丁璨
◆摘? 要:隨著信息化時(shí)代到來,傳統(tǒng)報(bào)社文書檔案管理工作需要做到與時(shí)俱進(jìn),文書檔案信息是報(bào)社寶貴資源,在促進(jìn)報(bào)社可持續(xù)發(fā)展中有著十分重要意義。因此,本文主要就如何在信息化環(huán)境下優(yōu)化報(bào)社文書檔案管理工作分析。
◆關(guān)鍵詞:信息化環(huán)境;報(bào)社;文書檔案管理;工作;優(yōu)化
為不斷提高檔案管理水平,信息化環(huán)境下報(bào)社在文書檔案管理工作方面在不斷加快信息化建設(shè)步伐加快,共享文書檔案資源,為報(bào)社建設(shè)和發(fā)展提供信息化服務(wù),從傳統(tǒng)檔案利用方式上轉(zhuǎn)變出來。但是在信息化建設(shè)工作開展中,現(xiàn)代信息化辦公平臺升級更新速度較快,導(dǎo)致很多電子文件和數(shù)據(jù)信息在升級之后出現(xiàn)丟失和查詢困難概率較大。加上報(bào)社文書檔案自身必須經(jīng)過處理基礎(chǔ)上,將其及時(shí)地移交到檔案室紀(jì)念性保管。尤其是在當(dāng)前無紙化要求今天,對電子文件使用和保管以及存檔要求較高。目前規(guī)范性水平顯然難以有效提升。信息化報(bào)社文書檔案管理,對于管理水平提升有著較高要求,在報(bào)社文書業(yè)務(wù)在知識水平要求上較高。需要切實(shí)注重以下工作的開展。
1提高認(rèn)識,完善體系,優(yōu)化力度
在信息化時(shí)代下,為促進(jìn)報(bào)社文書檔案信息化管理,作為檔案管理人員,必須意識到自身職責(zé)作用,提高對其認(rèn)識。對報(bào)社文書檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)不斷完善和優(yōu)化。從當(dāng)前檔案實(shí)體管理以及電子檔案管理實(shí)際需求,結(jié)合報(bào)社實(shí)踐,對文書檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一和完善,做好報(bào)社文書檔案收集和歸檔以及整理與利用等標(biāo)準(zhǔn)完善,對報(bào)社文書檔案信息化管理工作不斷完善。且在此基礎(chǔ)上根據(jù)專網(wǎng)系統(tǒng)構(gòu)建報(bào)社文書檔案管理體系,在這方面加大信息化建設(shè)投入,促進(jìn)報(bào)社文書檔案信息化建設(shè)進(jìn)程,為報(bào)社文書檔案管理工作開展注入強(qiáng)勁動力。與此同時(shí),在體系完善同時(shí),結(jié)合實(shí)際,對現(xiàn)有管理標(biāo)準(zhǔn)體系和程度提升和優(yōu)化,發(fā)揮檔案管理工作成效。
在做好上述工作基礎(chǔ)上,在檔案信息化建設(shè)方面不斷加大力度。結(jié)合現(xiàn)有辦公自動化系統(tǒng),對其在功能和內(nèi)涵上不斷拓展,在文書管理、文件管理、檔案管理方面加大相互之間獨(dú)立性與交互性,三個(gè)模塊之間能確保報(bào)社文書檔案管理工作流程得到優(yōu)化和完善,在文書處理中,做好收文發(fā)文預(yù)歸檔,在文件管理中做好著錄文件與案卷整理工作,在檔案管理時(shí)做好對其目錄編排和檔案追加等方面工作,對檔案信息化管理力度上不斷優(yōu)化和完善,促進(jìn)信息化建設(shè)水平提升。
2注重硬件設(shè)施完善,推動數(shù)字化進(jìn)程
當(dāng)前很多報(bào)社文書檔案材料以紙質(zhì)檔案居多,加上近年來隨著信息化時(shí)代到來,使得報(bào)社檔案資料在數(shù)量、種類上變得更加多元化,在溫度和防火、通風(fēng)上提出要求更高,給報(bào)社檔案管理工作帶來了更高要求。而就現(xiàn)狀來看,目前很多報(bào)社檔案硬件設(shè)施還存在諸多不完善地方,難以長期保存。這就給檔案信息化建設(shè)提出了更高要求,著力構(gòu)建完善檔案信息化體系就顯得尤為重要。而要想做好這一工作,首先就必須在硬件設(shè)施上加大投入力度,在軟件系統(tǒng)配置上不斷優(yōu)化,為檔案信息化水平提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。