張麗

【關(guān)鍵詞】電子檔案;歸檔;管理;利用

【中圖分類號】G276;F272 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）07-0174-03

1 電子文件歸檔

隨著文件越來越多，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理弊端逐漸顯現(xiàn)，紙質(zhì)檔案管理不僅占用空間大，文件種類繁雜，還不利于查找，容易丟失、損壞。隨著科技的進步，電子檔案應運而生。電子文件的有效整理、歸檔可以提高電子檔案的利用率。電子歸檔是指將人們生產(chǎn)的具有保存和借鑒價值并且系統(tǒng)已經(jīng)存錄的文件向權(quán)限部門提交的過程。根據(jù)這些年總結(jié)的實際經(jīng)驗來看，電子文件歸檔必須做好歸檔接口和“四性”檢測，這是電子文件歸檔時重點檢測工作。

1.1 歸檔接口

歸檔接口作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的接口，主要目的是保證電子檔案在歸檔時具備真實性、完整性、安全性及可用性。常規(guī)的歸檔接口不能滿足電子檔案信息管理要求，因為常規(guī)的接口不能檢測數(shù)據(jù)是否正常，因此，在歸檔接口中應該加入“四性”檢測[1]。以中間庫為例，電子檔案的歸檔系統(tǒng)將數(shù)據(jù)傳送到中間庫時接口應該立即采集中間庫的數(shù)據(jù)，并對中間庫數(shù)據(jù)進行真實性、完整性、安全性和可用性檢測，及時反饋檢測結(jié)果，進行回寫，最后按系統(tǒng)要求將歸檔文件存儲于中間庫，對于信息采集失敗的數(shù)據(jù)也要直接反饋，重新歸檔。

1.2 “四性”檢測

在進行電子文件歸檔時，為了保證后續(xù)對電子檔案的有效管理和利用，一定要對“四性”進行檢測?！八男浴笔侵鸽娮游募n案的安全性、完整性、真實性及可用性。

1.2.1 真實性檢測

電子文件檔案歸檔時首先要進行真實性檢測，真實性檢測包含固化信息檢測、數(shù)字摘要檢測、元數(shù)據(jù)檢測、電子屬性檢測、信息包檢測[2]。一般情況下，固化信息檢測和數(shù)字摘要檢測采用MD5算法檢測數(shù)據(jù)是否有效;元數(shù)據(jù)檢測主要檢測數(shù)據(jù)的類型與長度、格式等是否符合規(guī)定要求。電子文件中所記錄的檔案真實性也是檢查的要點，重點是檢查元數(shù)據(jù)和歸檔文件數(shù)據(jù)是否有關(guān)聯(lián);還有電子檔案所記錄的存儲位置是否與實際的元數(shù)據(jù)存儲位置一致;電子屬性檢測就是元數(shù)據(jù)中所記錄的屬性信息是否和電子檔案中記錄的屬性信息一致;信息包檢測就是用XML封裝與MD5算法來檢測對比電子文件和原始記錄中的文件名稱、大小、數(shù)字摘要值是否一致。

1.2.2 完整性檢測

電子文件檔案歸檔時要進行完整性檢測，完整性檢測包含數(shù)據(jù)總量檢測、元數(shù)據(jù)完整性檢測、電子文件內(nèi)容完整性檢測及電子文件歸檔信息完整性檢測。其中，數(shù)據(jù)總量檢測指歸檔文件中數(shù)據(jù)的數(shù)量和大小是否完整無遺漏;元數(shù)據(jù)完整性檢測就是檢測電子歸檔文件中的數(shù)目編號是否編寫齊全;電子文件內(nèi)容完整性檢測就是檢測文件中的內(nèi)容是否真實、完整;電子文件歸檔信息完整性檢測就是由系統(tǒng)來檢測歸檔信息中的文件數(shù)據(jù)、數(shù)量、大小與人工檢測的結(jié)果是否一致。

1.2.3 可用性檢測

電子文件檔案歸檔時還需要進行可用性檢測，可用性檢測包含元數(shù)據(jù)可用性檢測、目錄可用性檢測、內(nèi)容可用性檢測、信息包可用性檢測、電子檔案軟硬件環(huán)境檢測。元數(shù)據(jù)可用性檢測、目錄可用性檢測是指對于電子檔案中的數(shù)據(jù)存放信息能夠正常解析、讀取;內(nèi)容可用性檢測是指歸檔文件中的文件是否可以正常打開應用;信息包可用性檢測主要是檢測歸檔文件中是否有加密、壓縮、不符合要求的文件格式;電子檔案軟硬件環(huán)境檢測就是檢測歸檔文件中的軟硬件環(huán)境是否符合要求。

