哈斯圖雅

◆摘? 要：隨著社會經(jīng)濟和科技水平的快速發(fā)展，人們的生活進入了信息時代，檔案的信息化逐漸成為了檔案管理發(fā)展的必然趨勢。針對該現(xiàn)象，本文從檔案信息化建設(shè)的意義、檔案信息化建設(shè)中存在的問題以及存進檔案信息化建設(shè)的相關(guān)策略幾個方面論述了檔案信息化建設(shè)的未來趨勢以及開展檔案信息化建設(shè)需要注意的部分問題。

◆關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化建設(shè);機遇;挑戰(zhàn)

在新時代背景下，云計算、無線移動互聯(lián)、大數(shù)據(jù)等新興信息技術(shù)逐漸普及，為開展檔案管理信息化建設(shè)構(gòu)建了良好的基礎(chǔ)。同樣，隨著人們對于信息安全以及信息價值的重視，越來越多的人開始倡導(dǎo)傳統(tǒng)檔案信息管理向檔案信息化管理的轉(zhuǎn)型。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)其實就是在國家檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)下，將傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代化信息檔案管理模式轉(zhuǎn)型的過程。檔案是整個社會綜合信息的重要載體，檔案信息化的建設(shè)對于促進社會信息化的建設(shè)有著十分積極的作用，可以促進檔案的現(xiàn)代化管理，不僅可以促進相關(guān)部門的工作效率，同時也是促進信息化社會構(gòu)建的重要動力。

二、檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.相關(guān)工作人員的專業(yè)化水平較低。

隨著檔案信息化的全面推進，對于工作人員的思想素質(zhì)、專業(yè)能力以及寫作水平的要求都在逐漸提高。當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的工作任務(wù)繁多、工作量巨大，但是由于信息化建設(shè)所需的技術(shù)性人才的短缺以及檔案管理工作不高的薪資水平，讓檔案信息化建設(shè)工作很難快速招賢納士，也就出現(xiàn)了檔案管理人員高齡化的現(xiàn)象。因此，提升檔案信息化建設(shè)工作人員的專業(yè)能力以及相關(guān)技能培訓(xùn)十分重要。

2.資金需求量大

檔案信息化建設(shè)是以計算機等科技設(shè)備為基礎(chǔ)的，也就需要大量的資金投入。同時電子設(shè)備的組成部件較為精密，需要定期的保養(yǎng)和維修，同時需要對相關(guān)設(shè)備進行定期更新，這些環(huán)節(jié)對于很多單位來說都是一種經(jīng)濟制約，也就直接導(dǎo)致了很多單位難以開展檔案管理信息化的建設(shè)。

三、推動檔案信息化建設(shè)發(fā)展的相關(guān)策略

1.制定完善規(guī)章制度。

在開展檔案信息化建設(shè)的每個步驟中，都應(yīng)該嚴(yán)格按照制度標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，利用嚴(yán)格的制度約束相關(guān)工作人員的行為和態(tài)度，從而保證檔案信息化建設(shè)的每一步都是制度先行、順利開展。因此，嚴(yán)格依照規(guī)章制度進行處罰，從而減少檔案信息化過程中因工作失誤而導(dǎo)致信息化進程停滯不前的情況。

2.加強對檔案信息化建設(shè)的人才培養(yǎng)。

專業(yè)化水平及思想素質(zhì)較高的高素質(zhì)人才對于檔案信息化的建設(shè)工作具有決定性的作用。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的不斷更新，信息化技術(shù)也是一直在進步。因此對于檔案管理的工作人員也要進行定期的培訓(xùn)，提升在職檔案管理工作人員的管理學(xué)知識、檔案學(xué)知識以及計算機操作知識和技能，從而促進綜合型人才的培養(yǎng)和發(fā)展。

3.選擇性的進行檔案信息化。

檔案關(guān)一般存儲的資料種類豐富且總量較大，將檔案館內(nèi)所有的檔案信息全部進行信息化存儲不僅工作難度高、工作量大，而且對于資金和時間也是一種巨大的考驗。因此，在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)以“珍稀檔案、重點檔案”優(yōu)先的策略，將存儲信息價值較高、信息利用率高、檔案翻找頻率較高的檔案進行優(yōu)先數(shù)字化，從而促進信息化的實際效率。

4.綜合考慮信息化掃描系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置。

掃描系統(tǒng)是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案的核心工具，但文件的清晰度以及存儲特點有所區(qū)別，需要對掃描系統(tǒng)的參數(shù)和分辨率。參數(shù)越為精確、分辨率越高，錄入到信息系統(tǒng)中檔案的清晰度越高、還原效果越好。因此，在實際工作中，可以根據(jù)檔案中保存信息的種類、價值、特點以及輸出文件的可讀性、打印質(zhì)量、閱讀效果等各方面因素對掃描系統(tǒng)的參數(shù)進行適當(dāng)調(diào)整。

5.做好檔案數(shù)字化的全程監(jiān)督和控制。

（1）信息化前的檔案整理。在開始檔案信息化之前，將檔案進行歸納、整理、排序，對于損壞檔案進行提早修整，可以提升檔案信息化的效率和質(zhì)量。

（2）信息化后的檔案檢驗。經(jīng)過掃描系統(tǒng)錄入后的檔案難免會出現(xiàn)錯誤，這時需要相關(guān)工作人員對已經(jīng)完成信息系統(tǒng)錄入的檔案進行圖像質(zhì)量、內(nèi)容完整性的檢查。對于一些信息丟失或缺少的檔案需要進行重新掃描。

（3）數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。通過對完成錄入的檔案目錄的檢查，保證數(shù)據(jù)庫和完成掃描的檔案、圖像、文字完成穩(wěn)定鏈接，形成穩(wěn)定的對應(yīng)關(guān)系，確保每個檔案在信息系統(tǒng)中的分類和歸納保存。

6.加強對檔案信息的安全監(jiān)護

雖然檔案的信息化管理相較于傳統(tǒng)管理模式，有更多的優(yōu)勢和便捷之處，但是現(xiàn)如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是十分復(fù)雜的，相關(guān)單位應(yīng)制定出一套完善的管理制度、責(zé)任制度以及安全性評估系統(tǒng)，將責(zé)任落實到每個工作人員的身上，提升工作人員的責(zé)任意識和危機意識。對于檔案管理工作人員的監(jiān)督工作也要落實到位，避免因內(nèi)部工作人員的瀆職而發(fā)生的檔案信息外流情況，從而為檔案信息化建設(shè)提供一個更加安全、穩(wěn)定、可信的后勤保障。

四、結(jié)束語

檔案管理工作的信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，符合當(dāng)下信息時代的發(fā)展規(guī)律和人民群眾的信息需求。為了迎合時代發(fā)展和國家需求，應(yīng)不斷促進檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化，從而提升檔案信息的綜合服務(wù)，為檔案管理工作擴展出更加廣闊的前景。

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