陳卓

【摘要】? ? 隨著社會的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術的迅速發(fā)展，使得這種科學技術被逐漸被應用到各行各業(yè)中，為了適應時代的發(fā)展，企業(yè)檔案管理改變了傳統(tǒng)的管理模式，嘗試將信息技術引入到管理之中，不僅推動了電力企業(yè)在檔案管理方面的發(fā)展，還提高了對檔案的管理以及利用的效率，使得企業(yè)獲得的利益有所提升。本文通過在現(xiàn)代信息技術下對企業(yè)檔案管理的影響進行簡單的描述，進而分析企業(yè)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，最后合理的將信息技術應用到企業(yè)檔案管理之中。

【關鍵詞】? ? 現(xiàn)代信息技術? ? 企業(yè)檔案管理? ? 影響? ? 對策

引言：

隨著各種企業(yè)的迅速發(fā)展，企業(yè)管理工作顯得尤為重要，在管理的過程中檔案發(fā)揮著重要的作用，首先企業(yè)的發(fā)展經(jīng)過了漫長的發(fā)展過程，能夠客觀的記錄企業(yè)的發(fā)展歷程，其次，在企業(yè)運營過程中可能會突發(fā)某些重大的事件，可以參考其中的案例來解決當下遇到的困難，最后促進企業(yè)的正常發(fā)展。但是隨著信息技術的廣泛應用使得企業(yè)檔案在一定程度上受到了沖擊。因此要改變傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式，針對現(xiàn)在的發(fā)展時局制定合理的企業(yè)檔案管理方案，保證檔案信息的真實有效，從而促進企業(yè)在市場中能夠占據(jù)一定的地位，獲得更大的效益。

一、企業(yè)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.1缺乏對檔案管理的認識

目前，企業(yè)管理者以及企業(yè)中的相關工作人員對于企業(yè)檔案管理方面的認識的比較淺，并沒有意識到企業(yè)檔案管理的重要性，缺乏創(chuàng)新意識，使得企業(yè)檔案的管理模式依然比較落后，同時企業(yè)為了在市場上能夠更具有競爭力，就會將企業(yè)管理的關注點放在經(jīng)濟的獲利上，從而對于檔案的管理比較疏忽，此外在企業(yè)的內(nèi)部對于檔案管理方面的體系還不完善，嚴重阻礙了管理工作的實施，員工的工作態(tài)度也存在一定的的問題，對檔案沒有深度的了解，對于領導者的能力也存有一定的質(zhì)疑，由于在管理檔案的過程中缺少創(chuàng)新，大部分仍然采用傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式，在實際操作過程中工作的流程比較復雜，員工對此會出現(xiàn)消極怠工的情況，無法激起員工的工作熱情，從而導致企業(yè)整體效益比較低。

1.2管理體系以及設備整體落后

在企業(yè)的發(fā)展過程中，依舊按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，無論是檔案的錄入或者是借出都需要經(jīng)過復雜的工作流程，設備的落后導致工作的難度比較大，工作人員承受的壓力較重，并且隨著信息技術的迅速發(fā)展，對檔案的管理體系提出了更高的要求，但實際上我國對于檔案管理的改革還處于起步的階段，規(guī)范與標準還沒有統(tǒng)一，基礎的設備還未完善，信息無法達到共享與開放的目的，簡言之就是并沒有發(fā)生多大的變化，使得企業(yè)檔案管理體系已經(jīng)無法滿足社會的需求，信息技術也并沒有完全融入到企業(yè)檔案管理中，檔案信息的價值被大大降低，企業(yè)的收益也受到了一定程度的影響。

1.3數(shù)據(jù)信息缺乏共享性

傳統(tǒng)的管理模式下，企業(yè)管理分成各個部門，導致檔案數(shù)據(jù)信息比較分散，沒有形成統(tǒng)一的網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)體系，導致各個部門只能了解到自己內(nèi)部的檔案信息，對于其他部門的檔案信息基本不太了解，在第一時間內(nèi)對于重大事件的數(shù)據(jù)信息分享上無法有效的傳達，數(shù)據(jù)的共享性比較差，導致企業(yè)日常的管理工作無法正常順利進行，同時各個部門都具有自身的獨特性，內(nèi)部的之間缺乏相互溝通，對其他部門傳達信息的積極性較低，各部門缺乏有效具體的數(shù)據(jù)共享，這嚴重阻礙了信息技術的發(fā)展。