1.2.4 安全性檢測

電子文件檔案歸檔時最重要的是進行安全性檢測，安全是電子檔案的第一條防線。電子檔案安全性檢測包含信息包安全檢測、歸檔載體安全性檢測及歸檔過程安全性檢測。信息包安全檢測主要是檢測檔案是否感染病毒;歸檔載體安全檢測主要是檢測是否有非歸檔文檔及讀寫的速度、外觀、質(zhì)量;歸檔過程安全性檢測顧名思義就是檢測電子檔案在歸檔過程中是否安全。

2 電子檔案管理

隨著科技的進步，電子檔案的種類、數(shù)量急劇增加，因此對于日常電子檔案的有效管理將成為檔案管理工作的難點。電子檔案管理就是對需要歸檔的原始文件進行保管，而電子文件的保管是長期的。根據(jù)實際情況及現(xiàn)在的環(huán)境電子檔案管理一定要按照要求做好數(shù)據(jù)的有效、安全存儲，保證“四性”檢測等保管重點。

2.1 檔案存儲

不同的電子檔案所需要的存儲方式不同，根據(jù)電子檔案的特性，電子檔案保管要注意選擇合適的存儲方式，保障電子檔案的安全。當然，合適的存儲方式有助于保障電子檔案的“四性”要求?，F(xiàn)階段，不同時期、不同作用對于電子檔案的存儲要求也不同。例如：經(jīng)常調(diào)用的文件需要經(jīng)常交換儲存、在線收集，因此常用文件需要使用在線存儲的方式[3]。而一些不經(jīng)常被調(diào)取且原文件有備份的文件，需要采用離線存儲的方式。電子檔案的存儲不單指一份檔案，還包含原始數(shù)據(jù)、配置數(shù)據(jù)、日常收集實驗數(shù)據(jù)，包括電子檔案管理的系統(tǒng)都要一并存儲。在進行電子檔案存儲時，應該將原始電子檔案中的文件、表格數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為PDF，音頻轉(zhuǎn)換為MP3，視頻轉(zhuǎn)換為MP4的方式來進行有效的長期保存，實在不能轉(zhuǎn)換格式的，應該掃描成以JPEG、PEG等圖片文件格式進行有效存儲。當然，以上格式轉(zhuǎn)換必須在不改變原數(shù)據(jù)文件的情況下進行，必須保證數(shù)據(jù)的真實性。在文件存儲過程中，要實現(xiàn)“三庫分離”。所謂“三庫”指的是長期保存庫、管理庫、利用庫。長期保存庫主要保存一些需要長期封存的電子檔案，將這些檔案進行封裝包，因此長期保存庫是獨立于電子檔案管理系統(tǒng)的。管理庫主要是服務(wù)檔案管理者，服務(wù)于檔案管理者對于檔案的檢測、鑒定、審計、統(tǒng)計、檢索、銷毀等業(yè)務(wù)工作。利用庫就是利用檔案的屬性，對于需要具有共享屬性、開放性屬性的檔案進行多元利用。

2.2 “四性”檢測

電子檔案在長期保存中需要進行定期或不定期檢測，這就需要制定一系列方案。日常的電子檔案檢測主要是對電子檔案的封裝、原數(shù)據(jù)、存儲路徑、存儲方式、各項指標等進行定期或不定期檢測[4]。電子檔案的檢測時效受存儲環(huán)境的影響，例如，系統(tǒng)是否進行更新、數(shù)據(jù)是否遷移、格式是否轉(zhuǎn)換等因素都會影響電子檔案的檢測時效。在系統(tǒng)未更新、數(shù)據(jù)未發(fā)生遷移、格式?jīng)]有轉(zhuǎn)化、不影響電子檔案元數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)內(nèi)容的情況下，只對電子檔案的固化信息部門進行檢測。反之，在系統(tǒng)發(fā)生更改、數(shù)據(jù)發(fā)生轉(zhuǎn)移或格式發(fā)生轉(zhuǎn)化的情況下，就會影響電子檔案的元數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)內(nèi)容，這種情況需要進行全面的檢測。全面檢測內(nèi)容較多，如長期保存封裝包、元數(shù)據(jù)、原內(nèi)容等都需要進行系統(tǒng)的檢測。

電子檔案在存儲過程中，一旦涉及借用、遷移、格式的轉(zhuǎn)換、備份、出庫等，都應該有詳細的記錄并且存放于電子檔案的長期保存庫中，存儲中這些數(shù)據(jù)還應該補充到電子檔案的原始數(shù)據(jù)中。

3 電子檔案利用

不管是電子檔案還是檔案信息管理，其服務(wù)宗旨都是為了使資源得到有效利用，充分發(fā)揮價值，為人們生活、企業(yè)發(fā)展、社會進步貢獻力量。隨著社會的進步與發(fā)展，我們已經(jīng)邁入數(shù)字化時代，電子檔案的數(shù)量在日益增加，并且還會源源不斷地增添電子數(shù)據(jù)，同時，人們對于電子檔案的利用需求越帶越大。因此，檔案管理不能限于傳統(tǒng)的檔案存放、檔案調(diào)取、檔案借閱等形式，要緊跟時代潮流，樹立新思維，合理運用現(xiàn)在龐大且成熟的信息技術(shù)和資源，挖掘利用有價值的檔案，為社會發(fā)展添磚加瓦，使檔案管理部門更好地服務(wù)企業(yè)、社會、國家的發(fā)展。

