蓋鳳

摘 要：在新冠疫情的嚴(yán)峻形勢(shì)下，除了需要切實(shí)做好疫情防控工作，同時(shí)還需思考如何做好相應(yīng)的疫情防控檔案管理工作。疫情防控檔案在內(nèi)容上包含了極具保存價(jià)值的文字、圖片、聲像及相關(guān)標(biāo)志性物件等，是對(duì)整個(gè)疫情防控過(guò)程的重要?dú)v史記錄。因此，切實(shí)做好疫情防控檔案，對(duì)于后續(xù)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對(duì)及促進(jìn)社會(huì)進(jìn)一步發(fā)展起到了重要的作用。最主要的是通過(guò)疫情防控檔案所記錄的防疫全過(guò)程，可以為民眾了解疫情防控狀況、相關(guān)責(zé)任追究等提供重要的憑證，同時(shí)還可以用于后續(xù)科研、歷史研究，具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。為此，就必須明確疫情防控檔案管理工作的特點(diǎn)，突顯疫情防控檔案管理的重要價(jià)值，審視疫情防控檔案管理的困難，在此基礎(chǔ)上嚴(yán)格履行管檔職責(zé)，切實(shí)做好疫情防控檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：疫情防控檔案;新冠疫情;管檔職責(zé);困難

2020年伊始，新冠疫情席卷全國(guó)，成為中國(guó)有史以來(lái)傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的突發(fā)公共衛(wèi)生事件。針對(duì)新冠疫情，在黨中央領(lǐng)導(dǎo)下，全國(guó)各地積極開(kāi)展防疫工作，各地各部門(mén)將疫情防控工作作為首要大事全面貫徹落實(shí)，為抗疫成功積極做出貢獻(xiàn)。由此產(chǎn)生大量的、具備重要館藏價(jià)值的檔案內(nèi)容，涵蓋了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示、批示及講話(huà)精神、國(guó)家會(huì)議精神、相關(guān)政策文件、科研攻關(guān)歷程和成果、督導(dǎo)監(jiān)察報(bào)告、輿論宣傳記錄、社會(huì)治理方案等等。而如何將疫情防控檔案進(jìn)行全面、真實(shí)、客觀(guān)地進(jìn)行保存管理，成為各級(jí)各類(lèi)不同檔案管理部門(mén)所共同肩負(fù)的職責(zé)。

一、疫情防控檔案管理的特點(diǎn)

疫情防控檔案不同其他類(lèi)型檔案，具備更為明顯的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)為以下方面：

1.多樣性特點(diǎn)

疫情防控是面向全國(guó)進(jìn)行系統(tǒng)化的工作，在此形勢(shì)下全國(guó)各省市縣相關(guān)部門(mén)均設(shè)立疫情防控工作小組，工作內(nèi)容涵蓋廣泛，形成的領(lǐng)域多元化。就其中的疫情防控檔案管理工作來(lái)說(shuō)，緊隨組織領(lǐng)導(dǎo)、工作小組及疫情發(fā)展變化的改變，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)體系、行動(dòng)方案及物資保障等均隨之產(chǎn)生顯著變化，多種不同類(lèi)型的檔案也隨之不斷產(chǎn)生。

2.政治性特點(diǎn)

疫情暴發(fā)后迅速演變?yōu)槭澜绶秶鷥?nèi)新聞媒體報(bào)道焦點(diǎn)內(nèi)容，所產(chǎn)生的社會(huì)性影響非常明顯。而抗疫阻擊戰(zhàn)正式開(kāi)啟后，瞬間成為黨和國(guó)家工作開(kāi)展的中心和重點(diǎn)。相應(yīng)的疫情防控檔案和整個(gè)事情一起成為工作的重點(diǎn)內(nèi)容，因此具備的政治性特點(diǎn)明顯。

3.整體性特點(diǎn)

疫情防控工作要求兼顧整體性原則，因其是全國(guó)范圍內(nèi)共同推進(jìn)的工作類(lèi)型。在抗疫過(guò)程中，全國(guó)上下形成了一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，該系統(tǒng)的檔案管理工作也是協(xié)同共生與發(fā)展，因此整體性特點(diǎn)明顯。