但是不管是軟件還是硬件,要考慮其兼容性和冗余性問題,考慮未來發(fā)展方向、容量和技術(shù)等方面需求針對性預(yù)設(shè),為未來拓展奠定基礎(chǔ)。而在此基礎(chǔ)上,為數(shù)字化進(jìn)程加快進(jìn)入強(qiáng)勁動力。報(bào)社在紙張檔案數(shù)量上正在不斷增加,可謂十分龐大,加上紙質(zhì)檔案保存。分類、檢索利用等存在諸多不變。必須在檔案數(shù)字化方面加大建設(shè)力度,對信息化建設(shè)制度完善,對于新增檔案而言,應(yīng)盡可能地將其數(shù)字化水平提升,采取電子文檔方式來保存,能減少對傳統(tǒng)硬件設(shè)施消耗,而傳統(tǒng)檔案則需要結(jié)合其性質(zhì)、級別等針對性確定電子化程度,逐漸提升檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。
3注重信息檢索體系完善,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)資源利用
在收集檔案資料基礎(chǔ)上,在信息化建設(shè)中,還應(yīng)注重信息檢索體系完善,快速檔案檢索和利用,在互聯(lián)網(wǎng)幫助下,檔案部門之間能加快信息搜集和整理速度,還能在局域網(wǎng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享。而在此基礎(chǔ)上,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)資源利用,減輕檔案管理是成本和負(fù)擔(dān),確保檔案資源利用更加科學(xué)、全面和快速。在檔案信息化建設(shè)中做好電子檔案分類,加強(qiáng)對檔案元件保護(hù),借助網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)現(xiàn)信息共享,加強(qiáng)對其利用,便于對檔案資源查閱和利用,為完善檔案信息化體系奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
4加強(qiáng)人員信息化培訓(xùn),提升檔案管理人員技術(shù)水平
報(bào)社在信息化體系建設(shè)完善過程中,需要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案人員教育和培訓(xùn),加強(qiáng)對其專業(yè)知識學(xué)習(xí)和考核,對業(yè)務(wù)培訓(xùn)效果要加大考核力度,將其與績效考核有機(jī)結(jié)合起來,要引導(dǎo)其在內(nèi)心上認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)重要性,提高其在檔案管理方面專業(yè)知識。尤其是要注重對其計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培養(yǎng),盡快建立與自身實(shí)際發(fā)展相符數(shù)據(jù)庫,確保檔案管理人員能借助這些技術(shù)和辦法,促進(jìn)檔案管理水平提升,為報(bào)社檔案發(fā)展提供服務(wù)。
5完善網(wǎng)絡(luò)體系,注重信息共享
降低檔案信息化成本,提高檔案技術(shù),加強(qiáng)與各報(bào)社之間聯(lián)合,著力打造統(tǒng)一檔案管理體系,對現(xiàn)有檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系優(yōu)化,能降低網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)成本,還能有效實(shí)現(xiàn)信息共享,促進(jìn)業(yè)務(wù)融合與發(fā)展,最終對整個(gè)報(bào)社檔案管理成效提升奠定基礎(chǔ)。
6結(jié)語
綜上所述,信息化環(huán)境下報(bào)社文書檔案管理工作優(yōu)化應(yīng)以現(xiàn)狀和需求為導(dǎo)向,切實(shí)加強(qiáng)對信息化技術(shù)的研究,并從上述五個(gè)方面加大對其的優(yōu)化,以不斷提升文書檔案管理的信息化水平。
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