二、加強信息技術在企業(yè)檔案管理中的應用

2.1強化管理理念的認識

現(xiàn)代信息的迅猛發(fā)展，給各個企業(yè)都帶來了一定的沖擊與機遇。對于企業(yè)檔案的管理也提供了一定的便捷，強化管理理念是社會發(fā)展的必然要求，不僅能夠有效的促進企業(yè)的生存與發(fā)展，也能夠為企業(yè)提供克服挑戰(zhàn)的依據(jù)，從而為企業(yè)在市場中能夠更加具有競爭能力，其次，檔案工作的正常運營需要進行指引以及各個環(huán)節(jié)的相互配合，只有做到這樣有利于企業(yè)檔案管理一體化的有效實施。隨著互聯(lián)網(wǎng)科學技術的廣泛使用，企業(yè)為了提高在市場上的競爭力，就需要適應時代的需求，合理的將信息技術應用到企業(yè)檔案的管理之中，企業(yè)檔案作為企業(yè)管理的核心，應當加強對其的認識。首先，信息的共享開放使得企業(yè)的生產(chǎn)者擁有更大的自主權(quán)利，能夠打破固有的傳統(tǒng)觀念，將檔案的工作流程加以簡化精確，其次，在日程生活中，管理檔案的工作人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，信息的復雜多樣，企業(yè)檔案也要做到與日俱進，將檔案管理的模式進行一定的創(chuàng)新，保證檔案合理完整的情況下能夠提高其的工作效率與質(zhì)量。最后工作人員可以引入先進技術，有利于完善企業(yè)檔案管理模式，促進企業(yè)獲得更大的效益，能夠在市場上占據(jù)一定的地位。企業(yè)在平時的運營過程中，需要外界的指引加以完善，因此企業(yè)要根據(jù)新時代對企業(yè)的新要求來制定企業(yè)的新思想，在其的引導之下能夠促進工作正常的發(fā)展，之后對于工作人員要加強其傳統(tǒng)管理思想理念的轉(zhuǎn)變，能夠認識到檔案管理在企業(yè)中的重要性，他不僅僅是記錄這著企業(yè)發(fā)展的歷史，他還是在新時代遇到挑戰(zhàn)可以查詢從而提供解決方案的具體依據(jù)，而信息技術的利用能夠在查找或利用時更加方便快捷，利用先進的管理理念，提升檔案的管理地位，不斷完善新時期管理工作，能夠使管理更加規(guī)范準確。

例如：信息化現(xiàn)代技術的發(fā)展，對企業(yè)管理提出了更高的要求，為了使企業(yè)能夠獲得更大的效益，首先需要加強對相關工作人員管理理念的強化工作，管理者應當時刻關注社會信息的動態(tài)，改變傳統(tǒng)的落后的思想觀念，打破固有思維方式的束縛，打造一批能夠滿足社會需求的現(xiàn)代化人才隊伍建設，提高整體素質(zhì)的同時能夠掌握更加熟練的技巧，從而將檔案管理方式以及流程更加便捷，通過利用新的管理理念，根據(jù)不同崗位部門對檔案的要求，培養(yǎng)全方面的管理型人才，加強對他們的培訓，提高他們的專業(yè)能力與技巧，使得管理者能夠適應現(xiàn)代化信息技術下企業(yè)的發(fā)展需求，能夠根據(jù)精確的檔案管理流程合理科學的管理檔案，在日常實際的管理過程中，逐漸改變固有的管理理念，加強對管理模式方法的探索創(chuàng)新，提高企業(yè)的競爭能力。

2.2完善設備管理

隨著社會信息技術的發(fā)展，先進的檔案管理設備能夠順應時代發(fā)展的需求?？萍嫉难杆侔l(fā)展使得信息的來源或渠道錯綜復雜，所傳遞的信息內(nèi)容豐富，樣式多樣，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，信息化社會化的管理模式會使得檔案信息發(fā)生相應的變化，能夠不受時間以及空間的約束，能夠更加方便快捷的查找并利用相關的信息，而現(xiàn)代技術的應用到企業(yè)檔案的管理中，使得檔案管理的模式，方法都得到了一定的更新與完善，更加提高了檔案信息的共享性與時效性，此外，有利于加快一體化現(xiàn)代管理系統(tǒng)的建設，提高檔案信息的真實準確性，提升信息的質(zhì)量。同時還能夠提高檔案管理的水平與質(zhì)量，從而提高企業(yè)工作的效率，因此為了滿足現(xiàn)代化信息建設的需求，必須將企業(yè)的管理與信息技術相結(jié)合，可以引進大量的先進設備，對原有的設備加以完善與更新，其次為了企業(yè)的利益以及今后的長遠發(fā)展還可以引進先進的技術人員對設備進行實時檢查，促進企業(yè)的發(fā)展。

