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        信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的價(jià)值分析

        2021-07-23 00:04:19秦薇
        速讀·上旬 2021年6期
        關(guān)鍵詞:學(xué)校檔案價(jià)值信息技術(shù)

        秦薇

        ◆摘? 要:學(xué)校檔案中蘊(yùn)藏了大量珍貴信息,是對(duì)教育教學(xué)方面的記錄和見證,學(xué)校檔案管理是學(xué)習(xí)管理工作中的重要內(nèi)容之一。在信息時(shí)代下,將信息技術(shù)融入到學(xué)校檔案管理中,不僅能夠提高檔案管理效率,還能有效解決檔案管理中的各類難點(diǎn),從而提高學(xué)校檔案的服務(wù)功能。本文將對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹,并針對(duì)信息技術(shù)在學(xué)習(xí)檔案管理中的價(jià)值進(jìn)行分析和探討,希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供參考。

        ◆關(guān)鍵詞:信息技術(shù);學(xué)校檔案;價(jià)值

        檔案管理在學(xué)校管理中占有重要的地位,是學(xué)校管理的重要組成部分。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理信息化,不僅能夠提高學(xué)校檔案管理實(shí)效,還有助于提高檔案的服務(wù)功能,為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)以及學(xué)校師生工作提供必要的檔案支持,從而提高學(xué)校的整體管理水平。

        一、學(xué)校檔案管理的基本概述

        (一)學(xué)校檔案的含義

        學(xué)校檔案是學(xué)校在長(zhǎng)期從事教育教學(xué)、科研和各類管理活動(dòng)中積累下來(lái)的原始記錄,這些原始記錄通過(guò)文字、圖片、實(shí)物或影像的形式保存下來(lái),對(duì)學(xué)校、社會(huì)以及個(gè)人需求能夠提供有價(jià)值的幫助,從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的服務(wù)性功能。

        (二)學(xué)校檔案的特點(diǎn)

        1.成套性特點(diǎn)

        教學(xué)檔案是學(xué)校檔案主要種類之一,教學(xué)檔案是學(xué)校在教學(xué)管理和實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的具有留存價(jià)值的文件和資料。教學(xué)檔案的收集和整理大多是按照時(shí)間進(jìn)行分類的,每個(gè)學(xué)期或者學(xué)年都會(huì)形成大量的教學(xué)信息,比如:學(xué)校的課程安排,考試安排,考試試卷以及教學(xué)資料等,這些材料具有一定的連貫性和配套性。

        2.分散性特點(diǎn)

        學(xué)校檔案包括種類較多,比如:黨群工作資料、行政工作資料、教學(xué)科研資料等,這些資料涉及的范圍較廣,內(nèi)容也比較復(fù)雜,而且資料內(nèi)容之間關(guān)聯(lián)性并非很強(qiáng),在檔案管理中需要進(jìn)行分開整理和歸檔,進(jìn)而體現(xiàn)出學(xué)校檔案的分散性特點(diǎn)。

        3.多樣性特點(diǎn)

        學(xué)校檔案包括種類較多,資料的存儲(chǔ)形式也多種多樣,比如:上級(jí)單位下發(fā)的文字性資料,教學(xué)中形成的影像資料、實(shí)驗(yàn)和實(shí)踐活動(dòng)中形成的實(shí)物作品以及信息時(shí)代下形成的各種類型的PPT、小視頻等。學(xué)校檔案的多樣性特點(diǎn),不僅增加了檔案管理工作的難度,也占用了較大的檔案存放空間。

        二、學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題

        (一)檔案管理量增加,人員缺乏

        學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分,但是,在長(zhǎng)期的管理實(shí)踐中發(fā)現(xiàn),許多學(xué)校對(duì)檔案管理通常只有一名管理人員,有些學(xué)校甚至有其他工作人員兼職檔案管理。隨著教育的不斷發(fā)展,學(xué)校檔案管理任務(wù)在不斷增加,不僅給檔案管理人員工作方面帶來(lái)的較大壓力,還很容易出現(xiàn)檔案管理上的疏漏,造成檔案整理方面精細(xì)化程度不足。因此,迫切需要改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式,解決檔案管理人眼缺乏的客觀問(wèn)題。

