劉希娟

摘 要：國(guó)有企業(yè)想要更好的發(fā)展，開(kāi)展高效的人事檔案管理工作尤為重要，以此提升職工信息管理力度，促使員工在企業(yè)發(fā)展中價(jià)值最大化。國(guó)企應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案管理模式，逐漸向著電子化的方向發(fā)展。基于此，本文通過(guò)對(duì)人事檔案電子化管理優(yōu)勢(shì)的介紹，進(jìn)而闡述了國(guó)企人事檔案電子化管理中常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并制定出相應(yīng)的防范措施，為進(jìn)一步提升國(guó)企人事檔案電子化管理提供重要幫助。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);人事檔案;電子化管理;風(fēng)險(xiǎn)

人事檔案管理工作開(kāi)展得好壞，直接關(guān)系到企業(yè)自身發(fā)展情況，開(kāi)展高效的檔案管理工作，能夠促進(jìn)國(guó)企向著更加良好的方向發(fā)展。這一背景下，國(guó)企為了更好地開(kāi)人事檔案管理工作，紛紛引入了信息化手段，以促進(jìn)人事檔案電子化管理方向轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變有效提升了整個(gè)工作的質(zhì)量與效率。但通過(guò)大量實(shí)踐表明，開(kāi)展電子化人事檔案管理時(shí)，很可能出現(xiàn)一些風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致整個(gè)工作并未體現(xiàn)出最大的價(jià)值，在一定程度上制約了國(guó)企的發(fā)展。所以，國(guó)企需要針對(duì)人事檔案電子化管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，制定出相應(yīng)的防范措施，降低各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率，為國(guó)企更好的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

一、人事檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)

以往階段，企業(yè)開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，通常以人員手工與紙質(zhì)管理模式為主，管理效果較差，不利于企業(yè)對(duì)人事檔案的使用，在一定程度上干擾企業(yè)正常運(yùn)行，而人事檔案電子化管理的出現(xiàn)，則有效改善的這一情況，具體來(lái)說(shuō)，主要體現(xiàn)在下述四個(gè)方面：

1.易于分類(lèi)

對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，人員數(shù)量較多，人事檔案信息較為龐大，其中涉及很多方面的信息，如人員姓名、聯(lián)系方式、薪酬待遇、以往工作經(jīng)驗(yàn)、所處崗位等，對(duì)于這些檔案來(lái)說(shuō)，需要分門(mén)別類(lèi)地管理，只有這樣，才會(huì)使檔案發(fā)揮出最大的作用。以往階段，通過(guò)人員手工管理時(shí)，由于檔案信息龐大，導(dǎo)致管理人員難以準(zhǔn)確掌握檔案的真實(shí)情況，影響檔案的分類(lèi)，使檔案雜亂無(wú)章的堆放到一起。而應(yīng)用信息化管理手段時(shí)，會(huì)有專(zhuān)業(yè)的軟件設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺(tái)。整個(gè)平臺(tái)由多個(gè)功能模塊構(gòu)成，其中包括分類(lèi)功能，將人事資料導(dǎo)入到該平臺(tái)后，只需要簡(jiǎn)單點(diǎn)擊“分類(lèi)功能”，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)對(duì)人事資料予以分析，根據(jù)分析結(jié)果，結(jié)合前期設(shè)置的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將人事資料劃分到相應(yīng)類(lèi)型當(dāng)中，操作簡(jiǎn)單，無(wú)需人員過(guò)度參與，使得人事檔案分類(lèi)更加科學(xué)、合理。

2.儲(chǔ)存量較多

紙質(zhì)管理模式是在獲取職工信息后，書(shū)寫(xiě)到紙張上，通過(guò)對(duì)紙張的保管，以達(dá)到人事檔案管理的目的。對(duì)于這一管理模式來(lái)說(shuō)，所用的紙張具有邊界，只能在邊界范圍內(nèi)書(shū)寫(xiě)，因而存儲(chǔ)的信息量并不是很大，若對(duì)大量人事檔案進(jìn)行管理，則需要采用很多紙張，為管理工作帶來(lái)麻煩。以A4紙為例，尺寸為210×397mm，而人正常寫(xiě)字時(shí)，1cm2約為1個(gè)字，也就是說(shuō)，在一張A4紙上僅可書(shū)寫(xiě)600字左右，字符較小一些，書(shū)寫(xiě)字?jǐn)?shù)可增加一些，但相對(duì)于龐大的人事檔案信息來(lái)說(shuō)，這些字?jǐn)?shù)依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后，則可改善這一問(wèn)題，大大提升信息的存儲(chǔ)量。在電子化管理模式當(dāng)中，以計(jì)算機(jī)硬盤(pán)為主要的存儲(chǔ)場(chǎng)所。對(duì)于硬盤(pán)的存儲(chǔ)空間來(lái)說(shuō)，是虛擬存在的，無(wú)須將信息記錄到實(shí)物上，因而存儲(chǔ)量非常高。目前，在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域內(nèi)，硬盤(pán)容量最高已達(dá)10T以上，日常常用的硬盤(pán)容量也有數(shù)百G，能夠存儲(chǔ)數(shù)億的文字、數(shù)字信息，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于以往的紙質(zhì)存儲(chǔ)模式。