例如：在檔案管理的工作中，首先要對企業(yè)的設備加以完善優(yōu)化，對于紙質(zhì)檔案要加強對其的保存與復印工作，這是就需要對檔案的錄入設備以及復印設備加以完善優(yōu)化，保證其正常的運營，避免造成檔案信息的錯誤以及缺失，其次引進先進的技術人員要對管理人員對現(xiàn)代先進設備的操作加以引導，使其能夠逐漸了解并掌握相關的知識以及具體的操作流程，保證數(shù)據(jù)能夠有效的被保存下來，在操作上也足夠的規(guī)范。最后相關部門可以利用不同的渠道，鼓勵管理人員對于已有設備進行創(chuàng)新，擁有屬于企業(yè)自身獨特的產(chǎn)品以及核心技術。時刻關注社會發(fā)展的動態(tài)能夠及時對設備加以完善優(yōu)化，進而應用到日常生活中，使企業(yè)檔案管理工作能夠順利的開展，打造更為完善的設備，促進企業(yè)逐漸滿足社會的需求。

2.3提高綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

企業(yè)在日常生活中能夠正常運營，需要工作人員的辛勤付出。將現(xiàn)代信息技術引入到企業(yè)檔案管理體系中，能夠使工作人員在意識上有較淺的轉(zhuǎn)變，意識到新時代已經(jīng)到來，傳統(tǒng)的思想管理無法滿足社會的需求，其次，為了能夠不與社會脫節(jié)相關工作人員需要提高自身的技能，由于每個人都能力或多或少存在著一定的差距，因此需要對人員進行能力的劃分，從而負責檔案的不同方面，提高人員的利用率。最后，原有的知識儲備可能無法滿足當代企業(yè)發(fā)展的需求，因此相關員工要學習先進的管理理念，加強對信息化建設的要求，掌握具體的操作流程，從而能夠促進人員素質(zhì)的提升也有利于數(shù)據(jù)信息的真實準確。為了能夠合理的將現(xiàn)代化信息技術融入到企業(yè)檔案管理中，需要加強對管理人員知識與技能的培養(yǎng) 從而提高管理人員管理能力，同時企業(yè)中對于檔案管理的不同部門應當加強相互之間的合作交流，進而對檔案進行分類整理，加強溝通開展業(yè)務工作，勇于創(chuàng)新開拓，利用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行智能化管理，使得查找利用現(xiàn)代化信息更為便捷。

例如：企業(yè)在日常經(jīng)營過程中，要認識到管理人員的重要性，首先，要加強對企業(yè)檔案管理人員的系統(tǒng)性培訓，使其能夠意識到信息時代到來下對于其的要求，從而提高他們的學習積極性與主動性，能夠更深層的學習檔案管理的相關知識，提升他的專業(yè)技能，能夠?qū)ΜF(xiàn)有的管理模式進行創(chuàng)新與精簡，創(chuàng)造出一個更完善的管理系統(tǒng)，同時企業(yè)的發(fā)展狀況實時變化，各個部門對于信息的分享溝通能力比較差，因此，要結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展狀況制定屬于其的管理系統(tǒng)，可以采取到相關專業(yè)的教育機構(gòu)進行培訓，讓他們集中培訓，能夠在內(nèi)部之間形成團結(jié)競爭的良好氛圍，從而引起員工的積極主動性，提高他們的綜合素質(zhì)。此外針對各個部門分散的情況，應當加強各自部門與其他部門的合作交流，各部門可以采取聯(lián)誼或者是聚會的形式來達到信息的共享，從而能夠有效的將企業(yè)不同類別的檔案資料進行完善與整合，提高檔案的利用率，也可以利用現(xiàn)代信息技術構(gòu)建線上的聯(lián)合合作機制，通過聊天軟件來加強各部門之間的溝通交流，完善相關的網(wǎng)絡系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案保存在網(wǎng)上，有效的轉(zhuǎn)化檔案資源，以及優(yōu)化資源的管理，管理者根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)等對于信息要實時更新，改變傳統(tǒng)的思想，開拓創(chuàng)新思維，促進管理工作的有序進行。

三、結(jié)束語

現(xiàn)代信息技術的發(fā)展使得企業(yè)的檔案管理工作受到了一定的沖擊，但同時也帶來了發(fā)展的機遇，從而使企業(yè)能夠在市場上更加具有競爭力。本文通過對檔案管理方面的發(fā)展現(xiàn)狀進行闡述，其次分析了現(xiàn)代信息技術對于檔案的影響，最后根據(jù)帶來的挑戰(zhàn)提出了要強化管理理念，提高工作人員的綜合素養(yǎng)以及完善設備三個方面的措施來解決遇到的挑戰(zhàn)，從而促進企業(yè)檔案管理工作的正常運營，能夠逐漸適應社會的發(fā)展，滿足社會的需求。

參? 考? 文? 獻

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