié)，并在此基礎(chǔ)上建立健全檔案收集與管理制度。只有擁有了相對健全的制度，才能有效提升檔案收集的完整性與及時性，避免出現(xiàn)工作滯后的現(xiàn)象。當(dāng)然，建立健全檔案收集與管理制度的工作是一項長期且復(fù)雜的任務(wù)，既然是制度，便絕不能只是徒有其表，而應(yīng)當(dāng)深入檔案工作的具體細(xì)節(jié)。當(dāng)制度建立起來之后，最重要的是執(zhí)行，為此，局內(nèi)應(yīng)當(dāng)維持組織召開專門的制度研討會議，為制度的具體運用與執(zhí)行保駕護航，最終提高整體的檔案收集與管理工作的質(zhì)量。

2打造高水平的檔案收集與管理人才隊伍

上文提到：“沒有規(guī)矩，不成方圓”，沒有一個完善的制度，就不會有高質(zhì)量的檔案收集與管理工作。但從另一個角度來說，制度與方法歸根到底是要由人來具體執(zhí)行的，倘若負(fù)責(zé)收集與管理檔案的人員自身的專業(yè)素質(zhì)不夠高，便會對整體的檔案收集與管理工作造成很大的負(fù)面影響，因此，要想提升教育局檔案收集與管理工作的整體質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)綜合采取一系列科學(xué)有效的措施，打造高水平的檔案收集與管理人才隊伍?；诖耍掷飸?yīng)當(dāng)定期邀請檔案專家為相關(guān)工作人員授課，為其闡明檔案收集與管理的必要性和具體方法，從而逐步的使這些工作人員發(fā)自內(nèi)心的認(rèn)同自己的工作，感受到自己工作的意義與價值，學(xué)習(xí)到提升整體工作質(zhì)量的方法，最終激發(fā)其工作積極性與熱情，提升其專業(yè)素養(yǎng)，從而為提升局內(nèi)檔案收集與管理工作的整體質(zhì)量提供強有力的人才支撐。

3優(yōu)化與創(chuàng)新檔案管理

教育局檔案部門管理著豐富的檔案資源，這就注定了對這些檔案進行科學(xué)管理的重要性。要想有效的優(yōu)化與創(chuàng)新檔案資料管理，首先應(yīng)當(dāng)優(yōu)化與創(chuàng)新所收集檔案的類別、類目與內(nèi)容，以“信息化”為切入點，著力推動檔案資源的更新與優(yōu)化。具體來說，檔案資源優(yōu)化工作應(yīng)當(dāng)以“互聯(lián)網(wǎng)”為依托，綜合運用大數(shù)據(jù)、局域網(wǎng)、云計算、白板交互等現(xiàn)代化信息技術(shù)拓寬教育局檔案的存放與管理的形式，優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)，從而為提升局內(nèi)檔案收集與管理整體工作質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

對于傳統(tǒng)的檔案存放來說，大多以紙質(zhì)版為主，而在信息化的時代，檔案的存放有著多種形式，因此，我們應(yīng)當(dāng)充分重視檔案資料的立體化。一方面，可以以為紙質(zhì)檔案配上相應(yīng)的光碟，印上二維碼，從而為每一份紙質(zhì)檔案打上鮮明的標(biāo)簽，方便類目的區(qū)分;另一方面，也應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到，檔案不僅僅能以文字作為載體，而且能以音頻、視頻等作為載體，畢竟，紙張會腐爛，但電子資料不會?；诖?，局里完全可以調(diào)配應(yīng)資金，為重要檔案打造相應(yīng)的音頻與視頻資料，但這并不是說紙質(zhì)版的檔案就沒有其存在的意義，而應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)版與電子版有機結(jié)合，開設(shè)電子檔案室，將局內(nèi)檔案的目錄信息錄入電子系統(tǒng)，并通過電子屏幕公示，方便檔案的調(diào)閱與歸還。最后，需要注意的是，在積極轉(zhuǎn)變思維、與時俱進，開設(shè)電子檔案室的同時，還應(yīng)當(dāng)格外注意把控紙質(zhì)檔案與電子檔案的比例，雖然在信息化飛速發(fā)展的今天，我們應(yīng)當(dāng)推動檔案的電子化，但這并不是說就要完全摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因為紙質(zhì)版有著電子版所代替不了的真實感與客觀性，畢竟，對于檔案管理工作來說，保持檔案的客觀性是十分重要的。這就要求檔案部門應(yīng)當(dāng)在充分調(diào)查與論證的基礎(chǔ)上去優(yōu)化紙質(zhì)與電子檔案的存在比例，不斷優(yōu)化二者結(jié)構(gòu)，從而將其完美融合，有效提升檔案收集與管理工作的質(zhì)量。

4搭建與升級檔案管理設(shè)備

上文提到，檔案部門應(yīng)當(dāng)以自己所處地域和所管理學(xué)校的實際情況出發(fā)，優(yōu)化檔案資源，轉(zhuǎn)變管理理念。而要想有效的優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理模式，除了做好這兩項工作之外，對檔案管理設(shè)備進行升級與優(yōu)化也是必不可少的。因此，檔案部門應(yīng)當(dāng)抓住“設(shè)備”這個基本點，組織專業(yè)人員，劃撥專項資金。升級和完善檔案管理設(shè)備。從某種程度上來說，檔案管理工作離不開先進的設(shè)備;同時，設(shè)備的配備是否到位，設(shè)備的使用是否順利，也能直接反映出檔案部門的管理水平。

首先，局里應(yīng)當(dāng)搭建一套先進的智能監(jiān)控系統(tǒng)與指紋操控系統(tǒng)，從而確保重要和涉密檔案的安全，這是一切檔案管理工作的基礎(chǔ);其次，還需要搭建先進的檔案分類與智能調(diào)閱系統(tǒng)，從而方便局里領(lǐng)導(dǎo)和同事調(diào)閱檔案。盡管引進這些設(shè)備需要花費大量的金錢，但從長遠(yuǎn)來看，其所創(chuàng)造的價值是巨大的，是絕對值得的。畢竟，當(dāng)這些設(shè)備搭建起來之后，檔案的收集與管理便能以先進的設(shè)備為基礎(chǔ)，形成科學(xué)規(guī)范的鏈條，最終有利于做好檔案收集與管理的總體工作。

結(jié)束語

綜上所述，在過往的檔案收集管理過程中暴露出了一系列問題，因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對過往的工作展開詳細(xì)的回顧與總結(jié)，并以此為基礎(chǔ)，從局里的實際情況出發(fā)，制定科學(xué)合理的檔案管理措施，實行責(zé)任分工制，與區(qū)域內(nèi)各個學(xué)校形成有效聯(lián)動，從而確保檔案收集的及時性、準(zhǔn)確性與完整性。除此之外，檔案部門也應(yīng)當(dāng)以既定的制度為依托，懷揣責(zé)任心，將收集上來的檔案進行細(xì)致地分門別類，并進行科學(xué)管理。

參考文獻：

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