二、疫情防控檔案管理的意義和價(jià)值

1.疫情防控檔案是不同檔案部門(mén)的職責(zé)與使命

做好疫情防控檔案是不同檔案部門(mén)的重要職責(zé)及使命。疫情暴發(fā)以來(lái)，社會(huì)各級(jí)、各層人員共同響應(yīng)、積極主動(dòng)投身抗疫，給疫情防控工作的全面勝利做出了不可忽視的貢獻(xiàn)。在整個(gè)防控過(guò)程當(dāng)中所產(chǎn)生的各種圖片、文字及聲影類(lèi)檔案材料，是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)下全體人民群眾共同努力的真實(shí)見(jiàn)證和記錄。因此，做好疫情防控檔案管理工作，對(duì)后續(xù)政府制定公共衛(wèi)生政策、工作情況考察及醫(yī)學(xué)科研發(fā)展具有重要意義。因此，要求各檔案部門(mén)、檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)承擔(dān)職責(zé)、肩負(fù)使命，切實(shí)做好疫情防控檔案的收整歸工作，在檔案資料內(nèi)容上要求必須真實(shí)、客觀(guān)及完整，重復(fù)展現(xiàn)出疫情防控的真實(shí)狀況，而這也是檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

2.疫情防控檔案是進(jìn)行疫情分析的重要依據(jù)

在疫情防控當(dāng)中，借助對(duì)疫情報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)材料進(jìn)行分析是開(kāi)展疫情防控工作的必要工作內(nèi)容，通過(guò)對(duì)疫情防控檔案內(nèi)容的分析，能夠更加直觀(guān)了解疫情動(dòng)向、反饋疫情所造成的危害程度、范圍等，由此來(lái)制訂防控舉措。在具體疫情分析上，集中于疫情發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、傳染特性、傳染患者基本資料等等。通過(guò)此類(lèi)檔案資料的研究分析，可以更加全面、準(zhǔn)確對(duì)疫情規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行分析，從而促使疫情防控工作更加有效，也為醫(yī)學(xué)科研工作開(kāi)展提供重要資料參考。

3.疫情防控檔案成為黨和政府領(lǐng)導(dǎo)抗擊疫情的真實(shí)記錄

疫情暴發(fā)后，全國(guó)各族人民在中央領(lǐng)導(dǎo)下，開(kāi)展了一系列防控工作。因此疫情檔案收集、整理也是對(duì)整個(gè)抗疫過(guò)程變化的真實(shí)記錄，如國(guó)家相關(guān)部門(mén)頒發(fā)緊急預(yù)案、診療方式、各級(jí)政府部門(mén)所采取應(yīng)對(duì)舉措等，也有一些地方人民群眾在參與抗疫過(guò)程中，涌現(xiàn)出一批批先進(jìn)人物及先進(jìn)事跡等。為此就必須做好疫情檔案管理工作，這些檔案不僅真實(shí)記錄了抗疫過(guò)程，更是對(duì)全國(guó)人民強(qiáng)大凝聚力、眾志成城抗疫精神的展現(xiàn)，此類(lèi)檔案最終將利于弘揚(yáng)和培育我們民眾的民族精神和愛(ài)國(guó)情懷。

4.疫情防控檔案對(duì)往后重大疫情防控工作開(kāi)展具有重要借鑒和參考價(jià)值

疫情防控勝利后，疫情防控檔案也隨之成為重大疫情防控的重要經(jīng)驗(yàn)和參考，促使在后續(xù)產(chǎn)生重大疫情時(shí)，能夠起到高度重視、迅速應(yīng)對(duì)、全民聯(lián)防、快速控制的效果。而此次防疫的勝利，也有很大一部分原因在于本次參與抗疫的多數(shù)公共衛(wèi)生專(zhuān)家、疾控中心機(jī)構(gòu)、醫(yī)療工作人員等都具備了以往“非典”“埃博拉”“流感”等多種傳染性疾病的防控經(jīng)驗(yàn)，在新冠疫情防控當(dāng)中，發(fā)揮出了重要的作用。因此，做好新冠疫情防控檔案管理，不但能夠豐富疫情防控經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還將對(duì)日后出現(xiàn)的重大疫情防控工作開(kāi)展提供重要借鑒與參考價(jià)值。