3.1 運用大數(shù)據(jù)，助力業(yè)務(wù)拓展

隨著社會的不斷進步與發(fā)展，大數(shù)據(jù)在很多行業(yè)都受到廣泛關(guān)注。與此同時，檔案部門擁有龐大的數(shù)據(jù)資源，可以利用大數(shù)據(jù)對這些檔案進行挖掘、分析，挑選出有價值的方案。同時，為了保證數(shù)據(jù)的準確率和利用率，檔案管理部門可以和信息技術(shù)部門合作，形成檔案信息管理數(shù)據(jù)池，從中進行檔案數(shù)據(jù)整合。國內(nèi)一知名公司的檔案管理與檔案分析利用工作走在時代前沿，該公司將檔案部門與信息技術(shù)部門整合，以客戶檔案作為數(shù)據(jù)池，通過現(xiàn)代科技及大數(shù)據(jù)分析，對客戶形成完美的生命周期圖，以流程圖的方式對客戶進行畫像，并且對客戶進行全方位、多方面的評級，然后將客戶信息送至企業(yè)業(yè)務(wù)前端，助力前端開發(fā)和維護客戶，形成一個完善的流程。另外，該公司通過大數(shù)據(jù)分析，將客戶所需推送到客戶面前，從各個方面分析客戶，為客戶帶來利益，增加客戶黏性。因此，該公司的檔案管理工作發(fā)揮了最大作用，助力企業(yè)的發(fā)展與進步。

3.2 利用人工智能，協(xié)助風險管控

隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展及科技的進步，我們已經(jīng)實現(xiàn)了人臉識別技術(shù)。人臉識別是基于對人類面部的一種生物識別技術(shù)，可用于對人員身份的確認，也可實現(xiàn)信息智能預警，還可以輔助企業(yè)和國家進行合規(guī)把控。隨著時代的發(fā)展，我們將一個人的面部特征、照片或者身份信息等作為素材存入索引庫，然后將這些信息在素材索引庫與其他片段、畫面進行處理，還可以與素材索引庫中的聲音等資料進行比對，找到含有該面部特征或者畫面的信息，便可在眾多信息中找到特定的人物信息。國內(nèi)一些大型企業(yè)采集了公司內(nèi)部員工及客戶的人臉信息，一方面，可以通過這些信息在數(shù)據(jù)庫進行匹配對比，用于企業(yè)內(nèi)部開展的專題或編研等工作;另一方面，可以通過特定的信息比對客戶身份，有效地對一些事務(wù)進行把控，減少企業(yè)風險。

3.3 應用自然語義分析，實現(xiàn)智能檢索

我們在系統(tǒng)中進行查詢時，經(jīng)常會出現(xiàn)因為題名不規(guī)范或者表達意思有誤而出現(xiàn)檢索失效的情況，但是通過電子檔案管理進行自然語義分析可以提高檢索的準確率和查全率，提高用戶體驗。通過最新研發(fā)的檢索技術(shù)，現(xiàn)在可以實現(xiàn)對3種以上數(shù)據(jù)源進行數(shù)據(jù)抓取，再通過自然語義索引，形成有分類的索引目錄，最后將索引庫建立完成以便在索引時使用。同時，還可以建立同義詞庫，實現(xiàn)自主索引。例如，檢索金融行業(yè)融資方面的內(nèi)容時，輸入“融資”“融券”“兩融”等任意一個關(guān)鍵詞，我們都可以檢索到與融資有關(guān)的信息，保證檢索的準確率和查全率。

4 結(jié)語

綜上所述，根據(jù)時代發(fā)展需求，加強電子檔案的歸檔和管理是社會的訴求，同時，完善電子檔案管理也有助于推動時代發(fā)展，但是根據(jù)我國電子檔案管理現(xiàn)狀，我們在電子檔案歸檔和管理方面依然有很多不足之處，需要我們繼續(xù)發(fā)掘。因此，不論是對企業(yè)、單位還是國家，我們都應該樹立起現(xiàn)代管理思維，積極推動電子檔案管理事業(yè)繼續(xù)發(fā)展，并通過電子檔案管理的發(fā)展反哺社會，使社會能夠更好地進步。

參 考 文 獻

[1]李從衛(wèi)，傅艷華.企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理問題及對策研究[J].機電兵船檔案，2020（1）：73-75.

[2]陳小冬.企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理工作探究[J].信息周刊，2020（3）：204.

[3]張強.企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理工作探究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（29）：23-24.

[4]張彥.建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建路徑研究[J].西北電建，2019（4）：15-16.