唐愛玲

摘要：隨著時代的進步，企業(yè)的發(fā)展也十分迅速。檔案管理是企業(yè)管理工作中的一個重要組成部分，對于企業(yè)的管理和發(fā)展有著至關重要的推動作用。隨著我國信息化的逐步普及，企業(yè)檔案管理工作也面臨著諸多機遇和挑戰(zhàn)，必須緊跟潮流，改變傳統(tǒng)的管理模式和方法，采用信息化設備和技術來不斷加強企業(yè)檔案管理工作。這樣才能更好地促進企業(yè)管理工作規(guī)范化，迅速不斷地積累企業(yè)經營和管理經驗，為企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展提供強大支持。

關鍵詞：新形勢;企業(yè)檔案管理;信息化建設

引言

在社會不斷進步、科技不斷發(fā)展的同時，對企業(yè)檔案管理全面性、便捷性、準確性等提出了更高的要求，為了使企業(yè)檔案管理工作擁有更高的質量和效率，保證企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展，企業(yè)必須轉變檔案管理思路，提升檔案管理信息化建設速度，保證企業(yè)健康發(fā)展。在新形勢下，提升企業(yè)檔案管理信息化程度是企業(yè)優(yōu)化檔案管理工作的重要途徑，也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。

1企業(yè)檔案管理信息化建設現狀

1.1信息化管理意識薄弱

信息化管理已成為當今社會的發(fā)展趨勢，信息化管理的優(yōu)勢也為大多數人所認同，但在現實中，將信息化管理應用于工作實際的觀念仍然十分薄弱。企業(yè)管理人員乃至具體工作人員，還只是停留在電腦錄入、傳輸等最簡單的信息化階段，系統(tǒng)性、全局性的信息化檔案管理觀念尚未樹立，檔案信息化工作也就未得到足夠重視。這大大影響了國有企業(yè)對檔案信息化建設的資金投入和推廣應用，檔案信息化建設應有功能沒有得到充分發(fā)揮。

1.2缺乏企業(yè)檔案管理信息化建設技術

從企業(yè)檔案管理信息化建設來講，因為缺少相關的技術導致無法有效提升檔案管理效率。企業(yè)應該將其作為一個重要的努力方向，在實現檔案管理信息化的過程中，需要充分利用當前先進的科學技術，很多企業(yè)因為相關的硬件以及人員缺乏，阻礙了企業(yè)檔案管理信息化進程。另外，企業(yè)實現檔案管理信息化還依賴于企業(yè)信息化建設。

1.3專業(yè)技術人才缺乏

檔案信息化建設歸根到底要“以人為本”，發(fā)揮人的主導作用。而由于檔案管理不能直接創(chuàng)造經濟效益，在一些國有企業(yè)中，人員配備老年化或邊緣化，有的企業(yè)檔案室成了“養(yǎng)老室”。檔案管理專業(yè)人員較為缺乏，一些管理人員水平較差，不具備應有的檔案專業(yè)知識、計算機知識和網絡知識，不了解信息化操作流程，有些管理人員甚至未經過專業(yè)培訓就上崗，對于檔案管理多靠自行摸索、前任傳授、積累經驗等，極易產生不規(guī)范的行為，對檔案信息化建設造成了巨大的障礙。

2企業(yè)檔案管理信息化建設優(yōu)化措施

2.1提升檔案管理意識

檔案管理人員的自身素質很大程度上能夠決定企業(yè)檔案管理信息化建設工作的成效。所以，企業(yè)應該努力建設一批有職業(yè)道德、有技術能力、有創(chuàng)新能力的檔案管理人才隊伍。首先，要提升檔案管理人員的職業(yè)道德水平和責任意識。其次，需要根據實際工作對檔案管理人員開展信息化建設培訓，從而使他們的專業(yè)知識和實踐能力得到提升。最后，需要加強檔案管理人員的計算機能力，保證他們能夠熟練掌握相關的辦公軟件。想要實現檔案管理信息化，除了需要對人才隊伍建設進行加強外，還需要對相關人員的檔案管理意識進行加強，使他們對檔案管理工作進行充分重視的同時，努力提升自身的檔案管理能力，利用企業(yè)內部人員的協(xié)同合作使企業(yè)檔案管理信息化建設的速度和質量進一步提升。

2.2強化相關的技術指導工作

企業(yè)檔案管理信息化建設離不開信息技術指導的有力支持。想要保證信息指導工作得到有效落實，首先需要明確能夠提升企業(yè)檔案管理信息化程度的技術，只有樹立正確的目標才能為實際工作提供有效指導。其次技術指導應該由專業(yè)的人員進行，對檔案管理人員開展相關的硬件設備和軟件設備培訓，從而保證檔案管理信息化建設工作得到有效開展，提升企業(yè)檔案管理信息化建設速度。

2.3培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才

在檔案信息化建設的過程中，需要大量的復合型人才，不僅要求其有扎實的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，還要熟練操作計算機技術，另外，還需要具備較強的英文閱讀水平和翻譯能力以及現代管理能力等。在培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才的過程中，企業(yè)一方面要引進具有計算機、管理能力和較強英文水平的高校人才來充實檔案管理團隊，還要定期、不定期對其進行專門的培訓，并開展各種類型的檢驗活動，才能使得企業(yè)的用人制度越來越規(guī)范。另外，為了真正培養(yǎng)有才能的檔案信息化人才，還需要建立健全企業(yè)的人才評價機制和競爭機制。

2.4建立檔案信息化管理系統(tǒng)

企業(yè)在檔案管理信息化建設過程中，需要重點加強檔案信息化管理系統(tǒng)，具體主要包括兩方面內容：其一，提高檔案管理效率：在檔案管理過程中，檔案信息化管理成為提高其管理的重要保障。企業(yè)要根據檔案管理的需要，結合企業(yè)當前具體實際情況，深入分析具體業(yè)務流程，結合企業(yè)的行業(yè)特點，要有針對性地設計檔案信息管理系統(tǒng)，將相關檔案信息納入檔案信息管理系統(tǒng)當中，實現檔案的信息化管理目標。其二，完善文件信息管理系統(tǒng)：實現藏紙質檔案信息化，通過掃描、影像等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化檔案，建立電子檔案管理系統(tǒng)。針對當前這個系統(tǒng)而言，能夠兼容不同文件格式的存在，兼容企業(yè)使用的各類軟件。通過當前管理信息化建設，有助于提高企業(yè)檔案管理水平，使得檔案管理效率得到提升，促進企業(yè)的長足發(fā)展。

結語

企業(yè)檔案管理界的各派觀點值得每個檔案管理工作者認真思考，充分認識檔案管理信息化的價值與面對的問題。筆者經過思考認為檔案管理施行信息化有諸多優(yōu)勢和意義。在工作實踐中，需要檔案管理從業(yè)者根據企業(yè)不同情況，趨利避害、因勢利導開展信息化工作，避免一些因信息化帶來的問題，同時積極放大信息化的優(yōu)勢和能量，探索出適合自身企業(yè)需要的檔案管理信息化創(chuàng)新工作方法。

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