三、管檔職責(zé)履行中疫情防控檔案管理的困難

1.檔案管理缺乏適用程序

疫情本身具備一定突發(fā)性，涉及面廣泛，在此形勢(shì)下即便有部分檔案管理部門(mén)意識(shí)到檔案管理工作的重要性，也制訂了應(yīng)急預(yù)案，但也難以對(duì)疫情發(fā)展動(dòng)態(tài)及規(guī)模進(jìn)行預(yù)判。因此，相關(guān)檔案管理人員無(wú)法及時(shí)做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作，從而致使常規(guī)采用的檔案管理流程難以適用，直接套用在新冠疫情防控檔案管理工作中，出現(xiàn)明顯不適應(yīng)性。再加上疫情防控形勢(shì)緊迫，多數(shù)人員都是從不同地區(qū)和部門(mén)臨時(shí)抽調(diào)的工作人員，缺乏有效的組織牽頭人員，導(dǎo)致多數(shù)疫情防控檔案管理的時(shí)機(jī)缺失。因此，為了切實(shí)保障新冠疫情防控檔案管理工作正常開(kāi)展，就必須重新設(shè)定真正適用疫情新形勢(shì)的檔案管理體制、方法及流程等內(nèi)容。

2.檔案內(nèi)容來(lái)源廣泛，管理復(fù)雜

疫情防控工作開(kāi)展所涉及領(lǐng)域、部門(mén)及機(jī)構(gòu)數(shù)量繁多，因此生成的檔案資料也非常龐大，來(lái)源廣泛，管理散亂。這其中不但有大量官方發(fā)布抗疫材料，同時(shí)也具備大量非官方的抗疫記錄。這些檔案生成之初就廣泛分布于社會(huì)各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，因此在實(shí)際檔案收集和管理上面臨一定困難。并且，此類(lèi)抗疫檔案的出現(xiàn)也存在一定偶然特性，也就是說(shuō)檔案工作是緊隨疫情發(fā)展變化而實(shí)時(shí)調(diào)整變化。整個(gè)疫情防控過(guò)程，所產(chǎn)生的檔案材料均具備一定突發(fā)性和偶然性，很容易錯(cuò)過(guò)保存時(shí)機(jī)。

3.檔案材料收集困難

疫情防控期間，各地區(qū)防控需要開(kāi)展的工作有很多，包括流行病學(xué)調(diào)查、接觸者管理、信息統(tǒng)計(jì)和登記、檢驗(yàn)采樣、消毒殺菌等等。主要目的是盡可能預(yù)防感染，控制感染源，因此在疫情防控當(dāng)中制訂非常嚴(yán)格的防控操作程序。在此形勢(shì)下，每一位工作人員幾乎都處于高度緊張和忙碌狀態(tài)，從而導(dǎo)致檔案材料難以獲得及時(shí)有效的歸檔整理，很容易錯(cuò)過(guò)最佳管理時(shí)機(jī)，乃至出現(xiàn)檔案材料丟失和遺漏情況，最終導(dǎo)致疫情防控檔案難以收集齊全。再就是疫情防控工作處于抗疫前線(xiàn)，一般人員難以進(jìn)入一線(xiàn)，也就無(wú)法觸及一手檔案材料，因此相應(yīng)的檔案材料收集面臨一定困難。

四、嚴(yán)格履行管檔職責(zé)，切實(shí)做好疫情防控檔案管理的思路

1.嚴(yán)守管檔標(biāo)準(zhǔn)，保障疫情防控檔案能夠及時(shí)安全歸檔

疫情防控形勢(shì)嚴(yán)峻，疫情防控檔案管理刻不容緩，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)控標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案管理工作，具體表現(xiàn)為以下內(nèi)容：（1）切實(shí)保障檔案管理的規(guī)范性。要求疫情防控檔案整理需要嚴(yán)格依照歸檔文件規(guī)則來(lái)實(shí)施分類(lèi)整理，將其中的照片、圖像、磁性載體及病歷檔案等嚴(yán)格依照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來(lái)展開(kāi)檔案管理工作。整個(gè)過(guò)程中一些防控機(jī)構(gòu)承擔(dān)了大量疫情防控工作，并形成數(shù)量龐大的檔案文件，因此可由此設(shè)立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案文件管理機(jī)構(gòu)，并在此基礎(chǔ)上嚴(yán)格依照日常文件分類(lèi)整理方式來(lái)實(shí)施疫情防控檔案管理。（2）需針對(duì)檔案的流向及歸屬情況加以明確。在疫情結(jié)束后，要收集完善的、規(guī)范化的疫情防控檔案，要求充分結(jié)合各地重大活動(dòng)檔案管理辦法及規(guī)定來(lái)做好歸檔保存，并嚴(yán)格依照歸檔向上級(jí)部門(mén)移交相應(yīng)的檔案材料。如果單位及部門(mén)本身檔案管理?xiàng)l件及能力偏弱，則需依照檔案管理要求來(lái)增強(qiáng)對(duì)疫情防控檔案的科學(xué)、安全管理。