3.應(yīng)用方便

對(duì)于以往的紙質(zhì)管理模式來(lái)說(shuō)，將人事檔案記錄到紙張之后，會(huì)將其放置到相應(yīng)的位置存儲(chǔ)，在需要使用檔案信息時(shí)，由管理人員從龐大的資料當(dāng)中尋找出來(lái)。這樣需要消耗很長(zhǎng)的時(shí)間，導(dǎo)致檔案信息的應(yīng)用并不是很方便。而采用電子化管理模式后，則可有效改變這一問(wèn)題。該管理模式當(dāng)中，主要通過(guò)計(jì)算機(jī)完成信息錄入、存儲(chǔ)以及提取等工作，只需要在電腦管理系統(tǒng)內(nèi)，錄入所需要查找的關(guān)鍵詞，計(jì)算機(jī)可以在較短的時(shí)間內(nèi)將所有與該關(guān)鍵詞相關(guān)的信息提取出來(lái)，并展示在用戶(hù)眼前，用戶(hù)只需要根據(jù)具體需求，選擇出最終的檔案信息即可。同時(shí)，在信息檢索時(shí)，錄入的關(guān)鍵詞越多、越準(zhǔn)確，所檢索出來(lái)的檔案信息也會(huì)越少，進(jìn)而對(duì)人事檔案的應(yīng)用提供了方便。

4.提升工作效率

對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式來(lái)說(shuō)，主要是人員管理為主，任何工作的開(kāi)展，均需要由人員完成，如由人員抄錄信息，由人員查找信息等，而人的精力與時(shí)間有限，不僅會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，而且工作效率也不是很高，導(dǎo)致整個(gè)工作效率有待提升。同時(shí)，對(duì)紙張存儲(chǔ)時(shí)，很容易受到外界因素的影響而破壞，如放置到潮濕環(huán)境當(dāng)中，會(huì)加快紙張的腐爛速度，還會(huì)使紙張上的文字變得模糊;若存儲(chǔ)場(chǎng)所出現(xiàn)火災(zāi)，將會(huì)導(dǎo)致資料內(nèi)容完全消失等。受到這些因素的影響，使企業(yè)無(wú)法有效對(duì)檔案資料進(jìn)行應(yīng)用。而應(yīng)用電子化管理模式時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)代替了人員，無(wú)需人工抄錄信息等工作，人員只需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，即可在最短的時(shí)間內(nèi)，完成整個(gè)人事檔案管理工作，大大提升了該項(xiàng)工作的效率。同時(shí)，信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)硬盤(pán)當(dāng)中，不會(huì)受到潮濕、火災(zāi)等因素的影響，即便硬盤(pán)損壞，也可通過(guò)相關(guān)技術(shù)將其修復(fù)，提升了檔案信息的安全性。此外，電子化管理無(wú)需采用紙張，具有一定的環(huán)保作用，有利于社會(huì)可持續(xù)發(fā)展。

二、國(guó)有企業(yè)人事檔案電子化管理常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)

雖然，相對(duì)于傳統(tǒng)人事檔案管理模式來(lái)說(shuō)，電子化管理模式具有較多的優(yōu)勢(shì)，但通過(guò)大量實(shí)踐表明，電子化管理依然會(huì)出現(xiàn)一定的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致檔案信息損壞，或者是被不法分子所竊取，不僅對(duì)職工個(gè)人生活與經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)帶來(lái)一定隱患，同時(shí)還會(huì)威脅到國(guó)有企業(yè)的發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，國(guó)企人事檔案電子化管理中常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)包括下述幾個(gè)方面：

1.物理網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)

在電子化管理模式當(dāng)中，需要應(yīng)用很多物理硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、硬盤(pán)、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)等，這些硬件設(shè)施性能的好壞，直接關(guān)系到檔案管理的效果。然而在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，這些硬件設(shè)施很可能受到一些因素的影響而損壞，進(jìn)而影響在電子化管理中的作用。具體來(lái)說(shuō)，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場(chǎng)所，一些自然事件很可能對(duì)計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施造成損壞，如在雷雨天氣下，計(jì)算機(jī)未做好避雷措施，由于在短時(shí)間內(nèi)電壓迅速上升，會(huì)將計(jì)算機(jī)芯片燒壞;在地震、暴風(fēng)等天災(zāi)情況下，也可使硬件設(shè)施產(chǎn)生損壞，嚴(yán)重情況下，甚至?xí)霈F(xiàn)毀滅性的破壞。二是人員方面。開(kāi)展電子化人事檔案管理工作時(shí)，雖然無(wú)需人員直接參與進(jìn)來(lái)，但是計(jì)算機(jī)的操作依然由人員完成，若人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)不了解，或是未能正確操作計(jì)算機(jī)，也會(huì)帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。如操作人員隨意斷電，可能會(huì)損壞內(nèi)存、硬盤(pán)、電源等原件，對(duì)資料造成破壞。