        (二)檔案存放較久遠(yuǎn),利用率低

        學(xué)校檔案管理中包含了大量永久保存和30年保存期限的資料,比如:黨群工作資料通常需要永久性保存,而教師名冊(cè)、人事管理制度以及職業(yè)評(píng)估表等需要保存30年。資料保存時(shí)間久遠(yuǎn),而學(xué)校檔案管理?xiàng)l件有限,很容易出現(xiàn)紙質(zhì)檔案保管過(guò)程中的破損和丟失。此外,在長(zhǎng)期的檔案管理中,檔案數(shù)量和種類不斷增加,給管理員查找和調(diào)取檔案資料增加了難度,進(jìn)而造成學(xué)習(xí)檔案利用效率低下的情況。

        (三)管理方式較陳舊,匹配性差

        檔案管理是為教師、學(xué)生以及其他教職員工提供檔案信息服務(wù)的重要工作,是許多教學(xué)科研工作中最為基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)。近年來(lái),隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨,學(xué)校各項(xiàng)工作的節(jié)奏在不斷加快,而學(xué)校檔案的管理方式比較落后和陳舊,勢(shì)必難以與其他學(xué)校管理相匹配,進(jìn)而降低了學(xué)校整體管理水平。

        三、信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的價(jià)值

        (一)加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用,有助于提高檔案管理效率

        學(xué)校檔案管理的本質(zhì)是要挖掘檔案資料中的數(shù)據(jù)信息,將具體數(shù)據(jù)的利用作為檔案資料管理的最終目標(biāo)。在傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式下,對(duì)檔案信息中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和整理需要占用工作人員70%以上的時(shí)間和精力,而且在數(shù)據(jù)人工挖掘過(guò)程中,很容易出現(xiàn)人為失誤,進(jìn)而影響到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。

        采用信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)校檔案管理,能夠利用大數(shù)據(jù)分析和云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案資料中的數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別,并在云空間加以存儲(chǔ),不僅解決了學(xué)校檔案管理人員資源短缺的問(wèn)題,還避免了人為失誤的發(fā)生,從而最大程度的提高了檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,提供檔案管理效率。

        (二)加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用,有助于提高檔案利用率

        在以往的檔案管理中,管理員的大部分精力用在了檔案資料的分類和存放管理中,對(duì)檔案資料的查找工作需要在規(guī)范的資料分類、歸檔工作的基礎(chǔ)上才能完成。學(xué)校檔案種類繁多,業(yè)務(wù)量在不斷增加,給檔案管理人員前期歸檔工作增加了大量負(fù)擔(dān),導(dǎo)致學(xué)校檔案利用率不高。

        采用信息化學(xué)校檔案管理,能夠通過(guò)信息設(shè)備的智能掃描,將文字轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬件或云空間,管理人員可以通過(guò)信息技術(shù)對(duì)這些資料信息進(jìn)行歸類,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料的分享。此外,學(xué)校檔案信息的使用者也可以在自己的權(quán)限范圍內(nèi),對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行查閱,在線上獲取檔案信息,改變了以往檔案借閱方式。進(jìn)而提高了學(xué)校檔案信息利用率,讓學(xué)校檔案的利用價(jià)值得到有效的發(fā)揮。

        (三)加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化管理,有助于提高學(xué)校整體管理水平

        學(xué)校檔案中包含了大量科研、教學(xué)等工作信息,這些是教師教學(xué)和科研工作的基礎(chǔ)。要向加快學(xué)校教學(xué)和科研工作的整體節(jié)奏,需要利用信息化建設(shè)提高學(xué)校檔案管理手段,提高檔案管理與現(xiàn)代教學(xué)、科研方式的匹配度。由此可見,在學(xué)校檔案管理中加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用,有助于提高學(xué)校整體管理水平。

        四、結(jié)束語(yǔ)

        學(xué)校檔案信息在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中具有重要的作用,加強(qiáng)信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效應(yīng)用,能夠轉(zhuǎn)變以往低效的管理模式,利用現(xiàn)代科技優(yōu)勢(shì)提高檔案信息的服務(wù)性,從而提高學(xué)校管理的整體節(jié)奏,促進(jìn)學(xué)校管理水平的提升。

        參考文獻(xiàn)

        [1]李翠.學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用分析[J].青年與社會(huì),2019:184-184.

        [2]張晶.學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用分析[J].中國(guó)物流與采購(gòu),2018:66-68.

        [3]周潔.分析信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2017:290.

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