2.履行管檔職責(zé)，強(qiáng)化疫情防控檔案指導(dǎo)、監(jiān)督及征集

收集并管理疫情防控檔案是各級(jí)檔案管理部門(mén)及檔案管理者的主要職責(zé)，因此要求其不但要做好檔案管理工作，還需進(jìn)行統(tǒng)一組織、分級(jí)負(fù)責(zé)，搭建專(zhuān)業(yè)疫情防控檔案監(jiān)督指導(dǎo)小組，強(qiáng)化對(duì)疫情防控檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督和征集。在整個(gè)過(guò)程中，需要做好以下方面：（1）明確管檔標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理部門(mén)要根據(jù)防疫檔案管理特點(diǎn)和規(guī)律，制訂明確的防控檔案提交范圍、保管期限、內(nèi)容方向和電子文件格式等要求。同時(shí)，需基于國(guó)家檔案規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，盡可能促使各級(jí)檔案管理部門(mén)更容易理解，最終確保歸檔文件的質(zhì)量。（2）深化業(yè)務(wù)指導(dǎo)。對(duì)于防疫和管理檔案的收集和分類(lèi)，有特定的專(zhuān)業(yè)要求。檔案管理員需要提前進(jìn)行干預(yù)，對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行跟進(jìn)，并加強(qiáng)指導(dǎo)。檔案保管員需要帶頭了解防疫管理各部門(mén)的有關(guān)情況，了解工作過(guò)程和內(nèi)容，并盡可能掌握相關(guān)的文件和材料。需要靈活采用業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法，以提高在流行病預(yù)防和管理的不同階段的業(yè)務(wù)指導(dǎo)的有效性。新冠抗疫結(jié)束后，檔案管理人員需要仔細(xì)監(jiān)控重點(diǎn)，全面指導(dǎo)所有部門(mén)，并以在線(xiàn)和離線(xiàn)方式組織和規(guī)范流行病預(yù)防和控制文件的傳輸。（3）全面開(kāi)展檔案文件收集。疫情防控的最終勝利是國(guó)家和全民協(xié)調(diào)合作的結(jié)果，已經(jīng)有不同機(jī)構(gòu)和各個(gè)級(jí)別的個(gè)人創(chuàng)建了不同形式、內(nèi)容豐富和不同載體的大量防疫文件，但這些文件并未實(shí)施統(tǒng)一管理，因此這就需要開(kāi)展收集和歸檔工作，尤其是由非政府組織、志愿者、基層單位和公眾所產(chǎn)生的具有代表性和典型性的檔案，都是對(duì)整個(gè)疫情防控工作內(nèi)容的重要補(bǔ)充，要求檔案管理人員必須做好廣泛征集工作。具體需要從多個(gè)渠道，依托多個(gè)視角來(lái)開(kāi)展征集工作，如新聞媒體采訪(fǎng)的記錄材料、白衣戰(zhàn)士和其他相關(guān)者的工作日記、捐贈(zèng)記錄、抗疫英雄事跡、城市社區(qū)出示的疫情防控物品及反映抗疫的文學(xué)和藝術(shù)作品等等。

3.界定管檔范圍，保證疫情防控檔案應(yīng)收盡收

盡管疫情形勢(shì)非常嚴(yán)峻，但在黨和政府領(lǐng)導(dǎo)下，各單位部門(mén)火速行動(dòng)，嚴(yán)密部署，由此成立了一個(gè)個(gè)疫情防控工作小組，并采取和實(shí)施了多種有效的疫情防控措施。整個(gè)過(guò)程中，產(chǎn)生的檔案文件數(shù)量龐大、種類(lèi)繁多，且都具備較高的價(jià)值，因此必須做好對(duì)此類(lèi)檔案文件的應(yīng)收盡收工作。具體來(lái)說(shuō)，需要執(zhí)行以下方面內(nèi)容：（1）主動(dòng)介入其中，并做好檔案來(lái)源控制。由于新冠疫情的突發(fā)性，相應(yīng)的疫情防控工作開(kāi)展涉及廣泛的領(lǐng)域，因此參與者人數(shù)眾多、工作開(kāi)展的時(shí)間非常緊迫。其中絕大多數(shù)單位部分所產(chǎn)生的文件、數(shù)據(jù)、圖表和照片、音頻和視頻記錄等檔案管理操作不規(guī)范，署名缺失，檔案內(nèi)容的載體不滿(mǎn)足歸檔要求，因此無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確地記錄大量音頻和視頻資料。這時(shí)，檔案工作者尤其要發(fā)揮帶頭作用，幫助有關(guān)部門(mén)取得檔案文件。同時(shí)需嚴(yán)格把關(guān)，并進(jìn)行內(nèi)容完善，促使疫情防控檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變。（2）組織工作流程，明確文件備案范圍和文件保管期限。由于各級(jí)機(jī)構(gòu)和單位的職責(zé)不同，防疫工作中產(chǎn)生的文件和材料的內(nèi)容也不相同。每個(gè)部門(mén)應(yīng)結(jié)合自身職責(zé)、任務(wù)和工作內(nèi)容，明確工作重點(diǎn)、工作程序，并整合國(guó)家和地方檔案。根據(jù)管理部門(mén)的要求，與單位一起制訂防疫和管理文件的范圍，嚴(yán)格執(zhí)行應(yīng)收盡收的原則理念。

4.以?xún)r(jià)值為導(dǎo)向，重視疫情防控檔案開(kāi)發(fā)利用

需從以下方面內(nèi)容展開(kāi)：（1）為應(yīng)對(duì)公共衛(wèi)生事件提供信息咨詢(xún)及決策依據(jù)。公共衛(wèi)生事件因其本身的特性，在發(fā)生和發(fā)展規(guī)律方面具備一定的相似性。因此，疫情防控檔案可為后續(xù)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生和發(fā)展提供重要的信息咨詢(xún)與決策參考。就本次新冠疫情防控工作的開(kāi)展，最終取得抗疫的勝利，或多或少也有之前各種流感、非典等疾病防控處理經(jīng)驗(yàn)的影響。因此，針對(duì)新型冠狀病毒肺炎的防控檔案，要求相關(guān)部門(mén)及人員也需積極展開(kāi)編研工作，給后續(xù)可能出現(xiàn)的疫情防控工作提供重要的信息咨詢(xún)與制訂決策參考服務(wù)。（2）給相關(guān)科研單位提供重要的資料及研究樣本服務(wù)。針對(duì)疫情防控的科研攻關(guān)難度很高，且非常復(fù)雜，需要各個(gè)領(lǐng)域的投入及參與。在檔案管理上，要求檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)將歸檔范圍擴(kuò)大至醫(yī)學(xué)、公共衛(wèi)生、應(yīng)急管理、新聞?lì)I(lǐng)域、信息技術(shù)、心理、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)及歷史等諸多學(xué)科領(lǐng)域，由此所整理的檔案才能更好的服務(wù)于科研工作人員。（3）給社會(huì)公眾普及衛(wèi)生健康知識(shí)。防疫檔案全面記錄了疫情防控全程及具體注意點(diǎn)等內(nèi)容，充分展現(xiàn)出全國(guó)人民眾志成城的民族精神，更是揭示出疫情防控當(dāng)中的各種經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。因此，疫情防控檔案可面向公眾進(jìn)行公共衛(wèi)生健康知識(shí)普及教育，不但能夠切實(shí)滿(mǎn)足公眾對(duì)疫情防控及突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對(duì)知識(shí)需求，還可極大緩解人們的焦慮和恐懼心理。重點(diǎn)是能夠面向公眾提供專(zhuān)業(yè)化的知識(shí)服務(wù)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)將疫情信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，從而供人們實(shí)時(shí)查看、分析疫情發(fā)展規(guī)律及規(guī)避辦法。

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（作者單位：廣饒縣檔案館）